Entenda o objetivo do Plano de Ação e veja como elaborar um eficaz para a sua empresa

O Plano de Ação, também conhecido como plano de gestão ou plano de atividades, é uma ferramenta que estabelece o passo a passo e os recursos necessários para atingir um objetivo específico ou resolver um empecilho.

É considerado como uma metodologia extremamente útil para manter as equipes organizadas e focadas na realização de metas. Além disso, o plano de ação pode ser usado em diversas situações, desde projetos específicos até planos estratégicos de longo prazo.

O acompanhamento constante do plano de ação permite que as equipes monitorem seu progresso e ajustem as tarefas conforme necessário para alcançar seus objetivos, podendo ser sintetizada em uma ferramenta comum de gestão que ajuda a transformar metas abstratas em ações concretas.

Contudo, o plano de ação ainda possui outras características que você só vai descobrir se continuar a leitura do nosso artigo. Para isso, acompanhe os tópicos abaixo para não perder nenhum conteúdo:

• O que é um Plano de Ação?
• Qual o objetivo do Plano de Ação?
• Quais são as perguntas de um Plano de Ação?
• 3 ferramentas mais importantes do Plano de Ação;
• Quais são os 5 passos do Plano de Ação?
  

Preparado(a) para saber mais sobre o que é um plano de ação? Continue a leitura!

O que é um Plano de Ação?

Um plano de ação é uma forma organizada de se alcançar metas e objetivos. Mas, como isso é feito?

Basicamente, o plano de ação é um documento que o gestor fará um plano detalhado sobre o que precisará ser feito.

O plano de ação se inicia com uma descrição do objetivo a ser alcançado. Em seguida, são listadas as tarefas específicas que precisam ser realizadas, os prazos para cada tarefa e as pessoas responsáveis por cada uma delas.

Também podem ser incluídos recursos necessários, como orçamentos, equipamentos ou materiais.

Isso inclui elaborar um cronograma de quais atividades serão realizadas e como está o andamento do projeto para, assim, poder alcançar o objetivo de forma assertiva.

De forma geral, a construção de um bom plano de ação auxilia o trabalho do gestor para gerir uma organização e delegar atividades.

Agora que você já sabe o que é um plano de ação, explicaremos o porquê dele ser tão importante! Descubra no próximo tópico!

Qual o objetivo do Plano de Ação?

Como você viu no tópico anterior, o plano de ação é uma ferramenta essencial para gerir as tarefas de uma empresa.

Mas não só isso, esse documento também é uma peça-chave no processo de tomada de decisão no âmbito estratégico.

Por isso, você provavelmente não vai encontrar nenhuma empresa que alcançou suas metas e objetivos sem ter feito planos estratégicos, táticos e operacionais bem definidos.

Os planos de ação são importantes porque, além deles visarem os melhores resultados de uma organização, eles promovem a gestão de tempoe de tarefas de maneira eficiente, fazendo com que a empresa cumpra com os prazos estabelecidos.

Portanto, os planos de ação proporcionam:

• Alcance grandes resultados;
• Ascensão na carreira; 
• Realização de metas e objetivos com efetividade.
  

Agora que você já viu qual é a importância e o objetivo principal ao se traçar planos de ação em uma organização, você vai conferir quais são as perguntas que devem ser respondidas ao elaborar essa ferramenta.

Quais são as perguntas de um Plano de Ação?

Vamos direto ao ponto, certo?

Um plano de ação eficiente responde às seguintes perguntas:

• Qual é o objetivo do plano de ação?
• Quais são as atividades específicas que precisam ser realizadas para atingir esse objetivo?
• Quem será responsável por realizar cada uma dessas atividades?
• Qual é o prazo para cada atividade?
• Quais recursos serão necessários para realizar as atividades (capital financeiro, equipamentos, material, pessoal)?
• Como será medido o sucesso do plano de ação?
• Quais são os possíveis obstáculos que podem surgir e como eles serão superados?
• Como o plano de ação será monitorado e avaliado ao longo do tempo?
  

Essas perguntas ajudam a garantir que um plano de ação seja completo e eficaz na abordagem dos problemas que está destinado a resolver.

Por isso, antes de começar a elaborar de fato o seu plano de ação, busque resolver esses questionamentos e traçar as melhores estratégias para chegar ao resultado desejado.

3 ferramentas mais importantes do Plano de Ação

Usar mecanismos nos processos de gestão empresarial é fundamental para potencializar o plano de ação. Nesse caso, vamos te apresentar as principais e mais famosas ferramentas utilizadas para a criação desses planos de atividades.

Vamos nessa?

5W2H

Talvez a ferramenta mais conhecida dentre as ferramentas de planos de ação é a 5W2H. Ela é formada por sete questões definindo o que será feito, porque, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.

Ela permite compreender um problema ou oportunidade de melhoria sob diferentes perspectivas por meio das seguintes perguntas:

Metas SMART

Metas SMARTé o nome de uma metodologia que tem como principal função definir os objetivos dos planos de ação, visando orientar pessoas e empresas de forma mais clara e direta.

O seu nome é uma abreviação das letras iniciais das palavras em inglês: específico (Specific), mensurável (Measurable), atingível (Attainable), relevante (Relevant) e temporal (Time based).

PDCA

O ciclo PDCA é outra ferramenta importantíssima e muito famosa que provavelmente você já deve ter ouvido falar sobre. O nome PDCA também é uma sigla formada pelas letras iniciais de palavras em inglês, definindo um sequenciamento de etapas: planejar (Plan), executar (Do), controlar (Control) e agir (Act).

Portanto, pode-se dizer que ela é uma ferramenta de gestão da qualidade que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos.

Agora que você já conhece essas ferramentas, talvez esteja se perguntando “Como elaborar um plano de ação na prática?”. Acertei? Então, continue a leitura para conferir o passo a passo!

Quais são os 5 passos do Plano de Ação?

Os 5 passos para elaborar um plano de ação são: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Explicamos logo abaixo um pouco mais sobre cada etapa:

1. Iniciação

Nessa etapa, é importante frisar que nenhum projeto começa sem um objetivo definido e bem fundamentado.

Portanto, o primeiro passo para você ter sucesso no seu projeto, é ter em mente onde você quer chegar no final e, para isso, ter os seus objetivos traçados e definidos. Dessa forma, o caminho para chegar até eles será iniciado.

2. Planejamento

Depois de ter definido os objetivos, é hora de planejar! Há quem goste mais dessa etapa, porque é nela que vão ser estruturadas as atividades, os recursos para executá-las, os responsáveis e os prazos para cada uma.

É também nessa fase que você vai pensar estrategicamente para o cronograma planejado ser realista e condizente com a realidade da empresa.

Dessa forma, deve ser criado o escopo do projeto e listados todos os recursos necessários para cada etapa ser realizada.

Além disso, é fundamental fazer um plano dos custos e riscos, mesmo que a chance de acontecerem sejam mínimas (afinal, você não vai querer que aconteça nenhum imprevisto, né?).

3. Execução

Essa etapa se resume a: siga tudo o que foi planejado na última etapa!

Parece até simples, não é?

Mas só será fácil se você tiver feito a última etapa de forma eficaz.

Seguindo as medidas projetadas no planejamento, a ideia aqui é ir registrando todas as etapas conforme o projeto for executado. Por exemplo, o consumo de orçamento deve ser registrado para que o gestor possa analisar se a projeção de custos será suficiente.

No caso de ter uma diferença evidente entre o valor projetado e o real, é papel do gestor analisar isso para partir para a próxima etapa.

4. Monitoramento

Seguindo a mesma linha do exemplo da etapa anterior, se houver uma discrepância entre o custo projetado e o real, é na fase de monitoramento que devem ser consideradas as possibilidades de ajuste.

Portanto, é nessa fase que serão listados erros, imprevistos e promover a validação do projeto. Uma vez que alguma falha for identificada, o gestor deverá identificar suas causas e propor soluções para ela.

5. Encerramento

A última fase é de suma importância para que nada que tenha ocorrido antes se perca.

É nessa fase que será revisto todo o trabalho feito e mensurado os resultados, visando sempre os objetivos finais traçados.

Dessa forma, tudo deverá ser documentado (incluindo erros e aprendizados) para fazer o acompanhamento e também servir de gestão do conhecimento para os colaboradores.

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