Entenda o que é Gestão de Estoque e aprenda sobre a sua importância para as empresas

Gestão de Estoque é o processo de gerenciar e controlar os itens que uma empresa mantém em seu estoque.

Estocar é armazenar matéria prima, produtos ou mercadorias para um determinado fim, sendo ele de venda, exportação ou ainda para produção de novos produtos.

Antigamente, empresas trabalhavam com a chamada produção empurrada. Na qual a produção de produtos é feita sem uma demanda prévia e os produtos finalizados são estocados em armazéns até sua venda. Não tem como dar errado, não é mesmo?

Bom, se caso os produtos não fossem vendidos, haveria  grandes prejuízos. Todo excedente seria perdido dentro dos armazéns, assim como o esforço usado na produção teria sido em vão. Portanto, tempo e dinheiro seriam desperdiçados.

Em contrapartida, como forma de redução desse fator de risco, atualmente, é crescente o número de empresas que utilizam o chamado de estoque mínimo.

Essas organizações trabalham com a produção puxada. Esse tipo de produção tem como foco a demanda dos clientes e usam diversas ferramentas de auxílio como o quadro de cartões Kanban e uso do sistema Just in Time.

Qualquer que seja o tipo de produção adotada, é fundamental para uma empresa usar um sistema de gestão de estoque, independente do tamanho do mesmo. Um estoque mal otimizado gera custos e desperdícios.

Neste artigo vou te apresentar:

• O que é Gestão de Estoque?
• O que é controle de estoque?
• Por que uma Gestão de Estoque deve ser feita?
• Quais são os tipos de Gestão de Estoque?
• Quais são os parâmetros de controle de estoque?
• Como fazer Gestão de Estoque?
• Quais são os erros cometidos na Gestão de Estoque?

Vamos lá?

O que é Gestão de Estoque?

A gestão de estoque é uma prática que tem como principal objetivo administrar e organizar todos os recursos materiais de uma empresa, entre eles: matérias primas, produtos acabados, ou ainda, peças de reposição para máquinas de uma linha de produção.

O estoque é importante para que uma empresa seja capaz de atender seus clientes da forma mais rápida possível e na medida certa. Para isso, é preciso conhecer bem cada item presente, suas quantidades, as entradas e saídas.

Toda essa preocupação em manter o armazenamento bem gerido é de que, todo o excesso de estoque é dinheiro parado. Isso impacta diretamente no capital de giro de uma empresa e, portanto, não gera lucro.

Uma gestão de estoque pode ajudar diretamente o setor financeiro de uma organização reduzindo desperdícios e gastos desnecessários.

O que é controle de estoque?

O controle de estoque é uma ferramenta que ajuda a monitorar e administrar todas as informações a respeito do estoque.

Com uma meta bem definida, é possível levantar uma quantidade de recursos (matéria prima, peças prontas ou outros materiais) necessária para poder atingi-la.

Havendo um controle adequado, é possível saber tudo o que deve entrar no meu estoque (aquilo que vem de fornecedores) e ainda, quanto deve sair no final do processo (produtos acabados, prontos para venda).

Além disso, o controle de estoque é o processo que compreende desde a escolha do tipo de estoque que sua empresa vai trabalhar até a forma como ele será organizado.

Essas informações são muito importantes, pois elas permitem evitar gastos extras com  alocação dos recursos, por exemplo. O espaço pode ser muito maior que o necessário e gerar desperdício de dinheiro.

Ou ainda, pode acontecer o contrário, o espaço não é adequado à quantidade de itens e há pouca saída devido a uma previsão de demanda equivocada. Isso pode gerar retrabalho para uma empresa, que precisa providenciar um novo local de armazenamento.

Por que uma Gestão de Estoque deve ser feita?

Entre as principais razões para se implementar um sistema de gestão de estoque em uma empresa, tem-se: atendimento de demanda constante; produção sem interrupções; redução de custos; redução de desperdícios e antecipação de vendas.

1. Atendimento de demanda constante

Ter um estoque capaz de atender as demandas de mercado a todo momento é ideal para alta geração de lucro.

Porém, para que isso seja possível, é necessário muito planejamento e conhecimento das principais tendências de mercado. Você não vai querer que seus produtos fiquem acumulados dentro do estoque.

2. Produção sem interrupção

A gestão de estoque permite a uma empresa manter sua produção constante, pois garante que sempre haverá matéria prima disponível em quantidades ideais. Assim, ela consegue entregar todas suas demandas e cumprir suas metas diárias com mais facilidade.

3. Redução de custos

É possível estabelecer quantidades ideais para cada produto em estoque assim como seus períodos de reposição. Portanto, sistemas de gestão de estoques também permitem uma redução de custo com transportes, que podem ser realizados com menos frequência.

4. Antecipação de vendas

Fazer um estoque antecipado de maneira estratégica, visando atender uma determinada demanda. Isso permite uma empresa continuar processos produtivos mesmo quando itens necessários à produção estiverem escassos no mercado e, consequentemente, com preço elevado.

5. Redução de desperdícios

A gestão e controle de estoque permitem estabelecer uma quantidade ideal, com uma margem de segurança, de materiais que são necessários para a produção do produto final. Isso reduz o número de materiais que não são trabalhados e ficam ociosos em estoque.

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Quais são os tipos de Gestão de Estoque?

Existem diferentes tipos de gestão de estoque que as empresas podem adotar, dependendo de suas necessidades e objetivos. Alguns dos tipos mais comuns incluem:

Gestão de Estoque Just in Time

Este tipo de gestão de estoque envolve o fornecimento de materiais ou produtos apenas quando são necessários, com o objetivo de minimizar os custos de armazenamento e maximizar a eficiência.

Gestão de Estoque de Segurança 

Esse tipo de gestão de estoque envolve a manutenção de um nível mínimo de estoque de segurança, para garantir que a empresa tenha produtos ou materiais disponíveis em caso de imprevistos, como atrasos na entrega ou problemas de qualidade.

Gestão de Estoque por Demanda 

Este tipo de gestão de estoque envolve a previsão da demanda dos produtos e a manutenção de um estoque suficiente para atender a essa demanda, sem excessos.

Gestão de Estoque por Lote Econômico de Compra (LEC) 

Esse tipo de gestão de estoque envolve a determinação do tamanho ideal de lote de compra para minimizar os custos totais de estoque, incluindo custos de armazenamento, pedidos e falta de estoque.

Gestão de Estoque ABC 

Este tipo de gestão de estoque envolve a classificação dos produtos em três categorias: A (alta prioridade), B (média prioridade) e C (baixa prioridade), com diferentes níveis de estoque e políticas de gerenciamento para cada categoria.

Gestão de Estoque PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai)

O método PEPS funciona com base no pressuposto de que os produtos que entraram primeiro no estoque são os primeiros a sair, ou seja, os mais antigos.

Dessa forma, o custo dos produtos vendidos é calculado com base nos preços das unidades mais antigas no estoque. Isso pode ajudar a evitar a obsolescência de produtos e minimizar o risco de perdas decorrentes da deterioração ou expiração dos produtos.

Quais são os parâmetros de controle de estoque?

Os principais parâmetros de controle de estoque são:

Com relação à frequência

Com relação à frequência, temos dois tipos de parâmetros: Permanente e Periódico.

Permanente

O nível de estoque é examinado em tempo real e, portanto, são controladas todas as saídas e entradas de itens continuamente. Isso permite reposição sempre que o limite mínimo para aqueles itens é atingido.

• Seus objetivos são: melhorar processos de compras de materiais e otimizar o planejamento da produção.

Periódico

Diferentemente do permanente, o controle periódico é feito no final de um período, com a frequência adequada para um empresa.

• Seus objetivos são: evitar a falta de produtos, reunir dados sobre eles, atualizar sistemas e corrigir possíveis falhas.

Com relação à medida

Com relação à medida, os parâmetros são: Físico e Financeiro.

Física 

O controle de estoque é realizado através da compatibilização da quantidade de itens presentes no armazém.

Financeira 

O controle de estoque é realizado através de cálculos de investimentos e custos de cada produto do estoque.

Compilado de informações

Todas as informações anteriores resultam em dois principais tipos de controle de estoque:

Estoque Mínimo

É composto por uma quantidade mínima de itens em estoque necessários para atender uma demanda sem para a produção, possibilitando cobrir possíveis atrasos de reposição por parte de fornecedores.

Estoque de renovação periódica 

A reposição de estoque é feita periodicamente de forma a atender a demanda sempre em níveis de estoque mínimos necessários à produção.

Como fazer Gestão de Estoque?

Elaborar uma gestão de estoque para uma empresa não é uma tarefa nada fácil. Por isso, vou te apresentar algumas dicas para auxiliar na gestão de estoque de sua empresa.

1. Elabore um catálogo

É necessário fazer um registro das informações referentes a todos os itens presentes em seu estoque. A quantidade de cada um dos itens presentes no armazém, bem como o fluxo e datas dos itens que entram e saem do estoque.

Esses dados são muito importantes para elaboração de controle do estoque, pois permite monitorar tudo o que acontece dentro dele, o que previne falhas de reposição, por exemplo.

2. Responsável pelo estoque

A equipe precisa estar preparada para todas as tarefas relacionadas à gestão de estoque. Para isso, é preciso um gerente de estoque. Ele é responsável por monitorar e controlar todo funcionamento do sistema e rotinas de operação.

3. Faça otimização de estoque

Um estoque otimizado é aquele onde os produtos que são armazenados estão em quantidade ideias, sem faltas ou excessos. Para isso, é preciso conhecer todas as atividades da empresa, bem como a rotatividade dos itens necessários para produção.

4. Estabeleça uma margem de segurança

É preciso ter em mente que os itens de um estoque possuem data de validade ou ainda, podem ficar ultrapassados e se tornarem inúteis para produção.

E ainda, o manuseio incorreto de materiais pode ocasionar defeitos e quebras que também geram invalidez dos itens.

Além disso, uma empresa pode ainda ter que lidar com situações desagradáveis. Nas quais seus produtos são furtados, e em algumas situações, até pelos próprios funcionários.

Então, faz-se necessário garantir a segurança dos produtos. Por isso, é indispensável a definição de uma margem de segurança para perdas, danos ou ainda furtos.

5. Custo de estoque

Manter estoques desnecessários significa perda de retornos de investimento e de espaço físico. O controle de estoque também busca levantar e avaliar os principais custos de estoque.

• Custo de falta: custo associado a falta de itens necessários para a produção e atendimento a demanda;
• Custo de perdas: custo associado a materiais que foram inutilizados devido a falhas, furtos ou validade inadequada ao uso;
• Custo de oportunidade: custo associado a continuidade de investimentos em estoque;
• Custo de manutenção: custo associado à quantidade e tempo que os itens ficam armazenados no estoque.

6. Complemente o controle de estoque através de softwares

Atualmente, a tecnologia é capaz de auxiliar cada vez mais uma empresa por meio de softwares. Não seria diferente para a gestão de estoque.

Softwares de MRP e ERP reúnem todas as informações anteriores (e mais algumas).

Eles contribuem com: a atualização e manutenção de um inventário, facilitação da localização de produtos, acompanhamento de fluxo de materiais e possibilidade de alocar pessoas a cada tarefa da empresa.

Um exemplo de software de ERP eficiente e muito utilizado por grandes empresas é o SAP. Ele apresenta diversos recursos da Indústria 4.0, como a tecnologia big data.

Portanto, esses softwares são completos e ajudam a empresa a ganhar eficiência não somente no setor de estoque mas também em outras áreas.

Quais são os erros cometidos na Gestão de Estoque?

A gestão de estoque é uma parte essencial da operação de muitas empresas e, quando bem feita, pode levar a economias significativas de tempo e dinheiro.

No entanto, a gestão de estoque também pode ser complicada e propensa a erros.

Alguns dos principais erros na gestão de estoque incluem:

1. Falta de planejamento

Muitas empresas não fazem um planejamento adequado para suas necessidades de estoque, o que pode levar a excessos ou a faltas de estoque.

2. Falta de controle

Uma gestão de estoque inadequada pode levar a dificuldades na contabilização de produtos em estoque, resultando em discrepâncias e perdas financeiras.

3. Excesso de estoque

Quando a empresa adquire muitos produtos, isso pode resultar em altos custos de armazenamento, perdas por obsolescência e desvalorização do estoque.

4. Falta de rotatividade

Manter o estoque por muito tempo pode levar à desvalorização do produto, além de ocupar espaço no armazém.

5. Falha na previsão da demanda

Uma empresa pode sofrer prejuízos financeiros se não prever corretamente a demanda de seus produtos e, assim, adquirir um estoque insuficiente ou excessivo.

6. Falha na gestão de fornecedores

Uma gestão de estoque inadequada pode resultar em um relacionamento ruim com os fornecedores, resultando em atrasos na entrega, baixa qualidade do produto, etc.

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