Entenda o que é a Matriz de Responsabilidade (RACI) e aprenda como criá-la!

A Matriz de Responsabilidade (RACI) é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda a definir e comunicar as responsabilidades dos membros da equipe em relação às atividades do projeto.

A Matriz de Responsabilidade é muito pouco visada pela grande maioria dos empreendedores, infelizmente.

De fato, ela pode acabar sendo um grande trunfo para a melhora nos processos de uma empresa, e por conta disso, não contar com ela é algo muito ruim.

Então, se hoje a sua empresa está com dificuldades nos processos do dia a dia, na comunicação em geral e na atribuição de papéis, este conteúdo é muito importante para você.

A seguir estarei te explicando tudo o que você precisa saber sobre o assunto!

Confira os tópicos que esse artigo trabalha:

• O que é Matriz de Responsabilidade (RACI)?
• Qual a função da Matriz RACI?
• Quando utilizar a Matriz RACI?
• Como montar a Matriz RACI?
• Quais os benefícios da Matriz RACI?

O que é a Matriz de Responsabilidade (RACI)?

A Matriz de Responsabilidades (RACI) é uma espécie de ferramenta que auxilia todos os membros de uma determinada equipe a visualizarem melhor seus papéis dentro de um processo organizacional.

Esse processo pode dizer respeito a:

• Lançamento de um novo produto;
• Otimizações;
• Desenvolvimento de estratégias;
• Entre outros.

O desenvolvimento dessa Matriz se deu por conta do grande problema que é gerenciar processos dentro de uma empresa.

Querendo ou não, muitas vezes se torna bem difícil definir quais são as funções e responsabilidades de cada pessoa com precisão, e isso além de atrasar a entrega de projetos, faz com que eles apresentem uma qualidade muito aquém da que poderiam.

Nesse contexto, a Matriz RACI é a sua melhor opção!

Uma vez que você já saiba disso, é super importante entender de forma minuciosa para que ela serve!

Qual a função da Matriz RACI?

A Matriz em essência serve para facilitar todos os processos que por ela são mapeados.

Através dela, tudo fica muito mais simples e prático, já que você passa a saber exatamente o que deve ser feito, quem deve fazer, quem deve verificar, etc...

Para entender a Matriz RACI, precisamos também abordá-la de uma forma mais detalhada, onde veremos as responsabilidades de cada um no projeto.

Isso será feito por meio da dissecação do seu Acrônimo, que representa:

• R - Responsible (Responsável);
• A - Accountable (Aprovador);
• C - Consulted (Consultor);
• I - Informed (Informado).

Além disso, outros aspectos podem ser anexados a essa acrônimo, mas fique tranquilo, pois te explicarei tudo isso de uma forma mais simples agora:

R - Responsible

Neste grupo devem estar mencionadas cada membro da equipe que faz parte desse projeto. Até porque, todos são responsáveis pela sua entrega.

Em outras palavras, a equipe do projeto é 100% responsável pela entrega do projeto e todos devem ser cobrados dessa forma.

A - Accountable

O Accountable ou Autoridade/Aprovador é aquele que terá a palavra final quando o assunto é a finalização dos processos.

Pode-se dizer inclusive que ele assumirá uma função de gerente de projetos.

Dessa forma, a responsabilidade final sobre a aceitação desse projeto recairá única e exclusivamente sobre essa pessoa, mesmo que ela delegue a um terceiro essa função.

C - Consulted

Este grupo é formado por todos aqueles que devem ser consultados em relação ao projeto, ajudando a equipe principal no que for preciso.

É importante deixar muito claro as responsabilidades de cada um aqui:

O Grupo não tem nenhuma responsabilidade tácita sobre o projeto, sendo que eles estão aqui unicamente para prestar um apoio no que diz respeito a sugestões e melhorias.

I - Informed

Aqui estão alocadas todas as pessoas que devem receber a informação sobre o início ou conclusão de uma atividade.

É importante frisar que para que uma pessoa esteja dentro desse grupo, a informação do início ou da conclusão de uma determinada atividade deve promover um significativo impacto em seu dia-a-dia.

Outros elementos podem ser adicionados

Alguns outros elementos podem ser adicionados dentro da Matriz RACI, embora não estejam presentes em seu Acrônimo.

Isso acontece para que os projetos possam ficar melhor detalhados, garantindo assim um nível de eficiência e eficácia muito superiores.

Abaixo, você poderá ver alguns desses elementos:

M - Manager

O manager é uma espécie de gerente de projeto que coordena o processo, mas não a entrega do projeto.

Em outros casos, o Manager irá validar a entrega, mas não a aprovação do projeto.

B - Backup

O Backup é a pessoa indicada para substituir o aprovador caso seja necessário.

Muitas vezes é inviável travar todo o projeto por conta de algum empecilho que o Aprovador teve e que o tirou do trabalho naquele período.

Nesse caso o assume as responsabilidades.

N - Notify

Existem alguns grupos de pessoas que precisam ser notificadas sobre a finalização de uma determinada atividade.

Repare que notificar é muito diferente de informar.

Através dessa notificação esses grupos poderão iniciar novos trabalhos, que necessitam exclusivamente da finalização de outros processos.

O - Originator

O Originador é o responsável pela criação de atividades. Ou seja, será essa pessoa quem adicionará à coisas na Matriz RACI, definindo quais são as atividades que devem ser feitas.

Isso facilitará muito o projeto, já que será possível ir diretamente nessa pessoa e questionar ela sobre o que ela queria com cada uma das atividades.

Quando utilizar a Matriz RACI?

A Matriz RACI é uma ferramenta útil em várias situações dentro do gerenciamento de projetos. Aqui estão algumas situações em que a matriz RACI pode ser utilizada:

Definição de papéis e responsabilidades

A Matriz RACI é especialmente útil no início de um projeto, quando é necessário estabelecer claramente os papéis e responsabilidades de cada membro da equipe. Ela ajuda a evitar confusões e ambiguidades, garantindo que todos saibam o que é esperado deles.

Delegação de tarefas

A Matriz RACI auxilia na delegação de tarefas, permitindo que os gerentes de projeto atribuam responsabilidades específicas a cada membro da equipe. Isso ajuda a distribuir o trabalho de forma equilibrada e a evitar sobrecargas ou lacunas nas responsabilidades.

Comunicação eficaz

A Matriz RACI melhora a comunicação ao estabelecer de forma clara quem precisa ser consultado, informado ou quem pode tomar decisões em cada atividade do projeto.

Isso ajuda a evitar atrasos na tomada de decisões, garantindo que as informações fluam adequadamente entre os envolvidos.

Identificação de lacunas e sobreposições

A Matriz RACI revela quais atividades não possuem uma pessoa responsável designada (lacunas) e quais atividades possuem múltiplas pessoas responsáveis (sobreposições).

Gestão de mudanças

A Matriz RACI também pode ser usada durante as fases de mudança ou transição em um projeto. Ela ajuda a identificar as áreas de impacto das mudanças e a determinar quem precisa ser consultado ou informado sobre essas mudanças.

Como montar a Matriz RACI?

Montar a Matriz de Responsabilidade é a parte mais fácil do processo, já que o mais complexo (entender cada um dos elementos) já passou.

A montagem da Matriz pode ser feita em diversas estruturas, mas devido a simplicidade e praticidade, eu recomendo que você faça isso no Excel.

Nomeie cada uma das funções e adicione o que cada pessoa deverá fazer.

Depois disso, passe essa Matriz para toda a sua equipe, de forma que todos estejam informados sobre todas as atividades gerais e sobre as responsabilidades de cada um.

Quais os benefícios da Matriz RACI?

A é uma ferramenta muito poderosa, que pode trazer inúmeros benefícios para qualquer organização.

Abaixo estarei listando cada um deles:

Melhor divisão de tarefas

Através da Matriz é possível ter uma melhor divisão de tarefas para todos os colaboradores.

Isso porque não haverá a necessidade de sobrecarregar alguém com tarefas demais.

Você poderá delegar tarefas com mais facilidade e ter um demonstrativo visual de como as tarefas estão alocadas. Sendo assim, definir quem fará o que será muito mais fácil.

Melhor organização de informações

A organização de todas as informações será muito mais simples já que você saberá com mais facilidade quem fez o que.

Além disso, as pessoas sempre estarão sendo informadas e notificadas sobre o andamento dos processos.

Facilitação do contato entre a equipe

Como todos sabem o que estão fazendo, fica muito mais fácil que as partes envolvidas conversem e se informem.

Isso não somente fará com que o projeto "caminhe" mais rapidamente como também fará com que ele seja mais efetivo.

Maior senso de responsabilidade

Com todas as ações mapeadas, as pessoas simplesmente não podem dizer que não sabiam que algo deveria ser feito.

Existem evidências de que determinada ação foi solicitada.

Isso acaba criando um maior senso de responsabilidade e evita futuros problemas com o processo.

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