S&OP: entenda como funciona o Sales and Operations Planning

O S&OP, sigla para Sales and Operations Planning, é um método de gerenciamento que tem como principal objetivo equilibrar cada departamento dentro de uma empresa e contribuir com a tomada de decisões por parte dos gestores, para assim assegurar que as metas estão condizentes com a realidade da organização.

Grandes empresas com foco na cadeia de suprimentos utilizam o S&OP para integrar o plano de produção e vendas em uma visão única, melhorando o desempenho da organização como um todo.

O S&OP, além de diminuir os custos de produção e de transporte, melhora o nível de entrega dos pedidos de vendas, um KPI muito cobrado pelos clientes.

Para facilitar o seu entendimento do tema, dividimos este artigo nos seguintes tópicos:

O que é S&OP?
Quais são os benefícios do S&OP?
Processo de Planejamento de Vendas e Operações (S&OP);
Desafios do planejamento de vendas e operações;
Razões para adotar o S&OP em seu negócio;
Dicas para ter sucesso na implementação do S&OP.

E aí, vamos lá?

O que é S&OP?

S&OP, sigla para o termo em inglês Sales and Operations Planning (Planejamento de Vendas e Operações, em tradução livre) é um processo integrado para gerir as áreas de logística e negócios. A evolução dessa modalidade aconteceu quando as indústrias decidiram integrar as áreas administrativas à produção.

Nas grandes indústrias, é necessário planejar o volume de produtos da melhor maneira possível. Isso porque o volume total é compartilhado em áreas distintas (Comercial, Marketing, Desenvolvimento, Fabricação, Sourcing e Financeiro) e nem todos sistemas são integrados entre si.

O planejamento integrado permite à administração a possibilidade de gestão dos negócios de uma forma sustentável, gerenciando e alocando os principais recursos da operação como um todo, desde o planejamento de produção até a entrega final dos produtos.

Até alguns anos atrás, o planejamento da produção, plano de negócios e estratégico não eram feitos de forma integrada e acabavam ocorrendo ruídos no decorrer das entregas durante o mês.

Com o objetivo de garantir as vendas e entregas, e pensando de uma forma mais estratégica, os times passaram a planejar suas demandas em conjunto, em ciclos mensais, coordenando esforços para previsão de demanda entre vendas e operações.

Quais são os benefícios do S&OP?

O S&OP traz vários benefícios à empresa, porque consegue planejar com antecedência e antecipar problemas que podem ocorrer no fluxo entre vendas, produção e finanças.

Essa gestão de ações controladas evitam as ações reativas, dando maior visibilidade da oferta e demanda dos produtos.

O processo de avaliação contínua também produz mudanças positivas e desenvolve os times a resolverem imprevistos com mais agilidade, além de promover o trabalho em equipe através de decisões consensuais baseadas em fatos e dados.

Um outro ponto bem importante é que o S&OP pode proporcionar um aumento significativo do nível de serviço dos clientes e no giro de estoques, o que reduz compras desnecessárias e evita perdas por problemas de má gestão da validade dos produtos.

A melhoria do processo, além de todos benefícios citados acima, geram também uma melhoria no relacionamento entre as áreas, que passam a trabalhar de forma mais integrada e colaborativa.

Processo de Planejamento de Vendas e Operações (S&OP)

Para realizar o processo do S&OP são necessárias reuniões regulares entre as áreas, sendo Vendas e Marketing as responsáveis por apresentar as projeções de demanda, enquanto Operações, Engenharia e Finanças indicam os recursos atualmente disponíveis.

Essa parte é composta por 5 etapas, sendo elas:

Atualização mensal dados

Essa fase é de responsabilidade do comercial com o apoio das informações históricas de vendas realizadas e previsão estatística de vendas a longo prazo. São levantados também as oscilações do mercado, como datas comemorativas, campanhas em pontos de venda e outras ações que necessitem de volume extra.

Nessa atualização são levantados o histórico de volumes de compra, níveis de estoques e valores financeiros.

A partir desse material, é possível chegar bem próximo a previsão ideal para o próximo período. Esse dado do time comercial é enviado ao time executivo, para ser checado e validado novamente.

Planejamento da demanda

O planejamento da demanda faz parte do processo de S&OP e é o planejamento de recursos, que leva em consideração diversas informações quantitativas e qualitativas do histórico de vendas e entregas, informações de mercado e datas especiais.

Planejamento de produção e suprimentos

Neste planejamento, leva-se em conta todos os suprimentos necessários para a produção. Também é considerado um plano de reserva para garantir o planejamento de demanda.

Para que tudo dê certo, é necessário avaliar qual o nível desejado de estoque, acompanhar os indicadores de giro, para não deixar os novos produtos chegarem próximos da validade ou vencerem, além de monitorar a capacidade de fornecedores, materiais e recursos disponíveis.

Reunião prévia

A reunião prévia acontece para haver um consenso se o planejamento de demanda está compatível com o planejamento de suprimentos.

O objetivo é encontrar as possíveis divergências entre o planejado e delimitar qual o impacto financeiro das divergências encontradas.

É muito importante que os envolvidos visualizem com clareza a situação e já planejem formas de contornar, melhorando os resultados.

Quando não há consenso sobre qual decisão será tomada na reunião de prévia, as alternativas sugeridas serão levadas na reunião final.

Reunião final

É a reunião executiva S&OP, onde são analisadas todas sugestões realizadas na reunião da prévia. E a partir das alternativas levantadas, tomar uma decisão consensual entre os envolvidos de toda a empresa, buscando o que for melhor para a companhia.

Essa reunião acontece com todos os gestores envolvidos no processo e serve como um comitê da alta gerência da empresa.

Desafios do Planejamento de Vendas e Operações

Agora que você já entendeu sobre o conceito do S&OP e como o processo é realizado, é imprescindível que você saiba que esse tipo de método precisa ser revisto eventualmente.

Isso acontece porque o mercado se transforma constantemente e as preferências e o comportamento do seu cliente também seguem a mesma linha.

Sendo assim, o processo do S&OP deve ser revisado para que o planejamento funcione de forma sincronizada. Por isso, lembre-se sempre: o que funciona em uma certa época tende a ficar inaplicável futuramente.

Razões para adotar o S&OP em seu negócio

É fundamental mostrarmos os benefícios de um método para entender as razões de aplicá-lo na empresa, não é verdade? Com o S&OP não é diferente! Afinal, a falta de sincronia entre os setores geram impedimentos que afetam o desempenho da empresa.

Nesse sentido, separamos uma lista de motivos para que você veja a importância de adotar o Planejamento de Vendas e Operações no seu negócio.

Com o S&OP, você:

Reduz a perda de produtos vencidos no estoque (no caso de perecíveis);
Aumenta o giro de estoque do produto final;
Assegura uma comunicação assertiva entre todos os setores da empresa;
Toma decisões de forma ágil e eficaz devido ao processo dinâmico do S&OP;
Trabalha com a lucratividade em alta e sem perdas, pois os estoques funcionam bem e sem excessos;
Garante que o seu consumidor esteja satisfeito com a entrega do produto ou serviço;
Reduz o lead time, ou seja, o tempo de espera da entrada do pedido efetuado pelo cliente até a entrega do produto.

Dicas para ter sucesso na implementação do S&OP

Para que o comitê de S&OP não seja somente uma reunião operacional e sim um planejamento estratégico, é necessário a integração entre as diversas áreas-chave da empresa como Produção, Vendas e Marketing, Finanças, Supply Chain, etc.

Empresas com processos maduros de S&OP conseguem resultados surpreendentes, principalmente com relação a redução dos stockouts, menos estoque parado e não produtivo, diminuição dos custos com fretes, melhoria na produtividade das máquinas e dos profissionais.

Porém, apesar de simples, o S&OP é complexo de implementar, devido aos vários obstáculos até chegar na maturidade desejada.

Pensando nisso, gostaríamos de dividir algumas dicas interessantes para que a implantação do planejamento de vendas e operações tenha sucesso:

É necessário que o corpo executivo da empresa apoie o projeto integralmente;
S&OP exige comprometimento e muita disciplina de todos envolvidos, desde o levantamento dos dados até a participação nas reuniões mensais;
É importante estabelecer uma relação de confiança entre as áreas de Vendas e Operações;
Alguns dados estratégicos da operação têm que ser sistematizados com o máximo de atenção, como lead-times, lotes mínimos, níveis de estoques permitidos;
A melhoria contínua da previsão de vendas também melhora o nível de atendimento dos clientes.

A globalização das cadeias de abastecimento tem se expandido cada vez mais, o que torna o cenário das empresas exponencialmente competitivo.

As empresas que querem se manter no mercado e saudáveis financeiramente terão no S&OP a oportunidade de melhorar seus processos e gerenciar assertivamente as restrições que as organizações enfrentam no dia a dia.