Por que implementar uma auditoria interna na sua empresa?

Agora que você já sabe o que é ISO 9001, suas aplicações e como o mercado de trabalho se comporta para essa área, iremos conversar como é o processo de uma auditoria interna.

A auditoria interna é um processo importante para analisarmos se a implementação da ISO, seja lá qual for a normativa, está funcionando dentro da normalidade na empresa auditada e realizar alterações e procedimentos, caso tenham oportunidades de melhoria para controles internos.

Por que implementar a auditoria interna na sua empresa? Um conjunto de procedimentos é necessário para a eficiência e eficácia de outros controles? É sobre isso que iremos conversar nesse artigo, veja a seguir os tópicos que iremos conversar sobre a temática:

• Por que implementar a auditoria interna na empresa?
• Como fazer uma auditoria interna?
• Por que ser um auditor interno?

Vamos agora sanar as suas dúvidas? Venha nessa com nós!

Por que implementar a auditoria interna na empresa?

A implementação da auditoria interna em uma empresa é uma atividade importante para avaliar a eficiência de processos específicos e garantir a melhoria contínua de seus produtos e qualidade de serviço.

Como a auditoria interna é para validar a melhoria de processos específicos, não há um tempo certo para a sua realização, mas o ideal é que elas sejam realizadas de forma anual para visualizar a gestão de riscos.

Caso seja algo mais específico de alguma área, a auditoria pode acontecer sem precisar envolver toda a empresa. Por isso, pode acontecer da empresa passar por esse processo várias vezes ao ano, porém, em diretorias específicas.

Além disso, é válido pensar que evitar riscos dentro de uma empresa é o primeiro passo para uma boa gestão da qualidade e a auditoria proporciona essa opção, com a finalidade de poupar possíveis erros e manter intacto o resultado final, que é o conjunto de fatores contábeis financeiros, onde o controle administrativo cuja função é a lucratividade.

Quando se trata de auditoria, podemos exemplificar com duas modalidades dessa ação: a auditoria interna e a externa. Vamos conversar sobre elas a seguir, ok?

Auditoria interna

A auditoria interna é responsável por executar o ciclo PDCA. Sendo assim, é possível verificar as etapas dos processos realizados e suas possíveis falhas. Nessa modalidade, a autoria é feita por um funcionário da própria empresa e este, será responsável por prevenir os riscos.

Auditoria externa

A auditoria externa é realizada por uma pessoa externa à empresa. Nessa modalidade, o auditor é responsável por evitar fraudes e com provas, mostrar se há ou não essa possibilidade e caso a resposta seja positiva, contenha o impacto financeiro que o local irá contar.

Sabemos que para uma auditoria atingir todas as suas metas, objetivos e alcançar o resultado final almejado, é necessário ter em mente um plano de ação e as saídas para executá-los. Abaixo vamos conversar sobre como fazer uma auditoria, vamos lá?  Mas antes, confira no banner abaixo o curso de Formação de Auditores SGQ 9001:2015!

Como fazer uma auditoria interna?

Agora que já diferenciamos as duas modalidades de uma auditoria, nosso foco é a auditoria interna, como ressaltamos no início do artigo. Por isso, vamos te ensinar um passo a passo de como implementar esse controle de qualidade e gestão dentro da sua empresa. Vamos lá!

Planejamento

O planejamento de uma auditoria interna serve para definir os motivos pelos quais a ação será realizada. Além disso, é necessário entender a empresa, os funcionários e suas determinadas atividades.

Ademais, nessa fase, é possível analisar o tempo necessário para executar a auditoria interna de acordo com as diretrizes da ISO e também, com o objetivo final da empresa.

Cronograma

Nessa fase é pertinente ter as perguntas que estruturam o planejamento de forma clara em um papel. Então é válido pensar quais as áreas e pessoas que serão auditadas, o meio de audição, quais processos serão avaliados e quem serão os auditores responsáveis por cada área.

Crie um To Do It

Após todo o planejamento, o processo de auditoria interna pode conter várias etapas e por isso, pode ser fácil de se perder durante a execução. Por isso, ao verificar que uma auditoria pode mudar algum processo, mude todo o to do it.

Por isso, essa etapa deve ser feita com antecedência, assim, se algum processo for modificado, o auditor irá conseguir se preparar de forma adequada para o dia da auditoria, realizando as perguntas ideais para cada função.

A escolha do auditor

A escolha de um auditor é um processo primordial para uma auditoria interna, mas é preciso ter cautela, o auditor interno deve mapear erros e riscos de atividades rotineiras de uma empresa, por isso, escolha um profissional capacitado e imparcial para estar realizando essa operação.

As amizades e inimizades devem ser deixadas de lado e o foco ser voltado 100% para a auditoria interna, sendo assim, o respeito será mútuo e os resultados serão benéficos para a empresa, olhando a longo prazo.

Mapeie riscos

Agora que já temos tudo em mão, precisamos realizar a auditoria interna. O primeiro passo é mapear possíveis riscos nas áreas que serão auditadas. Pensando na situação financeira, que é o principal ponto para qualquer empresa, a área de comercial e financeiro podem ser as primeiras a passarem pelo processo.

Execute e previna erros

Após a seleção de uma determinada área para ser auditada, o próximo passo é avaliar os processos da diretoria e se possível, auxiliar os funcionários a otimizarem suas respectivas funções.

Para a prevenção de erros, sabemos que não é simples, porém é necessário estar atento à relação entre os colaboradores e seus respectivos clientes.

Por que ser um auditor interno?

O auditor interno é alguém de dentro da empresa, sendo o responsável por observar os processos internos da corporação. Sendo assim, é interessante que esse profissional provavelmente irá conseguir manter um alto padrão de resultados e espírito de equipe em um time.

Se você for auditado, mantenha a calma. Não foque em encontrar erros nos seus próprios processos. A auditoria serve para melhorar os processos e resultados de uma empresa e não apenas focar nas partes de falhas, ok?

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