Como usar recursos visuais para se comunicar de maneira eficaz com sua equipe remota

A comunicação remota entre uma equipe pode ser um desafio para as empresas, especialmente quando os membros não tiveram tempo suficiente para se adaptarem a este novo modelo de trabalho.

A conexão pessoal que se forma quando há indivíduos ocupando o mesmo espaço desaparece, o que abre caminho para falta de comunicação e mal-entendidos.

Embora ferramentas de chat e e-mails estejam prosperando atualmente, há outra maneira de garantir que as equipes remotas estejam na mesma página: a comunicação visual.

Uma imagem é capaz de dizer mil palavras de forma concisa e rápida- 40% das pessoas respondem melhor ao recurso visual do que ao texto. É por isso que as equipes que tiveram que ficar remotas deveriam estar se dedicando mais à comunicação visual para se manterem em contato.

Neste artigo, descreveremos como você pode usar recursos visuais na sua comunicação remota para manter um bom fluxo de trabalho.

Manual para equipes remotas

Todos nós tivemos que fazer uma rápida transição para o trabalho remoto, e talvez você esteja confuso ao decifrar os processos que precisam ser seguidos.

Para aliviar as preocupações dos seus funcionários, uma boa ideia é criar um manual descrevendo o seguinte:

• Quais ferramentas você utilizarão;
• Quais serão os processos de comunicação;
• Como e quando membros da equipe podem ser contatados.

Um manual é uma excelente ferramenta para garantir que toda a empresa esteja alinhada e trabalhando de forma colaborativa.

Eis um bônus incomum que você pode obter ao criar um manual: publique-o em seu blog ou transforme-o em um white paper para gerar leads ou conteúdo com potencial para viralizar.

A maioria das empresas está no mesmo barco que você. Estão todas um pouco incertas sobre como se ajustar ao trabalho remoto e, por isso, olham umas para as outras em busca de orientação.

Compartilhar seus métodos e descobertas com outras pessoas o colocará como líder de pensamento em seu setor (e você também aprenderá alguns truques ao longo no caminho).

Projete suas apresentações

Ao gerenciar equipes remotas, você passará muito tempo em videochamadas (tão necessárias para todos se manterem em contato).

Embora a videoconferência seja ótima para ver seus colegas, nem sempre ela é boa para a comunicação.

Em primeiro lugar, você precisa de muitas explicações para se fazer entender. Depois, há o problema com o atraso no áudio e pessoas que caem das chamadas por questões técnicas, o que faz com que elas percam mensagens importantes.

Para atenuar esses problemas, você pode projetar apresentações em torno de um tópico selecionado, como no exemplo abaixo.

Uma boa apresentação detalha para o público:

• Do que você está falando;
• Por que isso é importante;
• O que deve ser feito sobre isso;
• Os próximos passos para a equipe.

E você se perceberá recorrendo a elas para uma série de finalidades, tais como:

• Vender suas ideias para clientes;
• Fazer previsões para o próximo trimestre;
• Definir metas;
• Brainstorm de ideias de conteúdo;
• Gestão de projetos;
• Compartilhar dados.

Uma das coisas mais importantes a lembrar sobre a comunicação remota da equipe é que todos os envolvidos estão trabalhando em casa, com todas as distrações que isso pode acarretar. Por esse motivo, procure fazer apresentações simples. Certifique-se de adicionar:

• Fundos simples atraentes
• Imagens relevantes de sites de banco de imagens gratuitas
• Ícones
• Gráficos e diagramas.

Tente manter o mínimo de texto em seus slides. Não importa qual ferramenta você use para apresentar, lembre-se de que você depende da internet, que pode causar atrasos.

Portanto, evite riscos desnecessários: mantenha sua apresentação curta e direto ao ponto. Isso garantirá que sua mensagem seja recebida e acionada.

Use mais checklists

Quando você está no local de trabalho, é muito fácil ir até a mesa de alguém para verificar seu progresso. Trabalhando remotamente, essa simplesmente não é uma opção.

Ainda assim, o trabalho ainda precisa ser feito. Você pode tentar usar softwares de gerenciamento de equipe. Também é uma boa ideia visualizar as tarefas da semana e publicá-las na plataforma de mensagens da sua equipe.

Uma das maneiras de manter todos na mesma página é usando checklists.

Por quê? Porque as pessoas adoram. Não é à toa que os artigos com listas são tão populares. Eles são projetados para dividir o texto em seções organizadas, o que melhora a legibilidade e torna o conteúdo memorável.

Para a comunicação remota da equipe, as checklists são uma maneira eficaz de garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo, além de ajudarem a evitar que qualquer trabalho seja duplicado.

Tornar suas checklists mais visualmente atraentes é uma ótima estratégia para manter seus colegas envolvidos. O uso de toques de cor e ícones torna a lista mais fácil de navegar.

No entanto, ao usar cores, verifique se a paleta escolhida é acessível a todos os públicos.

Crie linhas do tempo

Manter o controle de prazos é uma tarefa complicada por si só. Quando você está gerenciando equipes remotas, isso pode se tornar praticamente impossível.

No entanto, existem maneiras de usar recursos visuais para acompanhar os prazos. Você também pode usar uma linha do tempo para projetos, tarefas e até mesmo para o processo de onboarding de novos colaboradores.

Para isso, crie uma linha de tempo que detalhe o seguinte:

• Qual tarefa precisa ser concluída;
• Quem está encarregado dela;
• Até que data ela precisa ser concluída.

Uma linha do tempo visual torna mais fácil para as pessoas acompanharem e monitorarem o seu progresso.

Além disso, ela pode ser negociada e ajustada dependendo das cargas de trabalho que mudam à medida que novas tarefas aparecem.

Outra razão pela qual as linhas do tempo são úteis ao gerenciar equipes remotas? Elas atuam como relatórios de progresso.

Você não terá que verificar o que as pessoas estão fazendo porque essa informação ficará registrada na linha do tempo.

Crie conteúdo baseado em modelos

Quando você está trabalhando para melhorar a comunicação remota da equipe, ter que recriar conteúdo não deveria ser uma preocupação. Mas há uma maneira de tornar este processo mais fácil.

Considere criar modelos para conteúdo externo e interno.

Os modelos são tão úteis por causa da possibilidade de reutilização. Você pode copiar o mesmo modelo todas as semanas e enviar seu relatório remoto por e-mail ou Slack.

Basta alterar as cores e o texto, por exemplo. O resto do conteúdo pode continuar igual.

Há mais um motivo pelo qual os modelos são úteis: eles tornam a comunicação coerente. Se você usar muitos formatos para se comunicar, é provável que as pessoas fiquem confusas.

Por exemplo, as comunicações de crise devem ter uma aparência consistente, quer você as esteja usando para mensagens internas ou para partes interessadas externas tanto para branding quanto para consistência.

Além disso, um modelo garantirá que todos saibam qual campo relevante está sendo discutido. Você pode criar modelos para várias áreas diferentes - apresentações, linhas de tempo e checklists.

Os modelos são particularmente úteis para projetos de apresentação, pois eles precisam ser personalizados (e isso é especialmente verdadeiro ao apresentar para terceiros).

As linhas de tempo e as checklists podem ser projetadas para diferentes equipes e usadas para uma variedade de finalidades, não apenas para comunicação remota, mas também para monitorar projetos.

Algumas coisas a serem lembradas ao criar um modelo:

• Você não precisa criar um modelo do zero, existem recursos online, como criadores de infográficos e modelos para uso pessoal e comercial;
• Inclua códigos de cor ao seu modelo para melhorar a legibilidade;
• Crie blocos de tempo em seus modelos de linha de tempo ou prazos do projeto;
• Use símbolos e ícones que podem ser trocados por outros mais relevantes dependendo do contexto;
• Crie seções para adicionar imagens, elas tornarão seus modelos mais atraentes para o público;
• Mantenha os modelos personalizados, use o logotipo, as cores e as fontes da sua marca.

Depois de criar um banco de modelos, será mais fácil para todos estar na mesma página.

Gráficos e diagramas

Compartilhar dados e números pode ser um desafio e tanto. Quando suas equipes estão remotas e precisam se comunicar usando tecnologia, isso se torna ainda mais difícil.

Vivemos em um mundo dominado por dados, portanto, não há como escapar, especialmente porque você provavelmente compartilhará mais conteúdo orientado por dados com sua equipe remota.

Que tipo de dados você compartilhará com suas equipes remotas? Confira alguns exemplos:

• Exibir crescimento ou declínio;
• Visualizar metas;
• Comparar estatísticas;
• Correlacionar fatos;
• Fluxo de documentos;
• Gestão de projetos.

Como você pode facilitar o compartilhamento de dados com equipes sem confundir ninguém? Com gráficos e diagramas atraentes.

Mas não estamos falando apenas sobre os gráficos que você faz no Excel.

Usando recursos online, você pode criar gráficos detalhados e bonitos que transmitirão informações facilmente.

Ao visualizar dados, lembre-se de:

• Definir o objetivo do seu gráfico;
• Usar imagens como um plano de fundo ou para destacar pontos de dados;
• Incorporar ícones para ilustrar fatos e exemplos;
• Não tenha medo de adicionar cores para destacar pontos de dados, isso ajuda a torná-los mais fáceis de absorver.

Seguir estas etapas tornará seus dados mais fáceis de processar e dará aos seus números mais contexto. Desta forma, seus dados contarão uma história.

Quando você está conectado aos seus colegas por meio da tecnologia, tornar as informações mais fáceis de acessar e entender é fundamental. É isso que conterá o fluxo da falta de comunicação.

Eventos virtuais

O isolamento da sociedade é difícil para todos, afinal as pessoas são seres sociais. No local de trabalho, a sociabilidade faz parte do contexto.

A cultura da empresa une as equipes e torna o local de trabalho o que ele é. Mas como traduzir essa cultura empresarial para a esfera digital?

Há, na verdade, uma série de maneiras através das quais os funcionários podem socializar online. Noites de jogos e festas virtuais estão com tudo neste momento.

Para tornar o processo de socialização online mais divertido, que tal criar cartazes e convites para essas ocasiões? Para captar a atmosfera do evento, eles podem ser tão criativos e divertidos quanto você quiser.

O poder dos recursos visuais

Os recursos visuais facilitam a compreensão do conteúdo- eles são processados 60 mil vezes mais rápido do que o texto - e é por isso que você deve usá-los para se comunicar com sua equipe remota.

Para evitar mal-entendidos, use elementos visuais claros e relevantes que darão contexto à suas mensagens. Isso ajudará a manter os membros da equipe na mesma página e no caminho certo para atingir seus objetivos.

Acima de tudo, a comunicação visual garantirá que os trabalhadores remotos permaneçam conectados com a empresa e uns com os outros.

É a melhor maneira de garantir que sua organização supere e saia dessa situação por cima e de forma coerente.

Este post foi escrito pela Venngage, parceira do Grupo Voitto.