Conheça as Ferramentas mais usadas nas empresas para ajudar na Gestão do Conhecimento

Você sabe como gerir os conhecimentos da sua empresa eficientemente? E afinal, para que serve isso? Perguntas como essas são comuns, mas vamos direto à resposta: a gestão de conhecimento de uma empresa é a maneira de transmitir conhecimento pré-adquirido para os colaboradores.

Parece simples, não é? E é! Mas um processo mal feito é uma perda de lucratividade devido à impossibilidade da empresa de reter conhecimento com atividades já realizadas ou de passar este conhecimento processual, ou de cultura para os colaboradores.

Constantemente o mercado exige que os empreendedores saibam gerenciar de maneira eficiente o conhecimento nas organizações. Para isso, nos anos 90, surgiu o conceito de gestão de conhecimento.

O termo foi criado pelo estudioso de administração Peter Drucker e, nos dias de hoje, esse conceito é fundamental para o bom gerenciamento da cultura organizacional nas empresas. Para saber mais acerca desse assunto e conhecer as principais ferramentas de gestão do conhecimento.

Esse artigo vai abordar tópicos importantes como:

• O que é Gestão de Conhecimento?
• Características da Gestão do Conhecimento;
• Importância da Gestão de Conhecimento nas empresas;
• Vantagens das Ferramentas de Gestão do Conhecimento;
• Como a Gestão do Conhecimento pode ajudar as empresas?
• Desafios de implementação da Gestão do Conhecimento;
• Características que as Ferramentas de Gestão do Conhecimento devem possuir;
• 5 Ferramentas de Gestão do Conhecimento;
• Como a gestão ágil auxilia a Gestão do Conhecimento?

O que é Gestão do Conhecimento?

A gestão do conhecimento é a administração dos ativos de conhecimento gerados em uma organização. É um processo sistemático de identificação, criação, renovação e aplicação do conhecimento dentro de uma empresa.

O conceito envolve uma série de metodologias e inovações tecnológicas, que abrangem noções sobre sistemas de gestão, administração de dados e informações.

Além disso, Drucker ainda completa que a gestão do conhecimento em uma empresa é a coordenação dos recursos do conhecimento organizacional. Essa coordenação tem o objetivo de estabelecer uma maior vantagem competitiva.

E, para realizar essa coordenação dos recursos, é essencial realizar análises do seu negócio. Mas, você sabe quais análises devem ser feitas? Alguns exemplos são: o business model canvas, a análise swot e o planejamento de metas.

Características da Gestão do Conhecimento

As características de uma eficiente gestão do conhecimento envolvem três conceitos importantes, que são os dados, as informações e o conhecimento. Cada um deles consiste em alguns pontos essenciais, os quais veremos a seguir.

Dados

Os dados são os registros de atividades, de estruturas e operações internas e externas da empresa. Eles consistem em novas informações que devem ser analisadas.

Os bancos de dados podem ser avaliados e mensurados levando em conta os seus custos, a sua quantidade e também a velocidade. Por isso, nem sempre acumular dados em uma empresa é sinônimo de ter informação qualificada.

Informações 

São mensagens que possuem o objetivo de alterar a maneira como o receptor vê algo. Em outras palavras, as informações são os dados interpretados, relevantes e capazes de gerar conhecimento.

Conhecimento

É um processo não linear. Ele pode ser modificado a partir do instante que interage com o meio ambiente. Desse modo, o conhecimento está em permanente transformação e, por essa razão, demanda sistemas para controlá-lo.

Importância da Gestão de Conhecimento nas empresas

A gestão do conhecimento é importante para as empresas porque enriquece o intelecto dos colaboradores, valorizando ao máximo o capital humano. Além disso, proporciona as melhores práticas, facilita as tomadas de decisões e propicia iniciativas inovadoras na organização.

Quanto mais a empresa levar em conta a realização de uma eficiente gestão de conhecimento, mais competitiva ela vai ser, bem como vai atender melhor os seus clientes.

Além disso, a gestão do conhecimento também é importante porque controla o conhecimento acumulado na mente dos colaboradores, nos departamentos e processos executados, estruturando as atividades organizacionais no ambiente interno e externo, como um gerenciamento corporativo. Sendo assim, vejamos a seguir as vantagens desse método.

Vantagens das Ferramentas de Gestão do Conhecimento

Já te mostramos como este processo é importante e porque deveria implementá-lo, mas para você ter uma visão mais ampla do que pode alcançar com ela, veja as principais vantagens ao usar as ferramentas de gestão do conhecimento:

• Redução de tempo na realização de processos;
• Tomada de decisões mais precisas e ágeis;
• Eficiência na comunicação da empresa como um todo, gerando engajamento;
• Melhora no resultado e entregas dos setores;
• Vantagem competitiva;
• Ações com embasamento, obtendo um planejamento melhor, diminuindo também a necessidade de consultoria externa;

Viu? E não para por aí, continue lendo e descubra como aplicá-la.

Como a Gestão do Conhecimento pode ajudar as empresas?

Pensando em objetivos práticos, podemos notar algumas vantagens que a gestão de conhecimento gera no dia a dia de uma empresa. Vamos ver quais são elas?

• Melhor aproveitamento dos dados: possibilita um melhor uso dos dados para produzir informações úteis para a empresa, facilitando a realização de planejamentos, otimizando as atividades cotidianas e evitando o retrabalho.
• Beneficia o ambiente de trabalho: empresas que investem em gestão de conhecimento aproveitam esses recursos para a troca de experiências, aprimorando as capacidades intelectuais dos colaboradores e os incentivando a compartilhar aquilo que eles sabem.
• Acelera os processos internos: os processos internos da empresa se tornam mais ágeis, facilitando o planejamento e a elaboração de estratégias, pois os dados gerenciados são precisos e devidamente analisados.

Quais os desafios da gestão de conhecimento nas empresas

A gestão de conhecimento é um processo muito importante para as empresas, porém alguns desafios podem ser encontrados na sua implementação, como:

Ausência de incentivo

A empresa necessita estimular e divulgar esse tipo de gestão. Para superar essa falta de estímulo é necessário criar práticas que valorizam o conhecimento e administrar eventos internos que colocam o funcionário em uma situação confortável para expressar dados relevantes.

Diálogo insuficiente

Os colaboradores apenas vão identificar o conhecimento de cada um durante conversas e momentos de interação.

Para obter isso é importante acrescentar reuniões mais frequentes no dia a dia e mais vivência para transferência de conhecimento. A partir do momento em que o colaborador se expressar ele mostrará o que sabe e com isso poderá compartilhar os seus conhecimentos com os demais.

Pouca prática

O ato da escrita é essencial para a estruturação e organização do conhecimento, porém essa habilidade nem sempre é desenvolvida internamente nas empresas.

Como fazer para que cada um expresse sua sabedoria por meio da escrita? Painéis e ferramentas de gestão do conhecimento têm de ser disponibilizados para romper essa barreira da escrita e estimular o registro do conhecimento acumulado pelos colaboradores.

Falta de retenção

Um dos grandes desafios de uma empresa é segurar os talentos do seu time. Pelo fato de que a gestão de conhecimento está relacionada com o gerenciamento de pessoas, então a falta de retenção é um desafio.

Para facilitar a retenção é necessário pensar em medidas que visam melhorar o ambiente de trabalho, pensando nas características e no perfil de cada colaborador.

Com isso, é possível aproveitar o potencial dos colaboradores, retirando deles o que oferecem de melhor na hora de realizarem as suas atividades.

Características que as Ferramentas de Gestão do Conhecimento devem possuir 

Como vamos te mostrar mais a frente, existem diferentes tipos de ferramentas e a depender do seu objetivo ou como prefere gerenciar sua empresa, sua escolha de qual usar vai mudar.

Contudo, existem algumas características essenciais que você deve se atentar ao escolhê-la.

1. Clareza 

Toda movimentação de informação estará contida nesta plataforma, então ter clareza de como movimentar e utilizar a plataforma é essencial, de nada adianta uma estrutura complicada que os colaboradores não entenderão.

O que faz menção a uma importante observação, os colaboradores são os que mais usufruirão deste modelo, então tenha certeza de pegar algo interativo que eles também possam contribuir e dar feedbacks.

2. Segurança 

Aqui você deverá prestar atenção o quanto de segurança essa plataforma pode te oferecer, afinal à medida que sua empresa cresce e seus dados ficam mais relevantes e em maior quantidade, perder estas informações pode ser um risco a integridade da empresa.

Por isso, analise o quanto você está garantido e o quanto você deve colocar de informação nesta plataforma.

3. Integração dos setores

Aqui deve-se analisar o método em que sua empresa trabalha e descobrir uma ferramenta que consiga manter as áreas conectadas e integradas, afinal a separação por segmento pode causar desinformação.

5 Ferramentas de Gestão do Conhecimento

Diante da importância da gestão do conhecimento, torna-se fundamental encontrar maneiras que permitam melhorá-la. Para isso, é pertinente pensar em ferramentas de gestão do conhecimento e formas que auxiliam esse processo. Vamos ver alguns exemplos?

1. Google Drive

O Google Drive é uma excelente ferramenta de gestão do conhecimento nas empresas. Ele possui versões pagas e gratuitas de acordo com a capacidade de armazenamento.

Com a transformação digital, ele é uma excelente ferramenta na qual você pode salvar documentos em diversos formatos, como planilhas do Excel, e permitir acesso a pastas para pessoas específicas online.

2. Trello

O Trello é uma ferramenta de gestão do conhecimento gratuito, muito utilizada para o gerenciamento de equipes e projetos. Por isso, pode ser uma grande aliada na organização da gestão do conhecimento das empresas.

O Trello é dividido entre quadros e cartões, nos quais é possível realizar comentários e anexar documentos.

3. Confluence 

Essa é uma excelente ferramenta de gestão do conhecimento que permite criar e personalizar qualquer coisa, desde simples anotações até políticas de RH de uma empresa.

Um dos grandes benefícios dessa ferramenta de gestão do conhecimento é poder integrá-la a outras soluções como o Trello, Google Docs, etc. Além disso, a ferramenta possui sistema de criptografia, o que permite mais segurança de dados e informações.

4. HEFLO

Essa é uma ferramenta de gestão do conhecimento voltada para BPM (Business Process Management) e com ela é possível criar, editar e modelar processos de negócios.

Com essa solução, todas as informações são processadas e armazenadas em nuvem e podem ser acessadas por todos os membros da equipe. A ferramenta possui uma modalidade de conta grátis e outra com recursos mais robustos para empresas e grandes equipes.

5. Bitrix24

O Bitrix é uma suíte completa de soluções tecnológicas que vão desde simples calendários a intranets e redes sociais privadas que permitem a colaboração de projetos dos mais variados tipos.

Além dessas ferramentas de gestão de conhecimento e projetos, o Bitrix também oferece CRM e outras ferramentas completas de colaboração e automação.

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