Gestão Jurídica: Como a Advocacia com Base em Dados Promove o Aprimoramento da Gestão do seu Escritório?

Tudo na advocacia é informação e transmissão de informação, ou seja, tudo são dados. A advocacia tem como matéria-prima os problemas das pessoas físicas e jurídicas.

Para prospectar esta matéria-prima, é preciso encontrar clientes que transfiram estas informações para o advogado analisar, tratar e encontrar a resolução mais fácil e rápida possível.

Todavia, isso transforma o Direito e a Advocacia em um oceano de dados. Mas afinal, no meio de tanta informação, o que é importante para acompanhar?

Para resolver esta situação, a ADVBOX mergulhou na compreensão do serviço jurídico do início ao fim, analisando várias áreas do Direito e encontrando os pontos essenciais.

Mesmo com grandes diferenças entre as áreas jurídicase a forma da prestação dos serviços, há uma estrutura por trás da advocacia que é similar a todos, permitindo criar uma metodologia única da advocacia baseada em dados.

A teoria da firma, utilizada em microeconomia, quando aplicada à advocacia vista como empresa, implica na necessidade de observação com o devido cuidado e periodicidade constante de 2 grupos de informações que funcionam de forma independente.

Por isso, nesse artigo iremos conversar sobre os seguintes tópicos:

• Despesas e Honorários;
• Inteligência de Dados;
• Gestão de Equipes e Processos da Melhor Maneira;
• Honorários;
• Tempo: O Elemento Mais Importante;
• Safras de processo;
• Eficiência Como Objetivo.

Vamos lá?

Despesas e Honorários

As despesas são controláveis e têm grande peso na folha de pagamento. Em última análise essas despesas permitem suportar um estoque maior ou menor de processos, sejam eles consultivos, administrativos ou judiciais.

Por outro lado, quanto aos honorários advocatícios não se tem controle, sendo totalmente sazonais, mesmo com cobranças pré-pagas, pós-pagas, parceladas ou por mensalidade. A outra semelhança é que são sempre 3 fases fundamentais: Prospecção, Produção e Execução.

Cada uma destas fases tem métricas próprias e regras comuns a todas as áreas do Direito. Contudo, cada escritório tem as suas informações e dados próprios, sendo praticamente inútil analisar dados genéricos do ponto de vista do aproveitamento para o próprio escritório.

Inteligência de Dados

Por esse motivo, para usar a inteligência de dados ao seu favor, é necessário ter seus próprios dados exibidos de forma simples, acessível e organizada.

Na primeira fase, de prospecção, é indispensável manter o controle sobre o número de fechamento de novos contratos e de oportunidades geradas pelas ações de marketing jurídico, além da taxa de conversão dessas oportunidades.

Na segunda fase, de produção, as principais métricas correspondem ao número mensal de processos ajuizados e ganhos, bem como a taxa de processos ganhos em relação aos encerrados. Isto acontece no momento do trânsito em julgado.

Dessa forma, é possível prever qualidade e quantidade de produção.

Nos serviços de consultoria jurídica a produção é medida em relação aos processos encerrados com sucesso e a taxa de processos finalizados em relação aos que estão em andamento.

Na terceira e última fase, deexecução, os dados fundamentais constituem o número de novos pedidos de execução de sentença, o valor total das condenações dos processos e o valor final dos honorários em cada caso.

Nos serviços de consultoria jurídica não há condenações para medir a qualidade do trabalho, o que pode ser substituído pela aplicação de NPS (Net Promoter Score) ou através de checkpoints de antes e depois da consultoria, indicando itens que foram abordados durante o serviço.

Gestão de Equipes e Processos da Melhor Maneira

Durante a trajetória de prospecção, produção e execução há uma enorme variedade de recursos para dar andamento nos processos jurídicos, seja de pessoal ou de máquinas e equipamentos, ambiente e energias que manejam um estoque de processos que está em constante movimento.

A partir disso, neste estoque de processos integram novos processos todos os meses, bem como outros são finalizados, produzindo um valor útil na vida dos clientes, que impacta nas suas realidades.

Para manter esta rotação de processos em andamento o escritório arca com as despesas, as quais são embutidas no final em cada serviço jurídico entregue.

Em média, entre 80% e 85% dos custos dos processos judiciais são custos de pessoal e seus encargos sociais, tendo em vista a mínima influência de máquinas e tecnologias nos serviços jurídicos, até os dias de hoje.

À vista disso, a uma perspectiva financeira, o elemento mais importante a ser medido é a produtividade individual de cada colaborador e da equipe como um todo.

A produtividade individual dos colaboradores só é possível medir com o sistema de pontuação por tarefas, mais conhecido como Taskscore: Alta produtividade na advocacia, já que controles normais de tempo e timesheet não permitem cálculos exatos.

A produtividade coletiva da equipe se mede em razão do número de advogados e colaboradores pelo total de processos ativos em estoque.

Assim, se duas equipes jurídicas que têm o mesmo custo de R$ 50.000,00, por exemplo, lidarem uma com 500 processos e a outra com 1000 processos do mesmo nível de complexidade, o custo será menor por processo no caso da equipe que lida com 1000 processos. No caso, cada processo custará a metade.

Honorários 

Os honorários advocatícios se relacionam com outros dois elementos: a qualidade do serviço jurídico e os tipos de ação promovidos por aquele escritório de advocacia.

A qualidade final dos processos administrativos e judiciais é medida pela taxa de processos ganho em relação aos processos perdidos e pelo valor médio das condenações.

Nos escritórios de autor, os processos ganhos são os precedentes e a condenação maior reflete sucesso na demanda. Já nos escritórios de defesa de réus, os processos ganhos são os improcedentes e a condenação menor reflete o sucesso na demanda.

Esses dados segmentados por tipos de ação ou grupos de ação são indicativos da influência da própria demanda nos resultados finais. Os tipos de ação judicial podem indicar quais são os serviços jurídicos que trazem mais receita para o escritório.

Tempo: O Elemento Mais Importante

Em todo e qualquer serviço jurídico, o mais importante para analisar se este serviço é benéfico é o tempo. Aadvocacia baseada em dados mostra que o tempo aumenta os custos do processo judicial no final do ciclo, ao mesmo tempo que reduz os honorários.

Sim, diminui os honorários drasticamente. Isso porque os honorários sempre devem ser calculados por mês de trabalho desenvolvido, independentemente de serem recebidos de forma integral no final, no início ou no decorrer da prestação do serviço jurídico.

Exemplo: um processo que retorne R$ 80.000,00 de honorários pode ser considerado ótimo se levou 8 meses do início ao fim, mas péssimo se levou 25 anos para ser solucionado. Em 25 anos, a média do valor recebido pelo escritório foi de R$ 266,66, o que pode talvez até ser superado pelos custos.

Safras de processos

Por fim, é preciso salientar que as análises para serem mais adequadas e assertivas exigem que sejam realizadas em lotes, por safras de processos. Todos os meses ingressam no escritório uma determinada safra de processos que irá passar pelas três fases: o ciclo de prospecção, produção e execução.

Para contabilizar de forma correta os custos ao final das fases, é preciso incluir nas contas os processos perdidos, os honorários não pagos ou não recebidos, e as desistências, extinções e outras perdas.

Além disso, para se obter de forma correta estes dados é preciso o controle dos processos por safra. Por meio de análise, buscamos encontrar uma metodologia definitiva de análise de dados na advocacia.

Eficiência Como Objetivo

Como já citado anteriormente, a advocacia pode se transformar em um oceano de dados e possibilitar análises e combinações infinitas. No entanto, a grande vantagem está em filtrar os principais dados e métricas e acompanhar de forma a transformar estes indicadores em vantagem real para o seu escritório.

É fato essencial para a qualidade de gestão acompanhar estes dados de forma permanente e em tempo real,possibilitando adaptar às situações do seu negócio. Dessa forma, garante eficiência, produtividade e mantém o escritório saudável com os colaboradores satisfeitos, tendo em vista que sua liderança é competente.

É por este motivo que a ADVBOX realizou pesquisa e desenvolvimento do sistema mais eficaz de gestão de Business Intelligence (BI) para a advocacia, onde os advogados líderes de escritórios empreendedores conseguem regular seus negócios com exatidão e segurança.

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