Como o GED pode garantir a assertividade no gerenciamento de documentos?

Muitas empresas passam por sérias dificuldades na hora de controlar e mapear os seus processos internos. Grande parte desses problemas, podem estar relacionados à má gestão de conhecimento. Pensando nisso, a técnica Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) foi criada.

O GED tem como objetivo fazer com que a tecnologia esteja alinhada à gestão dos procedimentos operacionais, gerenciais e estratégicos da empresa. Fazendo com que a interface entre eles seja mais clara e eficaz.

Se enquanto você leu essa introdução imaginou que o GED só pode ser implementado em grandes empresas, confira este artigo e entenda como as pequenas e médias organizações também podem se beneficiar com essa tecnologia.

Para isso, separamos os seguintes tópicos:

●     O que é GED?

●     Para que serve o GED?

●     Quais são as principais vantagens no uso do GED?

●     Quais são as principais desvantagens no uso do GED?

O que é GED?

GED é a sigla utilizada para designar a tecnologia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Essa tem como principal objetivo trazer mais facilidade para o dia a dia das empresas, por meio da implementação de softwares para a gestão de projetos e processos.

Essa melhoria no fluxo de trabalho é alcançada através de uma interface mais integrada e intuitiva entre o controle, armazenamento e compartilhamento dos documentos.

Além disso, o GED também proporciona maior facilidade na recuperação de informações e diminui as chances de falhas, como os arquivos corrompidos, por exemplo.

Outro ponto a se ressaltar é o fato de que o GED é uma tecnologia que permite que as pessoas certas encontrem dados de qualquer lugar do mundo de forma ágil e segura. Afinal, é comum a utilização de proteção de informações pelo controle dos navegadores web.

Ao ler o que é o GED, com certeza você identificou o quanto ele é fundamental para o trabalho em home office. Mas suas utilidades não param por aí. Confira a seguir mais detalhes sobre o assunto.

Para que serve o GED?

O GED serve para organizar qualquer tipo de documentos eletrônicos. Alguns dos exemplos mais comuns são as planilhas eletrônicas, as apresentações virtuais, as pastas eletrônicas de arquivos de texto etc.

Além de otimizar a utilização de espaço físico, afinal armazenar na nuvem exige apenas um computador com acesso à internet, o GED também dá autonomia para os colaboradores.

Enquanto a empresa gerencia suas atividades, os funcionários podem acessá-las para trabalhar de qualquer lugar. Isso faz com que as informações sejam atualizadas com muito mais frequência quando comparadas aos arquivos físicos.

Outro ponto importante é a concentração de dados em um só lugar, tornando a plataforma escolhida universal para todos os departamentos e áreas.

Se você ainda não está convencido da importância do GED para empresas de todos os portes, confira a seguir as principais vantagens desse tipo de gerenciamento e entenda como a gestão de projetos pode ser mais fácil com ele.

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Quais são as principais vantagens no uso do GED?

O GED pode trazer inúmeras vantagens competitivas e estratégias para uma organização. Afinal, ele impacta diretamente na tratativa de dados e também na facilidade de acesso a eles. Mas os pontos positivos podem ir além!

Por isso, separamos as principais vantagens da utilização do GED. Veja abaixo.

Versatilidade

O que não faltam são formas diferentes de implementar o GED em uma organização. Dentre as principais, podemos destacar recursos como:

• Document Management: gerenciamento de documentos em textos ou planilhas;
• Document Imaging: gerenciamento de imagens;
• Workflow Management: gerenciamento do fluxo de trabalho.

Apesar de muitas opções envolverem sistemas mais robustos, empresas de portes menores podem implementar o GED através de CD-ROM, DVD, Pen Drive ou HD Externo.

Otimização de controles

Controlar todas as informações de uma empresa não é uma tarefa fácil, ainda mais quando áreas diferentes precisam trabalhar em interface. Para isso, o GED também pode ser utilizado como forma de otimização de controles.

Um exemplo é o gerenciamento de arquivos em Excel. Com um pouco de programação, até mesmo um dos programas de mais fácil acesso pode se tornar um aliado na gestão de organizações.

Diminuição de custos

Quando pensamos em qualquer implementação, a primeira pergunta que é feita normalmente se refere ao quanto valerá a pena o investimento. Até nesse quesito o GED pode potencializar os resultados das empresas.

Através do gerenciamento de projetos em uma plataforma integrada e digital, custos com material, mão de obra e até mesmo armazenamento físico podem se tornar muito menores.

Segurança da informação

Outro ponto considerado como uma vantagem no uso do GED é a segurança da informação. Isso se deve ao fato de que a tecnologia permite que o uso dos dados seja controlado, garantindo a integridade e a confidencialidade dos documentos da empresa.

Aumento da eficiência do trabalho

Imagine que toda vez que precisar de um documento, terá que ir a uma sala e acessar diversos arquivos catalogados para encontrá-lo.

No mundo de hoje é até difícil se ver nessa situação, afinal muitas informações podem ser acessadas com poucos cliques.

Esse também é um objetivo do GED. Com a minimização do tempo de procura e a facilidade no acesso, os colaboradores tendem a ser mais produtivos e eficientes no trabalho. Aumentando assim, direta e indiretamente, os resultados da empresa.

Se depois de ver as grandes vantagens, você está se perguntando se existem desvantagens no uso do GED, entenda mais sobre esse aspecto abaixo.

Quais são as principais desvantagens no uso do GED?

Não há como dizer que uma tecnologia é vantajosa em todos os casos, e o mesmo vale para a implementação do GED. Apesar das falhas serem muito menores do que na gestão física de documentos, elas ainda assim podem acontecer.

Por isso, ao escolher o mecanismo utilizado no gerenciamento de projetos é fundamental também mapear os riscos que ele pode trazer.

Um exemplo são os CD-ROM, já que o objeto pode se perder ou estragar. Em contrapartida, a escolha por armazenamento na nuvem pode reduzir as chances dessas falhas.

Assim, não é possível afirmar as desvantagens da utilização do GED, mas sim elencar que as escolhas devem ser feitas de acordo com a necessidade de cada empresa.

Dessa forma, a eficiência da tecnologia será maior e mais personalizada para a realidade de cada organização.

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