Conheça os 12 princípios da melhoria contínua e aprenda como ser mais eficiente com o uso deles!

O uso das filosofias Lean, Seis Sigmae Kaizen é muito comum em empresas que buscam estruturar uma forma de identificar e saber como agir durante oportunidades de melhoria. Apesar de se diferenciarem em alguns pontos, todas essas metodologias possuem como fundamento os princípios da melhoria contínua.

Todas essas metodologias têm como base o conceito de que "nada é tão bom que não possa melhorar".

Assim, o processo de melhoria contínua é o que reflete a ideia de que as organizações devem incrementar avanços em serviços, produtos, pessoas e processos todos os dias.

Esse processo é guiado por alguns princípios, que vamos conhecer mais ao longo deste artigo!

1. Manutenção do propósito

É importante que os gestores sempre mantenham e reforcem o propósito da empresa. Essa ideia permite que cada colaborador crie um mapa mental com as diretrizes que ele deve seguir ao fazer suas decisões e tomar suas ações.

A melhoria contínua na maioria das vezes é resultado de uma grande série de pequenas e deliberadas mudanças em processos. O planejamento e direcionamento dessas transformações precisa de uma estabilidade de propósito para funcionar ao longo do tempo.

Sem uma finalidade bem estabelecida, decisões e ações de melhoria podem entrar em conflito e todo o esforço realizado pelos colaboradores pode ser em vão.

Uma empresa que apresenta a manutenção de propósito bem definido possui os seguintes elementos:

• Declarações sobre o propósito e a visão bem documentadas e disseminadas;
• Um conjunto de objetivos de curto, médio e longo prazo que são relacionados ao propósito e visão;
• Um conjunto de planos táticos e estratégicos, como roteiros, para alcançar os objetivos traçados;
• Uma consciência consistente de todos os colaboradores sobre o propósito, visão, metas, objetivos e planos.

2. Comprometimento com a qualidade

O conceito de melhoria da qualidade deve abranger tanto a mensurabilidade e as percepções de utilidade dos usuários, por isso implica em aumentar os níveis de excelência em referência a pontos específicos e determinados.

Tradicionalmente, uma qualidade maior significa um custo maior e mais tempo de desenvolvimento. No entanto, em uma organização comprometida com a qualidade e adepta dos preceitos da melhoria contínua, isso não ocorre.

Produtos de alta qualidade são projetados em processos de alta qualidade, ou seja, os itens são produzidos sem defeitos, com o mínimo de sucata, desperdício, retrabalho e necessitam de menor dispêndio de estoque, tempo e custo.

Uma empresa com a importância da qualidade bem estabelecida segue os seguintes preceitos:

• Declarações e ações claras por parte da alta gerência que refletem o comprometimento com a qualidade por toda a empresa;
• Uma estratégia para identificar as necessidades e expectativas dos clientes, tratar esses dados e traduzi-los em diretrizes para tomada de decisões e ações;
• Um meio de disseminar por toda a empresa as atitudes e comportamento que são consistentes com a importância da qualidade;
• Um processo dinâmico e estruturado para avaliar e melhorar os principais processos, incluindo design, produção, gerência de estoque, serviços e administração.

3. Foco no consumidor e envolvimento

Atrair, servir e reter clientes é o propósito principal de qualquer empresa, e esses clientes ajudam na percepção da qualidade da organização e guiam os esforços de melhoria. A qualidade do produto é definida pelas respostas e comportamentos dos compradores.

A responsabilidade em assegurar o foco no consumidor começa com um esforço da alta gerência em satisfazer todos os clientes, externos e internos. Cada produtor deve conhecer seu consumidor e estabelecer um canal de comunicação.

Uma vez identificadas as necessidades de expectativas dos usuários, é preciso traduzir isso para medidores de desempenho e relacionar com os processos de produção.

Assim como a empresa e o mercado, as necessidades dos clientes também são dinâmicas, podendo variar por inúmeras razões. Para se adequar, a organização deve constantemente reavaliar as preferências e adaptar seus esforços de melhoria.

Uma corporação que foca nos clientes apresenta as seguintes características:

• Clara identificação dos clientes externos;
• Meios precisos e recorrentes de avaliar as necessidades e expectativas dos consumidores em relação aos produtos oferecidos;
• Conjunto de medidores de desempenho que indicam as reações dos clientes;
• Meios para identificar usuários internos e definir suas necessidades;
• Meios para integrar e garantir o alinhamento de requerimentos internos com os medidores indicados pelos clientes externos.
  

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4. Orientação em processos

Tudo que é realizado dentro de uma empresa é feito através de processos formados por estágios, passos e atividades definidas. Como ilustrado na figura abaixo, cada estágio do processo tem um produtor e um cliente, seja ele interno ou externo.

Sob uma orientação em processos, os medidores de desempenho são usados pela equipe de produção para verificar se as operações estão funcionando da maneira correta. Esse conhecimento permite a um indivíduo identificar ou até prever algum problema e tomar medidas rapidamente.

Uma empresa focada em processos deve seguir as seguintes ideias:

• Equipes treinadas em análises de processos e familiarizadas com o processo em que trabalham;
• Todos os processos são documentados e descritos por diagramas de fluxo;
• Identificação dos clientes de cada estágio dos processos, assim como suas expectativas e necessidades;
• Medidores de desempenho adequados para indicar a adaptação de cada estágio;
• Meios para medir dados de processos e produtos sistematicamente, visando controlar e aumentar o desempenho.

5. Melhoria contínua

Isso mesmo! Um dos princípios do processo de melhoria contínua é a própria melhoria contínua.

Este processo depende tanto de inovações quanto de pequenas mudanças incrementais. Normalmente, a inovação é caracterizada por grandes mudanças advindas de novas tecnologias e ideias, o que faz aumentar o desempenho geral.

No entanto, o novo padrão de desempenho dificilmente é mantido sem um esforço de manutenção e melhoria, o que faz com que os níveis caiam um pouco depois da implantação dos novos métodos.

Dessa forma, fica evidente a importância do alinhamento das inovações com as pequenas e constantes mudanças visando melhoria. Esse conceito é ilustrado pelos gráficos abaixo:

Além disso, os seguintes itens devem ser seguidos:

• Elaboração de estratégia que integre e estimule pequenas mudanças com o processo de inovação;
• Equipe de gerência de ser sensível e disposta a ouvir as ideias dos demais colaboradores;
• Formulação de treinamentos para educar todos os funcionários sobre os princípios, técnicas e ferramentas que apoiam o processo de melhoria contínua;
• Criação de maneiras de facilitar e agilizar um fluxo contínuo de melhorias, com pequenas mudanças sendo aprovadas pelos níveis mais baixos possíveis de administração.

6. Administração centrada em um sistema

O gerente que busca focar sempre no sistema entende que para atingir o máximo desempenho é preciso integrar abordagens técnicas como automação, robótica e novas tecnologias com abordagens sociais, como treinamentos, trabalho em equipe e incentivadores de desempenho.

Um indicador importante de um sistema com bom desempenho é a diminuição das demandas inesperadas (incêndios), que em um sistema falho acabam tomando muito tempo dos gestores.

Uma organização centrada em sistema apresenta os seguintes elementos:

• Uma política clara que diz que os gestores são responsáveis por garantir incrementos nos processos alinhados com a realização dos objetivos;
• Reuniões regulares da gerência para solucionar problemas dentro do sistema;
• Um componente explícito de recompensa e reconhecimento para estimular melhorias ao nível sistemático;
• Contínuos sinais vindos da alta gerência indicando que eliminar a quantidade de demandas inesperadas é essencial para o desenvolvimento.

7. Investimento em conhecimento

O investimento realizado em conhecimento busca maximizar o potencial humano e o capital. Qualquer melhoria planejada é baseada em um aumento de percepção, e alcançada através de questionamentos sobre os motivos das coisas funcionarem daquela forma.

A melhoria contínua requer uma alta ênfase em educação e treinamento. O funcionário que compreende seu trabalho constrói melhores habilidades e será mais capacitado a identificar e resolver problemas.

Uma empresa que investe em conhecimento apresenta:

• Um vigoroso programa de treinamento com as equipes, materiais e apoio adequado. Isso abrange desde orientação para novatos até conhecimentos técnicos avançados;
• Meios para garantir e avaliar a eficiência dos treinamentos realizados;
• Uma política Just In Time também para as capacitações;
• Um sistema de recompensas e reconhecimento que envolva cada vez mais as contribuições intelectuais de qualquer colaborador.

8. Trabalho em equipe

Funcionários com conhecimento e habilidades são cruciais para o processo de evolução da empresa. No entanto, essas características individuais podem ser impulsionadas quando colocadas dentro de um contexto produtivo de trabalho em equipe.

Por esse motivo, o trabalho em equipe é essencial para o sucesso da cultura de melhoria contínua dentro de uma organização. Um objetivo geral é conseguir envolver todos os membros da empresa em algum tipo de atividade de aprimoramento.

Uma organização que promove e pratica o trabalho em equipe tem os seguintes princípios:

• Uma política definida sobre a criação e operação de equipes para melhoria contínua, incluindo todos os processos e pessoas;
• Uma estrutura de cima para baixo de equipes de melhorias integradas, incluindo equipes multifuncionais;
• Mecanismos para garantir que todas as equipes se engajem em atividades de aprimoramento;
• Sistemas de recompensa e reconhecimento atrelados ao desempenho da equipe.

9. Conservação dos recursos humanos

Embutida no princípio de manutenção do propósito, a ideia de que as pessoas são os ativos mais importantes deve ser reconhecida pela organização. Essa ideia é a raiz para a conservação dos recursos humanos.

Esse princípio requer que os gestores criem um ambiente de trabalho no qual cada indivíduo é encorajado a pensar em formas de melhorar seu trabalho. Dessa forma, a melhoria continua acontecendo todos os dias dentro da empresa.

Uma mensagem chave para esse preceito é "Nós esperamos o melhor da nossa equipe e sempre damos o nosso melhor em retorno". A criação e manutenção de um local de trabalho compatível com a cultura de melhoria contínua é responsabilidade da gerência.

Uma organização que valoriza sua equipe segue as seguintes ideias:

• Uma política clara, visível e reforçada de que as pessoas são o recurso mais importante da empresa, por isso devem ser tratados com respeito e receber o auxílio necessário para crescer dentro de um ambiente seguro e desafiador;
• Um processo estabelecido para educar funcionários sobre dinâmicas de equipe e os comportamentos interpessoais adequados;
• Meios de monitoramento e medição de fatores que indicam a qualidade de vida no local de trabalho, além de feedbacks;
• Um viés de investimento em pessoas, fornecendo treinamentos, oportunidades, incentivando talentos, quebrando barreiras e abrindo canais de comunicação;
• Uma política que defende que redução de pessoal deve ser o último recurso utilizado em uma realidade de redução de custos.

10. Envolvimento total

O conceito de envolvimento total está relacionado com a garantia de que as ideias apropriadas que vêm da alta gerência serão bem disseminadas por toda a organização, o que promove atividades de melhoria contínua.

Esse princípio significa que todos os colaboradores se envolvem e têm responsabilidade em buscar aprimoramentos tanto a nível individual quanto ao nível de equipe.

O empoderamento total fornece a autoridade necessária para tomar decisões e iniciar atividades de melhoria dentro de sua área de trabalho e conhecimento. É uma fonte de orgulho, criatividade e impulsiona ações.

Uma organização que aponta para o envolvimento total segue os seguintes princípios:

• Uma política clara que faz com que o envolvimento total seja um objetivo organizacional;
• Uma estratégia para que os ideais da melhoria contínua sejam embutidos na cultura da empresa, trazendo participação em todos os níveis gerenciais e operacionais;
• A expectativa explicitada pela alta gerência de que a participação no processo de melhoria é parte do trabalho de todos, além de mostrar os benefícios de sua aplicação;
• Criação de uma estrutura de equipes de melhoria que reforcem e sustentem atividades de aprimoramento;
• Adoção de uma abordagem disciplinada sobre melhoria que inclui metas, projetos e repetidas aplicações de técnicas rigorosas;
• Um plano para criar engajamento e organização dentro do trabalho.

11. A melhoria é reflexiva

O feedback constante é importante para o modelo de melhoria contínua. Uma comunicação aberta durante cada estágio de implementação é crucial tanto para o resultado final quanto para a manutenção do engajamento dos funcionários.

Essa tarefa pode se mostrar um desafio, pois muitas vezes a gerência não consegue separar tempo suficiente para averiguar o andamento dos projetos de melhoria, além de ter dificuldade em avaliar e fornecer todos os feedbacks necessários.

Uma empresa com esse princípio faz uso das seguintes ferramentas:

• Mecanismos para aumentar a visibilidade do trabalho feito pelos funcionários;
• Meios para aumentar e proporcionar a colaboratividade dentro da organização, o que aumenta a satisfação, eficiência e engajamento por parte dos colaboradores.

12. Comprometimento perpétuo

O comprometimento perpétuo é o que garante que a melhoria contínua não seja um processo com início e fim, mas na verdade, um processo duradouro que, uma vez implementado, será utilizado pela empresa para conduzir todos seus negócios futuros.

A implantação inicial dessa cultura requer muito tempo e esforço, por isso é sempre importante ter em mente que as grandes mudanças não vão acontecer do dia para a noite. Especialistas afirmam que pode demorar até 15 anos para que o processo atinja certa maturidade.

Uma empresa que está perpetuamente comprometida com a melhoria contínua tem as seguintes características:

• Um comprometimento documentado do processo de aprimoramento que esteja visível e difundido por toda a organização;
• Sinais de promoção de melhorias manifestados pela gerência em reuniões, palestras, comunicados, relações públicas, decisões, sistemas de recompensa e relacionamentos interpessoais;
• Um processo em que todos os novos colaboradores sejam educados sobre os fundamentos do conceito de melhoria, idealmente como parte de suas orientações padrão ao entrar na empresa;
• Uma estratégia feita para garantir que o processo esteja imune à mudanças de personalidades e crises de curto prazo que possam ocorrer.
  

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