O que é Gestão de Projetos? Aprenda como administrar as atividades do seu negócio

Um projeto pode ser definido como um esforço temporário executado para criar um produto ou serviço único, certo? Agora, quando falamos de gestão de projetos, é difícil deixar de comentar também sobre seu mais célebre guia: o PMBOK. –

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um conjunto de práticas na gestão de projetos e é amplamente utilizado por todos os especialistas da área. Mas calma, viu! Se você não conhece esse guia, nós temos um tópico explicando tudinho para você. (:

E, para você ficar por dentro de tudo que envolve uma boa gestão de projetos e quais são os tipos de gerenciamento que temos, confira os tópicos a seguir:

• O que é Gestão de Projetos?
• O que é o Guia PMBOK?
• O que é Gestão Ágil de Projetos?
• O que é PMI em Gestão de Projetos?
• O que é PMO em Gestão de Projetos?
• Processos do ciclo de vida e áreas de gerenciamento: quais são eles?
• Áreas de conhecimento de projetos.
  

O que é Gestão de Projetos?

A gestão de projetos nada mais é do que a estruturação de como um projeto é planejado, executado, monitorado e controlado. Para isso, são aplicadas técnicas, conhecimentos e habilidades que ajudam o projeto a obter sucesso.

Isso inclui o detalhamento do escopo, a montagem do cronograma juntamente com registros dos custos, o monitoramento dos riscos com ajuda de ferramentas, a organização dos recursos humanos, financeiros e materiais, além de uma série de ações que são incorporadas no gerenciamento do projeto.

Como o objetivo final do projeto é o sucesso, essas ações buscam entregar um resultado adaptado às necessidades e desejos dos clientes, evitando ao máximo falhas no processo e desvio do planejamento.

Abaixo entenderemos o papel do guia PMBOK e por que ele é tão requisitado na área de gestão de projetos. Além disso, veremos outras metodologias usadas para a gestão e suas respectivas certificações.

O que é o Guia PMBOK?

O Guia para o Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos (PMBOK), do inglês A Guide to the Project Management Body of Knowledge, é um documento elaborado e publicado pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI, do inglês Project Management Institute).

Atualmente, a 6ª versão foi publicada em setembro de 2017, contando com 10 áreas de conhecimento e 5 grupos de processos – considerando 49 tipos diferentes de processos.

As áreas de conhecimento são:

• Gerenciamento da Integração;
• Gerenciamento do Escopo;
• Gerenciamento do Tempo;
• Gerenciamento dos Custos;
• Gerenciamento da Qualidade;
• Gerenciamento dos Recursos Humanos;
• Gerenciamento das Comunicações;
• Gerenciamento dos Riscos;
• Gerenciamento das Aquisições;
• Gerenciamento das Partes Interessadas.

O objetivo do PMBOK é fomentar e orientar o universo empresarial quanto à adoção de um conjunto de práticas e fundamentos eficientes no que se refere ao gerenciamento de um projeto.

Por meio deste guia, um profissional de projetos pode realizar sua gestão de modo mais eficaz e entregar um projeto que atenda todas as expectativas e exigências dos clientes e demais stakeholders envolvidos.

O que é Gestão Ágil de Projetos?

A metodologia ágil é baseada na entrega de determinado produto ou serviço, que visa a satisfação do cliente de maneira incremental, ou seja, os clientes recebem feedbacks sobre o andamento do projeto de acordo com a divisão dos processos, possibilitando correções antes da entrega final.

Vale ressaltar que as técnicas ágeis não são utilizadas somente nas áreas de tecnologia de informação; no cenário atual, é possível encontrar a implementação desse método em diversos setores industriais. Por esse motivo, o profissional que detém o conhecimento ágil é muito desejado pelas empresas.

Agora vamos conhecer a certificação indicada para quem trabalha com gestão ágil de projetos.

O que é PMI em Gestão de Projetos?

O Project Management Institute (PMI) é uma associação ligada a profissionais do ramo de gerenciamento de projetos que possuem o intuito de apresentar para o mundo as boas práticas da gestão.

Para isso, foi criada a certificação PMI - Agile Certified Practitioner (PMI-ACP), com o intuito de formar profissionais capazes de compreender os princípios e conceitos dogerenciamento ágil de projetose comprovar sua capacidade em aplicar as ferramentas e técnicas agile.

Com essa certificação, o profissional terá um registro de seus conhecimentos e experiências na cultura ágil e isso se torna um grande diferencial no mercado de trabalho.

Nos dias de hoje é correto afirmar que as mais expressivas contribuições do PMI têm sido a aplicação de melhores práticas de gerenciamento de projetos. Ações essas que são seguidas no mundo todo e estão integradas ao guia PMBOK.

O que é PMO em Gestão de projetos? 

O PMO ou Project Management Office é um departamento que se dedica exclusivamente à gestão de projetos de uma empresa. Assim como os outros setores como o RH ou Marketing, o PMO é parte importante nos processos para que a empresa consiga atingir os seus resultados.

Uma empresa que tem o seu escritório de gerenciamento de projetos reconhece a importância de um projeto bem executado, pois possui um departamento apto a gerenciar recursos como tempo, equipamento, investimentos e materiais. Essas funcionalidades garantem melhoria nos processos e evitam desperdícios desnecessários.

Esse setor mostra a sua importância quando tem como objetivo controlar, monitorar e dar rumo para os grandes projetos que as empresas executam.

Com isso, fica mais fácil utilizar os recursos de forma inteligente e dar suporte ao gestor de projetos, fornecer os dados dos indicadores de desempenho e ajudar na otimização e padronização dos processos.

A seguir veremos como são os processos do ciclo de vida e quais são as áreas na gestão de projetos.

Processos do ciclo de vida e áreas de gerenciamento: quais são eles?

Veja abaixo quais são os processos de vida e as principais áreas de gerenciamento:

Processos de iniciação

Possuem como função autorizar e formalizar o início da gestão de projeto.

Para isto, todas as partes interessadas são identificadas e um termo de abertura ainda genérico é elaborado, informando os ganhos previstos, os objetivos contemplados e os principais empecilhos para seu desenvolvimento.

Processos de planejamento

Tem como objetivo básico definir minuciosamente os objetivos do projeto e elaborar seu plano de gerenciamento. Aqui, o gerenciamento do escopo é realizado com um alto nível de detalhe, já que é a partir dele que as outras áreas do conhecimento entram em ação.

Processos de execução

Com base no plano de gestão de projeto efetuado, este grupo de processos possui como finalidade coordenar a execução do planejamento.

Problemas que vierem surgindo ao longo do caminho devem ser tratados conforme o gerenciamento de riscos previamente proposto. Neste grupo, a área de conhecimento de comunicação é muito importante para assegurar seu pleno funcionamento.

Processos de monitoramento e controle

Possui como propósito fundamental garantir que a execução seja realizada conforme previsto, atuando com ações corretivas e de controle quando necessário para comprovar que o resultado esperado foi realmente conquistado.

Processos de encerramento

Tem como objetivo entregar cada fase do projeto ao cliente e assegurar que todas as exigências e expectativas foram atendidas. Um ponto interessante neste grupo de processos é a discussão com todos os envolvidos sobre algumas lições de aprendizado e de melhoria que foram observadas ao longo do projeto.

Áreas de conhecimento de projetos

Agora, descubra os principais tipos de gerenciamento de projetos:

Gerenciamento do escopo

Esta área compreende a gestão do escopo de um projeto, que envolve desde a coleta de requisitos chave para seu desenvolvimento até a criação da estrutura analítica do projeto (EAP).

Esta é uma área do conhecimento essencialmente empregada em qualquer projeto, já que dela saem todas as especificações que devem ser satisfeitas, de forma que, a cada tarefa,  o cliente esteja sendo sempre atendido.

Gerenciamento do tempo

Esta área de conhecimento considera a gestão de prazos e o atendimento a cronogramas.

O diagrama de Gantt e o software MS Project são valiosas ferramentas usadas para auxiliar o processo de gerenciamento deste tipo de conhecimento, de modo que os prazos de entrega de cada fase de um projeto sejam constantemente cumpridos.

Gerenciamento de custos

Realizar antecipadamente uma criteriosa e eficiente análise orçamentária é primordial para garantir que despesas e custos imprevistos não surjam no desenvolvimento de um projeto.

Para isto, existe a área de gerenciamento de custos, que tem como finalidade controlar os custos e os investimentos necessários para a execução de cada etapa de um projeto.

Gerenciamento da qualidade

Em praticamente todos os casos – salvo raras exceções, para ser desenvolvido, um projeto conta com normas, padrões de qualidade e procedimentos que devem ser cuidadosamente respeitados.

Ou seja, a área de gerenciamento da qualidade busca, então, adequar estas exigências ao projeto, interferindo no planejamento da execução de cada atividade e tarefa, de modo que a garantia da qualidade esteja ao seu final conforme e aprovada.

Gerenciamento de recursos humanos

Esta área do conhecimento consiste em gerenciar os colaboradores e demais profissionais compreendidos no projeto, abrangendo desde a escolha de fornecedores de serviços até o treinamento de funcionários.

Saber repassar informações claras e objetivas do que cada membro deverá ter como responsabilidade no decorrer da gestão de projeto é vital nesta área de gerenciamento.

Gerenciamento de aquisições

Enquanto o gerenciamento de recursos humanos compreende também fornecedores de serviços, esta área de conhecimento abrange fornecedores de recursos, insumos e materiais necessários para a execução do projeto.

Efetuar um planejamento de compras é muito importante para assegurar que materiais não cheguem antes, nem depois do acordado, que seus custos não sejam alterados e que a qualidade e o escopo do projeto não sejam comprometidos.

Gerenciamento de riscos

Todo projeto tem riscos envolvidos, não importa seu tamanho. São poucas as vezes que um projeto conta com a possibilidade de eliminar todo o risco.

Isto é, se não consegue então extingui-lo, reduzi-lo ao máximo é a saída - e é exatamente este o objetivo desta área de conhecimento: levantar todos os possíveis riscos inerentes ao projeto e propor soluções preventivas que resultem na sua menor probabilidade de ocorrência.

Gerenciamento da comunicação

Considerada por muitos especialistas como a principal área de conhecimento que, quando mal gerenciada, resulta em problemas no desenvolvimento de um projeto, a comunicação tem como propósito fundamental tornar fluido e eficiente a movimentação de informações por todas as partes interessadas.

Garantir que todos os relacionados no projeto compreendam da mesma forma uma informação é essencial.

Gerenciamento das partes interessadas

Apesar de tratar de um assunto diferente, é muitas vezes confundido com a área de gerenciamento da comunicação. Gerenciar os stakeholders de um projeto vai um pouco além, porque ele compreende também as expectativas de cada parte, enxergando-os como clientes de um processo final.

Isto é, com base nestes desejos e anseios de cada interessado, uma gestão com maior eficiência pode ser, então, realizada.

Gerenciamento da integração

Esta área de conhecimento possui como finalidade integrar todas as outras áreas de conhecimento de um projeto, de maneira que seu posterior gerenciamento seja realizado de forma integrada e em conjunto.

Aqui são desenvolvidos o termo de abertura do projeto e o plano de gerenciamento por fases, considerando, inclusive, o encerramento de cada processo.

Quer ser capaz de liderar e gerenciar um projeto na sua empresa?

Nesse artigo você obteve todas as informações da gestão de projetos, conseguiu conhecer metodologias e certificações que dão engajamento nesse setor e ficar por dentro dos processos e das áreas de conhecimento.

Agora, chegou a hora de se tornar o profissional certificado que toda empresa busca para o gerenciamento de projetos.

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