Confira 9 dicas para fazer a tecnologia trabalhar a favor da sua empresa!

Implementar soluções de tecnologia é essencial nas empresas traz inúmeros ganhos. Mas não pense que esses ganhos se mostram apenas nos resultados e lucros. Eles também estão na otimização da inteligência e assertividade de ações. Além disso, contribuem para a autonomia dos colaboradores, comunicação interna e engajamento nas atividades diárias.

É claro que, devido à melhora na inteligência artificial dos processos, uma administração que utiliza a tecnologia a seu favor é capaz de sobreviver mesmo nos momentos em que a economia entra em recessão, ensinamentos que temos com grandes empresas de tecnologia.

Por isso, é mais do que necessário que a empresa tome conhecimento das opções tecnológicas que estão disponíveis no mercado e que saiba como essas ferramentas podem transformar a realidade e a produtividade de todos os colaboradores.

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1 - Faça um diagnóstico do que você precisa

Não adianta investir em milhares de programas de gestão de pessoas se o real problema da sua empresa a ser resolvido pelo uso da tecnologia é o problema de é a falta de uma cultura organizacional em função de novas realidades de inovações tecnológicas.

Para que essa parceria dê certo, é fundamental que você faça um diagnóstico estratégico sobre os problemas da empresa, sem mascarar nenhum! Aqui é o momento de olhar para a empresa de uma forma crítica e analítica: o que pode melhorar? Como? De que maneira a tecnologia pode ajudar?

Um dos métodos que nos ajudam a responder essas perguntas - e ainda pode ser aperfeiçoado com o auxílio da tecnologia - é a metodologia FCA, que é, basicamente, a análise de Fato, Causa e Ação.

A metodologia é utilizada como uma ferramenta de análise de dados da causa raiz para auxiliar profissionais a entenderem o que deu errado após um resultado inesperado - ela ainda permite que sejam planejadas ações corretivas para que o problema seja eliminado de vez.

• FATO: descoberta e constatação do problema
• CAUSA: descoberta da causa raiz do problema
• AÇÃO: descoberta de qual ação pode agir de forma certeira para resolver o problema de uma vez por todas.

2 - Pesquise o que melhor se encaixa à sua necessidade

Depois de identificado o problema por meio de uma análise profunda, está na hora de passar um pente fino nas opções do mercado. Seu problema é comunicação interna? Existem inúmeros softwares e aplicativos que podem ajudar você com isso, mas qual deles escolher?

É exatamente aqui que você precisará fazer um estudo sobre as melhores opções selecionadas e escolher o que mais se encaixa com a realidade da sua empresa e com o dia a dia dos seus funcionários.

3 - Na hora de escolher o melhor software para a empresa, pense nos seus colaboradores

Quem vai lidar diariamente com o software tecnológico escolhido? Você, as diversas equipes da empresa ou todo mundo?

Antes de escolher um software (mais barato ou mais visualmente bonito, por exemplo), pense nos seus colaboradores: esse programa realmente faz com que os colaboradores aprendam e façam com que o sistema trabalhe a seu favor?

Analise bem esse tópico ou a falta de tempo será um fantasma que assombra sua equipe junto com a sua fiel companheira, a falta de engajamento.

4 - Considere um software que seja hospedado na nuvem

Esse pode ser um problema aparentemente trivial, mas acredite, hospedar seu software na nuvem vai salvar seus computadores e, principalmente, sua equipe de TI de longas horas e custos tentando recuperar a boa navegabilidade das máquinas.

Além disso, temos o fator decisivo da mobilidade: o software baseado na web permite que os usuários possam acessá-lo de qualquer lugar, em qualquer momento, em formato de aplicativo mobile. As evoluções do sistema e atualizações são automaticamente realizadas e disponibilizadas. Cópias de segurança (backups) também não precisam ser feitas pelo usuário.

5 - Quando escolher o sistema, certifique-se de que ele centraliza as informações

Para não haver confusão: é preciso que você encontre um software que centralize toda a informação da empresa para que não haja ruídos na comunicação , desencontros e retrabalho. Este também é um fator que otimiza processos para que você não perca tempo em ações desnecessárias.

Um software robusto permite que a informação seja centralizada entre os seus usuários: ou seja, todas as pessoas terão acesso aos dados e não precisarão recorrer ao coordenador ou ao gestor a todo momento buscando orientações para os próximos passos.

6 - Utilize a tecnologia de verdade para extrair o seu potencial máximo

Não esqueça do mais importante: a tecnologia não faz nenhum milagre se as pessoas não fizerem a sua parte. De nada adianta investir em softwares sofisticados mas seus colaboradores não estarem participando. Ou investir em softwares sofisticados e não distribuir corretamente ações e metas, não estar acompanhando indicadores e se os colaboradores não atualizarem ações...

É por isso que as empresas precisam sempre, ao implantar um novo software, buscar incansavelmente o engajamento dos funcionários.

7 - Melhore o seu fluxo de trabalho

Você já ouviu falar em "workflow"? Nada mais é do que uma sequência de passos necessários para se automatizar processos de negócio, de acordo com um conjunto de regras definidas e que podem variar dependendo do tipo de negócio, o que pode gerar também uma redução de custos.

Trabalhar o seu workflow juntamente com o investimento em tecnologia pode potencializar os benefícios dessa prática e deixá-la muito mais fácil e intuitiva.

8 - Acompanhando indicadores e utilizando dados concretos

A informação tecnológica é uma das maneiras mais seguras de se extrair dados concretos e conseguir montar e monitorar KPIs (Key Performance Indicators) de confiança. Assim, você terá não apenas uma noção de como as coisas estão indo e qual direção tomar: você terá um norte e uma estratégia a ser seguida de forma racional e sem achismos.

Em outras palavras: por meio da leitura dos KPIs você mede o quanto sua empresa é boa em estratégia de indicadores, está progredindo e o que a fez progredir. Esses indicadores nos ajudam a montar um mapa estratégico ou realizar análises do tipo matriz SWOT.

Reforçamos a ideia acima: utilizar softwares específicos para esse tipo de controle ajuda muito na hora de mensurar esses indicadores (na verdade, é a melhor maneira de fazer isso). Estude a internet das coisas e o Big Data e veja como o seu conhecimento tecnológico irá se expandir.

9 - Repetindo o que deu certo ou "a importância dos processos"

Muitos pensam que montar um planejamento estratégico é algo estático, que não precisa de mudanças... Na verdade, é exatamente o contrário, já que planejamento estratégico de verdade não deve ser entendido como um evento único situado no passado, mas como um processo que se repete sempre que necessário.

Quer dizer que para fazermos um planejamento estratégico efetivo é necessário realizar o monitoramento constante da execução de ações, de reuniões de acompanhamento e de indicadores de performance.

Não, isso não significa que você precisa duvidar do seu PE o tempo todo. Ao contrário: significa estar atento ao surgimento de mudanças ambientais (internas ou externas) e à agilidade dos mercados e, ao mesmo tempo, capacitar a empresa a responder efetivamente por meio de estratégias rápidas e assertivas.

A utilização de softwares é a melhor maneira de acompanhar a velocidade das mudanças do mercado e dos cenários internos e externos. Que tal monitorar e controlar as informações e os processos por meio de sistemas, cruzando dados para, até mesmo, prever cenários e fazer ajustes antes mesmo do problema acontecer?

A tecnologia não precisa ser utilizada apenas para apagar incêndios, ela também é muito útil para preveni-los.

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