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O que é Facilities?
Qual a importância das Facilities?
O que faz um Gestor de Facilities?
Principais serviços de Facilities
Como escolher uma empresa terceirizada?
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Facilities: descubra a importância dessa categoria para o mercado de trabalho atual

O setor de facilities é um ramo de aplicação de serviços terceirizados. Essa categoria integra pessoas, lugares e processos para melhorar a produtividade de uma empresa.

Thiago Coutinho
Por: Thiago Coutinho
Facilities: descubra a importância dessa categoria para o  mercado de trabalho atual

O mercado contemporâneo tem exigido cada vez mais  das empresas inovação, produtividade, bem-estar e organização de todos os seus setores. Nesse sentido, os facilities tornaram-se aliados das corporações para se alcançar uma postura de destaque no mercado, haja vista que proporcionam serviços que otimizam a rotina de trabalho.

Essa categoria abrange os profissionais responsáveis por manter a empresa em perfeito funcionamento, o que aprimora a qualidade da organização do ambiente de trabalho. Assim, os facilities relacionam-se aos serviços de limpeza, segurança, infraestrutura, tecnologia e manutenção.

Sendo assim, facilities é o ramo empresarial terceirizado que proporciona conforto, segurança, funcionalidade e organização para toda a empresa, permitindo a melhora da produtividade e eficiência para os negócios.

E você? Gostou desse tema? Continue lendo para entender um pouco mais sobre os facilities, por meio dos seguintes tópicos:

  • O que é Facilities?
  • Qual a importância das Facilities?
  • O que faz um Gestor de Facilities?
  • Principais serviços de Facilities
  • Como escolher uma empresa terceirizada?

Vamos à leitura?

O que é Facilities?

O termo facilities surgiu por volta dos anos de 1960, nos Estados Unidos, para demarcar o crescimento das práticas de terceirização de serviços bancários, os quais eram responsáveis pelo processamento de cartões de crédito e de outras transações.

A  Organização Internacional de Normalização (ISO) define os facilities como uma função organizacional que integra pessoas, lugares e processos com a finalidade de melhorar a qualidade de vida e a produtividade das atividades da organização.

Em linhas gerais, a categoria do facilities engloba os serviços de infraestrutura que abrangem as demandas de manutenção, segurança, limpeza, jardinagem e atendimento ao público. Além disso, é válido pontuar que esses serviços são contratados majoritariamente  de forma terceirizada.

Nesse sentido, tais funções são de extrema importância para a empresa, haja vista que é responsável por garantir a qualidade de vida dos funcionários e a funcionalidade de todos os processos.

Terceirizados

Geralmente, o ramo dos facilities é organizado de forma terceirizada, isto é, uma empresa encarrega-se de fornecer ao mercado serviços de facilities, os quais englobam funções de limpeza, segurança, manutenção e atendimento ao público.

Essa ferramenta é extremamente vantajosa, haja vista que a contratação de uma empresa terceirizada permite a economia de gastos e não sobrecarrega os funcionários da empresa contratante.

Além disso, a qualidade dos serviços ofertados é elevada, já que os profissionais são treinados e especializados para fornecer o melhor desempenho em suas atividades.

Outro ponto importante é que as empresas prestadoras de facilities apresentam equipamentos próprios, o que permite a economia com a estrutura física, manutenção e compras necessárias para a execução dos serviços.

Assim, é evidente que a contratação de uma empresa de facilities é extremamente benéfica. Entretanto, é preciso pesquisar muito antes de fechar um negócio, pois é preciso verificar se a empresa oferece seus serviços com qualidade e se segue estritamente toda a legislação trabalhista.

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Qual a importância das Facilities?

Toda empresa é composta por diversos setores e, para o pleno funcionamento do ambiente corporativo, é necessário que cada um deles funcione bem, isto é, devem ser organizados, ágeis e de boa qualidade.

Sendo assim, a contratação de uma empresa de facilities auxilia nesse processo, haja vista que a empresa que contratou os serviços consegue focar sua atenção nos negócios sem precisar se preocupar com questões secundárias, como a limpeza, segurança e manutenção da infraestrutura local.

Confira abaixo alguns dos benefícios trazidos ao se contratar uma empresa terceirizada de facilities:

1. Diminuição total de custos

A administração de um setor de facilities, quando realizada de forma autônoma, pode ser um grande problema para uma empresa, haja vista que é um ramo que exige altos custos e pode gerar falhas operacionais.

Nesse sentido, ao contratar uma empresa especialista nesse negócio, há uma expressiva economia de gastos, haja vista que não se faz necessário pagar funcionários, mas sim o serviço contratado.

Assim, todo o dinheiro economizado com a terceirização de atividades pode ser utilizado em outros setores e processos da empresa, o que permite o desenvolvimento e crescimento dos negócios.

Veja a seguir algumas responsabilidades que cabem a terceirização de facilities:

  • Compra de equipamentos
  • Validações
  • Certificações
  • Processos de manutenção 
  • Contratação de funcionários 

2. Manutenção da qualidade dos serviços 

As empresas terceirizadas apresentam uma logística para acompanhar os serviços ofertados. Assim, apresentam conhecimento dos materiais que precisam ser adquiridos, das atividades específicas em cada empresa e o monitoramento dos funcionários.

3. Foco na atividade-fim

Ao contratar uma empresa terceirizada em facilities, é possível concentrar a atenção em outras atividades da empresa. Nesse sentido, os gestores conseguem aprimorar sua atividade essencial, o que permite o crescimento da empresa no mercado atual.

4. Equipe qualificada

As empresas terceirizadas em facilities devem apresentar uma equipe altamente especializada. Nesse sentido, para se oferecer um serviço eficiente, tais corporações oferecem treinamento para os funcionários.

Assim, os profissionais  apresentam todos os conhecimentos necessários para executar funções administrativas e de manutenção. Além disso, a empresa terceirizada é responsável por todos os serviços e controla cada um deles de perto para proporcionar o melhor para os seus clientes.

5. Redução de problemas 

Os funcionários terceirizados apresentam todo conhecimento necessário para conduzir as atividades de forma segura e eficiente. Nesse sentido, treinamentos são oferecidos constantemente para proporcionar o melhor desempenho possível aos clientes.

Assim, apresentam todo um cuidado com o manejo de equipamentos e produtos utilizados durante a limpeza dos estabelecimentos. Tais questões precisam sempre estar de acordo com as normas de cuidado, para que acidentes e intercorrências sejam evitados. 

6. Aumento da qualidade dos processos

A redução das burocracias permite simplificar os processos da empresa, o que melhora a rotina dos funcionários e dos gestores da corporação. Nesse sentido, percebe-se uma melhora na produtividade, no ambiente de trabalho e no bem-estar de toda a equipe.

7. Garantia de segurança

A segurança é de extrema importância para uma empresa. Nesse viés, ao contratar uma equipe para realizar esse serviço, gera uma sensação de segurança. Esse serviço pode ser realizado com o auxílio de profissionais especializados em defesa, mas também por meio de câmeras e alarmes.

O que faz um Gestor de Facilities?

O Gestor de Facilities é o profissional responsável pelo bom funcionamento de uma empresa, ou seja,  coordena toda a infraestrutura dos estabelecimentos.

Nesse sentido, gerencia todos os serviços que uma determinada empresa contrata, os quais podem ser  de limpeza, de manutenção, de segurança, de equipamentos, de recepção e de TI.

Nessa perspectiva, esses profissionais atuam para que todos os processos ocorram de forma eficiente, o que possibilita o alcance dos resultados esperados. Assim, contribui para a organização dos processos, mas também para a melhoria da estrutura necessária para desempenhar as atividades propostas.

Os profissionais que atuam nessa área geralmente são formados em administração de empresas, porém não precisam de uma formação específica.

Nesse viés, o importante é apresentar um conhecimento de planejamento estratégico e um bom relacionamento com  a equipe, haja vista que esse cargo exige uma boa comunicação para dialogar com os funcionários e identificar as necessidades de cada um deles.

Além disso, é necessário que o gestor de facilities tenha a habilidade de realizar negociações e gerenciar pessoas. Outro ponto muito importante é o conhecimento em alguma língua estrangeira para se comunicar com pessoas de outros países.

Conheça agora as competências do profissional de gestão de facilities:

Comunicação

É de extrema importância que o gestor de facilities apresente uma comunicação clara e eficiente para conduzir a equipe e a negociação de trabalhos para a empresa.

Assim, é preciso que se tenha conhecimento de todas as atividades da empresa para conduzir suas tarefas da melhor forma possível.

Nessa categoria, são incluídos a coleta de feedback, a identificação do público da organização, o planejamento de uma comunicação eficiente, a seleção de atividades e o balanço dos resultados.

Administração da tecnologia e da informação

Os gestores de facilities precisam estar atentos a diversos processos da empresa. Confira alguns deles a seguir:

  • O planejamento, a introdução e a utilização de tecnologias que melhoram as operações dos negócios 
  • Automação de sistemas que auxiliam na organização empresarial 
  • Gerenciamento das instalações 
  • Coleta de dados e informações 
  • Transformação de dados em estratégias para a empresa

Liderança e estratégia 

O gestor de facilities deve apresentar as habilidades para alinhar as exigências das instalações da empresa com o catálogo de valores e com a missão da companhia, com o fito de que os colaboradores consigam avançar em suas atividades.

Além disso, esses profissionais devem fornecer de forma clara e objetiva todas as orientações à equipe, para que se possa alcançar um ambiente de trabalho mais organizado e, com isso, atingir as metas estabelecidas.

Desempenho e qualidade 

O gestor de facilities é responsável por documentar e notificar todas as demandas e necessidades da empresa. Essa atividade permite verificar se os processos da empresa estão sendo executados de maneira correta, o que contribui para a realização de mudanças quando necessário.

Gerenciamento de riscos

Esse profissional deve estar preparado para possíveis emergências, para que consiga preservar o espaço e garantir a continuidade de todas as atividades da empresa.

Além disso, é responsável por monitorar questões relacionadas à saúde e à segurança de toda a equipe. Nesse sentido, sua atuação deve estar alinhada às exigências dos órgãos competentes, como a Vigilância Sanitária e o Corpo de Bombeiros.

Principais serviços de Facilities

Os serviços de facilities abrangem diversas áreas. Confira agora um pouco mais sobre alguns deles:

Serviços de limpeza

Ao contratar uma empresa terceirizada que presta serviços de limpeza, tem-se a segurança que o ambiente de trabalho estará sempre limpo e confortável para os funcionários.

Serviços de segurança 

Os serviços de segurança são de extrema importância para uma empresa, haja vista que permite a manutenção da segurança do estabelecimento e dos funcionários.

Essa categoria apresenta profissionais especializados em defesa, mas também equipamentos para exercer a segurança com qualidade, como câmeras e alarmes, os quais permitem um monitoramento constante.

Serviços de portaria

Os serviços de portaria são importantes para monitorar o fluxo de pessoas em um estabelecimento. Assim, garante que pessoas não autorizadas não tenham acesso a empresa.

Além disso, esses profissionais contam com diversos recursos de monitoramento e são capacitados para proporcionar segurança e bom atendimento.

Serviços de recepção

O serviço de recepção é de extrema importância para a imagem de uma empresa, haja vista que o fornecimento de um bom atendimento faz toda a diferença no negócio. Assim, ao se construir uma boa imagem, a empresa tende a ganhar novos consumidores e novas parcerias.

Além dessas categorias, uma empresa pode contratar outros serviços de acordo com suas necessidades. Confira agora quais são eles:

  • recursos audiovisuais
  • jardinagem
  • manutenção de equipamentos
  • recrutamento e seleção 
  • suporte administrativo 
  • bombeiros
  • infraestrutura especializada 

Como escolher uma empresa terceirizada?

Já entendemos que a contratação de uma empresa terceirizada traz diversos benefícios para os negócios. No entanto, é preciso ter muito cuidado ao contratar tais serviços.

Confira abaixo algumas questões que devem ser consideradas ao se contratar uma empresa terceirizada:

1. Questões legais

Ao contratar uma empresa terceirizada, deve averiguar se ela possui alvará de funcionalidade e se está de acordo com as leis trabalhistas.

Esse último ponto é de extrema importância, pois caso a empresa terceirizada não possua condições financeiras para arcar com processos trabalhistas, a corporação que contratou os serviços deverá arcar com tais custos.

2. Levantar o histórico da empresa

Levantar o histórico da empresa é necessário para descobrir se os serviços ofertados são seguros e satisfatórios. Nesse sentido, é importante buscar tais informações, por meio do contato com outras empresas e, assim, verificar o desempenho da empresa terceirizada.

Esse processo permite verificar se a política de funcionamento dos serviços é compatível com a empresa que necessita da terceirização. Dessa maneira, torna-se possível evitar  problemas e danos no ambiente de trabalho.

3. Verificar se a mão de obra é qualificada

Algumas empresas terceirizadas não investem no treinamento dos profissionais, o que compromete diretamente a qualidade dos serviços. Nesse sentido, é de extrema importância verificar a eficiência da equipe para contratar os melhores serviços.

Além disso, deve estar atento aos preços ofertados, haja vista que as empresas que oferecem um baixo custo geralmente não investem na equipe.

4. Verificar os equipamentos e produtos utilizados 

Quanto a esse fato, as empresas terceirizadas dividem-se em dois grupos: as que oferecem tais recursos e as que exigem esses aparatos da empresa que contratou os serviços. Assim, é preciso fazer o balanço dos custos para escolher o recurso que irá gerar maior lucro.

Nesse sentido, caso a escolha seja uma empresa terceirizada que ofereça todos os equipamentos e produtos, é necessário verificar a qualidade e eficiência de cada um deles.

Além disso, deve-se estar atento se a empresa faz o manejo adequado dos produtos utilizados, isto é, se cumpre com as orientações do rótulo.

5. Estudar os detalhes do contrato 

O contrato é um documento primordial para fechar um negócio, haja vista que ele engloba todas as informações do plano de serviços, dos direitos e dos deveres de ambas as partes.

Ao se verificar o contrato, deve-se atentar às partes que descrevem as garantias, as condições de pagamento, os juros por atraso e o cancelamento dos serviços.

Além disso, é preciso verificar os horários estabelecidos e o local de atuação de cada serviço para averiguar se está de acordo com as exigências da empresa.

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Thiago Coutinho

Thiago Coutinho

Thiago é formado em Engenharia de Produção, pós-graduado em estatística e mestre em administração pela Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF). Black Belt em Lean Six Sigma, trabalhou com metodologias para redução de custos e otimização de processos na Votorantim Metais, ingressando posteriormente na MRS Logística como trainee, onde ocupou posições de gestor e especialista em melhoria contínua. Com certificação Microsoft Office Specialist (MOS®) e Auditor Lead Assessor ISO 9001, atendeu a diversas empresas em projetos de consultoria, além de treinamentos e palestras relacionadas a Lean Seis Sigma, Carreira e Empreendedorismo em congressos de renome nacional como o ENEGEP (Encontro Nacional de Engenharia de Produção) e internacional como Congresso Internacional Six Sigma Brasil. No ambiente acadêmico atua como professor de cursos de Graduação e Especialização nas áreas de Gestão e Empreendedorismo. Empreendedor serial, teve a oportunidade de participar de empreendimentos em diversos segmentos. Fundador do Grupo Voitto, foi selecionado no Programa Promessas Endeavor, tendo a oportunidade de receber valiosas mentorias para aceleração de seus negócios. Atualmente é mentor de empresas e se dedica à frente executiva da Voitto, carregando com seu time a visão de ser a maior e melhor escola on-line de gestão do Brasil.

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