Gestão de Férias: saiba tudo sobre como conduzir esse processo

A legislação trabalhista garante a todo trabalhador o direito de ter 30 dias de descanso a cada 12 meses trabalhados. E é por isso que o DP precisa investir em uma completa gestão de férias para garantir que ele seja cumprido.

Uma boa gestão de férias, além de garantir que a empresa obedeça a todas as regras previstas pela lei, evitando processos trabalhistas, auxilia no controle interno de funcionários ausentes para não afetar a rotina e causar sobrecarga.

Sem esquecer que as férias bem gerenciadas possibilitam que o profissional usufrua melhor do seu descanso, garantindo assim qualidade de vida, bem-estar e saúde física e mental do colaborador.

Quer entender melhor? A Sólides Tangerino é convidada nessa parceria com a Voitto para dizer a respeito da gestão de férias, incluindo aspectos da legislação, conceitos e dicas para realizar esse controle de maneira eficiente. Acompanhe pelos tópicos abaixo:

O que é Gestão de Férias?
O que a lei diz sobre Gestão de Férias?
Como fazer uma Gestão de Férias eficiente?
Por que é importante fazer uma Gestão de Férias?

O que é Gestão de Férias?

Trata-se de uma forma de organizar os processos que envolvem a solicitação e o gozo de férias que todos os colaboradores que atuam em regime CLT têm direito.

Essa gestão garante que o colaborador solicite seu pedido de férias, o gestor aprove e a empresa tenha um controle sobre o período de descanso de maneira centralizada.

Isso faz com que a empresa não tenha problemas de rotina, sobrecargas de funcionários e garanta o direito do trabalhador dentro do prazo estipulado por lei no período concessivo.

Essa é uma forma de evitar que a empresa se envolva em processos trabalhistas ou tenha problemas internos de falta de controle sobre os profissionais em férias e até mesmo o dia a dia dos colaboradores.

Vale mencionar que as férias são um período importante na vida de uma pessoa, já que permite que ela possa desfrutar de descanso e afastamento da rotina de trabalho, sem que haja prejuízo a sua remuneração. E esse descanso afeta na qualidade de vida pessoal e no trabalho.

Mesmo sendo uma rotina que já faz parte da vida dos profissionais do Departamento Pessoal, é fundamental seguir as diretrizes da legislação e estar por dentro de tudo que envolve o direito a férias.

Outro aspecto tão importante quanto o cumprimento da lei é a necessidade de uma boa gestão de férias, para que o funcionamento da empresa não seja afetado com a falta do funcionário.

Considerando que todos terão direito a gozar de suas férias de 30 dias, e esse período pode ser dividido ao longo do ano, o controle das férias dos colaboradores deve ser organizado e de fácil compreensão.

Dessa forma, assim que um profissional solicita suas férias, o setor deve avaliar o melhor período para que ele possa usufruir do seu direito, sem que isso traga prejuízos para a empresa.

Daí, a importância de conhecer a legislação e deter todo o controle e gestão desse processo, que está previsto na CLT.

O que é período concessivo e período aquisitivo?

As férias possuem algumas regras e, para ter direito a esse descanso, o funcionário precisa ter trabalhado, pelo menos, 12 meses consecutivos, conforme o artigo 130 da CLT.

Esse é o chamado período aquisitivo, ou seja, o tempo de 12 meses, contados a partir do dia da contratação, que dá ao trabalhador o direito a gozar de 30 dias de férias, durante o período concessivo.

Por sua vez, o período concessivo corresponde aos 12 meses seguintes à aquisição do direito de férias. Nele, é obrigação do empregador conceder as férias ao seu funcionário.

Quando ocorre a situação do funcionário ultrapassar esse período e, consequentemente, acumular novas férias, sem ter tirado as anteriores, a empresa é multada e obrigada a pagar em dobro o valor que corresponde a essas férias.

Por isso, o DP e o RH precisam acompanhar com cuidado a gestão de férias dos funcionários, evitando que esse tipo de situação ocorra, já que impacta negativamente em vários aspectos, como é o caso do financeiro e até da saúde mental do profissional.

O que a lei diz sobre Gestão de Férias?

A Consolidação das Leis Trabalhistas - CLT define que:

Art. 129 – Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração.

Art. 130 – Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias […].

A CLT estabelece ainda, em seu artigo 135, que as férias precisam ser anotadas na carteira de trabalho do colaborador e, caso a empresa utilize a carteira de trabalho digital, esse registro deverá ser feito de forma eletrônica.

Assim, a cada ano, todo colaborador contratado no regime CLT tem o direito a férias de 30 dias. Desde já, é importante esclarecer que há a possibilidade desse período ser dividido ao longo do ano.

Porém, devem ser consideradas também as faltas do colaborador durante o ano. Mesmo o período de férias padrão sendo de 30 dias, o artigo 130 da CLT determina que o direito é proporcional aos dias trabalhados.

Outra regra importante, originada a partir da Reforma Trabalhista de 2017, é a possibilidade das férias serem fracionadas até três vezes, com as seguintes regras:

um dos três períodos não pode ser menor do que 14 dias corridos;
os outros períodos precisam ser maiores do que 5 dias corridos.

Além disso, a divisão precisa ser em comum acordo entre funcionário e empregador; e ocorrer no período concessivo, ou seja, os 12 meses posteriores ao período aquisitivo.

Com relação ao pagamento das férias, ela deve ocorrer em até 48 horas de antecedência do seu início. Não ocorrendo dessa forma, o valor deverá ser pago em dobro.

A lei permite a venda de férias?

A CLT prevê, sim, a venda de férias. Trata-se de um valor pago para abonar o período de descanso. Assim, ao invés de descansar, o colaborador opta pelo retorno financeiro e trabalha normalmente durante os dias que ele tiraria férias.

Nesse contexto, a legislação trabalhista permite que seja feita a venda de até 10 dias de férias. O valor deve ser calculado conforme exemplo abaixo:

Considerando um colaborador com um salário de R$ 3.000,00 faz uma média de R$ 200,00 de horas extras e quer vender 10 dias de férias:

3.000 + 200 / 30 dias do mês x 10 dias que ele quer vender = R$ 1.066,66
1.066,66 x 1/3 adicional de férias = ele receberá R$ 1.422,21 por 10 dias de férias vendidos

É o empregador o responsável por determinar quando o trabalhador poderá tirar suas férias, porém é importante lembrar que elas devem sempre ocorrer dentro do período concessivo, caso contrário, a empresa deverá pagar em dobro.

O que a legislação prevê sobre as férias coletivas?

Outra regra prevista pela CLT são as férias coletivas, que é um período em que há o descanso para um setor específico ou da empresa como um todo, dependendo da necessidade da organização.

A legislação que trata das férias coletivas, no artigo 139 da CLT, estabelece que:

§ 2º Para os fins previstos neste artigo, o empregador comunicará ao órgão local do Ministério do Trabalho, com a antecedência mínima de 15 (quinze) dias, as datas de início e fim das férias, precisando quais os estabelecimentos ou setores abrangidos pela medida.

§ 3º Em igual prazo o empregador enviará cópia da aludida comunicação aos sindicatos representativos da respectiva categoria profissional, e providenciará a afixação de aviso nos locais de trabalho.

Geralmente, as férias coletivas são adotadas por decisão da empresa em períodos de baixa nas vendas, quando estão ocorrendo reformas no espaço físico e até mesmo em épocas em que as atividades são reduzidas por sazonalidade, como no final do ano.

Importante também esclarecer que as férias coletivas podem contemplar até mesmo os empregados que possuem menos de 12 meses de empresa, de forma simultânea, e a sua ocorrência deve ser sempre determinada pelo empregador.

Além disso, as férias coletivas seguem as mesmas regras das férias individuais, podendo ser tiradas 3 vezes ao ano, sendo que um dos períodos não pode ser inferior a 14 dias corridos e os demais inferiores a 5 dias.

Por fim, outro ponto importante trazido pela legislação trabalhista é a proibição do trabalhador iniciar suas férias dois dias antes de um feriado ou repouso semanal.

Como fazer uma Gestão de Férias eficiente?

Fazer a gestão de férias garante ao colaborador o pleno direito de descanso, previsto por lei, e à empresa uma melhor organização das rotinas e evita multas trabalhistas.

Por isso, é importante sempre reforçar que os profissionais do DP precisam estar atentos às regras de concessão de férias, inclusive prontos a esclarecer as dúvidas dos seus colaboradores sobre o assunto.

Essa transparência garante mais segurança no dia a dia dos funcionários, que já aguardam e se programam para esse momento de descanso e desconexão com o ambiente de trabalho.

Para que esse processo seja conduzido de forma completa e estratégica, algumas dicas devem ser aplicadas.

Tenha uma política de férias

Trata-se de um documento criado pela empresa em que estarão reunidas todas as regras e diretrizes referentes à concessão de férias dos colaboradores.

Esse documento deve ser feito com o máximo de detalhes possíveis e, após finalizado e aprovado, ser entregue aos funcionários, para que eles tenham acesso a essas regras.

Ao definir e apresentar a política de férias, o objetivo da empresa deve ser o de compartilhar, de forma transparente e objetiva, essas informações que são importantes para os profissionais. Nesse documento podem ser disponibilizadas informações como:

Passo a passo para solicitar as férias;
Com qual antecedência as férias devem ser solicitadas;
Quando e se existem férias coletivas;
Como é realizado o cálculo de férias;
Quais são os requisitos para a venda e parcelamento de férias;
Quantos profissionais podem tirar férias ao mesmo tempo em um mesmo setor;
Quais são os direitos trabalhistas que o profissional deve receber ao sair de férias;
O que é período aquisitivo e concessivo;
Quais são os descontos feitos;
Entre outras dúvidas que são comuns sobre o assunto.

A política de férias precisa cumprir o papel de promover o bem-estar dos profissionais, envolvendo-os no planejamento desse direito trabalhista, para que afete positivamente a atuação estratégica da empresa.

Com o tempo, essas diretrizes passarão a fazer parte da cultura interna da empresa, deixando os funcionários mais tranquilos, seguros e com menos dúvidas sobre a solicitação de suas férias.

Atualize o histórico de férias dos funcionários

É dever do Departamento Pessoal conhecer todo o histórico de férias dos colaboradores, de forma que essa gestão seja feita de forma correta, evitando problemas para a empresa e até mesmo que prejudique os profissionais.

O objetivo deve ser saber, por exemplo, quais profissionais estão em período aquisitivo e aqueles que já podem solicitar suas férias.

Além disso, as férias possuem particularidades e possibilidades, como o fato de permitir que o funcionário tire seu período de descanso. Por isso, entender exatamente quantos dias ele já tirou e ainda irá tirar é fundamental.

Outro aspecto importante, para além do cumprimento da legislação trabalhista, diz respeito à gestão dos funcionários, permitindo que os setores se organizem e fiquem sem profissionais responsáveis por certas rotinas.

Deixe claras as atribuições dos colaboradores responsáveis pelas substituições

Além da gestão dos colaboradores em férias, os setores precisam pensar como será a rotina sem aquele funcionário de férias e quem realizará suas tarefas.

Para isso, o profissional designado a substituir o outro que está de férias deve ser informado sobre todas as suas atribuições, estando totalmente ciente de suas funções e responsabilidades.

É recomendado que os gestores, junto ao profissional que irá gozar de suas férias, realizem um treinamento com o funcionário que assumirá as tarefas durante sua ausência. É sugerido que esse treinamento seja feito com, no mínimo, 15 dias do início das férias.

Outra possibilidade também, o que muitas vezes pode não ser viável para a empresa, mas é também uma alternativa, é investir na contratação de colaboradores temporários, decisão que não afetará a rotina dos demais funcionários.

Tenha um sistema de automação de gestão de férias

Para realizar uma completa e segura gestão de férias, principalmente considerando as diversas demandas do DP e do RH, é recomendado que as empresas invistam em um sistema de automação de gestão de férias.

Basicamente, trata-se de uma ferramenta que facilita o controle e automatiza processos relacionados à concessão do período de férias dos funcionários.

A proposta dessa solução é organizar, de forma automática, um calendário de férias, realizando o cadastro para a concessão de férias coletivas e até mesmo orientando todo o planejamento interno de ausências.

Outras funcionalidades incluem o histórico de férias, que facilita a gestão por parte do DP, que pode ser utilizado como forma de dar mais autonomia aos colaboradores, possibilitando que ele próprio faça sua solicitação de férias pelo sistema.

Um software com essas opções, além de tornar o trabalho do DP mais ágil, evitando retrabalho manual e gasto de tempo, reforça a segurança das informações passadas, já que todo trabalho é gerido pelo sistema.

Por que é importante fazer uma Gestão de Férias?

Considerando todo o contexto envolvido na concessão das férias, é possível citar diversos motivos pelos quais investir em uma gestão de férias eficiente e transparente é importante.

Como se trata de um período que acontece a cada 12 meses, é comum que as pessoas se programem para se ausentar do trabalho e, por isso, a gestão de férias é fundamental para evitar, por exemplo:

que os colaboradores de um mesmo setor tirem férias no mesmo período, de modo atrapalhar a rotina do time;
que uma férias seja cancelada por motivos diversos, atrapalhando o planejamento do colaborador;
que a empresa tome prejuízos trabalhistas e de clima organizacional com a falta de transparência com sua política de férias.

Cabe dizer que quem decide o período em que o profissional irá gozar de suas férias é o empregador, no entanto, é recomendável que a empresa entre em acordo com as necessidades do colaborador.

Uma boa gestão de férias pode dar mais autonomia ao colaborador para decidir quando tirar seu descanso, cabendo apenas ao gestor aprovar ou não a solicitação.

Logo, com um bom controle das férias de todos os profissionais, a organização terá condições de permitir que o funcionário possa tirar suas férias no período que é melhor para si, sem prejudicar a rotina da empresa.

Essa gestão, que permite atender a uma demanda do colaborador, é importante para mostrar ao profissional que a empresa se preocupa com suas necessidades e se prepara para atendê-las, sempre que possível.

Esses fatores, que podem parecer simples, trazem impactos diretos para a imagem que o colaborador tem da organização, o que afeta também em seu engajamento, produtividade e entrega de resultados. Além de trazer segurança e confiança sobre seu trabalho.

Outro aspecto importante da gestão de férias diz respeito à empresa e a sua necessidade de cumprir a legislação trabalhista. Sem um bom controle das férias dos profissionais, a organização corre o risco de enfrentar prejuízos e processos trabalhistas.

As férias precisam ser concedidas após passados os 12 meses de trabalho do profissional e devem ser pagas com a antecedência prevista em lei. Ao não cumprir essas regras, a empresa é obrigada a pagar o valor em dobro, o que acarreta em prejuízo financeiro.

A gestão de férias também é fundamental para evitar que a rotina da empresa seja prejudicada com a ausência de um profissional. Mesmo em empresas de grande porte, com muitos funcionários, as férias de todo colaborador devem ser consideradas.

Para isso, é necessário avaliar possibilidades para que o funcionamento de um setor não seja afetado, assim, é recomendado investir em um treinamento do profissional que irá substituir o funcionário de férias, mantendo-o informado com antecedência dessa missão.

Com todas essas regras, prazos e legislações, é possível perceber os desafios apresentados ao RH e ao DP no que diz respeito à gestão de férias. Além, é claro, da importância da atuação desses profissionais para a empresa.

São departamentos que cuidam de diversas rotinas e processos fundamentais, como controle de ponto, cálculo do décimo terceiro salário, admissão e desligamento, gestão da folha de pagamento, que estão diretamente ligados à gestão de férias.

Por isso, é altamente recomendado que eles estejam sempre atentos às mudanças na legislação trabalhista, avaliando quais são os impactos para a empresa e para o funcionário.

Por fim, é muito importante considerar que o período de férias é positivo para o colaborador e para a empresa, já que é um período de descanso que afeta diretamente o bem-estar do profissional, evitando que ele adoeça e precise se ausentar por mais tempo do trabalho.

Assim, a gestão de férias, além de cuidar dos interesses da empresa, evitando que ela venha a enfrentar problemas diversos, também cuida do principal bem da organização, que são as pessoas.

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