Você sabe o que é Lean Office? Entenda como tornar seu escritório enxuto e produtivo

O Lean Office é uma abordagem de gerenciamento que se baseia nos princípios do Lean Manufacturing, mas é aplicada especificamente a processos e operações de escritório ou administrativos.

Você já deve ter ouvido falar da aplicação das ferramentas do Lean em diversos processos, inclusive para o combate de desperdícios em processos industriais, como o famoso Lean Manufacturing, não é mesmo?

Agora, quanto à adoção desta mesma metodologia enxuta para a eliminação de desperdícios em processos administrativos, você já procurou saber como ela é feita? Este é o Lean Office!

Saiba que otimizar o fluxo de processos administrativos que carregam produtos invisíveis são tão importantes quanto aqueles que produzem os físicos!

Neste artigo, você irá conhecer o Lean Office - Escritório Enxuto, compreender a sua importância e conferir muito mais detalhes sobre cada um de seus 4 passos para implantação.

• O que é Lean Office?
• Qual é a diferença entre processo produtivo e administrativo?
• Quais são os desperdícios identificados pelo Lean Office?
• Quais são os benefícios do Lean Office?
• Como aplicar o Lean Office?
• Quais são os desafios do Lean Office?
• Exemplo de aplicação do Lean Office.

Vamos lá?

O que é Lean Office?

O Lean Office é a aplicação dos princípios do pensamento enxuto às atividades não manufatureiras e físicas, ou seja, ao ambiente de escritório ou áreas administrativas da empresa. O fluxo de valor, nesse caso, consiste no fluxo de informações e de conhecimentos.

Aplicar o Lean Office é necessário para toda empresa que pretende otimizar seus processos administrativos e eliminar os desperdícios relacionados a esses processos.

Qual é a diferença entre processo produtivo e administrativo?

Quando a filosofia Lean surgiu há mais de 60 anos,  a aplicação de suas principais ferramentas era estritamente destinada aos ambientes fabris.

O motivo era claro: só era possível combater desperdícios que fossem vistos e conhecidos. Um processo produtivo industrial ainda contempla justamente esta condição, não é verdade?

Ele conta com produtos que são processados em várias máquinas, com materiais que são estocados em pátios de armazenagem, com matérias-primas que são alimentadas no processo, com produtos defeituosos que são descartados ou retrabalhados, com problemas que são visualizados e confrontados.

Mas, e em processos administrativos, como identificar desperdícios? Podemos não enxergá-los, mas sabemos que eles existem:

• Transporte e estoque de material dá lugar à informação;
• Movimentação desnecessária e processamento excessivo rotinas e procedimentos ineficazes;
• Tempo de espera ao simples retorno de uma ligação ou mesmo informação de um colega;
• Superprodução à relatórios e reuniões sem objetividade;
• Produtos defeituosos à informações incorretas.

Para facilitar a compreensão, na tabela abaixo podemos ver um comparativo entre a manufatura e o escritório:

Viu só? E olha que estes são apenas alguns dos exemplos comparativos que podemos fazer entre setores produtivos e de suporte, onde o produto é a informação que, quando mal trabalhada, resulta em prejuízos certas vezes até mais significativos para a empresa.

Quais são os desperdícios identificados pelo Lean Office?

Como você viu acima, ao aplicarmos o Lean Office, podemos identificar os desperdícios que não eram notados nos processos administrativos, mas que estão lá.

Alguns dos principais desperdícios que podemos perceber e destacar ao colocarmos o Lean Office em prática são:

• Lead time das atividades podem ser longos e imprevisíveis;
• Falta de padronização;
• Geração de lote de documentos;
• Muitos erros nos dados entrada;
• Produção de documentos ou relatórios que ninguém usa;
• Tarefas manuais que poderiam ser automatizadas via sistema ou aplicativos.
  

Quais são os benefícios do Lean Office?

Além de toda a questão da mudança de mentalidade envolvida na aplicação do Lean Office, ele também traz vários benefícios, dentre os quais podemos destacar:

1. Diminuição do tempo de processamento de algumas atividades;
2. Redução do trabalho em processo (pilhas de papel nas mesas);
3. Redução de estoques e filas;
4. Redução no transporte de unidades de trabalho;
5. Reorganização do ambiente de trabalho;
6. Redução de etapas do processo;
7. Maior envolvimento dos colaboradores;
8. Programação nivelada/balanceamento das atividades;
9. Maior controle da informação produzida;
10. Melhor sistemática de identificação de problemas;
11. Maior flexibilidade para responder à alterações na demanda.
    

Como aplicar o Lean Office?

Veja como aplicar o Lean Office na sua empresa com o passo a passo abaixo:

1. Identifique o valor em seu escritório

Aqui a tarefa é identificar o desperdício.

Para saber onde ele existe, o primeiro passo é compreender quais os objetivos estratégicos que devem ser atingidos por parte dos processos do seu setor - ou escritório, de modo que o cliente - receptor interno ou externo - seja satisfeito.

Se é gestão de pessoas, entender o que a organização deseja obter mediante processos de recrutamento e seleção, treinamento e recursos humanos.

Se é financeiro, o que deve ser feito e realizado perante contas a pagar e receber. Se é qualidade, o que é esperado ser recebido diante de melhorias em processos e produtos... E por aí vai!

Compreendido os objetivos almejados pelo cliente do processo do seu setor, o segundo passo é mapear este processo, separando atividades que agregam valor daquelas que não agregam valor ao produto produzido no seu escritório - informações e relatórios que buscam cumprir a demanda esperada.

Para isso, a ferramenta Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM) e a matriz SIPOC podem te ajudar.

2. Eleve o valor agregado em seus processos

Identificado o que é valor do que não é valor no processo do seu escritório, resta agora implantar ferramentas enxutas que eliminem ou ao menos reduzam estes desperdícios.

Neste caso, o programa 5S pode te auxiliar a aumentar o fluxo de informação e a produtividade do seu processo que, por meio de práticas saudáveis adotadas por toda a sua equipe, resultam em um ambiente de trabalho organizado e limpo com atividades e tarefas claramente compreendidas e respeitadas.

3. Padronize o novo fluxo de valor conquistado

Aplicou o VSM para definir o valor no processo do seu escritório e implantou o programa 5S para combater os desperdícios identificados e assim elevar a performance de todo o seu setor?

Tendo feito isso, nesta etapa, o objetivo é padronizar este novo processo de modo que o desempenho conquistado permaneça estabilizado.

O meio para isso não é diferente de processos produtivos: revisar os procedimentos do seu escritório que envolveram as mudanças de melhoria e garantir por meio de treinamentos, palestras e reuniões que eles sejam claramente compreendidos e cumpridos pelos colaboradores.

4. Estimule o ciclo da melhoria contínua

Você se lembrada filosofia Kaizen do Lean Manufacturing: "ser hoje melhor que ontem e amanhã melhor que hoje"?

Pois é, o ciclo de melhoria contínua não deve parar por aqui.

Efetuada as várias melhorias no processo de implantação do Lean Office, a busca por um desempenho mais elevado deve continuar.

E para satisfazer essa filosofia, a própria metodologia Kaizen conta com estruturados e eficientes eventos que procuram atender exatamente esta condição: a constância na adoção de práticas e procedimentos ainda mais sustentáveis por seu setor.

Quais são os desafios do Lean Office?

É de extrema importância o gerenciamento Lean das informações, pois muitas organizações negligenciam a forma como essas informações são tratadas ou administradas.

Neste sentido, os desafios do Lean Office são listados abaixo:

• Simplificar cada processo para minimizar a necessidade de gerenciamento de informações;
• Programar cada fluxo de valor somente a partir de um ponto para facilitar o gerenciamento de informações por todas as operações;
• Usar um controle de produção para os fluxos na cadeia de operações;
• Enviar informações em pequenos lotes;
• O gerenciamento deve ser transparente e intuitivo.

Para compor o fluxo de valor em áreas administrativas, devemos considerar que existem 3 dificuldades como:

1. Dados para coleta são limitados;
2. Dificuldade para identificação dos desperdícios;
3. Dificuldade em diferenciar um desperdício de uma atividade que não agrega valor.
   

Exemplo de aplicação do Lean Office

Um bom exemplo de aplicação do Lean Office é a Bosch, que aplica muito bem a metodologia nos seus ambientes administrativos.

Na Bosch, o Mapeamento do Fluxo de Valor evidenciou a existência de inúmeros desperdícios como idas e vindas de informações entre áreas de vendas, engenharia, produção, compras, entre outras.

A empresa utilizou técnicas como a redução no tempo de realização de atividades repetitivas, através do uso de um banco de dados, e a criação de célula de trabalho para tornar o fluxo contínuo e sem paradas.

Outro exemplo é a Alcoa, que fazendo uso de seu ABS (Alcoa Business System) é considerada uma das empresas mais bem-sucedidas do mundo no que tange à aplicação da metodologia derivada do Sistema Toyota de Produção em escritórios.

Vale ressaltar que o departamento de RH de empresas de serviços utiliza o Lean Office para gerar ganhos como redução dos desperdícios no processos de compra de vale transporte e ticket, aumento da assertividade das contratações, gerando menor percentual de desligamento voluntário no período de experiência, e redução do tempo de reposição de vagas de assistentes e analistas.

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