Descubra com o timesheet como aumentar a produtividade do seu negócio

Utilizado para otimizar o tempo dos processos, o timesheet é a ferramenta que falta para tornar sua empresa mais produtiva.

Saber o que seu time é capaz de entregar em um determinado período de tempo é fundamental para que a empresa tenha todas as informações necessárias para uma gestão de projetos eficiente.

Como gestor, você consegue evitar a perda de tempo e de recursos ao aplicar uma melhor gestão em cada projeto executado.

Pensando nisso, para que você saiba exatamente o que é o timesheet, como e porquê aplicar na sua empresa, preparamos este guia com as principais informações sobre o tema.

• O que é timesheet e para que serve?
• Como funciona o timesheet?
• Como calcular o tempo de uma atividade?
• Para quais tipos de negócio o timesheet é indicado?
• Quais os benefícios do timesheet?
• Como aplicar o timesheet na empresa?
• Melhores aplicativos de timesheet.

É agora que você vai descobrir uma ferramenta para ser mais produtivo! Vamos lá?

O que é timesheet e para que serve?

Timesheet é um método de gerenciamento do tempo gasto nas tarefas executadas por cada colaborador, dessa forma, é possível melhorar a gestão de tempo da sua empresa.

A partir da implementação no dia a dia da empresa, você passa a ter mais conhecimento de quais etapas levam mais tempo e apresentam menos resultados para o projeto como um todo.

Inclusive, essa alternativa de gestão melhora sua capacidade de tomar decisões sobre cortes e acréscimos que podem otimizar a produtividade.

Como funciona o timesheet?

Para que o timesheet funcione, todos os funcionários precisam registrar quanto tempo foi gasto em cada tarefa.

Este método, inclusive, se torna essencial, levando em conta que o brasileiro gasta 1.737 horas trabalhadas ao ano, segundo reportagem da Folha de S.Paulo.

Com isso em mãos, o gestor é capaz de avaliar e criar um gerenciamento de projetos que condiz com a realidade da empresa, respeitando prazos e evitando gastos com horas extras.

O timesheet contabiliza as horas gastas nas tarefas junto com as horas úteis dos funcionários, dessa forma ele elimina as horas ociosas.

Assim, ele permite ao gestor saber quantos funcionários são necessários para que o projeto seja entregue dentro do prazo solicitado pelo cliente.

Essa ferramenta também é excelente quando utilizada por empresas que trabalham com cobrança por horas (fee mensal), já que permite estimar os custos de cada profissional.

Por exemplo, utilizando a quantidade de horas gastas e multiplicá-la pelo valor/hora de cada profissional, somando os custos indiretos, permite ao gestor saber qual é o custo total, como demonstrado na imagem abaixo.

Como calcular o tempo de uma atividade?

1. Entenda o cenário e as necessidades de cada setor;
2. Coloque em ordem as atividades que precisam ser realizadas;
3. Escolha quem participará do projeto e quais as funções irão exercer;
4. Faça uma estimativa com a média de tempo produtivo de cada participante escolhido.
   

Para quais tipos de negócio o timesheet é indicado?

Todo tipo de empresa que trabalhe com prazos finais, seja ela grande ou pequena, pode aproveitar as vantagens do timesheet. Mas algumas áreas podem ser mais beneficiadas por essa metodologia, como:

Em um escritório de engenharia, por exemplo, este método de gestão de tempo ajuda o gestor a saber quantos profissionais são necessários para realizar determinado projeto.

Já em uma agência de marketing, onde há grande fluxo de trabalho, é uma ótima ferramenta para determinar os prazos de entrega levando em conta os registros de tempo de cases semelhantes.

Na área logística este método pode agilizar as entregas e evitar a necessidade de horas extras. Tudo isso apenas administrando o registro de tempo por tarefa com a equipe disponível e o tamanho da demanda solicitada.

Quais os benefícios do timesheet?

Agora que já explicamos o que é, para quem é e como funciona o timesheet, é normal você se questionar sobre os reais benefícios deste método de gestão. Por isso listamos os principais benefícios do timesheet:

• Eliminação de etapas desnecessárias;
• Mais eficiência da equipe em relação à metas;
• Aumento da proatividade da empresa;
• Redução do desperdício de recursos;
• Redução das horas extras desnecessárias.

Como aplicar o timesheet na empresa?

Uma desvantagem do timesheet é a dependência de cada funcionário. Por isso, ele precisa ser implementado na cultura da empresa para ter a eficácia esperada.

Desta forma, como uma maneira de ajudar na implementação deste processo, preparamos algumas dicas práticas para ajudar na aplicação, seguindo esses passos, em pouco tempo você perceberá os resultados:

1. Escolha um software ou prepare uma planilha

Esse registro é comumente feito em planilhas, mas este método é mais aplicável e efetivo quando os registros são feitos em um software específico.

Por ser mais utilizado, o timesheet online facilita o acesso à ferramenta por todos que precisam registrar seu tempo de execução e pode ser integrado a outras ferramentas de gestão.

2. Planeje e tenha cuidado para não sobrecarregar as pessoas

Tendo todos os registros necessários, você é capaz de gerenciar as tarefas e o tempo com mais facilidade. Mas lembre-se que por mais proativos que seus colaboradores sejam, eles não são robôs de produção em massa.

Por isso tenha cuidado para não sobrecarregar as pessoas e acabar sabotando todo o método de gestão.

Você ainda pode escolher qual modelo mais combina com a proposta e rotina da sua empresa, podem estabelecendo registros:

• diários: gerados no início e fim de cada expediente;
• semanal: gerado no fim de toda semana trabalhada;
• bissemanal: gerado duas vezes por semana, em dias pré-definidos;
• semi mensal: gerado duas vezes por mês, em datas pré-definidas;
• mensal: gerado no fim de cada mês.

3. Prepare e treine a equipe

Para que tudo seja feito como deve ser, é preciso que toda a equipe tenha conhecimento sobre a função do timesheet dentro da empresa. Dessa forma eles entendem sua importância.

Após ter apresentado a nova gestão de tempo é preciso que toda a equipe saiba como utilizar as ferramentas.

Invista uma semana ensinando e integrando o método antes de colocar em prática efetivamente, e ganhe mais que isso quando ele estiver ativo.

4. Faça o acompanhamento

Todo processo, método ou projeto precisa de atualizações constantes para se manter relevante. Para isso é preciso que sejam feitas as correções necessárias ao longo do tempo.

5. Compartilhe os resultados

Tornar os resultados de conhecimento de toda a equipe pode ser útil no processo. Seus colaboradores podem monitorar seus tempo individuais.

Por exemplo, o colaborador, ao perceber que agora ele leva 45 minutos para finalizar uma tarefa onde antes levava 30, é capaz de identificar suas falhas e corrigi-las.

Melhores aplicativos de timesheet

Para facilitar o registro do tempo por seus funcionários e diminuir o volume de papel desnecessário, separamos alguns aplicativos que podem te ajudar a implementar o timesheet.

Hashtrack

Este aplicativo registra o tempo dos colaboradores e permite que você gerencie os projetos de forma mais prática. Uma ótima opção já que a ferramenta está disponível em português.

Além disso, ele emite diversos modelos de relatórios para que você tenha acesso a uma grande quantidade de informação e possa utilizar o modelo que for mais eficiente para sua empresa.

O Hashtrack é gratuito, mas também existe em uma versão paga que dá acesso para opções mais avançadas de gerenciamento.

Harvest

Quando se trata de relacionar tempo desperdiçado com recursos perdidos, o Harvest é uma das opções mais conhecidas.

Uma outra particularidade deste aplicativo é sua capacidade de integração com outros softwares, como o Trello e o Asana. Assim, você pode monitorar não apenas o tempo de produção, mas também o fluxo de trabalho.

O Harvest funciona gratuitamente com número de pessoas e projetos limitados, mas a versão paga não apresenta qualquer limite.

ClickTime

Com a promessa de ser uma ferramenta mais simples que uma planilha, o ClickTime funciona como uma ferramenta de suporte para outros softwares de gestão de pessoas e projetos.

No entanto, isso não o torna menos funcional, tendo clientes como Visa, Google e Johnson & Johnson, este aplicativo está disponível na forma gratuita e paga, tendo quatro planos diferentes para atender diversos níveis de necessidade.

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