Planilhas para Departamento Pessoal: elas ajudam ou atrapalham o setor?

Para lidar com as diversas demandas e tarefas da área, as planilhas para Departamento Pessoal são um recurso muito utilizado por profissionais do setor, que devem trabalhar com dados organizados e informações acessíveis sobre os colaboradores.

Ainda que sejam úteis à rotina do DP, no entanto, a tecnologia tem trazido soluções cada vez mais modernas, que facilitam e agilizam o trabalho do setor, poupando o tempo dos profissionais, com mais segurança e redução significativa de erros.

Isso porque as planilhas demandam um trabalho manual por parte dos profissionais, que devem se preocupar com o preenchimento de dados e conferência de informações, diferentemente do que ocorre com ferramentas e softwares automatizados.

Neste artigo, a Sólides Tangerino mostra as principais vantagens e desvantagens das planilhas para Departamento Pessoal e os tipos mais utilizados pelo DP, avaliando se essas ferramentas ajudam ou atrapalham a rotina da área. Acompanhe!

O que são Planilhas para Departamento Pessoal?

As planilhas para Departamento Pessoal são ferramentas utilizadas pelo DP para inserção, organização, acesso e realização da gestão de dados dos funcionários. São aquelas informações fundamentais para a gestão de pessoas, tais como:

• Dados de jornada de trabalho para gestão do ponto;
• Informações sobre concessão de férias;
• Organização das jornadas de trabalho para criação e gestão de escalas;
• Informações a respeito de faltas com entrega de atestados médicos;
• Dados completos sobre pagamento de salário, descontos e benefícios para criação de folha de pagamento.

Geralmente, são utilizados editores como o Excel, por onde são inseridas informações e números, permitindo uma série de cálculos e fórmulas, além da geração de modelos de gráficos, que auxiliam na gestão da informação para o DP.

Mesmo com as facilidades oferecidas por essas ferramentas, elas apresentam limitações que não atendem às demandas mais modernas das empresas, especificamente no que se refere à atuação do DP, que cuida de toda a gestão dos dados dos funcionários.

Por isso, é importante que os profissionais da área compreendam muito bem suas demandas para avaliarem se as planilhas para Departamento Pessoal são a melhor opção para facilitar a rotina do setor.

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Quais as vantagens em usar Planilhas para Departamento Pessoal?

As planilhas têm sido adotadas durante muitos anos pela área para auxiliar na rotina e na gestão de Departamento Pessoal. São ferramentas que permitem uma melhor organização dos dados e das informações sobre os funcionários e também outras tarefas.

Ainda que apresentem limitações perante as demandas atuais do setor, as planilhas para Departamento Pessoal apresentam duas vantagens que devem ser consideradas pelos profissionais da área no momento de decidir qual ferramenta utilizar. São elas:

A Ferramenta é Gratuita

Uma das principais vantagens de se utilizar planilhas para Departamento Pessoal é o fato dela ser gratuita, não sendo necessário que o DP precise realizar um investimento para ter acesso.

Essa é uma vantagem importante, pois se trata de uma alternativa que entrega resultados e sem comprometimento no orçamento da área.

É Simples de Manusear

Outro ponto importante que pode ser considerado uma vantagem dessa ferramenta é o fato de que seu uso é fácil e intuitivo, permitindo que as informações sejam inseridas e organizadas de diversas formas.

Uma característica desse tipo de sistema, por exemplo, como é o caso do Excel, é o fato de que ele permite a inserção de dados e, com os dados disponíveis e uso de códigos, realizar a automatização dos cálculos e a geração de relatórios.

Quais são as principais Planilhas para Departamento Pessoal?

Existem diversos tipos de planilhas para Departamento Pessoal, principalmente ao considerar que a área é responsável por vários processos burocráticos, mas fundamentais para toda a empresa.

São rotinas que vão desde a gestão da jornada de trabalho dos funcionários, das férias e até da folha de pagamento e que precisam contar com um sistema que auxilie os profissionais no dia a dia do setor. Confira:

Planilha de Controle de Ponto

Acompanhar as horas trabalhadas de cada funcionário é uma obrigação legal. Dessa forma, a gestão dos turnos de trabalho e a organização da folha de ponto são duas das principais responsabilidades do Departamento Pessoal.

Basicamente, trata-se da tarefa de contabilizar as horas de trabalho dos colaboradores, especificando sua distribuição ao longo do dia, como horários de entrada, saída e intervalos, além de horas extras e banco de horas, se for o caso.

Nesse contexto de planilhas, existem duas formas de se inserir o registro do ponto:

• Realizando a marcação manual do horário em um livro de ponto, que depois é digitada para essa planilha;
• Ou quando os próprios colaboradores adicionam as informações de sua jornada diretamente na planilha.

Em ambos os casos, é importante entender que o uso da planilha pode ocasionar uma série de problemas, dentre eles, a adulteração do horário.

Além disso, a gestão da folha de ponto foi mudando ao longo dos anos, com a evolução da tecnologia. Hoje, existem softwares que permitem a marcação do ponto eletrônico e realizam toda a gestão das jornadas de forma automatizada e mais segura.

Planilha de Gestão de Férias

Outra importante tarefa do DP é a gestão de férias. Além de organizar e ter o controle de quais funcionários estarão ausentes e durante quais períodos, o DP também deve cuidar da parte legal da concessão de férias.

Isso porque existem particularidades da concessão de férias como as férias fracionadas, o cálculo de férias proporcionais, o aviso e recibo de férias, dentre outros aspectos que devem ser observados.

Na planilha de gestão de férias são inseridas informações sobre os dias em que os funcionários estarão ausentes, podendo o DP ter uma visão geral sobre os profissionais que estão gozando do seu descanso legal.

No entanto, é preciso entender que somente essa planilha não permite que se faça uma gestão completa das férias, pois se sabe que essa concessão não é igual para todos os funcionários. Por exemplo, há aqueles que saem 30 dias e outros que fracionam os dias.

Planilha de Escala de Trabalho

A escala de trabalho é o período de tempo em que cada funcionário trabalha para a empresa, podendo variar conforme os cargos e as funções de cada um.

A CLT e a Constituição Federal trazem diversas regras e leis sobre a escala de trabalho, estabelecendo períodos máximos de horas trabalhadas, que devem ser consideradas no momento da gestão das escalas.

Além disso, outro fator diretamente afetado por essa questão é a produtividade da empresa, por isso, a gestão da área e o DP devem ter a organização e o controle desse processo muito bem feitos. Na planilha de escola de trabalho devem constar:

• As principais informações sobre os funcionários;
• O cadastro dos turnos de trabalho e a quantidade de funcionários necessários por dia;
• A escala de trabalho dos funcionários por mês;
• Os resultados das escalas de trabalho dos funcionários para se ter uma visão completa da distribuição feita.

Planilha de Controle de ASO

O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) é um documento obrigatório, de acordo com a CLT, que mostra uma avaliação médica sobre um funcionário que será contratado, desligado ou que faz parte da empresa há algum tempo.

Com o ASO, a empresa consegue acessar os indicativos que mostram se o trabalhador está apto ou não para exercer uma função, por meio do histórico de saúde, analisando exames complementares e clínicos que foram feitos durante um período.

A importância desse acompanhamento é evitar doenças adquiridas no trabalho, problemas na justiça e também o cuidado com o bem-estar e a segurança do colaborador.

Assim, por meio da planilha de controle de ASO é possível cadastrar os funcionários, verificando a data de emissão do Atestado de Saúde Ocupacional e sua validade, permitindo o controle do status de vencimento.

Modelo de Folha de Pagamento

Também conhecida como holerite, a folha de pagamento é o documento que contém todos os dados de pagamento de cada um dos funcionários da empresa, como salário, horas trabalhadas, faltas e descontos.

Assim, ela mostra o salário bruto do trabalhador e os valores descontados, conforme a porcentagem equivalente de cada imposto ou conforme a necessidade.

De acordo com a lei trabalhista, o registro dessas informações pode ser feito manualmente ou automatizado, por meio de sistemas e plataformas que contam com a tecnologia.

No caso de planilhas, os dados gerais, como data, aqueles pessoais e de pagamento do colaborador, como seu salário bruto, as horas trabalhadas no mês e os descontos de impostos, são preenchidos a mão, o que demanda atenção e cuidados para evitar erros.

Importante ressaltar que cada funcionário possui uma informação diferente e uma variação de um mês a outro, tornando as planilhas um processo manual e demorado.

Por falar em Folha de Pagamento…

Você sabia que a folha de pagamento é uma obrigação legal de toda empresa? Seu conceito é simples: uma relação de informações acerca da remuneração que o funcionário de uma empresa recebe.

Apesar do seu conceito simples, sabemos que nem sempre é fácil gerenciar toda a folha de pagamento de uma empresa. Para isso criamos uma planilha que irá te auxiliar com um modelo já pronto.

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Quais as desvantagens das Planilhas para Departamento Pessoal?

Ainda que apresentem vantagens que podem ser consideradas interessantes, as planilhas para Departamento Pessoal também possuem desvantagens que devem ser levadas em conta para verificar a viabilidade do seu uso no dia a dia da área.

Todas elas, como será possível verificar, estão diretamente relacionadas à falta de especificidades e funcionalidades que são importantes para que a ferramenta entregue um desempenho e resultados com base nas demandas atuais do mercado e do DP.

Falta de Segurança

É importante ter em mente que as planilhas para Departamento Pessoal não garantem toda a segurança necessária para resguardar o sigilo dos dados pessoais dos funcionários.

Além disso, dependendo da forma como estiverem armazenadas, elas não permitem que haja uma recuperação rápida das informações, em caso de problemas e perdas. Isso porque, geralmente, os dados são mantidos em um único local.

Ausência de Transparência

Especialmente no caso da planilha de controle de ponto, há uma grande chance de ocorrer falta de transparência em relação à marcação fiel e exata da jornada de trabalho.

Nesse processo de gestão do ponto, a exatidão da informação é crucial, inclusive, para o pagamento de salários e possíveis descontos. É muito importante que a ferramenta não permita mudanças e adulterações, garantindo que aquele dado traduza a realidade.

Trabalho Operacional

Outra desvantagem das planilhas para Departamento Pessoal é que elas envolvem muito trabalho operacional e manual, algo que vai na contramão das demandas mais modernas, que pedem sistemas cada vez mais automatizados e inteligentes.

Ao precisar de pessoas para realizar o trabalho que o próprio sistema poderia conduzir, as tarefas acabam ocupando o tempo de funcionários que poderiam estar se dedicando a tarefas mais estratégicas e que realmente necessitam de interferência humana.

Considerando que para cada tarefa de gestão é necessária uma planilha diferente, essa perda de tempo com trabalho operacional se torna ainda maior.

Grande Possibilidade de Erros de Cálculos

Principalmente por serem utilizadas fórmulas em planilhas, como de Excel, para a realização do cálculo automático de questões como as horas trabalhadas, o resultado nem sempre será correto.

Dentre as várias intercorrências possíveis, podem surgir erros de digitação na planilha, que podem alterar dados e resultados, por detalhes como, por exemplo, digitação de número em coluna ou linha diferente.

Poucas Funcionalidades 

Outra desvantagem das planilhas é que elas possuem modelos tradicionais e que acabam não se adaptando ao que é realmente necessário para aquela tarefa. Nesse caso, o DP é que precisa adaptar sua realidade ao que a ferramenta oferece.

Esse contexto faz com que o DP não consiga acessar relatórios específicos e até mesmo ter uma visão global sobre a informação que está acessando.

Afinal, Planilhas para Departamento Pessoal ajudam ou atrapalham?

Com o passar dos anos, a demanda das empresas têm aumentado, ficando cada vez mais complexas, o que pede soluções mais completas e com uso da tecnologia.

É possível afirmar que as planilhas para Departamento Pessoal ajudam, sim, nas rotinas da área, principalmente pela facilidade do manuseio e também pelo fato de serem gratuitas e acessíveis.

No entanto, é fato que, para a maioria das demandas do DP, elas não conseguem sanar todos os problemas e as demandas que surgem no dia a dia, já que muitos processos ocorrem com alto volume de dados e informações diversas.

Um dos principais exemplos disso é a diferença entre a planilha de controle de ponto, que é preenchida de forma manual, e um software de controle de ponto, que entrega soluções completas, seguras e integradas, evitando erros que podem causar problemas à empresa.

O Departamento Pessoal precisa contar com ferramentas e sistemas que sejam capazes de poupar o tempo dos profissionais, permitindo que eles se ocupem com tarefas mais estratégicas e importantes para o negócio.

Existem diversas soluções automatizadas no mercado e softwares para Departamento Pessoal que entregam análises mais profundas e relatórios de forma ágil, com apenas um clique, além de protegerem as informações para garantir a segurança dos dados.

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