Reunião online: descubra como ir do caos à produtividade na reunião online

A reunião online é uma ferramenta extremamente importante que, já há algum tempo, vem aproximando pessoas e facilitando a realização de negócios entre empresas. Além disso, a reunião online faz parte de uma nova realidade.

A pandemia do COVID-19 impôs uma nova realidade para toda a humanidade. Devido a rápida propagação do vírus, a maior arma que se tem contra ele, até a descoberta de uma vacina, é o distanciamento social.

Porém, para que o distanciamento se fizesse possível, sem que se passasse por um período de extrema solidão e ainda para evitar um impacto ainda maior do que o que já é visto na economia, intensificou-se o uso de ferramentas de comunicação e de reunião online.

Portanto, para entender estas ferramentas, continue neste artigo, em que você encontrará as seguintes informações:

• O que é reunião online?
• Desafios de uma reunião online
• Melhores plataformas para a reunião online
• 5 dicas para deixar a sua reunião online mais produtiva

Vamos lá!

O que é reunião online?

Uma reunião online é, em seu significado literal, qualquer reunião de 2 ou mais pessoas por meios digitais na internet em tempo real.

Quando você realiza uma videochamada com seu filho, por exemplo, está em uma reunião online.

Porém, o foco do nosso artigo será a reunião online profissional, ou seja, a reunião online realizada por membros de empresas para a realização de negócios entre elas (externamente) ou para o alinhamento de planejamentos e execuções de tarefas (internamente).

O uso de reuniões online faz parte do trabalho remoto , formato em que as atividades são realizadas de forma não presencial. Pensando em agregar a experiência do trabalho à distância, trazemos para você o e-book Como fazer um home office incrivelmente produtivo.

Nele, você aprenderá dicas sobre como estruturar um workplace produtivo, considerando o perfil comportamental de cada tipo de profissional. Ficou interessado? Então, faça o download, clicando no botão abaixo! Não perca essa chance!

Agora que você já entendeu o que é uma reunião online, entenda quais os principais desafios que você pode enfrentar nessa realidade a seguir!

Os desafios de uma reunião online

Apesar de ser cheia de benefícios e parecer simples, a execução da reunião online, assim como a adoção em massa do trabalho no modelo home office, , apresenta uma série de desafios. Veremos todos eles a seguir.

Conexão fraca ou inexistente

Este foi um problema enfrentado por todas as empresas que adotaram o modelo home office.

Afinal, como realizar uma reunião online com um colaborador que não tem internet? Não pense que esta realidade é tão distante. Segundo o Comitê Gestor da Internet (CGI), o número de excluídos digitais no Brasil ainda gira em torno de 47 milhões..

Além disso, na grande maioria dos casos os colaboradores que possuem internet, contratam uma velocidade abaixo do necessário para uma boa conexão. Isso implica em quedas durante a reunião, baixa qualidade de áudio e vídeo e redução na comunicação.

Atrasos e falta de compromisso

Este é um grande problema da reunião online e do home office como um todo.

Muitos profissionais tendem a se perder com toda a liberdade proporcionada por este novo modelo de trabalho e os seus resultados podem acabar caindo.

Dessa maneira, atrasos na reunião e redução na quantidade ou na qualidade das entregas tendem a ser apenas sintomas de um problema bem maior: a falta de foco e de comprometimento ocasionada pelo trabalho remoto.

Distrações e ruídos de fundo

Estes são outros problemas relacionados ao home office como um todo, que podem atrapalhar muito em uma reunião.

Afinal, não é justo que, de uma hora pra outra, se espere que a casa de todos os colaboradores se tornem tão propícias a trabalhar quanto um ambiente de trabalho corporativo por exemplo.

Porém, o mais próximo disso seria o ideal.

Quando isso não acontece, o resultado é como o de muitos vídeos, que têm viralizado na internet, com interrupções da família durante reuniões, colaboradores aparecendo com roupas íntimas e ruídos de obras, televisão e músicas de vizinhos.

5 dicas para deixar a sua reunião online mais produtiva

Agora que você já sabe quais são os maiores desafios da reunião online aposto que deseja aprender como superá-los!

Para isso, trouxemos 5 dicas para você consiga deixar a sua reunião mais produtiva, fluida e direta ao ponto!

1. Garanta boa conexão para os participantes

Para que a reunião ocorra de forma fluida, é imprescindível que todos os participantes tenham bons equipamentos (computadores, fones e microfones) e um bom plano de internet (boa velocidade de download e upload).

Para tanto, quando o colaborador não os possuir, o empregador deverá fornecê-los, como está previsto na MP 927 e é uma boa prática das empresas que desejam crescer neste modelo.

2. Todos devem buscar ambiente adequado para a reunião online

Sabe-se que poucos são os colaboradores que possuem um escritório em casa. Porém, faz-se necessário buscar separar um local específico e mais propício para a realização do trabalho remoto e, principalmente, das reuniões.

Para isso, recomenda-se que todos busquem um lugar silencioso da casa, onde seja possível ficar sozinho e sem interferência de parentes ou de amigos, com bom sinal de internet e visualmente leve e agradável.

Deve-se ainda avisar aos demais moradores da casa que não deseja ser incomodado nos horários em que estará participando de reuniões online.

3. Evite desmarcar ou alterar horários de reuniões

Agora, imagine que você fez tudo isso e, na hora da reunião ou alguns minutos antes, seu chefe ou o Scrum Master da sua equipe manda uma mensagem dizendo que ela não ocorrerá, ou pior, apenas não aparece.

Esta é uma situação que gera uma grande quebra de expectativa nos demais participantes da reunião.

Sendo assim, certifique-se de apenas alterar o horário da reunião em situações de imprevistos onde não existe outra opção.

4. Compartilhe tela para passar informações complexas

Existem muitas informações que são complexas demais para que se fale apenas por áudio. Sempre que possível, o uso das chamadas de vídeo é o mais indicado, afinal ele torna uma reunião online mais semelhante a uma presencial.

Entretanto, eu aposto que está se perguntando: como passar as informações que antes eu demonstrava no projetor?

Para isso, existe o compartilhamento de tela. Com ele, você é capaz de mostrar a tela do seu dispositivo, apresentando planilhas, gráficos, dashboards e o que mais for capaz de trazer informação e elucidar a reunião.

5. Crie um roteiro antes da reunião

É importante que se defina quais pontos serão debatidos na reunião online. Desta maneira, fica claro quais são os objetivos da reunião e evita-se que esta dure mais que o planejado.

Um exemplo a ser seguido é o modelo utilizado nos eventos, ou reuniões, Scrum. Todos com hora, duração e objetivo pré-definidos.

As melhores plataformas para a reunião online

Não adianta nada uma boa máquina e uma boa internet se não for utilizado o software adequado para a reunião online!

Aqui vai uma boa notícia para você, hoje em dia, contamos com inúmeras ferramentas de colaboração dedicadas à realização da reunião online.

Sendo assim, o seu dever é analisá-las e escolher qual deverá atender melhor às necessidades da sua empresa.

Para te ajudar nessa missão, separamos uma lista com as principais plataformas para a reunião online. São elas:

• Zoom: serviço de conferência remota "Zoom" que combina videoconferência, reuniões online, bate-papo e colaboração móvel
• Skype: software da Microsoft que permite comunicação pela internet por meio de conexões de áudio e vídeo
• Google Hangouts: é a plataforma de comunicação da Google que permite mensagens instantâneas, chat de vídeo, SMS e VOIP
• Google Meet: mais um serviço de comunicação por vídeo desenvolvido pelo Google. Com nome que significa "encontrar", o programa proporciona fácil acesso e criação de salas, além de layout muito intuitivo
• Join.me: programa que permite, além do trabalho remoto, a personalização do plano de fundo das salas de reunião e alta qualidade de áudio
• Whatsapp: a mais famosa ferramenta para comunicação pessoal por chat, voz e vídeo pode ser muito bem utilizada profissionalmente, quando ocorre a falta das demais.

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