Folha de Pagamento: descubra o que, como funciona e como ela é calculada!

A Folha de Pagamento é um dos principais acompanhamentos para o departamento pessoal das organizações. Afinal, esse é o documento que possibilita organizar as informações fiscais, contábeis e gerenciais sobre a remuneração dos colaboradores.

Devido à sua importância, esse é um processo que demanda muita atenção. Isso porque não há um padrão seguido em todos os meses. Por exemplo: número de horas extras, vale-transporte por dia trabalho e outras variáveis podem se alterar de colaborador para colaborador.

Sendo assim, os cálculos devem ser assertivos e conforme a legislação. Mas não se preocupe! Preparamos este conteúdo com tudo o que você precisa saber sobre folha de pagamento. Por isso, acompanhe os seguintes tópicos:

• O que é Folha de Pagamento?;
• Como é feita a Folha de Pagamento?;
• Como é feito o fechamento da Folha de Pagamento?;
• Quais os principais proventos da Folha de Pagamento?;
• Quais os descontos da Folha de Pagamento?;
•  Como calcular a Folha de Pagamento?

O que é Folha de Pagamento?

Folha de pagamento é um documento que contém informações sobre os salários e remuneração, encargos e benefícios concedidos aos funcionários de uma empresa. Ele deve ser elaborado mensalmente e serve como um registro de todas as todas as informações sobre as remunerações pagas aos trabalhadores.

Também conhecido como holerite, é nesse documento que são registrados o salário base, descanso semanal remunerado, impostos de renda, horas extras, adicional noturno, comissões, bonificações, contribuições sociais e outros dados.

Essa é uma das formas mais eficientes para que as empresas façam o gerenciamento de custos atrelados ao cálculo da folha e remuneração de trabalhadores. Afinal, os valores devem constar no descritivo para que a empresa esteja em conformidade com a lei.

Agora que você já sabe o que é a folha de pagamento, é hora de conhecer mais a respeito do processo de construção dela. Por isso, confira o tópico a seguir!

Como é feita a Folha de Pagamento?

Para fazer a folha de pagamento, é essencial organizar as informações de maneira sistemática. Afinal, cada dado deve estar no seu centro de custo correto.

No entanto, essas classificações devem ser feitas com atenção. Afinal, cada um dos pontos leva em consideração variáveis diversas, como: a profissão, acordos individuais e peculiaridades das companhias.

Diante dessa vasta gama de opções, é comum que as empresas contratem até mesmo uma assessoria digital contábil para auxiliar no primeiro momento.

Mas, independentemente da estratégia utilizada, a folha de pagamento deve ser feita com base nos valores numéricos identificados e gerados através de códigos categorizados, referências e percentuais.

Por isso, a organização deve levar em consideração parâmetros como:

• Classificação do colaborador: identificar a categoria profissional que o trabalhador se enquadra. Esse ponto é fundamental, afinal, existem profissões regulamentadas por convenções coletivas. Sendo assim, estão sujeitas às normas base específicas delas para calcular os valores da folha.
• Contabilização das horas trabalhadas: na formulação da folha de pagamento é preciso computar todas as horas trabalhadas em regime habitual, hora extra e até mesmo o descanso remunerado. Nesse momento, também devem ser levados em conta faltas e atrasos sem justificativa;
•  Desconto de encargos sociais e Imposto de Renda: outro ponto que deve ser levado em consideração na elaboração da folha são os encargos e tributos. Como por exemplo: desconto Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), a dedução do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e a retenção do Imposto de Renda (IR);
•  Dedução de benefícios legais: por fim, também é preciso fazer o desconto dos benefícios concedido para os colaboradores. Dessa forma, será possível também calcular indicadores importantes, como margem de contribuição e lucratividade.

Além de conhecer como é feita a folha, outro ponto essencial para ser assertivo nesse processo é saber como fechar os dados para elaborar o documento. Por isso, confira mais detalhes a seguir!

Como é feito o fechamento da Folha de Pagamento?

O fechamento da folha de pagamento é um processo que envolve uma série de etapas que precisam ser realizadas de acordo com os prazos estabelecidos pela legislação trabalhista.

Em geral, os dados de fechamento devem ser enviados até o dia 15 do mês subsequente ao mês de fechamento da folha para o eSocial.

Além disso, atualmente, no Brasil, o fechamento deve acontecer até o último dia do mês vigente. No entanto, a folha deverá ser paga até o 5° dia útil do mês, independente da forma de pagamento escolhida pela empresa.

Para cumprir esses períodos, a empresa precisa se organizar. Por isso, separamos as principais etapas de fechamento da folha de pagamento. São elas:

• Coleta de informações: é necessário reunir todas as informações referentes aos salários, horas extras, proventos, descontos e outros itens que compõem a folha de pagamento;
• Cálculo dos valores: com base nas informações coletadas, é necessário fazer o cálculo dos valores devidos a cada colaborador. Vale lembrar que esse passo deve seguir corretamente as regras estabelecidas pela legislação trabalhista e por convenção coletiva de trabalho, como os sindicatos;
• Emissão da folha de pagamento: com os valores calculados em mãos, é possível emitir a folha de pagamento de cada colaborador. Nela é preciso descrever informações como o nome, o salário bruto, as deduções e o salário líquido;
• Pagamento dos valores: com a folha de pagamento emita, a empresa deve efetivar o pagamento dos valores devidos aos colaboradores;
• Recolhimento de impostos e contribuições: vale ressaltar, que durante o cálculo dos valores e a emissão da folha de pagamento, a companhia também deve recolher os impostos e contribuições devidos ao governo, como o INSS, o FGTS e o IRPF;
• Envio das informações aos órgãos competentes: por fim, a empresa deve enviar as informações referentes à folha de pagamento aos órgãos competentes, como a Receita Federal, o Ministério do Trabalho e a Previdência Social.

Esses são os passos padrões para o fechamento da folha de pagamento. No entanto, é importante lembrar que existem diferenciações de acordo com sindicatos e até mesmo com as legislações aplicadas a cada modelo de trabalho.

Por isso, é muito importante que a empresa esteja sempre atualizada sobre as regras aplicáveis à elaboração da folha de pagamento.

Quer mais facilidade para fazer o fechamento da sua folha de pagamento? Saiba como fazer uma planilha em Excel com o conteúdo que elaboramos para você!

Agora que você já sabe como fazer o fechamento de maneira geral, chegou a hora de entender melhor sobre os incrementos e reduções que podem incidir sobre a folha de pagamentos. Confira mais a respeito dos proventos no tópico a seguir.

Quais os principais proventos da Folha de Pagamento?

No cálculo da folha de pagamento há a inclusão de valores referentes aos proventos, ou seja, um aumento na remuneração correspondente à benefícios e obrigações trabalhistas.

Existem diversos proventos, podendo ser legalmente instituídos ou acordados entre o colaborador e o empregador.

Para que você entenda melhor essas possibilidades, separamos os principais proventos que podem constar na folha de pagamento. São eles:

Salário Base

Salário base é o valor acordado é o valor que acordado entre o empregador e o empregado como remuneração pelo trabalho realizado.

Horas Extras

Sempre que houver horas trabalhadas além da jornada normal acordada no contrato de trabalho, na folha de pagamento são incluídas as horas extras. Elas devem ser remuneradas com um acréscimo em relação ao valor da hora normal de trabalho.

Adicional Noturno

A legislação trabalhista também prevê o provento chamado adicional noturno. Esse é o valor pago pelo trabalho realizado no período noturno, entre as 22 horas e as 5 horas da manhã.

Vale ressaltar que o provento também deve ser remunerado com um acréscimo em relação ao valor da hora normal de trabalho.

Comissões

As comissões são valores pagos como um percentual sobre as vendas realizadas pelos funcionários, como forma de incentivar o desempenho e aumentar a produtividade.

Esse é um dos exemplos de proventos provenientes de acordos entre as partes, não sendo obrigatório por lei.

Bonificações

As bonificações são valores pagos como reconhecimento pelo desempenho ou cumprimento de metas, podendo ser concedidas individualmente ou em grupo.

Vale-refeição e vale-alimentação

Vale-refeição e vale-alimentação são benefícios concedidos pelas empresas para auxiliar nas despesas com alimentação durante o horário de trabalho.

Não há a obrigatoriedade legal desse auxílio, no entanto, é muito comum que empresas de médio e grande porte pratiquem esse pagamento.

Vale-transporte

Assim como os auxílios anteriores, também há a modalidade para cobrir despesas de deslocamento do colaborador entre sua residência e o local de trabalho.

O vale-transporte normalmente é calculado de acordo com os valores vigentes na região e a quantidade de dias trabalhados no mês.

Plano de Saúde

O plano de saúde também é um dos proventos possíveis na folha de pagamento. Esse é um benefício que oferece assistência médica e/ou odontológica aos colaboradores e seus dependentes.

Apesar de esses serem os proventos mais comuns na folha de pagamento, é importante ressaltar que eles podem variar de acordo com a empresa e a legislação aplicável.

Além dos proventos, existem também descontos feitos na folha de pagamento. Vejo mais detalhes sobre esse tema logo abaixo!

Quais os descontos da Folha de Pagamento?

Além dos proventos vistos no tópico anterior, a folha de pagamento também prevê alguns descontos. Sendo assim, esses valores são deduzidos do salário bruto do colaborador, seguindo a legislação vigente.

Os valores a deduzir podem ser obrigatórios por lei, no entanto, há possibilidades de acordos entre a empresa e o empregado que gerem descontos.

Para que você entenda melhor quais são e a que cada um deles se referem, separamos os descontos mais comuns na folha de pagamento:

INSS

A contribuição ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) é um dos descontos na folha de pagamento obrigatórios por lei. Essa parcela mensal é destinada para contribuição à Previdência Social.

É ela que garante alguns direitos ao trabalhador, como por exemplo: aposentadoria, auxílio desemprego, auxílio-doença e pagamento às seguradas em gozo de salário maternidade.

O valor a ser deduzido é calculado com base no salário bruto e de acordo com as alíquotas estabelecidas pela legislação.

Imposto de Renda

Outro desconto obrigatório que deverá constar na folha de pagamento é o Imposto de Renda. Esse é um tributo federal que incide sobre a renda do trabalhador e é calculado com base no salário bruto e nas deduções permitidas pela legislação.

A depender do valor recebido mensalmente, de acordo com as alíquotas vigentes, pode não haver retenção, com isso, não há necessidade de fazer o imposto de renda retido na fonte.

Contribuição Sindical

A depender da profissão, a contribuição sindical pode ser outro desconto incidente na folha de pagamento. Esse valor é destinado ao sindicato da categoria profissional do colaborador, podendo ser descontado anualmente. Vale lembrar que essa dedução é regulamentada pela legislação trabalhista.

Vale-transporte

O empregador também pode incluir um percentual do vale-transporte nos valores a serem descontados da folha de pagamento. No entanto, é preciso respeitar o percentual máximo exigido pela lei.

Adiantamento Salarial

Um dos descontos que podem ser acordados entre empregador e colaborador é o adiantamento salarial. Afinal, é possível que seja negociada uma parcela de antecipação de valores a receber.

Com isso, gera-se um desconto referente aos valores adiantados. O desconto pode ser mensal e deve também seguir os limites estabelecidos pela lei.

Faltas e atrasos

As faltas e os atrasos também são possíveis descontos da folha de pagamento. Elas podem incidir em casos de ausências não justificadas.

Pensão alimentícia

Além disso, também há o desconto referente à pensão alimentícia. Ele acontece quando o colaborador possui o dever de pagamento desse benefício concedido para as pessoas que não podem, de maneira autônoma, suprir todas as suas necessidades básicas.

É comum que o desconto seja feito através de determinações judiciais. Para casos em que há um acordo extrajudicial, é possível que não haja a retenção do valor direto na folha de pagamento.

Plano de saúde

Também é direito do empregador descontar em folha o valor referente à participação do colaborador no pagamento do plano de saúde oferecido pela empresa.

Isso acontece por exemplo em casos em que a companhia oferece determinado plano com gratuidade, mas há a alternativa de inclusão de outros beneficiários ou upgrade da categoria de cobertura.

Empréstimos e Financiamentos

Em alguns casos, nos quais o colaborador possui parcelas de empréstimos e financiamentos, é possível que as instituições financeiras façam a dedução diretamente da folha de pagamento.

É importante lembrar que os descontos da folha de pagamento podem variar de acordo com a legislação aplicável e com os acordos estabelecidos entre a empresa e o empregado.

Como calcular a Folha de Pagamento?

Para te auxiliar a entender como deve ser feito o cálculo da folha de pagamento, separamos um passo a passo com exemplo prático de cada uma das etapas. Vamos lá?

1. Salário Bruto

Valor da remuneração registrado na carteira de trabalho. Ele será a base para os cálculos de todas as etapas seguintes da folha de pagamento.

Nesse valor já está incluído o Descanso Semanal Remunerado (DSR). Direito que todos os trabalhadores possuem de pelo menos 24 horas seguidas de folga a cada 7 dias trabalhados.

Exemplo: um analista comercial júnior que recebe R$5.000,00 de salário bruto.

2. Horas extras e adicional noturno

Soma-se ao salário bruto o valor referente às horas extras trabalhadas e também às funções exercidas nos períodos da noite. Apesar de não existir uma regra padrão para esses montantes adicionais, afinal podem se alterar com a profissão e os acordos sindicais, é uma prática comum de mercado:

• Aumento de 100% para horas extras trabalhadas em documentos e feriados;
• Aumento de 50% para horas extras trabalhadas aos sábados;
• Aumento de 20% a 30% para horas extras trabalhadas em dias úteis;
• Aumento de 20% para horas extras trabalhadas entre 22h e 5h da manhã.

No exemplo, o colaborador fez 5 horas extras aos sábados em janeiro de 2023, recebendo o equivalente a R$60,00 bruto por cada uma delas. Sendo assim, o salário bruto passa a ser de R$5.300,00.

3. 13º salário

O 13º salário é uma obrigação do empregador e deve constar na folha de pagamento nos meses em que há a sua remuneração. O repasse desses valores para os colaboradores pode ser feito em até duas parcelas, sendo a primeira paga fevereiro e o último dia útil do mês de novembro, e a segunda até o dia 20 de dezembro.

Vale ressaltar que o cálculo do 13º precisa levar em consideração todas as horas trabalhadas durante o ano, ou seja, é preciso incluir as horas extras.

No exemplo, não há pagamento no mês do 13 º salário dado que é referente ao mês de janeiro.

4. Férias

Na folha de pagamento também é necessário incluir o valor das férias. Sendo assim, é necessário somar ao salário um terço de seu valor.

No caso do analista júnior que estamos utilizando como exemplo, a soma seria de R$1.666,67. É importante lembrar que as férias são calculadas com base no salário registrado na carteira de trabalho. Sobre esse valor há a incidência de INSS e Imposto de Renda Retido na Fonte.

No entanto, no caso que estamos analisando, em janeiro não haverá o pagamento de férias. Mas, você já sabe o que deve incluir no mês que houver essa remuneração!

5. Faltas e Atrasos

Em caso de faltas e atrasos sem justificativas, é direito do empregador deduzir a remuneração devida a essas horas não trabalhadas.

O colaborador se ausentou 1 dia útil de trabalho. Com isso, houve a redução de 8 horas nas quais receberia R$30,00 por hora. Assim, o salário bruto passa a ser R$5.060,00.

6. Benefícios legais

O empregador também pode descontar da folha de pagamento valores de benefícios oferecidos, como você conferiu nos tópicos anteriores.

No exemplo, vamos usar um dos mais conhecidos: o vale-transporte. O colaborador recebe o benefício de R$440,00. Em contrapartida, tem de desconto o percentual de 6%. Ou seja, é deduzido um valor de R$303,60.

Lembrando que o desconto será no salário bruto do mês. Sendo assim, a base de cálculo é de R$5.060,00.

7. FGTS 

Outra dedução obrigatória é o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). O valor a reduzir é correspondente a 8% do salário mensal do colaborador. No exemplo, teríamos uma contribuição de R$404,80. Mas, esse não é um valor descontado em folha. O pagamento é feito diretamente pelo empregador para a Caixa Econômica Federal.

8. INSS

O desconto do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) varia de acordo com salário bruto. Por isso, é preciso averiguar em qual das caixas cada um dos colaboradores se encontra. Atualmente, a tabela se distribui da seguinte maneira:

Sendo assim, no exemplo teremos a seguinte forma de contribuição:

• 1.302,01 x 7,5% = 97,65
• (2.571,29 - 1.302,01) x 9,0% = 114,24
• (3.856,94 - 2.571,29) x 12,0% = 154,28
• (5.060,00 - 3.856,94) x 14,0% = 168,43

Sendo assim, a contribuição para o INSS desse colaborador será de R$534,59.

9. IRRF

Por fim, temos o cálculo do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). O desconto segue a tabela progressiva. Atualmente, as faixas são:

Para o cálculo do IRRF é preciso deduzir o valor da contribuição ao INSS. Após isso, teremos o valor base para a alíquota de recolhimento. Após incidir a alíquota, é preciso reduzir a parcela mensal referente a ela.

Em termos prático, no exemplo, temos:

R$ 5.060,00 - R$ 534,59 = R$ 4.525,41 x 22,5% - R$ 636,13 = R$ 382,09

Considerando as informações dadas em cada um dos pontos do exemplo, o colaborador receberá o total de R $3.839,72.

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