Aplique o Fluxograma de Processos para alcançar a eficiência operacional!

No mundo dos negócios muitas características são essenciais para alcançar o sucesso. No entanto, entre as principais é possível destacar a eficiência e a organização. Nesse contexto, o fluxograma de processo pode ser um forte aliado para empresas de diversos portes e que atuam em diferentes setores da economia.

Com sua capacidade de representar de forma clara e concisa as etapas e sequências de um processo, essa metodologia vem se tornando cada vez mais importante para identificar gargalos, otimizar operações e garantir uma execução eficiente das tarefas.

Sendo assim, conhecer a fundo sobre o fluxograma de processos é essencial para empreendedores e colaboradores que desejam propor melhorias e terem contribuições de destaque. Diante disso, preparamos um conteúdo completo sobre o tema. Descubra aqui tudo o que você precisa saber através dos seguintes tópicos:

• O que é Fluxograma de Processo?;
• Principais símbolos de um Fluxograma de Processo;
• Vantagens do Fluxograma de Processo;
• Tipos de Fluxograma de Processo;
• Como fazer um Fluxograma de Processo?

O que é Fluxograma de Processo?

O fluxograma de processo é uma ferramenta que auxilia na compreensão das etapas do desenvolvimento de determinada fusão. Por ser uma metodologia voltada para a ilustração visual, permite mais clareza no entendimento e no mapeamento do fluxo de trabalho.

Por isso, com base no fluxograma de processo, é possível identificar possíveis problemas, melhorar a eficiência e facilitar a comunicação entre os membros da equipe.

Vale também ressaltar que essa é uma ferramenta altamente adaptável. Por isso, é utilizada em muitas empresas e em diferentes setores. Devido a essa flexibilidade, sua complexidade.

Dependendo da natureza do processo em questão, podem ser incluídas várias etapas, ramificações e loops, conforme necessário para representar fielmente o fluxo de trabalho.

Diante dessa breve introdução do conceito, já é fácil perceber que o fluxograma de processos é uma forma de mapear as atividades, diminuir falhas e melhorar ações. Mas, para que isso seja feito de maneira assertiva, é preciso saber a forma correta de representar. Por isso, conheça a seguir os principais símbolos dessa ferramenta.

Principais símbolos de um Fluxograma de Processo

Para representar as atividades envolvidas em um fluxograma de processos é necessário identificar em qual categoria ela se enquadra, bem como qual o melhor símbolo para representá-la.

Por isso, separamos abaixo alguns dos símbolos mais comuns, juntamente com exemplos de seu uso. Confira!

Símbolo de Início/Fim

O símbolo de início/fim é geralmente representado por um retângulo arredondado. Indica o início ou o fim do processo. Exemplo:

Um exemplo de seu uso é o processo de solicitação de licença de condução para motoristas de uma empresa. Esse símbolo pode marcar o início do processo de solicitação quando aplicado de maneira anterior a outras atividades, e como símbolo de fim, quando a licença é emitida.

Símbolo de Processamento/Operação

Já o símbolo de processamento/operação é representado por um retângulo, sem as bordas arredondadas. Ele indica uma atividade a ser realizada no processo.

Para esse símbolo tem-se como exemplo um processo de fabricação de um produto. Cada uma das etapas é representada por um símbolo de processamento. Como: a montagem, a inspeção de qualidade e a embalagem do produto.

Símbolo de Decisão

O símbolo de decisão pode ser desenhado com um losango. Em geral, ele representa um ponto no processo onde uma decisão precisa ser tomada. Como há normalmente mais de um caminho, é comum que setas saindo do símbolo para indicar os caminhos alternativos sejam desenhadas.

O losango pode ser utilizado, por exemplo, para representar um processo de resolução de problemas técnicos. Nesse contexto, há uma etapa de decisão a ser incluída para determinar se o problema pode ser resolvido internamente ou se precisa ser encaminhado para uma equipe especializada.

Símbolo de Conector

O símbolo de conector pode ser representado por um pequeno círculo ou uma bolinha. Ele é utilizado sempre que se faz necessário conectar partes do fluxograma que estão em páginas diferentes ou em locais distantes.

O conector por ser usado, por exemplo, para representar parte de um fluxograma de processo de atendimento ao cliente em várias etapas, para mostrar a continuação do fluxo em uma página separada devido à complexidade do processo.

Símbolo de Documento

Já o símbolo de documento é normalmente apresentado como um retângulo com uma onda na parte inferior. Seu uso é feito para indicar a entrada ou a saída de um documento no processo.

Esses símbolos podem ser aplicados, por exemplo, em um fluxograma de processo de faturamento. Nesse contexto, em que uma etapa de emissão de fatura é representada pelo símbolo de documento antes de prosseguir para o próximo passo, como envio da fatura para o cliente.

Símbolo de Preparação

Para representar uma etapa de preparação, é possível incluir um hexágono. Essa forma indicará uma atividade de preparação antes do processamento principal.

Para exemplificar o seu uso, basta pensar em um evento. Nesse âmbito, cada uma das etapas de preparação é necessária antes do acontecimento em si, como reserva de local, confirmação de fornecedores e preparação de materiais.

Essas são apenas algumas das representações visuais mais comuns utilizadas para construir um fluxograma de processos.

Faça um fluxograma no Excel!

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Vantagens do Fluxograma de Processo

O fluxograma de processo é uma ferramenta valiosa para a análise, melhoria e documentação de processos em diversos setores e áreas de atuação. Mas para alcançar esses objetivos, existem diversas vantagens úteis e essenciais que essa metodologia proporciona para quem a utiliza. Entre elas, podemos destacar:

Fácil compreensão visual

Um dos maiores objetivos do uso de um fluxograma de processo é o fato dele proporcionar uma representação visual clara e intuitiva do fluxo de trabalho. Dessa maneira, a ferramenta se torna uma aliada na agilidade de compreensão, bem como na identificação de falhas e pontos de melhoria.

Sendo assim, o fluxograma de processos pode ser um diferencial na tomada de decisão, assim como na capacidade de execução assertiva.

Agilidade na identificação de problemas

Por falar nesses pontos de melhoria, essa facilidade de identificação de possíveis gargalos, redundâncias, atrasos ou problemas de comunicação que possam estar presentes no processo também é uma das vantagens do uso do fluxograma de processos.

Além disso, vale ressaltar que essa ferramenta também auxilia na implementação de soluções. Afinal, é mais fácil saber em qual etapa e ordem cronológica do mapa de processos é possível aplicar as eventuais correções.

Aumento da eficiência

Ao analisar o fluxograma de processos, o colaborador será capaz de identificar etapas desnecessárias ou ineficientes no processo. Com esse mapeamento, se torna possível a otimização do fluxo de trabalho, através da remoção de eventuais atividades redundantes ou da simplificação de algumas etapas.

O processo mais enxuto e monitorado tende a melhorar a eficiência operacional e alavancar os resultados de maneira geral.

Padronização e consistência

Outro benefício do fluxograma de processo é o fato de que essa ferramenta auxilia a estabelecer padrões e procedimentos consistentes para a execução das atividades.

Esse é um ponto muito relevante em contextos que envolvem muito recursos, várias pessoas ou departamentos. Afinal, todos têm a ciência do processado mapeado, garantindo que eles sigam as mesmas diretrizes e evitem eventuais inconsistências.

Comunicação eficaz

Todos terem acesso a mesma base de informação também permite que o fluxograma de processo seja capaz de tornar a comunicação eficaz. Isso é possível através da visualização clara, objetiva e concisa que a ferramenta gera.

Treinamento e orientação

Além disso, o fluxograma de processo também facilita o treinamento de novos funcionários ou orientações de novos procedimentos. Por fornecer uma representação visual com o passo a passo do processo, o aprendizado se torna mais fácil e a compreensão mais assertiva.

Sendo assim, os colaboradores passam a executar suas tarefas de forma adequada com a mitigação de erros e falhas.

Documentação do processo

Outro ponto importante do fluxograma de processo é a possibilidade de documentação do fluxo de trabalho. O uso dessa ferramenta permite que todas as etapas e informações importantes sejam registradas e facilmente acessíveis.

Com isso, alguns processos podem ser facilitados. Por exemplo: auditoria interna e externa, averiguação de conformidade regulatória ou revisão do processo.

A aplicação do fluxograma de processo pode ser valiosa para organizações em diversas frentes, desde o escopo de um projeto até a revisão das atividades já existentes.

No entanto, para que esses objetivos sejam alcançados é necessário usar a ferramenta de maneira correta. Por isso, não deixe de conferir o próximo tópico para conhecer os principais tipos e entender qual faz mais sentido para o seu contexto!

Tipos de Fluxograma de Processo

Antes de começar a mapear as atividades e colocar em prática um fluxograma de processos, é preciso um certo planejamento da adequação. Afinal, existem modelos diferentes dessa ferramenta que podem se adaptar a cada cenário.

Diante disso, é muito importante conhecer as possibilidades através dos tipos de fluxograma de processo. Sendo assim, destacamos os mais comuns e usados. Confira:

Fluxograma de Processos Funcional

O fluxograma de processos funcional, também conhecido como fluxograma de blocos, é o modelo ideal para agrupar as etapas do processo por função ou departamento. Isso acontece pois ele destaca as interações entre as diferentes partes envolvidas e ajuda a identificar as responsabilidades de cada área.

Sendo assim, de maneira geral, o fluxograma de processos funcionais é útil para entender como diferentes funções contribuem para o processo como um todo.

Fluxograma de Processos Linear

Já o fluxograma de processos linear, também conhecido como fluxograma simples, é o mais comum entre os modelos utilizados.

Isso acontece pois ele representa as etapas em uma sequência linear, seguindo uma ordem específica. Dessa forma, esse tipo é ideal para processos com atividades definidas cronologicamente, sem decisões ou bifurcações complexas.

Fluxograma de Processos de Documentos

O fluxograma de processos de documentos é muito aplicado para atividades que envolvem altos níveis de burocracia e/ou um fluxo de informações críticas.

Afinal, sua aplicação é capaz de demonstrar como os documentos são gerados, revisados, aprovados, distribuídos e arquivados ao longo do processo.

Fluxograma de Processos de Decisão

Outro tipo de fluxograma que merece destaque é o de processos de decisão. Ele é capaz de representar as diferentes opções disponíveis em forma de bifurcações ou caminhos alternativos e as decisões a serem tomadas em cada ponto.

Dessa forma, se torna extremamente útil para analisar as diferentes possibilidades, bem como os resultados possíveis de cada escolha.

Fluxograma de Processos de Valor

O fluxograma de processos de valor, também conhecido como fluxograma de cadeia de valor, é o destaque quando a aplicação é feita em conjunto com a metodologia Lean.

Isso acontece, pois, esse modelo se concentra nas atividades que agregam valor ao produto ou serviço do ponto de vista do cliente. Sendo assim, como ele é possível evidenciar quais são as atividades essenciais para atender às necessidades do consumidor, de maneira a eliminar as ações que não agregam valor e identificar oportunidades de melhoria.

Fluxograma de Processos de Serviço

Os fluxogramas de processos podem ser aplicados a diversas áreas específicas, e entre elas está a prestação de serviços. Esse modelo possibilita a visualização de todas as etapas envolvidas na interação entre o provedor de serviço e o cliente, destacando as ações realizadas em cada uma delas.

Dentre os processos que podem ser mapeados com esse tipo estão:

• Atendimento ao cliente;
• Suporte técnico; 
• Processos de assistência.

Fluxograma de Processos de Produção

Outra área que a aplicação do fluxograma de processos merece destaque é a de produção. Nessa vertente, a ferramenta é muito útil para atividades de manufatura ou produção de bens.

Isso acontece, pois, o fluxograma de processos de produção é capaz de mapear todas as atividades, desde a chegada das matérias-primas até a entrega do produto final. Evidenciando também a sequência de operações no gemba, tempos de processamento, inspeções e outras atividades.

Fluxograma de Processos de Compras

O processo de compras também pode ser visualizado através de um fluxograma. A utilização dessa metodologia nesse contexto fornece informações muito importantes no controle da área, como por exemplo:

• Solicitação e aprovação de aquisições;
• Seleção de fornecedores; 
• Emissão de pedidos; 
• Recebimento e pagamento dos produtos;
• Serviços adquiridos.

Fluxograma de Processos de Recursos Humanos

Os fluxogramas de processos podem também ser aplicados para a área de recursos humanos. Dentre as atividades que podem ser mapeadas é possível destacar:

• Recrutamento e seleção;
• Integração de novos funcionários; 
• Avaliação de desempenho;
• Treinamento e desenvolvimento;
• Gestão de benefícios;
• Processos de saída e desligamento de colaboradores.

Fluxograma de Processos de Marketing

O fluxograma de processos de marketing é útil para representar as etapas envolvidas nas atividades desse departamento. Como por exemplo:

• Planejamento estratégico; 
• Execução das campanhas;
• Pesquisa de mercado;
• Definição do público-alvo;
• Desenvolvimento de estratégias de comunicação; 
• Criação de conteúdo; 
• Distribuição e análise de resultados.

Fluxograma de Processos de Suporte Técnico

Por fim, também é preciso destacar o fluxograma de processos de suporte técnico. Muito utilizado em atividades de suporte técnico, help desk ou atendimento de chamados, ele é capaz de representar desde o registro do chamado até a solução final. Para isso, é possível mapear etapas como:

• Triagem;
• Diagnóstico;
• Escalonamento;
• Execução de soluções;
• Encerramento dos atendimentos.

Você já pôde perceber que os fluxogramas de processos possuem inúmeras aplicações e são facilmente adaptáveis para a realidade de cada negócio. Por isso, é importante entender a fundo o contexto para colocar em prática essa ferramenta de maneira assertiva e eficaz.

Por isso, é hora de entender como fazer um fluxograma de processos. Confira o próximo tópico até o final e aprenda tudo o que você precisa saber para isso!

Como fazer um Fluxograma de Processo?

Construir um fluxograma de processo exige um trabalho minucioso e que gere um material baseado na simplicidade e na clareza. Por isso, seguir os passos que separamos para colocar em prática essa ferramenta é essencial para o sucesso da sua aplicação.

Vale ressaltar que cada processo é único e pode envolver diferentes combinações das sugestões que você irá conferir. Dessa forma, se baseie nos aprendizados, mas não deixe de explorar as possibilidades e ideais! Então, vamos conferir o passo a passo?

1. Identifique o processo

A primeira pergunta a ser respondida antes de começar a elaborar um fluxograma é: qual processo eu desejo representar?

Com isso em mente, será mais fácil acompanhar as atividades do início ao fim para representá-las de forma clara, objetiva e assertiva no documento.

2. Liste as etapas

Depois de escolher o processo a ser mapeado, é hora de entender quais são as etapas que o compõem, bem como a cronologia que elas estão dispostas.

Para isso, faça uma lista com todas as atividades sequenciais do processo. Identifique todas as atividades, decisões e possíveis ramificações que ocorrem durante o fluxo do processo.

3. Evidencie a ordem sequencial das etapas

Depois de mapeadas, é hora de formalizar etapas do processo em uma sequência cronológica. Para isso, é fundamental pensar tanto na ordem quanto em uma eventual dependência entre elas.

4. Escolha os símbolos adequados

Nesse conteúdo você pôde se familiarizar com os símbolos utilizados em fluxogramas de processo e agora é o momento de aplica-los.

Os retângulos, losangos, setas, círculos e outros devem ser empregados de maneira adequada para representar cada tipo de etapa, como operações manuais, decisões, início e fim do processo.

5. Desenhe o fluxograma

Agora que você já sabe quais símbolos irá usar, é hora de sair do campo da ideia para a prática em si. Por isso, é hora de esboçar os primeiros modelos do fluxograma do processo mapeado.

Nessa hora é importante ter em mente que alterações poderão acontecer. Ou seja, esteja aberto para discutir e repensar na prévia elaborada.

6. Adicione detalhes

Para tornar o fluxograma mais compreensível, é interessante adicionar ao documento informações adicionais e relevantes a cada etapa, caso seja necessário.

É possível incluir, por exemplo:

• Descrições e detalhamentos;
• Cargos e/ou pessoas responsáveis pela execução;
• Tempo de duração estimado.

7. Revisão e aperfeiçoamento

Com o fluxograma mais completo, é preciso entender se ele realmente reflete a realidade do processo. Por isso, vale sempre revisar o documento e as etapas elucidadas por ele.

Sendo assim, verifique se todas as etapas estão corretamente representadas, se há erros ou omissões e se a sequência do fluxo faz sentido. Caso seja preciso, aproveite para fazer os ajustes necessários.

Vale ressaltar que o fluxograma de processos é uma ferramenta dinâmica. Por isso, pode ser alterada conforme se fizer necessário de acordo com as mudanças e melhorias nas atividades desenvolvidas.

8. Compartilhe e utilize

Com tudo pronto e validado, é hora de compartilhar o fluxograma de processo desenvolvido com todas as pessoas relevantes para a sua execução. Além disso, também com os colaboradores que poderão utilizá-lo como forma de melhoria e estratégia.

Dessa forma, o documento gerado será também uma forma de comunicação, referência e orientação para o processo em questão. Prepare algo de fácil compartilhamento, como um fluxograma no Word, PDF ou uma apresentação.

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