Entenda o que é Validação de Dados e quais são suas aplicações

Ao trabalhar com dados, é muito importante ter uma fonte confiável, onde eles sejam completos e de maneira organizada. E uma das formas de garantir a qualidade dos dados que você irá manipular é através da validação de dados!

É muito comum encontrar base de dados que não seguem padrões, principalmente em empresas mais antigas, e isso, acaba gerando gastos de tempo e dinheiro além dos necessários.

Se você deseja conhecer mais sobre essa função de validação de dados no Excel, fique aqui conosco. Separamos alguns tópicos para auxiliar você a entender mais sobre o assunto:

• O que é Validação de Dados?
• Qual a importância de validar os dados?
• Como fazer a Validação de Dados através do Excel?

Vamos à leitura?

O que é Validação de Dados?

A Validação de Dados é uma ferramenta do Excelque permite ao usuário escolher por qual informação cada célula do software poderá receber.

Isso é muito importante, pois cria um padrão de dados, desta forma a célula só irá aceitar os dados corretos para ela.

Dentro da validação de dados também é possível criar uma lista suspensa. Dessa maneira, só serão aceitos os dados que estiverem contidos nela.

Qualquer tipo de dado que esteja fora do critério de avaliação definido por você será reprovado e uma caixa de diálogo informando o erro será apresentada.

Além tudo, você pode utilizar esta função na versão online do Excel. Mas infelizmente não é possível utilizá-la na versão mobile.

Vamos continuar o aprendizado?

Qual a importância de validar os dados?

A validação de dados é importante pois permite fazer uma verificação quanto a erros que podem estar presentes.

O volume de dados que se encontra em diversas organizações é muito grande, fazendo com que uma validação manual seria um processo inviável e custoso.

Com isso, é possível diminuir os erros de dados do projeto e o tornar mais confiáveis e padronizados.

Vamos conferir algumas aplicações práticas para você entender melhor a sua importância.

Exemplos de aplicação prática

Notas da faculdade

Imagine que a média final da faculdade seja uma nota entre 0 e 10. Esta faculdade usa o Excel para fazer o controle das notas dos alunos, como vários professores podem entrar com as notas, é necessário criar um padrão.

A melhor forma de fazer isso é criando uma validação de dados, permitindo apenas valores entre 0 e 10, qualquer valor fora deste intervalo será recusado pelo sistema.

Isso impede que os professores acabem cometendo erros de digitação e coloquem valores fora do intervalo definido.

Cadastro da Cidade e Estado de um cliente para uma loja

Em um cadastro de cliente para uma loja, é solicitado a cidade e estado onde cada cliente mora.

Imagine que por diversos motivos o profissional poderá inserir alguns pequenos erros de digitação ao entrar com as informações da cidade ou estado.

Ao final do mês, a loja deseja ter o controle de quantos cadastros do estado de São Paulo foram efetuados. Uma dica para ter este controle, seria usar a função de contagem do Excel.

Devido ao erro de digitação, ao utilizar a função de contagem, não será possível chegar o resultado correto da quantidade de clientes cadastrados naquele mês que moram em São Paulo.

Se uma validação de dados fosse feita, ao ocorrer um erro de digitação, uma mensagem de erro seria apresentada, obrigando o usuário a entrar com a informação correta. Também seria possível entrar com a informação através de uma lista suspensa.

Uma outra forma de se realizar o balanço de cadastro seria fazer a contagem manualmente, mas na maioria dos casos, este seria um processo inviável.

Como fazer a validação de dados através do Excel?

Vamos aprender na prática como criar uma validação de dados dentro desta incrível ferramenta de gestão?

Vamos utilizar o exemplo mostrado acima, que consiste em criar uma lista suspensa para entrar com o estado que o cliente mora.

Passo a passo para criar uma validação de dados do Estado que o cliente mora

O primeiro passo para fazermos nossa validação de dados, é criar uma coluna em nossa planilha de cadastro com o nome de “Estado”, como mostrado abaixo:

Agora clique na célula onde você entrará com a informação do estado propriamente dita, pode optar por o estado do Cliente A, por exemplo.

Em seguida, vá até a guia “Dados” e localize o botão “Validação de Dados”, como mostrado abaixo:

Clique em Validação de Dados, e a seguinte tela será apresentada para você com as informações:

Como queremos criar uma lista onde o usuário irá selecionar o estado, na opção “Permitir:”, selecione o campo lista.

Você pode optar tanto por selecionar uma fonte de dados dentro da própria planilha ou digitar diretamente no campo “Fonte:”

No nosso caso, vamos inserir dados diretamente no campo. Para separar um dado do outro, utilize “;”, como mostrado abaixo:

Dê um “OK” e pronto, agora você tem uma validação de dados com um menu suspenso para um campo.

Basta agora copiar esta validação para as outras células da planilha, clicando no canto inferior direito da célula e arrastando até a extremidade inferior da planilha:

Perceba que ao entrar com um valor diferente da lista que acabamos de criar, uma mensagem de erro aparecerá:

Caso deseje, é possível também personalizar a mensagem de entrada e a mensagem de erro dentro da ferramenta de validação de dados.

Agora você tem uma validação de dados criada para sua planilha de cadastro de clientes. Viu como é fácil?

Dica final

Você pode também criar um botão de filtrar e procurar pelos clientes de um determinado estado, além de saber a quantidade de clientes que cada estado possui.

Apesar do nosso artigo focar na validação de dados dentro do Excel. Independente da ferramenta utilizada, pode ser o PowerBI ou uma programação em Python, é muito importante tratar e ter um padrão definido para os dados. Desta forma você vai garantir uma análise precisa e mais confiável.

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