Como anda a sua rotina? Você se sente produtivo ou simplesmente ocupado? Diferentemente de estar sempre ocupado, a produtividade diz respeito a uma séria de mentalidades e comportamentos com foco em potencializar nossas capacidades.
Hoje em dia, existe uma grande pressão de se esforçar ao máximo, fazer sempre mais e melhor, mas temos que ter cuidado para, em busca de uma alta produtividade, não prejudicar todas as outras áreas da vida.
Todos sabemos que nosso tempo e recursos disponíveis são limitados, por isso a importância de se utilizar algumas técnicas com a função de gerenciar e potencializar nossas capacidades humanas.
De início pode parecer difícil, mas, adotando as dicas desse artigo no seu dia a dia, você certamente conseguirá aumentar a produtividade e, quem sabe, melhorar a sua qualidade de vida.
Está curioso para saber quais são? Então aqui vão as melhores dicas de como ser mais produtivo.
1. Mindset correto
Você quer ser mais produtivo, certo? Então a primeira coisa é ter o mindset apropriado para isso. Pessoas de alto desempenho tem uma base sólida sobre os pensamentos e como eles influenciam as ações as longo do dia.
Outra coisa que podemos notar é que, normalmente, a produtividade é associada a quem tem orientação para resultados. Isso significa que essas pessoas são capazes de focar em objetivos e metas e trabalham para alcançá-los
Isso talvez não seja alcançado logo de cara, mas está claro que com as outras dicas deste artigo as outras características podem ser trabalhadas ao longo do tempo.
2. Autoconhecimento
Agora que você já sabe a mentalidade correta para ser mais produtivo, podemos seguir para a parte do autoconhecimento.
Ele está relacionado ao jeito de como você lida com os diferentes períodos do dia e qual deles é melhor para cada tarefa. Descubra qual seu período de maior rendimento e deixe as tarefas mais difíceis para serem executadas neste momento.
3. O planejamento de hoje se faz ontem
Reserve 15 minutos finais do seu dia para organizar os planos de amanhã. É importante escrever tudo o que você precisa fazer em uma lista e então definir a prioridade das atividades.
Após definir seus planos de amanhã, você pode dormir bem mais tranquilo e acordar com foco naquilo que precisar fazer.
Isso é um exercício de gestão pessoal que você pode fazer a cada dia e que, com certeza, vai trazer um impacto positivo na sua rotina.
4. Tenha uma rotina matinal
Isso é mais do que comprovado: pessoas de alto desempenho têm rotinas matinais muito bem definidas. Normalmente começam o dia antes das 6h da manhã e só começam a trabalhar efetivamente 2 ou 3 horas depois de acordar.
Isso inclui uma prática diária de exercícios físicos como alongamentos, abdominais, flexões, entre outros. Começando o dia assim, você melhora a circulação, a oxigenação do cérebro e ainda tem tempo para executar todas as atividades do seu dia.
Poupe sua mente daquilo que você faz igual diariamente. Simplesmente por adotar essa prática, você consegue economizar tempo que seria gasto durante o dia e ainda evita várias decisões que são tomadas de última hora causando mais atrasos.
Se você almeja ter energia e tempo para executar tudo o que planejou, comece cedo!
5. Ajuste seu foco para o que é importante
Nesse momento, é necessário saber a diferença entre urgente e importante. Muitas pessoas acabam com sua rotina atendendo a questões pontuais durante o dia, enquanto o que é importante vai ficando de lado.
Para analisar, você pode usar o Diagrama de Pareto, que nos diz que 20% das nossas ações geram 80% dos resultados. Então escreva suas principais atividades e descubra quais delas têm o maior impacto na sua rotina, assim você vai conseguir focar melhor e também ser mais produtivo.
6. Divida os dias em “focos temáticos”
É muito comum empresários de alto nível agruparem atividades semelhantes em determinados dias da semana. Por exemplo: usam as segundas para reuniões estratégicas, as terças para supervisionar as atividades, quartas para reporte aos acionistas, até completar a semana.
Desta forma, é possível agrupar algumas atividades com funções semelhantes para aumentar a eficiência e produtividade da semana.
7. Mantenha seu ambiente de trabalho organizado
Nada mais importante para manter o foco do que um ambiente de trabalho organizado. Por isso, limpe sua mesa, deixe somente o necessário, evitando que qualquer objeto roube sua atenção, nem que seja por um instante.
Caso seja necessário melhorar a organização do seu espaço de trabalho temos um novo curso do Lean Office. Ele, com certeza, vai mudar a sua visão sobre o espaço de trabalho.
O Lean Office ou Escritório Enxuto aplica metodologia de evitar desperdícios e excelência operacional no escritório. Se quiser conhecer mais, clique no link do artigo ou no botão abaixo.
8. Descubra seu melhor modo de trabalhar: até o fim ou múltiplos projetos.
Um dos melhores ensinamentos das pessoas de alta produtividade é sobre a gestão do tempo. Ele é o maior ativo da vida de qualquer pessoa e, por isso, ter uma agenda é o primeiro passo para ser mais produtivo.
Baseado nisso, existem dois modos de trabalho. O primeiro é quando você foca em um único projeto, em determinado prazo, e se dedica de forma integral até acabar.
Já o segundo modo é quando você organiza diversas atividades na sua agenda e trabalha em períodos marcados até completar a tarefa. É claro que algumas tarefas vão exigir mais esforço do que outras, contudo, se todos os horários forem planejados, é possível atingir o objetivo.
9. Não tenha nenhuma distração por perto
Essa dica é muito relevante, mas muitas pessoas não a colocam em prática. Se você está fazendo algo importante, aquilo deve ser o foco naquele momento. Não fique com as redes sociais abertas, ou com o celular com som ou vibrando.
Reserve um horário para fazer uma ou duas verificações ao dia somente. Isso vale também para os e-mails. Visualize sua caixa de entrada em horários pré-determinados e não a cada cinco minutos.
10. Não adie suas tarefas
Nós, os seres humanos, somos os melhores animais para autoenganação. Tendemos sempre a ficar na zona de conforto e não usar nosso senso de urgência na execução de tarefas.
O que podemos falar para te ajudar é: se você é sua própria mão de obra, faça até acabar. Elimine seus pensamentos de deixar para depois assim que vierem à mente
O pensamento procrastinador é uma péssima influência para a produtividade, além de levar ao acúmulo de tarefas.
Cada vez que você achar que pode deixar uma tarefa para depois, pense no que está atrapalhando a sua execução como indisposição, dificuldade e até preguiça. Mude o seu foco para o objetivo final e depois o divida em pequenas tarefas que, se cumpridas, vão manter sua motivação e te deixarão mais produtivo.
11. Não ocupe seu tempo com preocupações
Imagine que você está desenvolvendo uma atividade, mas não para de pensar em um contrato importante que só vai assinar no outro dia. Essa preocupação pode ser uma grande vilã se você quer ser mais produtivo.
O significado da palavra “preocupação” está relacionado com utilizar parte dos seus pensamentos com “ocupações” de forma antecipada que atrapalha seu estado de espírito, produzindo sofrimento moral.
Contudo, simplesmente por conhecer mais a fundo esse significado, você já tem a ferramenta certa para manter o foco e deixar as decisões do futuro para a hora certa de tomá-las.
12. Aprenda a dizer não
Em muito momentos, não conseguimos dizer “não” e acabamos cedendo a vários pedidos. Negar uma solicitação é muito difícil porque, fazendo isso, geralmente temos medo de que as pessoas nos deixem de lado.
Mas, às vezes, é necessário dizer "não" para focar na sua rotina e produtividade (até mesmo para ganhar o respeito de si mesmo e dos outros).
O próprio Steve Jobs dizia: “Foco tem a ver com dizer ‘não’.” Aprenda a valorizar sua rotina e seu tempo, que as pessoas que o cercam vão entender.
13. Use ferramentas de produtividade
As ferramentas da produtividade estão relacionadas com o ganho organizacional e também auxiliam e, muito, as pessoas a serem mais produtivas. Vamos listar algumas delas que podem e vão te ajudar a ser mais produtivo.
Strides App / HabitBull
Esses dois gerenciadores da rotina vão te ajudar a manter suas metas e indicadores de progresso em dia. Adicione seus hábitos positivos e também os negativos para acompanhar seu progresso.
Eles ajudam a manter suas atividades semanais sob controle, facilitando sua rotina. Vale lembrar que hábitos bons são construídos com o tempo, por isso, tente se propor a usar pelo menos por um mês em sua rotina.
Strides disponível apenas para IOS - Clique aqui.
Rastreador de Hábitos para Android - Clique aqui.
Trello
Pensou que o Trello ia ficar de fora da lista? Pensou errado! Ele é um grande aplicativo que ajuda na gestão da rotina e de atividades, de forma individual ou coletiva.
Com o Trello é possível criar quadros, checklists, cartões e definir membros para cada atividade. Pode ser utilizado para gerenciar equipes e projetos. Recomendamos!
Trello está disponível para Android e para o IOS.
Evernote / Google Keep
Esses dois aplicativos são gigantes em funcionalidades, mas os objetivos são parecidos: guardar informação, notas, imagens e tudo mais que for importante para não ser esquecido.
Além disso, eles possuem integração com diversas outras plataformas, o que ajuda na utilização. Ao invés de ficar perdido sem saber onde está cada um dos arquivos, deixe tudo de relevante nos aplicativos e acesse de qualquer lugar.
Evernote está disponível para Android e IOS.
Google Keep está disponível para Android e IOS.
Bônus: Voitto App
O Voitto App é um aplicativo que torna possível assistir às aulas e ter acesso ao material dos cursos na palma da mão. Além disso, o aplicativo conta com ferramentas que tornam possível assistir e baixar as aulas, enviar perguntas, ouvir VoittoCast, acessar o conteúdo do blog e ter acesso ao material do curso off-line.
Com esse aplicativo, você pode se capacitar enquanto está no ônibus ou esperando por um atendimento médico. Baixando o aplicativo você já fica habilitado no nosso curso de White Belt em Lean Seis Sigma e ainda tem acesso a todos os nossos cursos gratuitos.
Voitto App está disponível para Android e para IOS.
Pronto para ser mais produtivo?
Como você pôde notar, a produtividade não está relacionada apenas com executar tarefas rapidamente, e sim com um conjunto de fatores que de forma harmônica vão tornando seus dias mais organizados e produtivos.
Se quiser ter acesso a um material completo e estruturado, desenvolvemos um curso extraordinário de Gestão do Tempo e Produtividade Profissional. Com ele você vai ser capaz de fazer um gerenciamento completo da sua rotina com foco em resultados.
Organize-se, conheça sua rotina e administre suas prioridades: isso te ajudará não só em seu trabalho, como também te trará mais qualidade de vida. Não perca mais tempo, clique e conheça!
Ah, se ficou alguma dúvida, deixe nos comentários o seu feedback que ficaremos felizes em ajudar. Não se esqueça de compartilhar esse artigo com o seu amigo que sempre reclama da produtividade! Até logo (:
