Aprenda o que é e como usar a incrível ferramenta de gestão Pipefy

Por ser fácil de usar, o Pipefy vem auxiliando diversas empresas em seus gerenciamento de fluxos no dia a dia e vem crescendo cada vez mais.

Fundada em 2015 por Alessio Alionço, com sede em Curitiba, no Paraná, a empresa atende clientes em cerca de 150 países e participou de um programa na Califórnia para a aceleração de 500 startups.

Se você deseja aprender mais sobre o que é o Pipefy e como utilizá-lo, fique aqui com nós, separamos alguns tópicos para auxiliar você nesta jornada, sendo eles:

• O que é o Pipefy?
• Como funciona o Pipefy?
• Como usar o Pipefy?

Vamos à leitura?

O que é o Pipefy?

O Pipefy é um software de gestão que ajuda as empresas a organizarem e executarem todos os processos em um lugar unificado. Esta plataforma é muito útil em empresas que desejam otimizar os processos de testes A/B, marketing de conteúdo, funil de vendas etc.

Além de ser muito comum seu uso em startups e pequenas e médias empresas, algumas gigantes também utilizam o Pipefy, como por exemplo: Volvo, IBM, Visa, Kraft Heinz e Santander.

O grande objetivo do Pipefy é fazer com que as companhias sejam mais produtivas e organizadas, através de uma ferramenta muito intuitiva e prática. Através da plataforma, o uso de planilhas, formulários manuais e grande quantidade de e-mails, não serão mais necessários.

O grande atrativo do Pipefy é a sua facilidade de utilização, dentro dele, o gestor pode determinar qual projeto ou processo o time precisa realizar, e depois, é definido todo o fluxo de trabalho e quais pessoas serão responsáveis por executar a atividade, também é possível que você automatize fluxos de trabalho e crie cards personalizados.

Portanto, toda vez que alguém criar uma atividade dentro do Pipefy, a plataforma irá delegar a tarefa automaticamente para a pessoa, definindo também a forma correta para a execução, através de um fluxograma passo a passo.

Os responsáveis pela atividade saberão o que deve ser feito em cada etapa, assegurando desta forma, uma equipe de alta performance com qualidade e com excelência operacional.

Além disso, é possível que você integre o Pipefy a outras ferramentas: Slack, Outlook, SAP, Oracle, Linkedin, Sage, entre outras.

Como funciona o Pipefy?

É possível usar o Pipefy em diversos lugares em sua empresa para gerenciar seu trabalho, vamos conhecer como a plataforma funciona conhecendo alguns termos que são utilizados dentro dela:

Empresa

A empresa dentro da plataforma cria uma representação visual da sua empresa como um todo, abrangendo todos os processos de negócios, membros da equipe e banco de dados.

Processos

Um processo é uma sequência de passos sequenciais realizados por uma equipe ou por uma pessoa, que cresce gradualmente em busca do resultado desejado. Dentro do Pipefy, os processos são representados por um pipe.

Passos

Os passos são as subdivisões dos processos, ou seja, cada processo possui uma sequência de passos a ser realizada.

Dentro do Pipefy, os passos são representados por fases. É possível adicionar inúmeras fases em um processo e dentro das fases, podemos definir regras para garantir padronização na execução.

Atividades

As atividades são representadas por cards. Essas atividades são únicas e possuem informações baseadas nos campos de cada passo.

Sendo assim, todas as atividades ficam visíveis nessa forma de cards, sendo possível movê-las lateralmente por colunas, em um quadro kanban.

Se em alguma fase do processo, o fluxo de trabalho diminuir ou até mesmo parar, os cards serão marcados com uma faixa vermelha, representado a demora e o atraso.

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Você entende qual é a importância da agilidade para a realização de uma gestão efetiva?

O segredo para otimização de projetos está em usar um método ágil! O framework Scrum, por exemplo, é um método usado para o gerenciamento de projetos, baseado no desenvolvimento de software, que beneficia a empresa e os clientes com agilidade e flexibilidade em sua elaboração.

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Um grande diferencial da plataforma é que os líderes e gestores podem fazer o controle facilmente sobre o work in progress, basta apenas entrar na plataforma e poderá ser visualizado em qual etapa o projeto se encontra, quais as pessoas estão envolvidas nesta etapa, o que foi feito, quem está atrasado, o tempo médio para concluir a atividade e etc.

Como usar o Pipefy?

Bom, agora que já sabemos o que é o Pipefy e um pouco como sobre como ele funciona, vamos aprender como utilizá-lo na prática?

Pipes

Como vimos anteriormente, os processos são chamados de pipe, sendo assim possui um início e fim.

Os pipes possuem as fases, que estão representadas por colunas, que significa cada passo da execução do trabalho. Abaixo podemos ver uma imagem de um exemplo de um pipe de Marketing de Conteúdo, com as fases:

• Backlog
• Pesquisa
• Criação
• A publicar
• Publicado
• Arquivado
  
  Cada fase possui suas regras de execução que podem ser condicionais para que haja padronização.
  No exemplo acima, criamos um pipe através de um modelo pronto oferecido pela própria plataforma, ideal para ter agilidade na hora da criação, necessitando muitas vezes de poucas alterações para adequá-lo ao cenário da sua empresa.
  
  Cards
  Os cards são essenciais e podem representar várias solicitações diferentes, dependendo do seu processo, uma tarefa, demanda, um produto ou um lead.
  Abaixo podemos ver dois cards de tarefas, umas de post no blog e outra para realizar um estudo de consumidor.
  
  Os cards possuem diversas informações para auxiliar no desenvolvimento do processo, e você pode ir “arrastando” até chegar na etapa final e concluir.
  
  Formulário de início
  O formulário de início serve para coletar as informações necessárias para dar início a um novo processo dentro do pipe.
  É possível realizar customizações por meio de campos e condicionais visando adaptá-los para a operação de sua empresa.
  O Pipefy permite que depois de realizada a customização, você possa torná-la pública e compartilhá-la com usuário externos à plataforma através de links.
  
  Todas as informações inseridas no formulário irão formar um card, e será movido para a etapa inicial do processo.
  
  Relatórios e Painéis
  É possível fazer dois tipos de relatórios dentro do Pipefy, o relatório do pipe ou o relatório da empresa. A ferramenta permite criar e salvar os relatórios a partir da combinação de filtros, sendo possível acessá-lo sempre que precisar realizar alguma consulta específica.
  O Pipefy também possui uma ferramenta de BI, os painéis! Nela, o usuário pode visualizar todos seus dados em gráficos de diferentes tipos (barras, linhas, pizza, etc.).
  
  Os painéis possibilitam centralizar todas as informações em um só lugar, sendo muito mais fácil visualizar a execução de todas as tarefas.
  
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