O fluxograma é uma representação gráfica da sequência das etapas de um processo, que permite uma análise de limites e fronteiras, fornecendo uma visão global por onde se passa o produto.

Segundo a Neurolinguística, existem 3 modos de aprender: visual, auditivo e cinestésico. Cada pessoa tem um método que assimila melhor, porém conciliar as 3 formas de aprender otimiza ainda mais seu aprendizado. E é exatamente isso que um fluxograma faz!

Um processo geralmente tem várias etapas entre seu início e seu fim, e com isso, não adianta somente você pensar em como ele funciona nem escutar alguém lhe explicando. É preciso visualizar como esse processo ocorre, não é mesmo?

É nesse momento que geralmente utiliza-se um Fluxograma para visualizar o início, as etapas e departamentos por onde o processo passa e o seu fim de maneira clara.

Por isso essa ferramenta é tão incrível, então continue lendo para aprender o que é, como fazer e os tipos mais comuns de fluxogramas existentes.

Será abordado neste artigo:

• O que é Fluxograma;
• Qual é a função do Fluxograma;
• Como fazer um Fluxograma;
• Símbolos de um Fluxograma;
• Tipos de Fluxogramas.

Vamos começar?

O que é Fluxograma?

O fluxograma é uma representação gráfica que descreve etapas de um determinado processo, deixando mais clara a visualização deste.

Ele é estruturado por símbolos geométricos que simbolizam quais são os materiais, serviços ou recursos envolvidos nos processos e quais são as direções a serem seguidas para que o resultado (produto ou serviço) seja atingido.

É uma representação teórica de como funciona o processo, de forma que quando o responsável for ao Gemba, ele poderá conferir se a representação teórica condiz com a prática de como o processo está acontecendo.

Qual é a Função do Fluxograma?

A principal função do fluxograma é mapear e medir processos de maneira segmentada, compreensível e simples. Nesse sentido, a partir dos símbolos e desenhos, o fluxograma objetiva representar cada um dos estágios do processo. Por isso, o fluxograma é uma ferramenta de extrema importância.

Como os Fluxogramas são Usados em Diferentes Áreas?

Por ser um uma representação visual simples de ser interpretada, o fluxograma está presente nas mais diversas áreas como:

• TI (programação):  o fluxograma está presente na programação para  visualizar de forma mais simples a execução de um código, para demonstrar a organização do código e de várias outras formas;
• Vendas:  o fluxograma é utilizado para mapear processo de venda, fazer levantamentos, planejar estratégias, entre outras formas.
• Engenharias: o fluxograma é utilizado para representar fluxos de processos, avaliar o ciclo de vida de uma estrutura, apresentar o protótipo de um produto;
• Negócios:  o fluxograma é utilizado para documentar processos, entender o comportamento de clientes, descrever tarefas e diversas outras formas;
• Educação:  o fluxograma é utilizado para desenvolver projetos, planejar cursos, criar plano de aulas e outras formas.

Como Fazer um Fluxograma?

Para que você aprenda de forma simples como fazer um fluxograma, elaboramos algumas etapas que você pode seguir durante a construção do seu mapeamento. Vamos a elas?

1. Definir o Processo que será Representado

Para começar, você precisa decidir qual processo ou família de produtos será mapeado. Geralmente se escolhe o processo mais problemático, o que tem mais volume, porque se você consegue medir e melhorar esse processo, a única coisa que precisamos fazer para os processos menores é replicar.

Outra vantagem é que qualquer alteração nesses processos será representativa tanto na qualidade quanto no volume de entrega.

2. Definir o Escopo do Projeto

Para definir o escopo do projeto, é preciso definir o início e fim do projeto, qual o nível de detalhamento requerido, se será micro ou macro, quais os detalhes necessários, para quem você precisa entregar e o que você precisa extrair desse processo.

Dessa forma, não haverá problemas relativos à falta de detalhes, ou se não um excesso de detalhes e informações que, dependendo do processo, não se faz necessário.

3. Levantar as Atividades

Nessa etapa da construção do seu fluxograma você deve definir quais atividades estão ocorrendo durante o processo e organizá-las da maneira mais adequada possível.

Ou seja, é necessário analisar de qual maneira cada atividade será trabalhada e sua importância, para então definir a sequência que tornará o processo mais ágil.

4. Desenhar os Símbolos

Como já foi visto, o fluxograma é uma representação gráfica. Logo, utiliza-se símbolos que representam as etapas do processo e as decisões a serem tomadas.

É precisodesenhar de forma correta para que fique claro todo o processo, pois existem símbolos padrões para cada tipo de informação.

Assim, a leitura do mapeamento se torna internacional, permitindo que qualquer pessoa com conhecimento sobre essa ferramenta consiga interpretar seu fluxograma e entender os processos e etapas que estão ocorrendo.

Quais são os símbolos de um Fluxograma?

Existem inúmeros símbolos que podem ser utilizados para representar ações e decisões a serem tomadas durante seu processo. Separei alguns deles para que você possa visualizar de forma clara o que são esses símbolos.

Esses símbolos fazem parte de um padrão, como foi dito acima, permitindo o fácil entendimento do processo por parte daqueles que irão efetuar possíveis mudanças e melhorias no processo.

Quais são os Tipos de Fluxogramas?

Um fluxograma pode ser de vários tipos diferentes. Os 4 mais utilizados por pessoas ou empresas para mapear processos são:

1. Diagrama de Blocos

É o mais simples dos fluxogramas. Composto apenas por blocos, serve como um sequenciamento de processo, sem envolver pontos de decisão.

É utilizado como instruções de trabalho (ITs) simples ou quando se deseja realizar uma representação mais macro de um processo.

2. Fluxograma de Processos Simples

É semelhante ao diagrama de blocos, porém contém pontos de decisão.

3. Fluxograma Funcional

O fluxograma funcional mostra a sequência de atividades de um processo entre as áreas ou seções por onde ele ocorre.

É um tipo de fluxograma muito utilizado para processos que não se restringem a uma única área, e como são identificados os responsáveis por cada fase, é possível identificar até certos gargalos de processo.

4. Fluxograma Vertical

Também conhecido como Diagrama de Processo, o fluxograma vertical é constituído de símbolos e padrões estabelecidos em colunas verticais, o que facilita seu preenchimento.

Esse tipo de diagrama traz rapidez de preenchimento, clareza na interpretação e facilidade de leitura, por isso é tão utilizado nos estudos de processos produtivos.

4.1 - Como Preencher os Campos?

Distância: deve ser utilizado em casos de atividades que envolvem movimentação de materiais ou deslocamento dos funcionários. Neste caso, caso seja conveniente, pode ser registrada a distância percorrida;

Tempo: deve ser preenchido com o tempo de duração estimado das operações;

Tipo de atividade: referência ao tipo de atividade. Normalmente, é representada por cinco estilos básicos:

• Operação: principais etapas de um processo, onde materiais ou produtos são modificados;
• Transporte: movimentos de colaboradores, materiais ou equipamentos;
• Inspeção: realização de alguma inspeção de qualidade ou verificação de processo;
• Espera: representa um atraso ou uma espera na sequência de operações;
• Estoque: indica a armazenagem de materiais ou produtos.

Descrição das atividades: uma breve descrição de cada atividade é importante para facilitar a compreensão do fluxograma durante sua utilização.

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