Veja como priorizar tarefas da forma correta com o auxílio da Matriz Esforço x Impacto

A Matriz Esforço x Impacto, também conhecida como Matriz de Eisenhower ou Matriz de Priorização, é uma ferramenta de gestão de tempo e produtividade que ajuda a classificar e priorizar tarefas com base no seu nível de esforço e impacto.

Se você é o tipo de pessoa que tem o costume de planejar suas tarefas com antecedência, seja na vida profissional ou pessoal, e que já tem as suas metas definidas, a Matriz Esforço x Impacto é ideal para organizar quais ações devem ser priorizadas para atingir seus objetivos.

A gestão eficiente do tempo e recursos é um desafio comum em diversas áreas de nossas vidas, seja no trabalho, nos estudos ou até mesmo em projetos pessoais. Por isso, a Matriz Esforço x Impacto pode ser utilizada sempre que existirem tarefas a serem cumpridas em um determinado período.

Neste artigo, vamos explorar a fundo a Matriz Esforço x Impacto e como utilizá-la para maximizar nossa produtividade e alcançar resultados mais significativos.

Saiba como categorizar as tarefas em quadrantes, identificar aquelas que merecem maior atenção e priorização e como encontrar um equilíbrio entre eficiência e eficácia. Acompanhe os tópicos abaixo:

• O que é a Matriz Esforço x Impacto?
• Quais são as vantagens da Matriz Esforço x Impacto?
• Como funciona a Matriz Esforço x Impacto? 
• Como montar uma Matriz Esforço x Impacto?
  

O que é a Matriz Esforço x Impacto?

A Matriz Esforço x Impacto é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda a priorizar tarefas ou atividades com base na avaliação de dois fatores principais: o esforço necessário para concluir a tarefa e o impacto que ela terá no projeto.

Além disso, ela é dividida em quatro quadrantes, sendo as atividades repartidas entre eles de acordo com o tempo gasto em cada ação e com o impacto que ela trará.

A matriz possui dois eixos principais: o eixo vertical e o horizontal. O primeiro, referente ao impacto, leva em consideração fatores como eficiência, lucro, vendas e satisfação do cliente.

Já o eixo horizontal, referente ao esforço, leva em conta fatores como recursos financeiros, tempo gasto em cada atividade e o número de pessoas envolvidas.

A Matriz Esforço x Impacto é uma forte ferramenta de gestão de tempo utilizada na etapa de medição do método DMAIC no Lean Seis Sigma, que complementa a matriz causa e efeito.

Por ser um ferramenta barata e de fácil implementação, ela é muito utilizada no meio industrial e por profissionais de alta performance. Por fim, existem outras ferramentas de priorização que podem ser utilizadas, como a Matriz GUT, Matriz Importante x Urgente, BASICO, RICE e RAB.

Quais são as vantagens da Matriz Esforço x Impacto?

Dentre as vantagens que a implementação da Matriz Esforço x Impacto oferece, temos:

• Otimização de tempo e recursos limitados;
• Visualização de quais atividades devem ser feitas com prioridade e quais devem ser evitadas ou adiadas;
• Ajuda no processo de recuperação de projetos que perderam o prazo;
• Melhoria de processos e projetos que estão com resultados abaixo do esperado;
• Justifica a tomada de decisões;
• Redução da sobrecarga e estresse com o gerenciamento de tempo eficiente. 
  

Como funciona a Matriz Esforço x Impacto? 

Agora, vamos falar detalhadamente sobre os quatro quadrantes da Matriz Esforço x Impacto. Acompanhe a seguir:

Baixo esforço e Alto impacto

As ações nesse quadrante, quando realizadas, trazem bons resultados. Em outras palavras, as tarefas são muito produtivas e de alto impacto para a empresa. Por esse motivo, elas devem ser priorizadas. Sempre que puder execute as tarefas que estiverem nesse quadrante.

Alto esforço e Alto impacto

As atividades presentes nesse quadrante, quando realizadas, geram resultados expressivos para a empresa. Porém, muito tempo é gasto para realizá-las, ou então é um processo muito custoso.

Por isso, a empresa deve ter um cuidado especial neste quadrante para definir quais tarefas são viáveis de serem realizadas e quais podem ser evitadas.

Baixo esforço e Baixo impacto

As tarefas deste quadrante requerem pouco esforço e os resultados são de baixo impacto, sendo aconselhável verificar se a ação é realmente necessária.

Por demandarem pouco esforço, elas podem ser realizadas entre períodos de uma tarefa e outra ou em horário ocioso: é o famoso “de grão em grão a galinha enche o papo”.

Alto esforço e Baixo impacto

As ações que ficam nesse quadrante, quando realizadas, não trazem resultados relevantes para a empresa, pois demandam muito tempo para serem realizadas. Além disso, o impacto que geram não é muito significativo.

Por essa razão, essas ações devem ser evitadas sempre que possível, sendo que o indicado é realizá-las somente quando forem realmente necessárias.

Como montar uma Matriz Esforço x Impacto?

Nada melhor que um exemplo prático para aprender como essa ferramenta funciona, não é mesmo?

Sendo assim, pense em um projeto que você deseja realizar, seja no meio profissional ou pessoal. O importante aqui é ter um objetivo.

Feito isso, comece a pensar em quais atividades e ações você pode fazer para realizá-lo. Para isso você pode juntar algumas pessoas e fazer um brainstorming, o que vai gerar novas ideias e outros pontos de vista. Desse modo, sua matriz ficará bem completa.

Agora que você tem muitas ideias de atividades que podem te ajudar a alcançar seu objetivo, é importante definir o esforço gasto em cada atividade e o impacto que ela representa no projeto ou objetivo trabalhado.

Lembre-se de que cada projeto é único e que cabe a você definir quais as atividades são relevantes para alcançar seu objetivo.

Assim que definir quais as atividades são de alto impacto e quais são de baixo impacto, note quais delas requerem um alto esforço ou um baixo esforço para serem executadas.

Pronto, agora você já tem todas as informações necessárias para montar a sua Matriz Esforço x Impacto. Então, organize as atividades classificadas referentes a seus respectivos quadrantes.

Como você viu anteriormente, priorizar as atividades que estão no primeiro quadrante é a melhor opção, pois são as mais produtivas. Por outro lado, aquelas que estão no quarto quadrante devem ser evitadas, porque na maioria das vezes são tarefas desnecessárias que requerem muito esforço e não geram resultados expressivos.

Últimas considerações

Agora você aprendeu que a Matriz Esforço x Impacto é uma ferramenta útil na priorização de atividades e que através dela é possível montar um planejamento. Além de também indiretamente motivar os colaboradores, pois os mesmos percebem que o trabalho gera resultado.

Na maioria das vezes é necessário uso de mais ferramentas e metodologias para definir com maior precisão quais tarefas devem ser priorizadas e isso varia dependendo da complexidade dos projetos.

Por isso é importante saber mais sobre essa e as demais ferramentas de priorização e gestão de projetos.

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Uma das ferramentas mais utilizadas nas indústrias para um gerenciamento de projetos eficaz é a metodologia Lean Seis Sigma!

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