Como montar um programa de mentoring?

Atualmente a expressão programa de mentoria, do inglês "mentoring" vem se difundindo bastante dentro das organizações quando o assunto é disseminar o conhecimento. Mas você sabe as informações necessárias para você montar um programa de mentoring?

Se você não sabe, continue lendo esse artigo que iremos te auxiliar a montar o seu programa de mentoring! Você verá:

O que é um programa de mentoring?
Como fazer mentoring?
Como montar um programa de em Lean Seis Sigma?

**O que é um programa de mentoring?**

O programa de mentoring é uma ferramenta de desenvolvimento profissional que consiste em uma pessoa experiente ajudar outra menos experiente a se aprimorar na área de atuação desejada.

Considerado um processo de aceleração de carreira, o mentoring é realizado por meio da relação mentor-mentorado:

Mentor: pessoa expert em determinada área de atuação. Com vasta experiência, é referência na área.

Mentorado: profissional que tem como objetivo crescer profissionalmente para atingir seus objetivos de carreira. Para isso, conta com a ajuda de um profissional para facilitar essa sua caminhada rumo ao sucesso.

Agora que você já sabe o que é mentoring, quer saber quem então pode dar mentoria, acertei? O Master Black Belt, por exemplo, é o responsável por mentorar os Black Belts e os Green Belts em seus projetos, contribuindo com um suporte metodológico e com suas experiências para a melhoria e alcance dos resultados.

Mas então, como montar um programa de mentoring? É de extrema importância que todo o programa seja previamente pensado minuciosamente em todas as suas etapas, do começo até o fim. Logo, atenção ao próximo tópico!

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Com esse kit em mãos, acredito que será mais fácil montar e executar um programa de mentoring. Vamos conhecer agora as etapas e iniciar a elaboração do seu?

**Como fazer mentoring?**

Agora, para que você entenda o que é um processo de mentoria, vou te explicar quais são as etapas de um programa de mentoria nas empresas para que seja mais fácil para você montar o seu próprio!

Quais as etapas do processo de mentoring?

1. Definir objetivos

Para obter sucesso no programa de mentoring é essencial que esteja bem definido os seus objetivos. Por exemplo o objetivo pode ser promover uma integração mais rápida dos novos colaboradores, como pode ser simplesmente difundir o conhecimento de uma determinada pessoa ou área da organização.

2. Definir supervisores de relacionamento

Essa definição é importante porque são eles que acompanham a interação entre mentor e mentorado ao longo do programa de mentoring.

3. Preparar planejamento do programa

Depois de ter a equipe definida, deve-se preparar minuciosamente o planejamento, ou seja, quantos pares de mentor e mentorado o programa vai ter? Como identificar os mentores e mentorados? Qual o plano de trabalho? Como será a comunicação do programa? Em que pontos do processo será feito avaliação da efetividade do programa?

Mentorados são facilmente identificados na organização, são as pessoas que querem e que precisam se desenvolver em determinada área de conhecimento. Já os mentores não são tão facilmente identificados, estes devem ser procurados na organização em função das necessidades dos mentorados.

A capacitação dos mentores e dos mentorados não é igual. Os mentores devem aprender técnicas e ferramentas que os auxilie na transmissão de informações, enquanto que os mentorados são treinados para que aproveitem ao máximo o treinamento.

A formação dos pares é uma etapa muito delicada e de suma importância para o sucesso do programa de mentoring. Uma técnica bem interessante para essa seleção consiste na aplicação de formulários e entrevistas com intuito de identificar suas características comportamentais e o que cada um pode oferecer para o programa.

Assim, gera-se uma base de dados com informações suficientes para serem cruzadas a fim de formar pares mentor e mentorado, onde o mentor supra as necessidades do mentorado, mitigando assim os gaps de formação.

Depois disso, todos os colaboradores envolvidos devem ser treinados para que se relacionem da maneira mais produtiva para a organização, visando atender as metas traçadas.

Neste momento, a equipe de supervisores definida no começo do programa deve supervisionar todo esse processo de interação mentor e mentorado, para que possam realizar de forma mais concisa os ajustes necessários para obter o sucesso do programa.

Por fim, faz-se necessário a avaliação nos momentos previamente definidos. O ideal é que se tenha avaliação feita pelos supervisores, pelos gestores dos mentorados, pelos mentores e mentorados, e avaliação feita pela própria organização a fim de medir essa efetividade.

Mas, você deve estar se perguntando: Como criar uma mentoria? No próximo tópico você aprenderá :)

**Como montar um programa de mentoring em Lean Seis Sigma?**

Lembra do exemplo de mentoring que mencionei no começo deste artigo? Então, é nele que vamos aplicar todo esse passo a passo para montar o programa de mentoring para projetos Lean Seis Sigma.

Temos que ter em mente sempre o objetivo desse projeto: auxiliar os belts na realização de seus projetos. Neste processo, o mentor será o Master Black Belt, e os mentorados serão os demais Belts.

O Master Black Belt deve então se basear nas etapas do método DMAIC para estabelecer encontros periódicos com os Green e Black Belts, tendo sempre em mente o objetivo e a duração de cada encontro.

O mentor deve agendar com antecedência todas essas reuniões de mentoria com seus mentorados e definir critérios de avaliação para acompanhar cada etapa. O Master Black Belt deve se atentar para manter os encontros produtivos, contribuindo assim com a melhoria dos projetos.

Mas como funciona um mentoring?Para te ajudar a montar seu próprio programa de mentoring, elaboramos um passo a passo focado na mentoria para programas Lean Seis Sigma utilizando o método DMAIC, confira:

1. Definição

A reunião voltada à auxiliar a primeira fase do método tem como objetivo avaliar a existência de uma definição clara do escopo do projeto, avaliando o histórico do problema, o processo onde ocorre e acordando os principais pontos do projeto por meio do contrato do projeto.

A fim de nortear sua reunião, elaboramos sugestões de perguntas a serem realizadas:

O líder do projeto entende qual é o impacto deste projeto para a organização?

2. O histórico do problema foi analisado?

3. A memória de cálculo dos ganhos foi aprovada?

O contrato do projeto foi preparado e aprovado?

Alguns encaminhamentos devem ser enfatizados pelo mentor, tais como revisar com o mentorado os passos da próxima etapa e apresentar pontos de melhoria de acordo com o que já foi executado no projeto e foi apresentado até o momento.

2. Medição

Neste momento, deve-se analisar se os passos dessa etapa foram cumpridos: análise do fenômenos e do processo, conhecimento do estado atual do processo, levantamento das causas potenciais do problema e análise quantitativa da base de dados.

As principais perguntas a serem realizadas nessa reunião são:

1. Foi elaborado o mapa de processo/fluxograma a ser analisado?

2. Foram identificados as variáveis que influenciam no processo?

Foram avaliadas as alternativas de coletar novos dados ou usar dados já existentes?

4. Foram estratificados os dados do problema em função das variáveis levantadas (X's)?

5. Foram utilizadas corretamente as ferramentas estatísticas descritivas?

3. Análise

Para avaliar se os passos dessa etapa foram cumpridos, deve-se observar se foram identificadas as causas raízes que afetam o processo de forma significativa e geram variabilidade no resultado de interesse. É o momento de comprová-las, com fatos e dados, utilizando gráficos, análise estatística e ferramentas qualitativas.

As principais perguntas a serem realizadas nessa reunião são:

As causas raízes dos problema foram adequadamente identificadas e priorizadas?

As ferramentas estatísticas utilizadas foram as mais adequadas?

3. As causas raízes identificadas suportam o alcance da meta?

4. Melhoria

O objetivo é analisar se os passos dessa etapa foram cumpridos: proposição, priorização, teste e execução das soluções para o problema. Além disso, deve-se iniciar o processo de avaliação dos resultados que o projeto vem gerando.

As principais perguntas a serem realizadas nessa reunião são:

1. Foram priorizadas soluções para eliminação das causas raízes?

As partes interessadas à implantação do projeto foram comunicadas?

3. Foram executados experimentos para testar as soluções identificadas?

4. As ações propostas foram implementadas?

5. As ações propostas foram eficazes para a resolução do problema?

6. Foi elaborado um novo Mapa de Processo?

5. Controle

Nesta fase, o objetivo é analisar se os passos dessa etapa foram cumpridos: monitoramento dos resultados alcançados após a implementação das melhorias, estabelecimento de controles que garantam a sustentabilidade dos resultados, definição do "dono do processo" e como será monitorado processo no dia a dia.

As principais perguntas a serem realizadas nessa reunião são:

1. Foi criado e implementado o plano de monitoramento e sustentabilidade dos resultados?

2. As melhorias do processo foram padronizadas e incorporadas a rotina?

3. As pessoas envolvidas no processo foram treinadas nos novos padrões?

4. Foi avaliado e validado o retorno do impacto financeiro do projeto pela Controladoria?

5. O resultado do projeto foi validado pelo dono do processo?

6. Foi desenvolvido e documentado o sumário executivo do projeto?

Vale lembrar que além de todas essas sugestões de perguntas apresentadas para cada etapa do método DMAIC, é de suma importância o mentorado sair de cada reunião com uma questão bem clara: O que deve ser realizado até o próximo encontro?

Essas são as etapas que descrevem como funciona uma mentoria. Conseguiu identificar o porquê fazer mentoring? Se sim, não perca a chance de virar um mentor no tópico a seguir.

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