Aprenda como montar uma planilha de Escala de Trabalho no Excel

Criar escalas de trabalho claras e bem organizadas faz com que sua empresa tenha um fluxo de atividades mais produtivo e se torne mais fácil gerenciar uma equipe.

Os horários se adaptam a cada organização, mas uma coisa é certa: o uso contínuo de sistemas de controles internos é um dos meios mais eficientes para assegurar um bom desempenho.

Assim, o planejamento de uma escala de trabalho pode te proporcionar mais segurança e confiança na busca de suas metas e objetivos.

Para ajudar o seu processo de aprendizagem, vamos disponibilizar uma planilha gratuita para você editar sua própria escala de trabalho. Com essa planilha, você vai conseguir ter um controle detalhado do quadro de equipe de funcionários da e suas escalas de trabalho, além de viabilizar diversas análises através de indicadores.

O que é escala de trabalho?

Uma escala de trabalho é um documento que reúne informações sobre os colaboradores da organização, em que mostra quais estão ou não trabalhando durante os dias da semana.

As escalas de trabalho costumam variar de acordo com diferentes ocupações dos trabalhadores e precisam levar em consideração as exigências da CLT para a concessão de dias de folga, sendo assim necessário um alto controle para que o gerenciamento dos mesmos seja eficaz.

Então por essa razão, oferecemos para você neste artigo uma planilha para realizar o gerenciamento de escalas de trabalhoda sua empresa.

Passo a passo para criar uma escala de trabalho no Excel

A página inicial possui a estrutura mostrada abaixo. Utilize os botões para navegar entre as abas. Basta clicar no botão e você será direcionado para a aba respectiva.

1. Cadastro

A primeira aba de cadastro servirá apenas para cadastrar as informações quanto aos funcionários e exceções de turno de trabalho.

O primeiro passo será preencher o lado direito da planilha com os cargos existentes na empresa.

Posteriormente, os demais cargos deverão ser preenchidos com o nome do funcionário, selecione o cargo do mesmo, sexo, idade e, por fim, indique caso haja um turno em que o funcionário não pode ser escalado.

2. Escala

A aba de Escala é considerada de suma importância, pois nela serão registradas todas as escalas realizadas por cada funcionário nos três turnos de uma semana.

A princípio, torna-se necessário entender a legenda dos status com os quais serão preenchidos os campos dessa aba.

Esse campo serve como fonte para a lista que preencherá o restante da tabela. Caso deseje, aqui você pode mudar os tipos de STATUS, que de forma automática a lista para se escolher será mudada também.

O mesmo ocorre com os cargos na aba Cargos. Para aumentar o intervalo, basta seguir os procedimentos normais de validação de lista de dados.

O preenchimento dos demais campos referentes aos turnos deverá ser feito conforme o exemplo abaixo, indicando o status de cada funcionário para cada turno em cada dia da semana.

Com o preenchimento das informações dos turnos, será gerado um informativo em forma de planilha ao lado, indicando a quantidade realizada por cada funcionário em cada status.

No exemplo abaixo, a quantificação semanal indica que João Antônio esteve presente em 5 turnos, Felipe Souza esteve presente em 4 turnos, ausente em 1 turno e de férias em 3 turnos.

3. Panorama Semanal

A aba denominada Panorama, como o próprio nome diz, objetiva apresentar um geral das escalas de trabalho da empresa, estratificando a mesma por funcionários, turnos e status.

O primeiro gráfico é uma quantificação geral de turnos, indicando a quantidade de funcionários por status durante toda a semana.

O segundo gráfico apresenta as mesmas informações do gráfico anterior, porém estratificadas nos dias semanais.

Com a planilha pronta, tem-se a estratificação da quantificação semanal para cada turno, possibilitando análises mais completas e específicas.

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