Entenda o desenvolvimento de um Departamento Pessoal dentro de uma empresa!

Quando se fala em departamento pessoal, muitos logo pensam em um trabalho operacional e burocrático, que lida com documentos e leis. E, basicamente, essa é a realidade do dia a dia do setor.

No entanto, para além desse papel meramente operacional e repetitivo, o DP (Departamento Pessoal) tem um protagonismo dentro das empresas, fornecendo dados relevantes para as demais áreas, além de garantir a correta aplicação da legislação trabalhista.

Sem a correta atuação desse setor, a empresa tende a enfrentar problemas trabalhistas, além de não ter acesso à realidade sobre o dia a dia dos seus funcionários.

Este artigo, produzido pelo Tangerino - controle de ponto digital, mostra a importância do departamento pessoal para as empresas, além das principais rotinas, métricas e indicadores desse setor, incluindo a diferença entre o DP e o RH. Confira!

• O que é o Departamento Pessoal de uma empresa?
• Quais são as principais rotinas do Departamento Pessoal de uma empresa?
• Qual a importância do Departamento Pessoal para uma empresa?
• Quais são os indicadores de um Departamento Pessoal?
• Qual a diferença entre RH e DP?

O que é o Departamento Pessoal de uma empresa?

O departamento pessoal é uma área técnica especializada na gestão do quadro de funcionários da empresa.

Esse setor é o responsável por todas as questões burocráticas, trabalhistas e legais que envolvem a contratação, a permanência e o desligamento de um profissional.

É no departamento pessoal que ocorre toda a gestão de pagamento de salário, benefícios, férias, documentação necessária para a permanência do trabalhador na empresa, enfim, garantindo todo o cumprimento da legislação trabalhista.

Importante ressaltar que o DP é regido pelo Ministério do Trabalho, pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e pelo Sindicato da categoria.

Sem o correto funcionamento e atuação do DP, a empresa pode enfrentar sérios problemas na justiça trabalhista, por isso, mesmo sendo considerado um setor burocrático, o departamento pessoal é fundamental para a empresa.

Quais são as principais rotinas do Departamento Pessoal de uma empresa?

De maneira geral, as rotinas do departamento pessoal e suas funções são consideradas burocráticas e operacionais, mas, sem elas, a empresa não funcionaria.

É uma rotina que demanda conhecimento técnico e também de legislação de processos como pagamentos de salário e benefícios, desligamentos e admissões, controle da jornada de trabalho, entre outros.

Além disso, os profissionais de DP precisam estar atentos às datas e prazo e terem também um olhar crítico e conhecedor para os cálculos, uma vez que atrasos e não pagamentos podem render multas e processos trabalhistas à empresa.

Abaixo, conheça quais são as principais rotinas do setor:

• Admissão e demissão de funcionários e todos os processos que envolvem essas rotinas;
• Controle de ponto e acompanhamento da frequência;
• Gestão de benefícios, como planos de saúde e odontológico, vale-alimentação, vale combustível etc.;
• Cálculo da folha de pagamento;
• Gestão de licenças, férias e atestados;
• Recebimento e atualização da documentação do profissional;
• Representação a órgãos oficiais e fiscais;
• Organização de arquivos.
  

Além dessas, que são consideradas as principais tarefas do DP, o setor ainda é responsável por cuidar das obrigações acessórias, que são instrumentos que garantem ao governo que a empresa cumpriu suas obrigações tributárias. Alguns exemplos são:

• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);
• GPS (Guia da Previdência Social);
• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
• LRE (Livro de Registro de Empregados);
• CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
• CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
• Dentre outras.
  

Qual a importância do Departamento Pessoal para uma empresa?

Como já citado, o departamento pessoal é o responsável por gerir toda a parte burocrática da contratação até a demissão de um funcionário.

Ainda é visto como um setor operacional, porém, sem que haja um correto funcionamento dessa área, outros setores da empresa não conseguiriam conduzir seu trabalho.

É por meio da atuação do departamento pessoal que são garantidas importantes rotinas que vão desde o correto e completo armazenamento de dados dos funcionários até informações e provas que podem evitar que a empresa se envolva em problemas na justiça.

Além disso, é no departamento pessoal que se encontram importantes métricas e índices que ajudarão a embasar as decisões estratégicas da empresa junto às demais áreas.

Quais são os indicadores de um Departamento Pessoal?

Um departamento pessoal possui acesso a diversos dados quantitativos e até mesmo qualitativos que ajudam a enxergar a saúde da empresa, de maneira geral.

São informações sobre faltas e atrasos e até sobre acidentes de trabalho que mostram aspectos que podem ser melhorados e aqueles que estão afetando o crescimento do negócio.

Além disso, ajudam os gestores a identificarem possíveis melhorias que podem ser feitas em sua equipe, como remanejamento, contratações e demissões.

Veja os principais indicadores e métricas que podem ser levantados pelo departamento pessoal:

Turnover

O turnoverou rotatividade é um indicador que mostra quantos colaboradores se desligaram da empresa em determinado período de tempo, seja por pedido de demissão ou decisão da empresa.

Para se chegar à taxa de turnover, é preciso saber o número de rescisões realizadas em um período determinado e por qual motivo elas ocorreram: se por vontade do empregado ou do empregador.

Esse cálculo pode ser feito genericamente, considerando toda a empresa, ou segmentado por cargo, setor, gênero, idade, sexo etc.

Ao chegar ao índice de turnover, a empresa consegue identificar padrões de perfis dos colaboradores e situações que possam estar causando a alta rotatividade.

Alguns exemplos de motivos são processos seletivos mal feitos, uma liderança que não é bem avaliada e até o clima organizacional.

Absenteísmo

Esse índice mostra a taxa de faltas dos funcionários, que podem ser justificadas ou não. Elas podem ser causadas por algumas situações, tais como:

• Excesso de funcionários com problemas de saúde mentalou física;
• Falta de motivação para ir ao trabalho;
• Falta de comprometimento com a empresa.
  

A partir dessa métrica é possível apurar quantos atestados médicos foram entregues na empresa durante um determinado período e quantas faltas injustificadas foram contabilizadas dentre todos os colaboradores.

Além do absenteísmoservir como elemento para avaliação de desempenho, ajuda a empresa a entender o que pode ser melhorado para que esse índice seja reduzido, uma vez que ele afeta diretamente a produtividade das equipes.

Acidente de trabalho

partir da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), a empresa tem condições de verificar essas ocorrências e atuar em campanhas de prevenção.

Além disso, os motivos que levam à geração da CAT são fundamentais para apurar e detectar se está havendo uma falha da empresa no contexto da segurança do trabalho ou se ocorre negligência ou despreparo por parte do profissional que se envolve no ocorrido.

Horas extras x Horas trabalhadas

Os dados de horas extras e horas trabalhadas são conseguidos por meio de um sistema de controle de ponto completo. Esses dados estão diretamente relacionados à produtividade dos colaboradores. As horas extras são uma das mais importantes.

Ao incluir a análise deste comparativo, o departamento pessoal consegue avaliar, dentre outros fatores:

• Se há há funcionários sobrecarregados em suas funções;
• Se há outros que estão ficando um tempo ociosos;
• Se a capacidade operacional da empresa está conforme o planejado;
• Se há necessidade de realocar trabalhadores ou de fazer novas contratações.

Assim, a partir desse comparativo, a empresa pode reavaliar sua política de banco de horas e até de realização de horas extras para equilibrar a rotina dentro da equipe.

Funcionários que trabalham demais e fazem muitas horas extras e até mesmo aqueles que ficam muito tempo ociosos podem acabar perdendo o interesse a motivação pelo trabalho, o que afeta questões como saúde e produtividade.

Qual a diferença entre RH e DP?

É muito comum que exista uma dúvida sobre a diferença entre o Departamento Pessoal e os Recursos Humanos, afinal, somente pelo nome é possível saber que ambos tratam do mesmo contexto: lidar com a gestão dos funcionários.

Mas é importante esclarecer que existe, sim, diferença entre os dois e que um não funcionaria bem sem a existência do outro:

Departamento Pessoal

Setor responsável por garantir o correto cumprimento do contrato de trabalho assinado entre trabalhador e empresa e também fazer valer as leis trabalhistas apresentadas na CLT.

Trata-se da parte burocrática da gestão de pessoas e é onde são armazenados todos os documentos dos funcionários.

Por meio de ferramentas, como controle de ponto, por exemplo, entrega dados relevantes como faltas, atrasos, banco de horas ou horas extras, para serem analisados em busca de melhorias nos processos e no dia a dia da empresa.

Recursos Humanos

Realiza toda a gestão estratégica de pessoas, fortalecendo a cultura organizacional e o clima, estimulando a boa relação entre funcionários e a empresa, além de cuidar para que a pessoa certa esteja atuando na vaga ideal para seu perfil.

Para além de identificar as competências e habilidades técnicas de um profissional, analisa também seu comportamento.

Com base nos dados fornecidos pelo departamento pessoal, analisa a realidade da empresa e propõe projetos, programas e treinamentos voltados, por exemplo, à melhoria do desempenho, aumento da produtividade e redução de índices de turnover e absenteísmo.

Falar de departamento pessoal é tratar de um setor que respalda todo o funcionamento de uma empresa.

Setores que possuem atuação estratégica são extremamente importantes para o negócio, no entanto, sem a base fornecida por áreas burocráticas, operacionais e que lidam com documentos e leis, como é o caso do departamento pessoal, dificilmente os demais setores conseguem apresentar uma atuação tão relevante e de resultados.

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