Como são as atuações e o mercado de trabalho para a gestão de eventos?

Encantar clientes, fortalecer marcas, promover as melhores interações interpessoais e até mesmo desenvolver colaboradores. Esses são alguns dos inúmeros benefícios que uma boa gestão de eventos pode trazer.

Uma profissionalização desses encontros potencializa os resultados esperados nas suas realizações. E não se engane! Isso vale tanto para eventos presenciais quanto remotos.

Se a curiosidade sobre o mercado de gestão de eventos aguçou, não se preocupe. Aqui você encontrará tudo o que precisa saber sobre o tema. Confira os tópicos a seguir:

●     O que é gestão de eventos?

●     Quais as principais preocupações da gestão de eventos?

●     Qual a importância de uma boa gestão de eventos?

●     Tipos de eventos;

●     5 dicas para uma boa gestão de eventos.

O que é gestão de eventos?

Gestão de eventos é uma das profissões que mais se desenvolveram ao longo dos últimos anos. Afinal, os organizadores desses encontros são uma peça estratégica para encantar o cliente e proporcionar a melhor experiência para o público alvo.

Muito ao contrário do que o senso comum pensa, os eventos não se restringem àqueles familiares, como festas de casamento, debutantes e aniversários. Assim, muitas empresas passaram a adotar essa prática como forma de:

●     Engajar colaboradores;

●     Fortalecer a marca perante aos clientes;

●     Estreitar relacionamentos com empresas parceiras;

●     Promover novos produtos e serviços.

Com essas vastas oportunidades criadas por um evento, é necessário que ele seja pensado do início ao fim. Nesse contexto, a gestão de eventos é fundamental. Confira a seguir como aplicá-la na prática.

Quais as principais preocupações da gestão de eventos?

As principais preocupações da gestão de eventos estão relacionadas ao seu planejamento. Toda a experiência deve ser pensada nos detalhes.

Em geral, independente se forem eventos corporativos ou particulares, uma boa gestão de eventos deve ter como base:

●     Alinhamento dos objetivos entre os contratantes e os organizadores;

●     Definição de datas, locais e horários;

●     Escolha e contratação de buffet, som e iluminação;

●     Lista de convidados e como informar aos organizadores suas presenças;

●     Em alguns casos, logística de transporte e acomodação de convidados e fornecedores;

●     Contratação de colaboradores para atuar no evento, como seguranças, garçons e pessoas para limpeza;

●     Definição de quais serão as dinâmicas do evento, cronograma e experiências.

Dessa forma, é fácil perceber que um bom planejamento deve levar em consideração todas as etapas da gestão de eventos.

Nesses casos, isso significa que o que o antecede, as etapas durante a sua realização, bem como o pós evento com feedbacks, é responsabilidade da gestão de eventos.

Vamos agora conferir a importância de uma boa gestão de eventos. Confira!

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Qual a importância de uma boa gestão de eventos?

Independentemente do tipo de evento, uma boa gestão significa o encantamento do público alvo e, com isso, novos negócios para as empresas.

Entretanto, muito além disso, a gestão de eventos é uma forma de fortalecer a marca da empresa. Evidenciando a qualidade das suas entregas, produtos, serviços e até mesmo a preocupação com a experiência dos stakeholders.

Você sabe quais são os tipos de encontros que podem ser planejados com o apoio de uma boa gestão de eventos? Confira os principais!

Tipos de eventos

Os tipos de eventos devem fazer parte do conhecimento do profissional desse mercado. O principal enfoque são naqueles eventos que visam trazer mais retornos para companhias, empresas e até mesmo pessoas.

Por isso, separamos os principais para que você saiba quando procurar uma organização especializada em gestão de eventos:

●     Eventos privados: esses encontros têm enfoque na vida pessoal dos contratantes. Com isso, não é o foco a promoção de uma marca, mas sim a celebração de uma data. São exemplos: casamentos, formaturas e aniversários;

●     Eventos públicos: por sua vez, os acontecimentos públicos também contam na maior parte das vezes com a gestão de eventos, principalmente quando se trata de posses de autoridades ou debates;

●     Eventos Empresariais: os eventos desse nicho são focados em potencializar uma marca, estreitar relacionamentos e promover produtos ou serviços. Alguns exemplos são as palestras para clientes e treinamentos para colaboradores;

●     Evento Técnico-Científico: esses eventos tem o objetivo de promover a integração do conhecimento e debates sobre assuntos específicos. Nesse âmbito, eles podem ser congressos ou feiras, por exemplo.

Apesar de a gestão de eventos poder ser utilizada em todos os tipos mencionados, os encontros empresariais se destacam por serem uma das áreas de evidência no mercado.

Pensando nisso, preparamos um compilado com as melhores dicas para uma boa gestão de eventos. Veja a seguir!

5 dicas para uma boa gestão de eventos

Agora é hora de descobrir quais são as principais dicas para uma boa gestão de eventos. Por isso, pegue papel e caneta para anotar os principais insights e colocá-los em prática!

1. Foque no planejamento realista

Um bom planejamento estratégico é a base para a gestão de eventos. Pensando nisso, após alinhar com o cliente as expectativas, mostre a ele diferentes pacotes que atenderão às suas necessidades.

O ideal é ser criativo nesse momento. Por isso, deixe explícito as experiências principais de cada uma delas. Afinal, um evento é uma ciência subjetiva e, por isso, oferecer opções pode fazer com que a entrega seja ainda mais personalizada.

2. Crie um orçamento assertivo

A principal característica da relação entre a pessoa que fará a gestão de eventos e o contratante é o alinhamento das expectativas, como você já sabe. E é exatamente por isso, que os orçamentos devem ser condizentes com a realidade.

O planejamento financeiro fará com que as possibilidades sejam coerentes com a verba disponível. Afinal, nada mais frustrante do que a promessa por muitos detalhes que não serão possíveis realizar financeiramente.

3. Explore as ferramentas de gestão de eventos

Uma boa gestão de eventos conta com a tecnologia a seu favor. Por isso, algumas ferramentas podem ser essenciais para gerar a melhor organização. Entre elas, é possível destacar:

●     Planilhas em geral: acompanhamento de gastos, cronograma e organização de tarefas;

●     Pastas compartilhadas na nuvem: os eventos podem contar com muitos documentos, por isso, é necessário tê-los em mãos quando necessário;

●     Trello ou Pipefy: aplicativos para controle de execução de tarefas. Ideal para compartilhar com equipes e acompanhar todos os colaboradores;

●     Sympla: para inscrição em eventos;

●     WhatsApp Corporativo: para convidados confirmarem a presença;

●     Google Forms: ideal para pesquisas de satisfação pós evento.

4. Pesquise sobre organizadores de eventos

Essa dica vale tanto para empresas quanto para pessoas que atuam no mercado de gestão de eventos. Afinal, é importante mapear o que está sendo oferecido no mercado.

Se informar sobre organizadores de eventos faz com que todos os tipos de clientes possam ser atendidos de maneira personalizada.

Nesse sentido, use plataformas digitais para entender o que os principais players do mercado oferecem, os preços cobrados, entre outros detalhes.

5. Antecipe os riscos e problemas

Uma boa gestão de eventos está diretamente ligada a uma excelente gestão de riscos. Por isso, no planejamento foque também em mapear eventuais desafios e também soluções para esses cenários.

Ter um plano B pode ser o principal diferencial para ter uma marca de sucesso no mercado de gestão de eventos.

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