Aprenda a criar um macro no Excel e entenda para que serve!

Se você é um usuário de Excel, provavelmente já se deparou com algumas atividades super repetitivas como congelar painéis, certo?

Trabalhos repetitivos, geralmente são complicados pois acabam sendo afetados por alguns erros ao longo do processo. Por isso, sempre que possível, crie macros para facilitar sua vida e evitar erros. Os cursos de Excel da Voitto te ajudarão a melhorar isso.

Mas você sabe como criar uma macro? Nesse artigo irei te explicar o que é macro, como criar e ainda vou te mostrar um exemplo de aplicação. Vamos lá?

Assista gratuitamente a nossa videoaula sobre criação de um macro

O que é macro?

Macro é uma sequência de comandos que são gravados em um módulo do Excel VBA (Visual Basic for Applications) e podem ser executados sempre que necessário.

É utilizado para agilizar operações rotineiras quando se percebe que uma mesma sequência de passos é repetida regularmente. Em outras palavras, serve como um guia desenvolvedor para sua empresa, e o melhor de tudo é online e gratuito!

Existem 2 maneiras principais de criar macros:

1. 1. Utilizando o "Gravador de Macros";
2. 2. Através da digitação de comandos em um módulo de VBA.

Nesse post, irei apresentar como utilizar o gravador de macros, continue acompanhando!

Ativando o macro

Assim como é feito para outras funcionalidades do MS Excel, aqui também é preciso ativar a função macro na barra de ferramentas. Para isso, temos que ativar o botão "Desenvolvedor" nas opções do Excel.

Basta clicar na Guia Arquivo > Selecionar o botão "Opções" > Personalizar Faixa de Opções, e selecionar o desenvolvedor como mostrado a seguir:

Aqui vai um presente para você!

O MS Excel é o software de edição de planilhas mais utilizado no mercado, podendo ser aplicado até mesmo para uso pessoal.

É uma poderosa ferramenta para visualização e análise de dados e, além de facilitar o trabalho individual e em equipe, agiliza e dinamiza a organização das informações, potencializando a tomada de decisão!

Chegou a hora de transformar o Excel em seu maior aliado e aumentar sua produtividade!

"Ah, mas eu não sei usar o Excel!" Isso não é desculpa, ok? Mesmo sem nunca ter usado o software, com nossa abordagem 100% prática, você estará usando funções básicas já nas primeiras aulas e já será capaz de criar gráficos gerenciais ao final do Curso de Excel Básico ao Intermediário! Se inscreve agora e aumente sua produtividade!

Passo a Passo para criar um macro utilizando o gravador!

A grande vantagem desse método para criar Macros é o fato de não haver necessidade de conhecer a linguagem de programação do Excel, o VBA.

Todas as ações executadas diretamente na planilha durante a gravação serão convertidas para esta linguagem para que o Excel possa interpretá-las e executá-las futuramente.

O VBA irá registrar exatamente o procedimento que você realizou durante a gravação, ou seja, qualquer equívoco durante a execução pode gerar erro e o macro não funcionar.

Criando um macro na prática!

Imaginemos a seguinte situação: O setor responsável pelo pagamento da "Empresa C" deseja efetuar algumas análises quanto ao número de horas trabalhadas pelos seus funcionários.

Como essa análise deve ser feita mensalmente, faz-se necessário criar um procedimento que repita esse processo de maneira ágil, para assim automatizar essa parte do trabalho.

Ou seja, o que se precisa saber nesse momento é como criar uma macro para nos auxiliar nessa questão.

Vamos trabalhar então com a seguinte tabela hipotética:

Vale lembrar que a função de gravar macros transforma uma sequência de comandos para a linguagem de programação VBA e a reproduz quando solicitada. Assim sendo, qualquer função do Excel pode ser gravada no macro a fim de ser automatizada.

Ou seja, qualquer análise pode ser feita e inserida no macro, bastando apenas compreender os comandos entre o momento em que se clica para começar a gravação e o momento em que se encerra a mesma.

A título demonstrativo, iremos te mostrar como se pode criar uma macro para para determinar qual funcionário possui o maior número de horas trabalhadas. Vamos por a mão na massa?

1. Gravar macro

Para gravar  iniciar a gravação da uma nova macro, clica-se em Desenvolvedor > Gravar Macro.

Aparecerá uma tela na qual é possível nomear a primeira macro, colocar uma tecla de atalho para ativação, escolher o local em que ela será armazenada e colocar uma descrição sobre o funcionamento dela.

Ao clicar em OK, todas as ações feitas a partir deste momento na planilha serão gravadas.

Ou seja, qualquer tipo de ação, podendo ser até mesmo um valor digitado e depois apagado, gerará um código em VBA.

Quando as ações tiverem sido finalizadas, deve-se clicar no botão "Parar Gravação". Desta forma, a parte de gravar a macro está finalizada.

O principal erro na gravação de Macros consiste em executar uma ação incorreta, ou ainda gravar ações que não agregam valor à sua atividade final.

Caso execute alguma ação indesejada, é possível editar o código da Macro pelo VBA, removendo possíveis erros ou ações desnecessárias.

2. Nomear

Depois de selecionar a função "Gravar Macro", como mostrado anteriormente neste artigo, dê o nome "Máximo" ao macro, por exemplo, para ficar visualmente intuitivo. Pode-se manter o macro na própria pasta de trabalho.

Perceba que também existe a opção de criar uma tecla de atalho para o macro utilizando o Ctrl +"uma letra qualquer". Apenas tome cuidado para não criar um atalho já existente no Windows ou no Microsoft Excel, como o Ctrl + C por exemplo.

Após clicar em OK, evite fazer qualquer ação que não esteja dentro do escopo de ações necessárias para atingir o objetivo. Ações sem um propósito, apenas vão acarretar lentidão ao processo sem agregar nada.

3. Selecionar

Selecione uma célula qualquer, como a célula A1 por exemplo, onde será impresso o resultado com o maior tempo de trabalho de um funcionário e utilize a função "Máximo( )" dentre o intervalo da sua base de dados.

Pronto, basta clicar em "Parar Gravação" e sua macro está criada.

4. Verificação

Para verificar o que fizemos, você pode apagar o conteúdo da célula que selecionou e rodar a macro.

Vá em Desenvolvedor > Macros > selecione macro "Máximo" > Executar, como mostrado a seguir:

Veja que na célula que você havia selecionado estará o valor máximo de horas trabalhadas.

Legal, né? Existem inúmeras outras análises que podem ser feitas, como mostrar o mínimo de horas trabalhadas, média de horas trabalhadas, dentre outras análises.

Mas aí você pode estar se perguntando: Toda vez que quiser executar uma macro eu tenho que fazer esse procedimento ou selecionar o atalho criado?

A resposta é não. E agora vou te ensinar como criar um botão para executar a macro criada.

Como criar um botão de comando para executar o Macro criada?

Este botão, como você já deve ter percebido, serve para facilitar o uso do macro.

Acesse então nas guias principais o "Desenvolvedor" e clique no botão Inserir > Controles de Formulário > no ícone Botão:

Desenhe um botão do tamanho que desejar e o renomeie, clicando com o botão direito do mouse sobre ele e escolhendo a opção Editar Texto, para "Máximo".

Automaticamente, vai aparecer uma caixa de diálogo chamada "Atribuir Macro", que serve justamente para atribuir ao seu botão de comando criado uma macro já criada. Selecione a macro "Máximo" e clique em OK.

Dessa forma, ao clicar no botão, a macro deverá ser executada.

E aí, gostou?

O conhecimento de Excel é, cada vez mais, essencial para qualquer profissional e pode abrir portas no mercado de trabalho.