7 dicas para você ter sucesso no Escopo do Projeto

Acredito que todo mundo que precisou escrever um projeto e pegou um modelo pronto, parou ao ver no roteiro o termo ‘escopo do projeto’ e se perguntou: "E agora? Como faço isso?"

Apesar de inicialmente ficarmos assustados com o termo escopo, logo você descobre o quanto um bom escopo do projeto torna-se uma ferramenta valiosa, pois permite que o gestor defina as atividades que serão desempenhadas pelos membros da equipe, bem como, os prazos destas atividades.

Além disso, o escopo do projeto é flexível à mudanças, ou seja, ele permite que alterações necessárias sejam feitas no planejamento inicial à medida que o projeto vai sendo executado.

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O que é o escopo do projeto?

A definição de escopo é alvo, ou seja, é aquilo que se deseja alcançar ao final de todo o trabalho necessário que será planejado.

Aplicado em gestão de projetos, temos o termo escopo do projeto, que é o planejamento documentado, que inclui todas as tarefas que serão desenvolvidas, com uma definição clara dos seus objetivos do projeto, prazos, custos e os profissionais que vão desempenhar cada tarefa.

Este planejamento é realizado a partir da coleta de dados junto das partes interessadas no projeto, como:

• Cliente;
• Patrocinador;
• Gerente do projeto.

Também é o escopo do projeto que norteia o gestor, facilitando suas tomadas de decisão e identificando as mudanças que precisam ser desenvolvidas ao longo do caminho, como a necessidade de incluir ou retirar certas atividades.

Mudanças inevitavelmente vão acontecer, mas é importante que se evite ao máximo que elas ocorram, pois elas podem gerar maiores custos e demandar mais tempo. Dessa forma, vemos o quanto o escopo do projeto se faz necessário para alinhar todos os envolvidos em um mesmo objetivo.

O PMBOK é referência quando se trata de gerenciamento de projetos, ele destaca o escopo do projeto como ferramenta fundamental para que o planejamento contenha todas as atividades necessárias para o desenvolvimento de um projeto, dispensando qualquer informação além do essencial. Uma outra ferramenta também muito importante é o EAP, ou Estrutura Analítica do Projeto, que ajuda na visualização das etapas de entrega do projeto.

7 dicas de como fazer um escopo de projeto

Como você viu o escopo do projeto é muito importante e extremamente eficiente quando somado ao alinhamento de toda a equipe, e por isso, neste tópico, separei 7 dicas que vão ajudar você a desenvolver um bom escopo. Vejamos:

1. Escopo do projeto x Escopo do produto

Antes de mais nada é importante você saber que o escopo do projeto é diferente do escopo do produto.

O primeiro escopo descreve o que precisa ser feito para que possamos entregar um produto, serviço ou resultado.

Enquanto o segundo escopo descreve as características do produto, serviço ou resultado esperado no projeto.

A imagem a seguir exemplifica essa diferença:

Assim, após identificar estas diferenças e ter certeza do tipo de escopo que deseja fazer, é só seguir um passo a passo para ter um excelente planejamento para o seu projeto.

2. Planejar o gerenciamento do escopo

Após identificar a necessidade de desenvolver um escopo do projeto, você precisa realizar um processo de planejamento do gerenciamento do escopo, estabelecendo e documentando como a equipe do projeto o que irá definir, validar e controlar no escopo.

Por meio da utilização do plano de gerenciamento do projeto e do termo de abertura, cria-se o plano de gerenciamento do escopo, principal saída desse processo. Além disso, é elaborado o plano de gerenciamento de requisitos. Nesse processo é recomendável o uso de opinião especializada.

3. Coletar os requisitos

Esta fase consiste no processo que coleta e documenta os requisitos que garantem o cumprimento das expectativas das partes interessadas.

Esses requisitos podem ser relacionados à:

• Qualidade;
• Desempenho;
• Cuidados;
• Especificações e outros.

Existem vários métodos de coleta desses requisitos no escopo do projeto. As mais utilizadas são:

• Entrevistas: realizadas com as partes interessadas formal ou informalmente;
• Dinâmicas de grupo: é selecionado um mediador experiente para conduzir a coleta de requisitos dos participantes;
• Brainstorming: é feita uma coleta de várias informações relacionadas com o grupo;
• Mapas mentais: as ideias apresentadas no brainstorming são agrupadas em categorias relacionadas. A partir do mapa mental fica muito fácil a elaboração do escopo;
• Técnica Delphi: é feita por especialistas em determinado assunto e o objetivo é obter um consenso das ideias e opiniões de todos;
• Tomada de decisão: quando existem muitas alternativas, a decisão pode ser tomada por: unanimidade, pluralidade, maioria, ditadura e outros.

4. Definir escopo

Definir o escopo do projeto é um o processo de descrição e detalhamento do projeto. Este é composto pelas principais entregas, premissas e restrições do projeto. O mais indicado nesse processo é ter a opinião especializada de um profissional experiente na área.

Além disso, devem ser consultadas as partes interessadas, pois essa etapa, se feita corretamente, terá grande impacto no sucesso do projeto.

Existem dois problemas diferentes que podem ocorrer: o cliente achar que será entregue um determinado resultado e este não está presente no escopo. A outra vertente é você entregar um resultado "a mais" para o cliente sendo que ele não pagou por isso e nem enxergava valor nisso.

Portanto, é muito importante esse alinhamento entre todos os envolvidos no projeto. Ao fim desse processo, espera-se que tenham sido documentadas todas as entregas do projeto, critérios de aceitação, restrições, premissas e demais caracterizações do projeto.

5. Criar EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

Nesta fase ocorre o processo que realiza uma subdivisão ainda maior do projeto. Cada entrega é composta por pacotes de trabalho.

A técnica mais utilizada nesta fase é a Decomposição, na qual o objetivo é subdividir cada tarefa tornando assim a mesma mais tangível e gerenciável.

Vale lembrar que o "todo" deve ser igual à soma das partes, ou seja, a conclusão das subdivisões deve garantir a conclusão das entregas.

Após elaborar a EAP, devemos criar o Dicionário da EAP para descrever cada item da lista. Essa descrição pode ser feita em cada tarefa como veremos posteriormente.

Mesmo em uma simples atividade, como pintar a sala da sua casa após uma reforma é necessário aplicar o gerenciamento de projetos.

6. Verificar o Escopo do Projeto

Este é o processo de inspeção das entregas concluídas do projeto, ou seja, as entregas foram concluídas e atenderam aos requisitos estabelecidos pelas partes interessadas?

Geralmente o controle da qualidade é feito antes, porém nada impede que possa ser realizada juntamente com esse processo.

Após essa inspeção, temos três principais resultados: as entregas que foram aceitas pelas partes interessadas e principalmente o cliente/patrocinador do projeto, solicitações de mudanças, ou seja, caso esteja algo não conforme ou alteração no direcionamento estratégico do projeto e a atualização dos documentos do projeto.

7. Controlar o Escopo do Projeto

Este é o processo de monitoramento do andamento do projeto e gerenciamento das mudanças ocorridas. Sabemos que é muito difícil ter um planejamento 100% eficaz. Logo, já são esperadas ações corretivas e mudanças no escopo do projeto.

Devemos tomar cuidado para essas mudanças não ficarem excessivas e sem controle, pois quando isso ocorre pode haver uma extensão do cronograma, gerando atrasos, e estouro de orçamento. Essa alteração excessiva de escopo e sem controle algum é chamada de scope creep.

Para manter esse controle, fazemos uma análise de variação, tomando como referência a linha de base do escopo do projeto, requisitos estabelecidos pelas partes interessadas e demais parâmetros. Com isso, conseguimos determinar o desempenho do trabalho.

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