Como Emitir Nota Fiscal Eletrônica? Veja o Passo a Passo!

A emissão da nota fiscal eletrônica ainda pode ser um desafio para muitos empreendedores, isso porque existem características a serem levadas em consideração de acordo com o serviço prestado, tipo de empresa e de nota.

Então, para esclarecer o que é necessário para emitir a nota fiscal, neste artigo vamos mostrar um passo a passo para você não ficar perdido nesse assunto.

Faremos isso mostrando a você:

• O que é Nota Fiscal?
• Por que a Nota Fiscal é Importante?
• O que é Nota Fiscal Eletrônica;
• Qual é a distinção entre DANFE e Nota Fiscal?
• Quanto Custa Emitir uma Nota Fiscal Avulsa?
• Como emitir Nota Fiscal?
• Dicas para Emissão de Nota Fiscal;
• Aprenda Mais Sobre Gestão Financeira.

O que é Nota Fiscal?

A nota fiscal é umrecibo que formaliza as transações comerciais. Sua emissão é obrigatória quando se trata da venda de produtos e serviços, e é utilizada pelo governo para recolher os impostos e fazer o controle comercial acerca da venda e prestação de serviço.

Por que a Nota Fiscal é Importante?

Durante muito tempo a nota fiscal sempre foi emitida de maneira física, o que acaba gerando algumas dores de cabeça para todos os envolvidos.

Para começar, o governo não tinha um controle eficaz das transações realizadas no país. Até porque, às notas poderiam não ser encaminhadas ou até mesmo adulteradas.

Além disso, emitir a NF fisicamente era algo custoso, trabalhoso e que não era interessante para as organizações.

Justamente por isso foi tomada a decisão de modernizar este processo, criando a nota fiscal eletrônica.

Antes de entender como funciona e como emitir a nota fiscal eletrônica, você deve saber que cuidar da saúde financeira da sua empresa também é um fato importante na gestão do seu negócio.

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Agora, vamos entender como funciona a nota fiscal eletrônica e porque ela se tornou o principal tipo de nota.

O que é Nota fiscal Eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é um tipo de nota que é emitida pelas empresas em uma versão digitalizada.

Embora hoje nem todas as empresas sejam obrigadas a trabalhar com as notas fiscais eletrônicas, será uma questão de tempo para que isso deixe de ser algo facultativo.

Sob esse aspecto, é fundamental que você acelere o processo de adoção das notas fiscais eletrônicas já que dessa forma você terá tempo para se adaptar a elas e terá a certeza de que está fazendo a coisa certa.

Para fazer consultas em relação a obrigatoriedade do uso da NF-E, o ideal é consultar os seguintes sites:

• Portal NF-E da Receita Federal;
• Site da Secretaria da Fazenda.

Além disso, uma outra forma de fazer essa consulta é consultando a contabilidade com a qual você trabalha, ou então um contador da sua confiança.

Ele poderá te orientar da melhor maneira possível em relação ao que você deve ou não fazer.

De qualquer forma, as dúvidas surgem quando o assunto é a emissão da nota. E, com a permanência nessa dúvida, decidimos criar um passo a passo completo para que você possa fazer aemissão da sua nota fiscalcom mais tranquilidade.

Qual é a Distinção Entre DANFE e Nota Fiscal?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um documento físico que faz o acompanhamento da mercadoria durante o transporte, fornecendo informações resumidas da nota fiscal eletrônica.

Por outro lado, a nota fiscal é o documento fiscal digital que oficializa a transação comercial entre o vendedor e o comprador, possibilitando mínimo controle.

Quanto Custa Emitir uma Nota Fiscal Avulsa?

A emissão de uma nota fiscal avulsa não possui qualquer custo associado. É necessário realizar apenas o procedimento no sistema da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Como Emitir a Nota Fiscal?

Existe um passo a passo que deve ser seguido para você poder emitir sua nota fiscal eletrônica, que é:

• Definir o tipo de nota que sua empresa deve emitir;
• Verificar o cadastro fiscal de sua empresa junto ao governo;
• Adquirir um certificado digital;
• Realizar o credenciamento na secretaria da fazenda;
• Adotar um software emissor da nota fiscal eletrônica.
  

A seguir, vamos explicar um pouco sobre cada uma dessas etapas.

1 - Defina o Tipo de Nota que sua Empresa Deve Emitir

O primeiro passo para que você consiga fazer a emissão correta da nota fiscal é saber exatamente qual é o tipo de nota que a sua empresa deve emitir.

Isso é necessário para que você faça a emissão do tipo de nota correta, evitando assim qualquer tipo de problema com a fiscalização.

Abaixo, irei te mostrar quais são os tipos de notas existentes e para qual situação você deve emiti-las, ok?

Produto

Se você trabalha com a venda de produtos, será preciso emitir uma nota específica para isso.

Esse tipo de nota é feito em casos de:

• Compra;
• vendas;
• remessa;
• retorno;
• devolução;
• exportação;
• importação.
  

Serviço

Se o seu trabalho envolve a prestação de serviços, será necessário realizar a emissão de uma nota específica para isso.

Acredito que não existe mistério sobre isso, não é mesmo? Afinal, o Serviço se caracteriza como a venda de um bem intangível (Isto é, não palpável).

Exemplos de serviço são:

• Limpeza;
• Lavagem de carros;
• Consultorias;
• Serviços contábeis.
  

Consumidor

Neste caso, estamos falando especificamente do cupom fiscal que você deve emitir para o seu consumidor.

E, você também deve saber que existem quatro tipos de nota fiscal de acordo com o serviço prestado, são elas:

• NF-E: nota fiscal de produtor eletrônica;
• NFS-E: nota fiscal de serviço eletrônica;
• CT-E: conhecimento de transporte eletrônico;
• NFC-E: nota fiscal ao consumidor eletrônica.

E para quem é MEI, também existe a NFA-E (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica).

2 - Verifique o Cadastro Fiscal de sua Empresa Junto ao Governo

Existem diferentes tipos de enquadramentos para empresas no Brasil.

Elas podem ser:

• MEI  - Microempreendedor Individual;
• Empresário Individual;
• Eireli;
• LTDA;
• S.A;
• EPP;

Seja qual for o seu enquadramento, é preciso entender que cada tipo de empresa necessitará de um tipo de nota diferente.

Para saber qual o tipo de nota para cada tipo de negócio você deve consultar o seu contador. Ele irá te orientar desde a formalização e tipo da sua empresa até o tipo de nota que deverá ser emitido por ela.

3 - Adquira um Certificado Digital

É preciso que haja uma assinatura eletrônica em todas as NF-E que são lançadas, para que assim se possa aferir autenticidade.

Essa assinatura digital só será liberada uma vez que você entre em contato com o ICP (Infraestrutura de Chaves públicas), ela garante a credibilidade das transações.

4 - Realize o Credenciamento na Secretaria da Fazenda

É muito importante que você realize o seu credenciamento para emitir as notas na Secretaria da Fazenda.

Este é um ponto onde deve haver muita atenção já que cada estado e cada município podem possuir algumas particularidades no que diz respeito à emissão de notas. Justamente por esse motivo, a principal recomendação é que o contador contratado pela sua empresa seja também da mesma região.

Pelo simples fato de ele conhecer melhor a legislação local, tudo ficará muito mais fácil e você não terá muita dor de cabeça.

No início do processo de emissão de notas você pode escolher a opção de “Em homologação” para que suas notas sejam lançadas, mas não consideradas. Esse será um período de testes.

Uma vez que esteja totalmente adaptado, você poderá começar a realizar o lançamento de notas com a opção “Em produção”.

5 - Adote um Software Emissor da Nota Fiscal Eletrônica

Você pode tanto usar o Software gratuito para emissão de NF-e como também usar uma opção paga. Aqui fica muito complexo dizer para você o que é melhor, já que isso depende exclusivamente dacondição do seu negócio.

Sendo assim, eu recomendo que você faça uma ampla pesquisa, converse com seu contador e veja com ela qual pode ser a melhor opção.

Dicas Para a Emissão de Nota Fiscal

Como você já deve saber, o tipo de negócio que você tem hoje pode influenciar diretamente a sua emissão de nota fiscal.

Justamente por esse motivo é fundamental que você saiba algumas coisas sobre o seu tipo de negócio, visando dessa forma facilitar todo o processo de emissão.

Procure Uma Contabilidade

Por mais que o conhecimento adquirido aqui seja vasto, você vai precisar de ajuda personalizada de um contador.

Então entre em contato com a sua contabilidade e peça ajuda para que todo esse processo seja muito mais simples.

MEI só Precisa Gerar Nota Fiscal Para Pessoa Jurídica

A MEI só precisará emitir a NF para pessoas jurídicas, não sendo necessário fazer o mesmo para pessoas físicas.

Essa particularidade diz respeito ao ato de emitir notas fiscais só se faz presente no caso da MEI, então não pense em seguir isso para outros enquadramentos.

No mais, a MEI deverá fazer apenas a nota do cliente quando for prestar serviços para pessoa física.

É Obrigatório Para Quem Escolhe o Simples Nacional

Todas as empresas que optam pelo Simples Nacional precisam emitir notas fiscais eletrônicas desde 2014.

Para saber se sua empresa não tem essa obrigatoriedade você pode entrar em contato com seu contador ou com a SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda), que é responsável pela fiscalização de recursos públicos de cada estado.

Negócios Online Devem Sempre Emitir Notas

Com o crescimento da Internet, novos negócios surgem todos os dias, e os empreendedores desse ramo também devem emitir as notas fiscais eletrônicas.

A não emissão da nota é algo muito arriscado e que pode gerar consequências futuras, como multas e juros. Então, se você tem um negócio online, sempre emita notas.

Aliás, como você provavelmente irá trabalhar com uma escala muito maior graças ao poder de conexão da Internet, é importantíssimo que você sempre faça isso da forma correta.

Afinal, se você errar, em pouco tempo terá acumulado muitos erros, o que pode gerar multas ainda maiores no futuro.

Pessoas Físicas Podem e Devem Emitir Notas em Determinados Casos

Em determinados casos até mesmo às pessoas físicas podem gerar notas fiscais avulsas. Porém, estes casos são bem específicos e você deve procurar um auxílio especializado antes de fazer isso.

O Começo Sempre é Mais Complicado

No começo você certamente terá um pouquinho mais de dificuldades com o sistema e precisará de mais ajuda. Contudo, isso é apenas o começo.

Com o tempo você irá pegar mais prática e terá facilidade para fazer esses lançamentos, além é claro, da possibilidade de delegar esse tipo de serviço, ou até terceirizá-lo.

Aprenda Mais Sobre Formação em Vendas

Agora que você já sabe tudo para emitir sua nota fiscal eletrônica da forma certa, é muito importante continuar estudando mais sobre o assunto, e não somente sobre a área das notas em específico, mas sobre tudo o que envolve a boa gestão de uma empresa.

Para o profissional de vendas, o céu é o limite!

Além de receberem salários fixo em torno da casa dos R$ 4 mil, recebem comissões para cada venda que fazem. É importante ressaltar que esses salários e comissões se tornam exponencialmente mais altos quando se tratam de grandes empresas e multinacionais. Ou seja: quanto mais você vende, mais você ganha.

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