Indicadores de desempenho no gerenciamento de projetos: como usar?

O gerenciamento de projetos é a área responsável por monitorar todas as etapas de execução de um projeto. Assim, é possível ter uma visão detalhada de todas as ações, verificando o sucesso ou fracasso de cada uma delas. Para ajudar nessa gestão, são utilizadas diversas ferramentas, como os indicadores de desempenho.

Um projeto é a ação ou o conjunto de ações com um objetivo específico e um prazo estipulado. As finalidades dele dentro de uma empresa podem ser variadas, como uma mudança de processos, atingimento de metas, maior engajamento dos colaboradores etc.

Os indicadores de desempenho auxiliam para o sucesso de um projeto, mostrando, de forma intuitiva, os resultados das ações executadas. Assim, é possível que o gestor identifique o que está dando certo e errado e, a partir disso, proponha novas ações.

Mas, afinal, como usar os indicadores de desempenho no gerenciamento de projetos? Quais as melhores táticas para obter sucesso nessas análises?

Confira conosco nos seguintes tópicos:

• O que são os indicadores de desempenho?
• A importância dos indicadores de desempenhos no gerenciamento de projetos
• Como usar indicadores de desempenho no gerenciamento de projetos?
• Amplie o seu conhecimento!

O que são indicadores de desempenho?

Um indicador de desempenho nada mais é do que uma métrica utilizada para monitorar o planejamento estratégico de uma empresa. Ele pode ser aplicado em diferentes situações, de acordo com a necessidade do momento.

Existem diversos tipos de indicadores no mercado, e alguns são constantemente utilizados pelas grandes empresas:

• Indicadores de lucratividade; 
• Indicadores de eficácia; 
• Indicadores estratégicos;
• Indicadores de produtividade;
• Indicadores de rentabilidade; 
• Dentre outros.

Dentro de cada tipo de indicador, existem diversas metodologias a serem utilizadas. Por exemplo, dentre os indicadores de eficácia, é comum a utilização do da pesquisa NPS (Net Promoter Score). Basicamente, com o objetivo de entender a satisfação do cliente, ela faz uma única pergunta: De 0 a 10, qual é a chance de você indicar nossa empresa a um amigo? 

De acordo com a resposta, é feita uma classificação do cliente: entre 9 e 10, ele é considerado promotor da empresa. De 6 a 8, é neutro. Se der uma nota menor que 6, o cliente é considerado detrator da companhia.

Os indicadores de desempenho também são conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators).

A importância dos indicadores de desempenho no gerenciamento de projetos

Agora que você já sabe o que são os indicadores de desempenho, precisa entender a importância deles no gerenciamento de projetos.

A partir dos indicadores de desempenho, é possível identificar os sucessos e os pontos de atenção de uma estratégia ou de um processo. Se a empresa fizer uma pesquisa NPS, por exemplo, e o indicador der abaixo de 8, devem ser feitas ações para melhorar a satisfação do cliente.

Quando falamos em gerenciamento de projetos não é diferente. Para monitorar o escopo e garantir uma boa execução, é preciso entender os impactos diretos que as ações realizadas estão gerando. E nada melhor para ilustrar esses impactos do que os KPIs.

Pense que a sua empresa está realizando uma campanha de marketing. Inicialmente, é preciso traçar um objetivo. Nesse caso, a meta é conseguir 100 novos leads em 1 mês.

Para medir o sucesso do projeto, será necessário um indicador de desempenho. Com os dados inseridos pela equipe, nota-se que, nos primeiros 10 dias, foram adquiridos 15 leads. O indicador, então, mostrará que o projeto não está indo bem, entregando consideravelmente abaixo do esperado.

Com essa informação, o gerente de projetospoderá promover reuniões com a equipe. Nestas, serão propostas novas ações, com o objetivo de mudar os parâmetros da campanha e, então, chegar mais perto da meta.

Como usar indicadores de desempenho no gerenciamento de projetos?

Dentro de uma gestão de projetos, diversos tipos de KPIs podem ser utilizados. Eles servem para monitorar e entender, de forma dinâmica, a evolução de diversas ações já realizadas.

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Interessante, não é mesmo? Agora, veja abaixo os principais indicadores de desempenho no gerenciamento de projetos:

Indicadores de produtividade

O conceito de produtividade é um dos mais importantes no meio empresarial. Para ser produtivo, uma pessoa (ou equipe) precisa fazer mais com menos. Mas como medir isso?

Tudo vai depender da área de trabalho e atividades executadas. Um exemplo dos indicadores de produtividade é o CAC (Custo de Aquisição de Clientes). Como o nome propõe, ele é uma fórmula para calcular quanto se gasta para a conquista de cada cliente. Quanto menor esse número, maior a produtividade da empresa.

No gerenciamento de projetos, esse tipo de KPI é importante para medir tanto o impacto das ações realizadas quanto o engajamento do time com o projeto.

Indicadores de orçamento

A grande maioria dos projetos possui um orçamento, e este deve ser respeitado para manter a saúde financeira da empresa. Para isso, é importante contar com um KPI de orçamento.

Para isso, divida as equipes e as ações a serem executadas. A partir de reuniões com cada colaborador, coloque o teto de gastos para cada fase. O gestor do projeto deverá monitorar esse indicador, controlando os gastos destinados às atividades.

Um importante KPI de orçamento é o IDC (Índice de Desempenho de Custo). Para calculá-lo, basta dividir o valor gasto por cada etapa pelo seu custo planejado. A partir do resultado, é possível tirar algumas conclusões:

• Caso seja 1, o projeto está dentro do orçamento previsto;
• Caso seja maior que 1, os gastos estão inferiores ao previsto; 
• Caso seja menor que 1, os gastos estão superiores ao previsto; 

O IDC sozinho pode não significar nada. Para analisá-lo, é preciso contar com outro índice, relacionado aos prazos do projeto.

Indicadores de prazo

Diferentemente de um processo, um projeto é um conjunto de estratégias e ações com objetivo e prazos definidos. As metas devem ser estipuladas antes da execução do projeto, para que os resultados possam ser analisados posteriormente.

Dessa forma, o gestor de projetos deve sempre analisar se as entregas estão sendo feitas dentro do prazo estabelecido. Para isso, pode ser utilizado o IDP (Índice de Desempenho de Prazo), semelhante ao IDC (explicado no tópico anterior).

O IDP precisa ser adaptado de acordo com a natureza do projeto. Por exemplo, se o objetivo é gerar 100 novos leads, na metade do prazo estipulado é projetada uma obtenção de 50.

Ao chegar nesse momento, o gestor deve verificar quantos leads foram gerados e dividir pelo valor projetado. Por exemplo, se 40 leads tiverem sido gerados, a conta deve ser: 40 / 50 = 0,8. 

A forma de avaliação é semelhante a do IDC:

• Para valores igual a 1, o projeto está dentro do prazo; 
• Para valores maiores que 1, o projeto está adiantado; 
• Para valores menores que 1, o projeto está atrasado. 

Os indicadores de desempenho, também chamados de KPIs, são de vital importância para a condução de qualquer projeto. Através deles, é possível determinar se tudo está acontecendo como planejado ou se é preciso fazer correções.

É possível utilizar diversos indicadores de desempenho no gerenciamento de projetos. No entanto, é preciso que o gestor tenha o discernimento de adaptar as ferramentas e metodologias para a realidade e o ramo da empresa.

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