Business Process Outsourcing: O que é e como Implantar no seu Negócio!

O BPO, sigla para Business Process Outsourcing, propõe um novo estilo de gestão em queuma empresa contrata outra para realizar atividades em uma área importante para o negócio mas que não seja a atividade fim da organização.

Ao buscar alternativas para tornar sua operação mais eficiente tem se tornado muito comum que empresários recorrem à terceirização de alguns serviços, em especial aqueles que, embora sejam simples e muitas vezes tratados em segundo plano, são necessários para que a organização esteja em funcionamento.

Contudo, o aumento da competitividade, a corrida pela geração de soluções de valor e uma redução imediata de quaisquer gargalos operacionais, têm trazido novos rumos para o mercado.

Deste modo, garantir que sua equipe esteja o maior tempo possível pensando em como otimizar sua operação e na criação de novos produtos e serviços que irão tornar o core da sua empresa ainda mais atrativo e eficiente aos seus clientes torna-se fundamental.

Neste sentido, quaisquer atividades que sejam secundárias podem se tornar um entrave para direcionar o foco da sua equipe àquilo que realmente importa.

Com o BPO, os colaboradores podem se sentir mais confortáveis em cuidar da sua atividade principal enquanto deixam as atividades secundárias nas mãos de especialistas.

Por mais que a empresa adotante do BPO contrate outras empresas para realizar as atividades, existem diferenças entre BPO e a terceirização de serviços. A seguir, vamos entender melhor quais são elas.

•  Mas afinal, qual a diferença entre BPO e a Terceirização?
• Benefícios da implementação do BPO
• Cuidados com o BPO
• Como implementar o BPO na minha empresa?
• Desenvolvimento Sustentável do BPO na Empresa

Mas afinal, qual a diferença entre BPO e a Terceirização?

A grande diferença entre a contratação de uma consultoria ou serviço terceirizado para o BPO é que, neste último,a empresa contratada irá assumir integralmente um setor ou atividade da empresa, isto é, torna-se necessário incorporar os processos operacionais destas atividades desenvolvidas por terceiros no seu modelo de negócio.

A grande essência do BPO é que tudo aquilo que não seja o “core” da empresa, isto é, tudo aquilo que não esteja diretamente ligado a sua atividade principal, seja terceirizado a um prestador de serviços de business process outsourcing.

Cabe a organização contratada além zelar pelas atividades confiadas a ela (seguindo os processos definidos pela empresa contratante) trazerconhecimentos, tecnologia e mais qualidade para os procedimentos.

Contudo, vale pontuar que não basta que um processo não seja a atividade principal da empresa para ser tercerizado, a tarefa de escolha do que será designado a empresa BPO deve ser cautelosa para evitar que serviços vitais para o sucesso do negócio sejam terceirizados.

Deste modo, enquanto na terceirização o foco é em serviços simples e que, em geral, tem entregas únicas como serviços de segurança, limpeza, manutenção e etc, no BPO estamos focados na tecnologia e expertise que a empresa contratada pode contribuir para uma setor inteiro da empresa contratante.

A seguir, vejamos alguns benefícios da implementação do BPO.

Benefícios da Implementação do BPO

Segundo a empresa de consultoria Grand View Research,o mercado global de BPO foi avaliado em US$ 245,9 bilhões em 2021 e tem tendência de crescimento anual de 9,1% de 2022 até 2030, levando as empresas aderentes a este modelo de negócio a um lugar de destaque no mercado dos próximos anos.

Sem dúvidas, o maior benefício do BPO está em deixar as atividades nas mãos de especialistas. A transferência de conhecimento destes profissionais especializados para cada uma destas atividades pode gerar níveis de qualidade que dificilmente seriam alcançados pelas equipes internas.

Além disso, ao implementar o BPO as empresas podemdesenvolver as capacidades de trabalho dos colaboradores com relação ao seu produto principal, deixando as atividades repetitivas e burocráticas para softwares que automatizam as tarefas mecânicas, aumentando a eficiência operacional.

A redução de custos também torna-se possível já que substituímos custos fixos por custos variáveis de acordo com a demanda. Com a redução de encargos trabalhistas, processos de seleçãoe desligamento e os custos e despesas de manutenção destes setores, a economia pode ser utilizada para investimentos e aprimoramentos no core business da empresa.

Deste modo a terceirização pode ser tratada tanto de maneira tática, automatizando processos e reduzindo gargalos operacionais quanto de maneira estratégica, com foco na melhoria do negócio e das vantagens competitivas das empresas dentro de um modelo mais flexível que o citado anteriormente.

Contudo, mesmo com muitos benefícios, alguns cuidados devem ser tomados ao aderir a este modelo de negócio.

Cuidados com o BPO

A terceirização de serviços pode trazer alguns riscos. Dentre eles podemos destacar alguns como o declínio na qualidade, custo ou velocidade de execução dos processos.

É muito importante que a empresa faça um contrato que evite surpresas e se atente ao custo benefício de se terceirizar determinada atividade para que isso não comprometa seu orçamento.

Além disso, a empresa precisa tomar cuidado com a proteção de ativos intelectuais, segurança e privacidade, já que o risco de problemas nesse sentido pode aumentar consideravelmente.

Ademais, no longo prazo, a empresa pode perder a proficiência para executar esses processos de negócios internamentedevido a falta de conhecimento e colaboradores especializados.

Por este motivo, é muito importante que todos os processos sejam documentados e padronizados para que, no caso de rescisão de contrato com a empresa BPO, sua empresa possa adotar um novo serviço rapidamente.

Outro ponto de atenção é com relação a colaboração. A troca feedback entre as equipes terceirizadas e internas é essencial para o bom desenvolvimento dos trabalhos.

Quaisquer obstáculos para que a empresa contratada e a contratante trabalhem em colaboração pode gerar silos informacionais e diversos prejuízos nas eficiência do negócio.

Ainda, é necessário que haja um SLA - Service Level Agreement, determinando o nível e qualidade das entregas de acordo com a demanda ou responsabilidades da atividade designada.

Deste modo, a criação de indicadores de negócio e sistemas de monitoramento e suporte à gestão tornam-se essenciais para o acompanhamento dos serviços BPO.

Bom, agora que conhecemos os benefícios e riscos, vamos nos aprofundar em como implementar o BPO na sua empresa.

Como Implementar o BPO na Minha Empresa?

O primeiro passo para implementar o BPO na sua empresa consiste em mapear a organização, definindo os objetivos e perfil do negócio.

Outro passo muito importante e que deve ser levado com devida cautela é o reconhecimento de quais atividades e/ou processos podem ser terceirizados.

Com os serviços bem definidos, é essencial buscar os líderes de mercado que oferecem serviços de BPO em cada área escolhida.

Em seguida, é muito importante definir os tipos e níveis de serviço esperados (SLA) e ter bem definidos os indicadores de desempenho para monitoramento constante dos resultados.

Por fim, é crucial ter um planejamento estratégico e engajar toda a organização para o novo modelo de negócio.

Além disso, é importante se prevenir para possíveis interrupções de serviço ou imprevistos que façam com que os objetivos da organização não sejam atingidos.

Desenvolvimento Sustentável do BPO na Empresa

A abordagem estratégica e crucial para a implementação sustentável do BPO na empresa. Por isso é essencial selecionar cuidadosamente os parceiros de BPO, fortalecer a competitividade e concentrar recursos no core business.

Um governança eficiente, com métricas de desempenho claras e sistemas de monitoramento, também é essencial para garantir a qualidade dos serviços terceirizados e permitir ajustes contínuos às necessidades do mercado.

Essa abordagem não só maximiza benefícios operacionais e financeiros, mas também prepara a empresa para evoluir de maneira sustentável no cenário competitivo atual.

Essa é a Trilha para o Sucesso!

A primeira competência que um empresário, empreendedor ou consultor deve possuir é a capacidade de pensar estrategicamente. Além de atenuar riscos e reduzir chances de insucesso, uma boa estratégia ajuda a definir objetivos e traduzi-los em ações para geração de resultados.

Neste curso de Gestão para Resultados, você aprenderá na prática a elaboração de um planejamento estratégico, além de como conduzir o processo de comunicação dessa estratégia para a equipe.

Você será capaz de analisar o ambiente empresarial de diferentes frentes a fim de se antecipar a dificuldades futuras, definindo onde se quer chegar e o que fazer para chegar lá!

Incrível, né? Então não perde tempo e garanta já a sua inscrição!