Veja os principais desperdícios em escritórios e como minimizá-los

Em um mundo extremamente competitivo, é de extrema importância que as empresas usem os seus recursos da melhor maneira possível. Foi justamente por isso que os 8 desperdícios do lean foram criados, para evitar o uso desnecessário de recursos.

Entretanto, os desperdícios do lean têm um viés voltado para as indústrias, sendo muito utilizado nelas, mas algumas pessoas ainda têm dificuldade em associá-los ao ambiente dos escritórios.

Hoje, traremos para você um panorama geral sobre os principais desperdícios presentes em escritórios e, de quebra, ainda te ajudaremos a mitigar essas ineficiências.

Preparado para essa imersão no mundo dos desperdícios em escritórios? Então vamos juntos ver os seguintes tópicos:

• Os 8 desperdícios do lean office;
• Os desperdícios mais comuns em um escritório;
• Dicas para a redução de desperdícios em escritórios.

Os 8 desperdícios do lean

Antes de iniciarmos a nossa conversa sobre os desperdícios em ambientes administrativos, vamos falar sobre um escopo maior: os 8 desperdícios do lean.

Os 8 desperdícios do lean são grupos de desperdícios muito comuns em qualquer empresa, embora inicialmente eles tenham sido identificados para o tratamento de ineficiências em indústrias juntamente da filosofia lean manufacturing.

A lista de desperdícios do lean é composta por: processamento impróprio, excesso de produção, estoque, excesso de transporte, movimentos desnecessários, defeitos e retrabalho, espera e pessoas.

Agora que você já tem um panorama geral sobre os principais desperdícios dentro das empresas, que tal ir um pouco mais a fundo e descobrir quais são os desperdícios mais comuns em empresas de serviço? É o que vamos discutir no próximo tópico!

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Os desperdícios mais comuns em um escritório

Os escritórios possuem uma grande quantidade de desperdícios. Preparado para aprender sobre os principais e iniciar a sua jornada no lean office? Então, vamos iniciar!

Desperdício de papel

O papel e materiais de impressão em geral são materiais muito utilizados em escritórios. Isso porque eles são muito importantes para manuseio de relatórios e, dependendo da área de serviço, eles são parte do serviço prestado.

Apesar de o meio digital estar cada vez mais presente em prestadores de serviços e, consequentemente, o uso de papel vir diminuindo com o passar do tempo, seu uso ainda é bastante significativo.

É  por conta dessa grande usabilidade que o desperdício de papel é um fator muito importante para essas empresas, uma vez que erros de impressão são relativamente comuns no dia-a-dia.

Desperdício de tempo e de pessoas

Quando falamos de desperdícios em escritórios, uma das primeiras coisas que vêm à nossa mente são períodos em que ficamos ociosos.

A ociosidade é um grande desperdício de tempo, uma vez que ela normalmente é originada a partir de algum processo que gera um gargalo para os processos seguintes, isto é, atrasa outras demandas por conta de uma ineficiência.

Esse atraso de outros processos gera um outro desperdício: o de pessoas. Isso ocorre porque quando criamos gargalos em uma cadeia produtiva, acabamos perdendo capacidade de produção dos colaboradores que terão que esperar alguma outra atividade ser finalizada para poderem fazer as suas.

Outro erro muito comum que pode gerar o desperdício da capacidade produtiva das pessoas é a não utilização dos conhecimentos específicos dos seus colaboradores. Isso pode ocorrer de várias maneiras, como a falta de um plano de desenvolvimento profissional ou até mesmo erros na hora de selecionar um candidato sem os pré-requisitos para ser contratado.

Excesso de processos e de produções

O excesso de processos pode ser uma grande dor de cabeça dentro de escritórios. Isso porque um número elevado de atividades para fazer um serviço é a receita perfeita para que retrabalhos ocorram de maneira indevida.

Lembre-se, quanto mais processos um serviço tiver, maior a sua complexidade, o que, consequentemente, faz aumentar as chances de erros e retrabalhos em sua cadeia produtiva. Portanto, manter a simplicidade é algo fundamental em escritórios.

E por falar em simplicidade, outro erro muito comum é o de excesso de produções dentro de empresas. Ou seja, produzir mais do que o cliente (tanto interno quanto externo) quer ou precisa.

Embora o overdelivering, que é entregar ao cliente mais do que ele espera, seja bem visto, ele ainda é um desperdício dentro de um escritório, pois toma tempo de produção de soluções para outros clientes. Ou seja, é a maneira ideal para agradar um cliente e possivelmente desagradar todo o restante.

Dicas para a redução de desperdícios em escritórios

Não basta apenas saber quais são os principais desperdícios dentro de um escritório, é necessário também saber minimizá-los. Então, vamos juntos ver algumas dicas para fazer isso!

Desperdício de papel

Como foi dito anteriormente, boa parte do desperdício de papel vem de erros naturais decorrentes do grande uso desse material em escritórios. Entretanto, existem algumas dicas que você pode seguir para minimizar o seu uso desnecessário.

A primeira dica é utilizar os dois lados das folhas de papel, o que permite que o dobro de conteúdo seja inserido na mesma folha.

Outra dica que pode ser muito valiosa é transformar memorandos e manuais para os colaboradores em e-mails ou arquivos digitais, o que possibilita que esses materiais não sejam perdidos, além de minimizar o uso de papel pela empresa.

Desperdício de tempo e de pessoas

A melhor maneira de evitar desperdício de tempo e de pessoas é investindo em capacitações para os seus colaboradores. Com isso, as tarefas serão melhor executadas e a probabilidade de serem gerados gargalos irá diminuir.

Além disso, é importante prestar atenção nas capacidades dos candidatos quando uma vaga de trabalho for aberta em seu escritório, pois potencializar aquilo que os seus colaboradores já têm uma aptidão é uma excelente maneira de garantir que a empresa não desperdice os profissionais que compõem o  quadro de colaboradores.

Excesso de processos e de produções

Como foi dito anteriormente, manter a simplicidade é a melhor maneira de evitar os problemas causados pelo número excessivo de processos.

Para isso, algumas dicas podem ser seguidas, como diminuir a burocracia (como, por exemplo, a exigência de múltiplas assinaturas ou revisões), evitar o uso de softwares diferentes para fazer a mesma tarefa e evitar o uso e confecção de relatórios que terão pouca ou nenhuma utilidade.

Outra dica para evitar processos desnecessários é utilizar o Mapa do Fluxo de Valor, um diagrama que mostra toda a cadeia produtiva e todos os materiais e processos envolvidos nela.

Além disso, busque sempre atender pontualmente a demanda dos seus clientes, principalmente em períodos de grande demanda, pois o tempo é um recurso cada vez mais escasso.

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