Entenda o que é Gestão à Vista e quais são os benefícios de implementar na sua empresa.

A gestão à vista é uma abordagem que permite uma empresa mostrar aos seus funcionários os indicadores de desempenho e dados num quadro visual que todos têm acesso.

Para promover uma boa gestão, é essencial que as empresas adotem uma cultura fundamentada em valores compartilhados, desta forma, os colaboradores podem identificar onde devem concentrar seus esforços, sempre com foco em resultados.

Adotar uma gestão à vista pode estabelecer uma comunicação entre os colaboradores que traz como consequência o engajamento das equipes envolvidas e uma análise dos dados de forma ampla, favorecendo a eficácia das ações tomadas e minimizando problemas.

Para entendermos mais sobre esse assunto, neste artigo veremos os seguintes tópicos:

• O que é Gestão à Vista?
• Como implementar a Gestão à Vista?
• Exemplo de Gestão à Vista;
• Tipos de Gestão à Vista.
• Qual a importância da Gestão à Vista?
• Quais as vantagens da Gestão à Vista?

Vamos à leitura?

O que é Gestão à Vista?

A Gestão à Vista, como o próprio nome já diz, consiste em colocar à vista o status de indicadores estratégicose andamento de projetos dentro da organização.

Normalmente, os dados são colocados em quadros e locais onde todos da empresa conseguem ver para facilitar o acesso das informações.

Essa metodologia contribui para o compartilhamento de resultados, identificação de problemas e tomadas de decisão.

Afinal, os colaboradores conseguem entender quais projetos estão em andamento e o que é esperado ao final de certo período. Quer saber como utilizar essa metodologia em seu favor? Continue lendo!

Qual o objetivo da Gestão à Vista?

O objetivo da gestão à vista é deixar mais transparente os dados importantes da empresa.

Além disso, com informações mais claras e atualizadas, pessoas de diferentes equipes podem apontar erros ou problemas que talvez ficariam ocultos se fossem compartilhados apenas com um grupo de pessoas.

Então, outro objetivo da gestão à vista é melhorar a qualidade dos projetos da empresa.

Como implementar a Gestão à Vista?

Agora que você já sabe o que é a gestão à vista, chegou o momento de implementar na sua empresa. Existem diversas etapas que você pode fazer para colocar essa metodologia em prática, confira:

1. Identificar quais informações devem ser divulgadas e como devem ser exibidas na Gestão à Vista

As informações que serão expostas na gestão à vista devem ser do interesse de quem irá visualizá-las. Portanto, escolha indicadores/metas/projetos que irão impactar os colaboradores que trabalhem/passam no local onde a ferramenta será colocada (ou então pense em outro local), do contrário, ela não trará o efeito esperado.

2. Criar um sistema de coleta de informação para manter o painel de Gestão à Vista atualizado

De nada adiantará quadros de gestão à vista expostos na empresa, se seus dados não estiverem atualizados. Além das informações corretas não serem passadas aos colaboradores, isso pode gerar desmotivação.

Portanto, atualize o quadro sempre que um novo resultado for apurado ou adote um sistema automatizado. Como assim um sistema automatizado? Já te explico!

3. Criar na empresa a cultura de valores compartilhados

Todos os envolvidos devem se comprometer com as causas e utilizar a Gestão à Vista em prol do trabalho da empresa como um todo, engajados na busca por resultados.

Exemplo de Gestão à Vista

Observe que neste exemplo temos várias informações relevantes dispostas num quadro de fácil entendimento de gestão à vista.

Foram colocadas as metas, os prazos, os responsáveis, o local, o plano de ação para cada meta, o motivo (o efeito/problema), e o status. Através desse quadro, é possível uma análise completa das metas.

Imagine que esse quadro seja colocado no setor de produção... Concorda que não surtiria muito efeito? Pois, nesse caso, os colaboradores da produção não teriam nenhuma ação sobre as metas. O quadro seria muito mais eficaz se fosse colocado no setor financeiro ou comercial.

Lembre-se: esteja sempre atento às oportunidades de melhoria! Comece a usar a  gestão à vista e, com o tempo, você poderá analisar se alguma informação pode ser mudada, ou o local de exibição, e até mesmo o layout.

É possível ainda, que com a participação dos colaboradores envolvidos, você identifique pontos de melhorias até nas metas. Portanto, incentive os colaboradores a utilizarem a ferramenta para que as oportunidades de melhoria possam ser identificadas por todos.

Tipos de Gestão à Vista 

Existem diferentes tipos de quadros e métodos de organização para fazer sua gestão à vista. Listamos os principais para que você escolha aquele que se encaixa no seu negócio:

1. Kanban

Criado como forma de implementar o sistema de produção puxado na Toyota, o Kanban é um cartão que possui informações sobre o que produzir e em qual quantidade.

Além disso, existem kanbans que são voltados para transferência de materiais, autorizando a movimentação de artefatos de um centro de trabalho para o outro.

O uso do Kanban, como ferramenta da gestão à vista, é acompanhado de diversos benefícios:

• um trabalho baseado nas condições atuais de operação do processo;
• o conhecimento das prioridades por todos os colaboradores;
• o aumento da eficiência produtiva;
• a redução de desperdícios pela redução de estoques;
• eliminação do excesso de produção;

Para saber mais sobre Kanban, recomendo a leitura do artigo: Kanban: o que é e como funciona?

2. Dashboard

O dashboardé uma ótima forma de adotar uma gestão à vista, pois torna os resultados mais visuais e facilita a compreensão dos dados através de um painel central.

Esse painel é composto por diferentes tipos de gráficos que mostram como se encontram os indicadores de desempenho da organização.

A gestão à vista com um Dashboard permite tomar decisões mais assertivas e eficazes, já que fornece o conhecimento necessário para compreender quais ações são mais apropriadas naquele determinado momento.

Além disso, com todas as informações reunidas em um só local, o tempo é economizado, pois, com uma olhada, você já consegue uma visão global sobre a organização, o que aumenta a produtividade e facilita a integração e a comunicação interna de toda a equipe.

Quer uma dica de como montá-los no Excel? Então fica ligado no vídeo abaixo!

3. Painéis/ quadros 

Além do kanban e do dashboard, temos também a mais convencional forma de gestão á vista: o bom e velho quadro!

Além de ser uma opção com custo baixo, o uso de quadros de gestão à vista funciona muito bem e pode ajudar a equipe a se comunicar melhor.

Aqui sua criatividade pode reinar, estes quadros de gestão à vista podem variar bastante conforme o que você achar melhor, mas primeiramente deve escolher qual a referência que seu planejamento vai percorrer:

• Etapa da transação: aqui você segmentaria segundo o nível de progressão que o projeto se encontra (“fase inicial”, “em andamento”, “finalizado”) sempre estipulando o tempo para cada etapa;
• Tempo: existe a opção de colocar os dias da semana e o que cada um teria de realizar neste período pré-estabelecido;
• Função: como exemplificado na imagem acima também se pode realizar o planejamento por área de atuação, pontuando quem, onde e como irão fazê-lo.

E então, só adicionar os elementos do projeto. O uso de post its é uma forma de demonstrar uma progressão em um processo, pois você pode movimentá-lo por vários estágios!

Nada te impede também de fazer gráficos ou tabelas no quadro de gestão à vista. Também são ótimas opções!

4. Indicadores Balanceados de Desempenho

Uma forma de rastrear seus objetivos e mensurar como está o desempenho da empresa é através do Balanced Scorecard.

O líder utiliza quatro categorias - financeira; cliente; processos internos; aprendizagem e crescimento - para entender o que será feito nos projetos e traçar suas estratégias.

É possível montar seu quadro BSC numa tabela do Excel, basta selecionar as quatro categorias já mencionadas e adicionar os elementos (objetivos, medidas, metas e iniciativas) do BSC.

5. Planejamento do Período

O planejamento do período é fundamental para determinar a função de cada equipe ou projeto num determinado momento.

Esse tipo de plano ajuda na preparação do time para lidar com problemas, saber quais são os recursos que serão utilizados e também os prazos para executar as atividades.

Em resumo, esse tipo de gerenciamento reduz os erros e torna a equipe mais assertiva.

6. Gestão do Comportamento

Muitas empresas costumam rodar pesquisas de clima organizacional, os resultados obtidos podem ajudar na criação de uma gestão do comportamento.

É possível fazer um mapa comportamental dos colaboradores para encontrar as competências socioemocionais mais comuns. Assim, a empresa pode entender quais os tipos de perfis essenciais para seu funcionamento.

7. Metodologia OKR

A metodologia OKR é traduzida como Objetivos (O) e Resultados-Chave (KR). Com essa ferramenta, uma empresa consegue definir onde quer chegar e como fazer isso.

Para criar seu quadro ou tabela, defina um objetivo que seja desafiador e possível de ser atingido. Depois, determine as KR’s, ou seja, as metas para cumprir o que se deseja.

Cada uma das KR’s deve ser acompanhada com uma periodicidade estabelecida pelo time. Assim, caso seja necessário mudar alguma delas é possível fazer de forma rápida e com o apoio de toda a equipe.

Qual a importância da Gestão à Vista?

A gestão à vista proporciona diversas melhorias no ambiente profissional. Com todos os colaboradores informados sobre os processos da empresa, a qualidade dos projetos aumenta e é possível notar uma maior produtividade da equipe.

Além disso, a gestão à vista é uma ferramenta essencial para evitar ruídos na comunicação. É muito fácil manter uma equipe alinhada por meio da metodologia.

Por exemplo, quando eu preciso entrar em contato com os responsáveis por determinado resultado dentro da empresa, consigo saber exatamente quem procurar para informar algum dado ou planejamento novo sobre a área. Tudo isso por meio do quadro de gestão à vista.

Quais as vantagens da Gestão à Vista?

Executar a gestão à vista no seu negócio pode te beneficiar com várias vantagens sobre seus concorrentes. Confira abaixo algumas utilidades dessa metodologia de gestão:

1. Ter metas bem estabelecidas

Colocar ao alcance de todos os funcionários os resultados esperados pela empresa é extremamente importante para desenvolver metas concretas.

Se seu colaborador conhece as responsabilidades de seu departamento, fica mais fácil monitorar como está o desempenho da equipe para chegar até um certo objetivo.

2. Produtividade

A equipe que possui uma visão macro da empresa consegue atuar de uma maneira mais precisa, portanto a gestão à vista também ajuda na produtividade.

A tomada de decisão é feita de forma mais rápida, sem depender de repasses em reuniões.

3. Mais engajamento

O senso de responsabilidade é algo que a gestão à vista proporciona, então, toda a equipe vai se movimentar para ter o melhor resultado. Sendo assim, outra vantagem é o engajamento do time.

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