Como calcular as horas consumidas nas atividades dos colaboradores?

Ter um controle na jornada de trabalho dos colaboradores é muito importante para a empresa e para o setor de RH, pois contribui na organização e checagem de horas, além de conseguir saber qual é a capacidade do time e a sua produtividade.
Para calcular as horas trabalhadas, é preciso ter um controle de ponto eletrônico digital na empresa, que atenda a demanda de timesheets e cria facilitações no monitoramento das atividades de cada colaborador.
Separamos algumas dicas para fazer esse cálculo de uma maneira mais objetiva e clara, o que torna a execução de projetos mais eficiente. Confira através dos tópicos abaixo:

O que é Timesheet?
Como calcular as horas trabalhadas?
Quais as principais ações no cálculo de produtividade?
Qual a importância de calcular horas em projetos?

Vamos lá?

O que é Timesheet?

Costuma ser encontrado como um documento online, mas também existem planilhas ou plataformas digitais que possuem essa função de realizar os cálculos das horas consumidas, de maneira automática, o que otimiza o tempo do RH e dos próprios colaboradores.

Como calcular as horas trabalhadas?

Separamos os principais pontos para conseguir calcular as horas trabalhadas na sua empresa, mas antes veja como o cálculo pode ser feito:

Índice de produtividade = número de clientes atendidos / horas trabalhadas no período.
Exemplo: Se a empresa atendeu naquele período 30 clientes e teve um total de 220 horas (2 horas e 40 minutos) trabalhadas, o cálculo seguiria assim:

30 / 220 = 0,13% de índice de produtividade

O cálculo foi feito com um período curto de tempo e varia de acordo com cada projeto, mas nesse caso poderia ser feito um novo projeto após essa entrega.
Por isso a importância de saber quanto tempo cada tarefa leva para ser feita, pois ajuda a organizar quantos projetos podem ser feitos por semana, quais precisarão ser entregues primeiro, como separar os colaboradores por projeto ou por equipe e também com ações de produtividade, como iremos contar a seguir.

Quais as principais ações no cálculo de produtividade?

O primeiro passo é definir um cronograma com todas as atividades, responsáveis e prazos e separar por projetos ou clientes;
Crie prioridades para cada tarefa, solicitando as primeiras entregas das tarefas mais urgentes e colocando na sequência as que tem um prazo posterior, porém também precisa ser considerado o tempo de execução para a definição final;
A partir disso, deve-se reunir com os colaboradores para entender quanto tempo costumam gastar em cada tarefa, sendo um tempo médio;
Depois, basta verificar após cada entrega se o tempo de realização e finalização de tarefas foi o mesmo tempo estipulado anteriormente;
Faça sempre estimativas e adote métodos para não ocorrer erros no cálculo;
O timesheet vai indicar apenas o total de horas trabalhadas e as horas individuais de cada tarefa;
Assim os gestores saberão quais colaboradores entregam em menos tempo ou que precisam de mais horas para a execução. Além disso, podem considerar a qualidade e checar quanto tempo aquela tarefa deverá ter no próximo cronograma;
Também podem ser acrescentados o valor da hora trabalhada, para ser calculado quanto deverá ser pago aos colaboradores ou quanto essas horas custam à empresa em relação ao que vão receber pelo projeto;
Custos finais: dos recebimentos, dos pagamentos e das horas.

Qual a importância de calcular horas em projetos?

Quando a empresa começa a ter mais controle sobre os valores das horas e cria o hábito de calcular as horas consumidas, ela consegue reter uma perda de tempo durante as etapas dos projetos
Isso porque quando já se sabe quanto tempo será gasto em cada tarefa, é possível otimizar e adequar a métodos ágeis para que haja economia de recursos e melhor direcionamento de estratégias, ações e principalmente de orçamento.
Realizar a organização de timesheet ajuda a filtrar as prioridades e não cometer erros como:

Possibilita reduzir o tempo gasto em reuniões, com encontros mais curtos e menos recorrentes no decorrer do projeto. É mais longo e rico em detalhes no planejamento do projeto;
As tarefas que apresentarem mais horas gastas indicam a empresa que é um cliente que acaba por exigir mais dedicação de sua equipe, e caso for exercer projetos simultâneos, teriam que contratar mais mão de obra ou aumentar custo de orçamento, já que corre risco de gerar horas extras;
Também consegue medir quais colaboradores são mais efetivos, quais equipes conseguem realizar mais entregas em tempo hábil e sem perder a qualidade exigida;
Analisar a possibilidade de contratar softwares que automatizam alguns processos, e controlem essas horas trabalhadas, desta maneira não ocorre perda de tempo em criar esses cálculos e ainda checar;
Consegue gerar orçamentos melhores aos clientes, por já saber quanto custa o tempo de trabalho daquela entrega, assim não precifica errado e nem sai do prejuízo;
Auxilia na gestão de equipe e projetos, pois dá para criar etapas mais consistentes e realistas com base nos dados comparados com os timesheets anteriores.

É preciso ter uma comunicação transparente e objetiva com a equipe. Apresentar aos colaboradores esse formato de acompanhamento deve ir além das suas principais funções de gerar economia e ganho de tempo.
Deve ser mostrado que é um benefício para a empresa e que todos ganham, pois aumenta a produtividade dos projetos, gera mais auxílio e detalhamento mais claro, reduz os conflitos e erros e geram a opção de melhorias nas próximas etapas.
Assim, os colaboradores contribuíram na organização de todas as fases e passarão a indicar o tempo mais real de cada tarefa, seja com o auxílio de um timer durante as ações ou com as entregas em tempo real.
Além de ser uma comprovação de jornada de trabalho e pagamentos para prestar contas ao cliente.

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