Aplique o método GTD e aprenda como dar um salto na sua produtividade

Quem quer ser um milionário?

Em um mundo onde tempo é dinheiro, ser milionário é ter mais tempo, não é mesmo? Correção: ser milionário é saber aproveitar melhor o tempo. Para isso, apresento-lhe o método GTD!

Nesse artigo, você vai conhecer o método que pode lhe ensinar a ser mais produtivo e concluir as atividades que estão na sua lista de tarefas há um tempinho. Empolgado? Confira o que vai encontrar no texto:

• O que é o método GTD?
• Tipos de tarefas do dia a dia;
• Os 5 passos do método GTD;
• Partindo para a ação: aprenda a aplicar o GTD!
• Como ser mais produtivo?

Vamos lá, entender inicialmente o que é o método GTD. Siga a leitura!

O que é o método GTD?

O método GTD significa Getting Things Done ou, em português, tornar as coisas realizadas. O nome da metodologia é muito sugestivo: o GTD apresenta um método para você vencer a procrastinação e conseguir realizar suas tarefas e projetos.

O método GTD foi proposto por David Allen, consultor em desenvolvimento pessoal e autor do livro "A arte de fazer acontecer", um dos livros mais famosos em produtividade.

E quem não quer ser produtivo não é, mesmo? Se você estiver procurando isso, confira o e-book como fazer um home office incrivelmente produtivo!

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O GTD possui um método com 5 passos para execução e os objetivos da metodologia é ensinar você como:

• Diminuir a ansiedade e o estresse;
• Focar no momento presente com técnicas como o estado de flow;
• Organizar os pensamentos caóticos.

Antes de conhecer os passos do método, precisamos dar "nome aos bois". Isso quer dizer que precisamos entender como classificar esse monte de tarefas que costumamos ter para fazer.

Continue a leitura para aprender como podemos classificar as tarefas do dia a dia.

Os tipos de tarefas do cotidiano

As principais tarefas que temos rotineiramente são:

• Atividades não planejadas;
• Atividades pré-definidas;
• Atividades a serem definidas.

Entenda mais um pouco sobre elas:

Atividades não planejadas

São aquelas tarefas que surgem como urgência ou aquelas atividades aparecem na sua mente do nada e você sente vontade de largar tudo para fazê-la.

Quem nunca recebeu uma demanda totalmente inesperada? Um trabalho da universidade que o professor passa à 10h para ser entregue à 14h.

Ou quando você está trabalhando, vê um evento online e corre para fazer sua inscrição.

Essas são situações de atividades não planejadas.

Atividades pré-definidas

Essas são as atividades que você sabe tem clareza sobre o que é necessário fazer dentro de certo prazo.

Sempre temos na agenda pelo menos um projeto, seja da universidade ou do trabalho, que temos tudo sob controle, não é? Esse projeto é sua atividade pré-definida.

Atividades a serem definidas

Esse é o tipo de atividade quer fazer há muito tempo e ainda nem começou. Todos têm uma lista com atividades do tipo: aprender a tocar violão ou organizar as fotos do álbum da família.

Geralmente, não executamos esse tipo de atividade por termos muitas urgências que sufocam nossa motivação e afetam nossa produtividade pessoal.

Depois de entender quais os tipos de atividades do nosso cotidiano, podemos categorizá-las e finalmente conhecer o método passo a passo para colocar o método GTD em prática. Siga para o próximo tópico!

5 passos para aplicar o método GTD

Agora, você vai aprender como usar o GTD conhecendo os 5 passos da metodologia criada por David Allen:

• Coletar;
• Esclarecer;
• Organizar;
• Revisar;
• Agir.

Os passo funcionam como um ciclo, como mostra a imagem abaixo. Está preparado para conhecê-los? Então vamos lá!

1. Colete

Faça uma checklist com todas as atividades que estão na sua cabeça.

Quando digo tudo, é tudo mesmo! Crie uma lista "caixa de entrada" e adicione as atividades, projetos, sonhos, planos, metas grandes e pequenas e de todas as áreas da sua vida.

Utilize um aplicativo de notas ou um simples caderninho para registrar suas atividades. O importante é você deixar sua mente vazia e ter uma lista para tornar mais visual tudo o que deve ser feito.

2. Esclareça

A fase de esclarecimento é bastante interessante. Você vai classificar cada uma das suas tarefas em "prioridade" e "não-prioridade".

Depois, você vai avaliar os itens que classificou como "não-prioridade" e categorizá-los em:

• Descartar;
• Um dia talvez;
• Avaliar novamente no futuro.

Ao decidir descartar uma tarefa, reflita quais atividades podem sair da lista sem prejudicar nenhuma área da sua vida. Geralmente, pensamos em fazer algo que no fundo não é importante.

Além disso, as atividades que você decidir avaliar novamente no futuro são atividades que você deve considerar na próxima vez que for fazer seu planejamento. E as categorizadas como "um dia talvez", pode avaliar depois de um período de tempo maior (uns 2 ou 3 meses).

Agora, as atividades que estavam na caixa de entrada e você definiu como "prioridades" devem ser classificadas em:

• Delegar;
• Agendar;
• Transformar em um projeto.

Você deve agendar as atividades que não consegue fazer em menos de dois minutos.

Se, ela é considerada um projeto e, por isso, pode ser divida em partes menores.

Essas partes viram tarefas e junto com as atividades agendadas, você pode executá-las aplicando técnicas como o timeboxing e o pomodoro.

Um detalhe bastante importante é que você aprenda como definir metas com clareza. Para ajudá-lo nesse processo, temos um e-book sobre definição de metas totalmente gratuito. Clique no botão abaixo para ter acesso a esse conteúdo!

Realmente, dá um pouco de trabalho aplicar essa metodologia, mas é o preço que precisa ser pago para que você tenha mais organização e produtividade. Então, não desista, tudo bem?

3. Organize

Depois que você entende quais atividades são prioridades ou não, você vai avaliar cada uma delas em categorias relacionadas à áreas da vida:

• Família
• Universidade
• Trabalho
• Entretenimento.

Dessa forma, você consegue ver a qual área está dedicando mais tempo.

4. Revise

Revise suas listas de tarefas periodicamente para evitar acúmulo de atividades sem classificação e reavaliar prioridades.

5. Aja

Não basta planejar, você tem que agir. Aplicar o método GTD garantirá que você se organize para atingir resultados, mas nada acontecerá caso você não se esforce para cumprir o planejamento.

Sempre difícil começar, porém dê o primeiro passo e getting things done!

No próximo tópico você vai conferir um exemplo prático de como aplicar o método GTD. Preparado?

Aprenda a aplicar o método GTD

Agora é o momento certo para você aprender como pode aplicar esse método na sua vida!

Lembra-se do primeiro passo? Coletar todas as atividades que precisa fazer e, em seguida, defini-las em "prioridade" e "não-prioridade".

Observe, no exemplo abaixo, como você pode realizar isso!

Depois, categorize as atividades que estão em cada uma das listas secundárias. Lembre-se de refletir sobre a importância e urgência de cada uma das suas tarefas. Você pode aplica a Matriz de Eisenhower nesse processo.

Em seguida, atribua à atividades tags de acordo com cada área da sua vida. Por fim, transforme suas tarefas em metas SMART, entregando um valor maior a cada uma delas.

Depois disso tudo, parta para ação e execute!

Pronto! Agora com esse exemplo você deve ter aprendido como começar a aplicar o método GTD na sua rotina, não é mesmo?

Fique à vontade para organizar suas tarefas utilizando um kanban, uma planilha no trello ou, até mesmo, no caderninho. O que realmente importa é planejar e cumprir!

Como ser mais produtivo?

Nesse artigo, você conheceu o método GTD e como aplicá-lo no seu dia a dia. Percebeu como esse método busca trazer mais clareza para que você atinja seus objetivos. Isso com certeza influencia não só na entrega de resultados, mas também na sua felicidade.

Certamente, você é uma pessoa que está em busca de mais produtividade. O que conheceu aqui é um método de organização e gerenciamento de tempo.

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