Como montar uma planilha de Planejamento Estratégico no Excel?

O Planejamento Estratégico é um importante processo de gerenciamento e deve ser desenvolvido por empresas de todos os portes e setores.

Um bom planejamento estratégico permite o autoconhecimento, mostra o caminho correto que deve ser trilhado pela empresa. Assim, é possível alcançar a flexibilidade frente aos desafios, antecipando-se às ameaças e principalmente identificando oportunidades e melhorias.

Além disso, ele possibilita a colaboração entre todas as áreas da organização, que passam a trabalhar com o foco estratégico.  Feita de forma coerente e adaptada à realidade da empresa, esta organização acarretará em uma grande vantagem competitiva.

O principal objetivo da planilha, de maneira geral, é possibilitar ao gestor uma visão ampla de qual é a situação atual da empresa, definir onde se deseja estar no futuro e qual o caminho a ser percorrido (ações) para que esse objetivo seja alcançado.

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Entenda a Ferramenta

A página inicial possui a estrutura mostrada abaixo, utilize os botões para navegar entre as abas. Basta clicar no botão (ou na figura) e você será direcionado para a aba respectiva. Para retornar à página inicial (aba “Início”), é só clicar em uma seta preta localizada na parte superior esquerda em qualquer uma das demais abas.

Note que, ao lado de cada perspectiva ('financeira', 'clientes', 'processos internos' e 'crescimento e aprendizado'), existem perguntas que orientam sobre o que se deve analisar dentro de cada perspectiva, ou seja, as respostas a essas perguntas ajudarão na formulação da estratégia.

Nesta planilha, utilizamos de forma simples e objetiva a metodologia BSC (Balanced Scorecard), que pretende transformar a estratégia em ações concretas para que se alcance os resultado desejados.

Agora, vamos entender como deverá ser preenchida cada aba da planilha correspondente às perspectivas.

Antes, porém, ainda na aba “Início” deve-se preencher o ano de referência do planejamento estratégico.

Aspectos Gerais

As abas que correspondem a cada perspectiva citada possuem o mesmo padrão de formato, conforme mostrado no exemplo a seguir:

• Cabeçalho do formulário: Neste campo, faz-se uma descrição da situação atual e da situação futura desejada da perspectiva em questão. É importante que sejam descritas todos os principais aspectos que envolvem cada perspectiva. Por exemplo, na perspectiva financeira, é interessante que se descrevam as despesas, custos, receitas e lucros da empresa; expondo as principais fraquezas e forças do momento e, posteriormente, descrever um cenário almejado, considerando a situação atual. 

• Objetivos e Indicadores: Neste campo, devem ser registrados os objetivos para a perspectiva. Importante salientar que as metas devem estar alinhadas com a meta geral da empresa. Os objetivos tem a função de medir em números o que a empresa quer como situação desejada. Portanto, ao criar um objetivo deve-se ter em mente que este deve ser medido. A medição é feita pelos seus indicadores, que também devem ser registrados neste campo. A figura mostra um exemplo prático de como estes campos podem ser preenchidos. As colunas K e L não precisam ser preenchidas, visto que são fórmulas e se alteram automaticamente. 

• Ações Propostas: Na terceira etapa, o usuário preenche os campos com as ações a serem tomadas para cada objetivo que não está sendo atingido. Na fase anterior, se o farol do objetivo estiver vermelho, deverão ser traçados planos de ação para o mesmo. Na primeira coluna desta etapa (coluna ID), o usuário deve colocar o número do indicador em vermelho na tabela anterior. Para cada indicador “no vermelho” podem haver quantas ações forem necessárias (o exemplo ilustra um tipo de preenchimento de ações propostas). 

• Gráficos de monitoramento: Este campo não precisa ser preenchido. Os gráficos resumem o total de ações concluídas, em andamento, atrasadas e não iniciadas, nas formas de quantidade (primeiro gráfico) e em percentual (segundo gráfico), além de uma tabela com as mesmas informações para que o usuário possa ter um melhor acompanhamento. Ficando entendida a forma de funcionamento e preenchimento dos dados, vamos entender melhor o conceito envolvido em cada perspectiva do modelo do BSC adotado.

Financeira

Para termos sucesso financeiro em quais objetivos é preciso foco?

Esta é a pergunta que deverá ser respondida para definir quais serão os objetivos financeiros do Planejamento Estratégico.

A metodologia do BSC começa pelos objetivos financeiros de longo prazo, relacionando estes com os demais objetivos das outras perspectivas, uma vez que o desempenho econômico é o principal negócio de qualquer empresa.

O BSC bem aplicado faz com que todas as unidades do negócio também tracem seus objetivos financeiros, sempre em harmonia com os objetivos globais da empresa. Os objetivos e indicadores da perspectiva financeira devem ser definidos tendo em conta a fase em que se encontra a empresa e as suas unidades de negócio, seguindo a descrição do item do cabeçalho, explicado anteriormente.

Clientes

Para alcançarmos nossa visão, como deveremos ser vistos pelos nossos clientes e o que iremos entregar ao mercado?

Responder a esta pergunta é crucial para definir os objetivos e indicadores da perspectiva Clientes. A visão do mercado e o conhecimento do perfil dos clientes é fator chave para o sucesso a longo prazo de qualquer organização e o alcance de suas metas do BSC.

A perspectiva dos clientes do BSC traduz a missão e a estratégia da empresa em objetivos e indicadores mensuráveis que visam o mercado e/ou parte dele, de acordo com o tipo de produto/serviço oferecido pela empresa. A visão externa, voltada para o cliente e com intuito de atender suas necessidades e até mesmo superá-las, é o que garante a rentabilidade da empresa e sua permanência no mercado.

Os indicadores principais adotados nesta perspectiva contém informações relativas ao mercado, clientes atuais e potenciais clientes, mensurando entre outras características sua satisfação, retenção de clientes, manutenção destes clientes e aumento de clientes.

Processos Internos

Para satisfazer nossos clientes e alcançar os objetivos financeiros em que processos internos devemos ter excelência?

Para responder a esta pergunta deve-se conhecer e identificar os recursos e capacidades disponíveis e necessárias para elevar o nível de atendimento dos clientes e assim aumentar a excelência da empresa.

Para elaboração da metodologia BSC devem ser considerados todos os agentes envolvidos nesta perspectiva que interferem na qualidade do seu produto/serviço. A metodologia considera também processos de inovação, operação e pós-venda.

O grau de atendimento e eficiência visto pelo cliente é decorrência das ações tomadas internamente. O BSC atua neste sentido, buscando a empresa identificar quais as atividades e processos que determinam e influenciam diretamente a satisfação do seu cliente e também nos objetivos e indicadores da perspectiva financeira. Nesta perspectiva é que devem ser encontrados os fatores que determinam vantagem competitiva para a empresa, ou em outras palavras, o que a torna diferente das demais concorrentes.

Crescimento e Aprendizado

Como a empresa sustentará a capacidade de mudar e melhorar para alcançar a visão?

Este é o principal questionamento que deve ser feito para responder a esta perspectiva do Planejamento Estratégico. É a continuidade das outras três perspectivas e para isso deve-se compreender a infraestrutura necessária para que o planejamento estratégico ocorra.

Nesta perspectiva, medir a capacidade dos funcionários, a motivação destes, a capacidade da empresa e dos seus sistemas de informação são indicadores usuais adotados.

Este entendimento do BSC fornece um panorama geral dos indicadores das outras perspectivas, fornecendo à empresa uma visão mais global da estratégia e informações relevantes para melhoria na tomada de decisão.

Na teoria do modelo, existem três fontes para a aprendizagem e crescimento da empresa: as pessoas, os sistemas e os procedimentos organizacionais. A finalidade desta perspectiva do BSC está na qualificação dos trabalhadores, na melhoria dos sistemas e tecnologias da informação e no relacionamento dos procedimentos e rotinas da organização.

Ao construir o Planejamento Estratégico seguindo a metodologia do BSC a empresa deve sempre ter em mente considerações de:

• A informação disposta da forma mais adequada e eficaz possível, tanto em qualidade como em quantidade; 

• Os objetivos e indicadores devem estar todos relacionados, em ordem de relevância. Montar um mapa estratégico em formato de árvore (com as perspectivas na ordem apresentada nesta apostila) relacionando todos os indicadores e objetivos de desempenho.

• Utilizar meios de apresentar os dados que sejam visualmente fáceis de interpretar, auxiliando na tomada de decisões de forma mais eficaz.Finalizado o entendimento da planilha e da metodologia BSC, sua empresa pode traçar metas e obter um controle muito mais eficiente dos resultados e saber onde cada ação tomada reflete em outras áreas e a forma como isso ocorre.

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