Veja agora como fazer um gerenciamento de Projetos de A a Z!

Construir uma casa, desenvolver um novo produto, realizar uma viagem... Seja na área pessoal ou profissional, nós nos envolvemos em inúmeros projetos ao longo da vida.

E em todos eles é necessário fazer um planejamento, não é mesmo? Caso o contrário o mesmo pode ter as mais variadas complicações, desde a insatisfação pessoal à perda de capital e credibilidade no mercado profissional.

Logo, se você deseja começar um projeto é fundamental que você saiba como gerenciar o mesmo, ou seja, que você entenda sobre a área de Gerenciamento de Projetos.

Por isto se prepare!

Ao longo deste artigo você irá aprender:

• PMI e PMBOK e o que são?
• O que é Gerenciamento de Projetos
• Áreas do Gerenciamento de Projetos

PMI e PMBOK o que são?

É impossível falar sobre Gerenciamento de Projetos sem citar o e o PMBOK.

PMI é o maior instituto de Gerenciamento de Projetos que nós temos no mundo. Ele foi fundado em 1969, hoje está presente em mais de 170 países e já certificou mais de 260 mil gerentes de projetos.

Já o Guia PMBOK é um conjunto de boas práticas de gerenciamento. Sendo que algumas delas se tornaram normativas desde a 6ª Edição, de acordo com a norma ISO 21500.

Agora sim, vamos lá!

O que é Gerenciamento de Projetos?

De acordo com o Guia PMBOK, o Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas à atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.

O curso Fundamentos de Gerenciamento de Projetos, traz um conjunto de práticas e fundamentos eficientes no que se refere ao gerenciamento de um projeto, foi elaborado de acordo com o Guia para o Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos (PMBOK).

Com esse curso, você terá acesso aos recursos e embasamento necessários para gerenciar um projeto por meio de todo o seu ciclo de vida totalmente alinhado com o PMBOK!

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Áreas do Gerenciamento de Projetos

Você já sabe o que é Gerenciamento de Projetos e que o Guia é a mais forte referência na área, certo?

Então, que tal aprender como o Gerenciamento de um Projeto pode ser dividido?

Afinal, assim como na construção de uma casa em que não é possível levantar as paredes sem fazer a estrutura, na hora de realizar um projeto é necessário seguir algumas etapas, e para que você consiga se organizar, e seguir todas, a ferramenta EAP (Estrutura Analítica de Projetos) pode ser uma boa aliada.

Vamos começar? Continue lendo este artigo e conheça as 10 áreas de Gerenciamento de projetos.

1. Gerenciamento de Integração

É no Gerenciamento da Integração que tudo começa. É nessa parte que nasce um projeto a partir de uma necessidade corporativa ou demanda de mercado.

Essa é a área mais importante do Gerenciamento de Projetos. Ela assegura a integração entre todas as entradas do projeto, que são os cronogramas, recursos e demandas. Para garantir isso, é proposta a unificação, consolidação, articulação e ações integradoras.

Um dos principais objetivos dessa área é otimizar o cronograma do projeto. Ou seja, tentar entregar o projeto no menor tempo possível, desde que a execução seja feita com qualidade.

Como todas as outras nove áreas do projeto serão integradas pelo Gerenciamento da Comunicação, a integração entre as áreas também favorece a redução de custos, uma vez que a comunicação entre todas as partes envolvida no processo será realizada com maior eficiência.

O Gerenciamento da Integração também favorece a otimização de recursos. Como exemplo, pense em uma fábrica que deseja fazer um reposicionamento em sua planta e precisa de equipamentos de transporte que ela não possui, como uma empilhadeira.

Quando a empresa possui a otimização de recursos, ela vai fazer a locação da empilhadeira apenas no dia necessário para o seu trabalho e não em um prazo maior que o necessário.

Esse exemplo nos mostra que todos os recursos devem ser integrados para que eles possam ser alocados e contratados apenas no momento necessário.

É importante ressaltar que para que a integração entre todas as áreas mencionadas acima aconteça, é necessário que o gerente de projetos seja o principal responsável. É ele quem vai organizar e facilitar a integração entre todas essas áreas.

2. Gerenciamento do Escopo

Quando falamos da estrutura do projeto, a primeira parte é o Gerenciamento do Escopo.

Para quem nunca ouviu essa palavra, temos o Escopo do Produto e o Escopo do Projeto. O primeiro se refere à descrição detalhada de como é o produto. O segundo descreve qual será o trabalho necessário para produzir o produto. Essa é a principal diferença!

Mas de onde surge essa descrição? De uma das partes mais importantes do projeto: O cliente. Portanto, faça uma reunião com ele e com as demais partes interessadas do projeto para que sejam coletados os requisitos. Tenha muito cuidado, pois essa parte é crucial para o sucesso do projeto, ou seja, se os requisitos não forem atendidos, o projeto será um fracasso.

Agora que você tem os requisitos em mãos, é hora de escrever o escopo do projeto. Qual o nível de detalhe que você deve ter? Ao ler o texto, você deve conseguir imaginar o projeto. Parece algo abstrato, mas um bom exemplo são essas narrações de comercial de chocolate: "cobertura crocante e recheio cremoso".

O Escopo está pronto? Então vamos aprender mais uma ferramenta: A Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Ela pode ser definida como o fracionamento do objetivo do projeto em pequenas partes, ou também chamadas de entregas. Vejamos um exemplo simples:

Outro ponto muito importante: o todo deve ser igual à soma das partes. Portanto, quando você realizar todas as tarefas do último nível de desdobramento, essas devem garantir o cumprimento do objetivo do projeto.

3. Gerenciamento de Cronograma

Até a 5ª Edição do Guia PMBOK, o Gerenciamento de Cronograma era chamado de Gerenciamento de Tempo.

Ele é um dos gerenciamentos mais críticos do projeto. Logo a atenção deve ser triplicada para que todos os prazos sejam cumpridos.

O Gerenciamento de Cronograma inclui todos os processos que garantem a conclusão do projeto dentro do prazo. É nessa parte que se define quem faz, como será feito e qual a plataforma que será utilizada.

Para a elaboração do cronograma, a empresa pode escolher se o mesmo será elaborado através de uma planilha de papel ou por meio de uma ferramenta informatizada, como o Microsoft Excel, ou ainda melhor para esse tipo de tarefa, o Microsoft Project.

Se você quer mais algumas dicas de como montar um excelente cronograma, não deixe de assistir a vídeo aula abaixo. No curso de MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos da Voitto, o professor Charlie Lopes dá excelentes dicas sobre esse assunto.

4. Gerenciamento de Custos

O Gerenciamento de Custos é composto de todos os processos que envolvem estimativas e orçamentos do projeto. Essa parte também irá compor o planejamento do Gerenciamento do Projeto feito na área de conhecimento Gerenciamento da Integração.

Nessa parte de um projeto, a equipe envolvida já tem ciência de quais são as atividades e os recursos envolvidos, sendo assim é fundamental saber de onde virá o investimento do projeto.

Ou seja, cabe aos responsáveis pelo gerenciamento de custos ter certeza se as despesas do projeto serão sanadas por um único cliente ou se a corporação que irá desenvolver o mesmo irá precisar de algum suporte externo.

Caso ocorra a necessidade de um financiamento, é necessário definir se a busca de financiamento ocorrerá através de bancos ou por meio de parceiros.

Dessa maneira, no início do projeto a área de Gerenciamento de Custos irá estabelecer as regras. Sendo elas tanto de levantamento de capital quanto do acompanhamento e controle da utilização desses recursos.

Também é de extrema importância que o cronograma de trabalho esteja alinhado ao planejamento de custos, a fim de que os imprevistos sejam minimizados com o decorrer do projeto.

5. Gerenciamento da Qualidade

Todo projeto se inicia com o desejo de um cliente, não é mesmo? Logo, se é o cliente que inicia o mesmo, a satisfação dele deve ser um dos objetivos principais dessa empreitada.

A Gestão da Qualidade deve ter como uma de suas diretrizes a prevenção ao invés da correção.

A partir do momento em que a equipe de Gerenciamento de Projetos se preocupa com a prevenção de erros, o planejamento flui conforme o esperado e, consequentemente, com maior qualidade.

Além disso, a norma ISO:9001 ressalta a importância do nível hierárquico da gerência na garantia e no controle da qualidade. Dentro do Gerenciamento de Projetos, é fundamental que todos tenham seus cargos bem definidos e que todos estejam atentos à qualidade do projeto.

A Melhoria Contínua também é vital para a qualidade de um projeto. Essa filosofia nos mostra que os nossos processos podem a cada dia alcançar um novo nível de excelência e concomitante a isso, uma maior qualidade.

6. Gerenciamento de Recursos

Assim como o Gerenciamento de Cronograma, o Gerenciamento de Recursos também sofreu alterações. Até a 5ª edição do Guia PMBOK, essa área era chamada de Gerenciamento de Recursos Humanos.

A partir da 6ª Edição, essa parte do Gerenciamento de Projetos passou a englobar os recursos do tipo custo, humano e material.

O Gerenciamento de Recursos designa o "papel" dos membros da equipe. Na construção de um prédio, por exemplo, essa parte evidencia o que será feito pelo analista de projetos, pelo engenheiro civil e também pelo estagiário.

As responsabilidades, o que cada funcionário deve entregar, também fazem parte do processo de gerenciamento de recursos. Em um projeto, dois funcionários podem ter a mesma função, porém as entregas podem ser diferentes.

Na construção do prédio que eu citei acima, pode ser que haja mais de um estagiário. Contudo, é muito provável que um cumpra as funções designadas pelo engenheiro civil e outro pelo analista de projetos.

7. Gerenciamento das Comunicações

"Quem não comunica se trumbica", já dizia Chacrinha. Para que um projeto seja realizado com sucesso, é fundamental a comunicação entre todas as partes.

Logo, o principal objetivo dos processos de planejamento das comunicações é estabelecer uma comunicação efetiva. E, para que esse processo seja otimizado, o gerente de projetos deve responder a algumas perguntas, como:

• Quem precisa dessa informação?

Quando você sabe quem precisa dessas informações é possível enviar as mesmas apenas para aquela pessoas. Isso evita com que outras áreas recebam informações estratégicas ou desnecessárias.

• Qual o fuso-horário e o idioma dos envolvidos no projeto?

Quando você não sabe qual é o fuso-horário você pode enviar um e-mail no momento de descaso do destinatário e, se o objetivo é o de obter uma resposta rápida, o mesmo não será atingido.

O mesmo acontece com o idioma, o gerente de projetos deve conhecer o seu receptor. Se ele enviar a mensagem em um idioma que o outro não domine, haverá uma grande barreira na comunicação.

8. Gerenciamento das partes interessadas

Quem são as partes interessadas, também chamadas de stakeholders, e as informações relevantes no projeto?

Na hora de fazer o planejamento do projeto, essa deve ser uma das primeiras perguntas a serem respondidas, e essa resposta deve ser detalhada.

Deve estar claro quem é a equipe do projeto, quais serão os agentes externo e como a comunidade será impactada com o mesmo.

Em uma obra pública, por exemplo, a comunidade com certeza será impactada. Seja com o transtorno no trânsito, a sujeira que a obra vai trazer ou também com os benefícios que esse novo empreendimento irá trazer.

Além disso, um responsável maior tem que ser identificado, o sponsor do projeto. É ele quem irá ter alto poder e interesse nas decisões tomadas ao longo do projeto.

9. Gerenciamento de Riscos

Por mais baixo que alguns possam ser, não há como negar que cada projeto apresenta um risco diferente para o envolvidos.

Dessa forma, cabe aos responsáveis pelo Gerenciamento de Riscos verificar as contingências do projeto, a eventualidade de algum problema acontecer.

Em uma viagem em família, por exemplo, o responsável irá pensar na quantidade de combustível necessária para abastecer o carro e ir com segurança até o destino.

Um outro fator que deve ser levado em consideração é o cronograma dessa viagem. Ela pode ter sido planejada para ser feita em 6 horas, mas há imprevistos, como acidentes e engarrafamentos.

E como não citar os custos? Pode ser que essa família tenha separado um orçamento de 5 mil reais para as despesas como aluguel da casa, alimentação e lazer. Mas é sempre preciso reservar um dinheiro extra para eventuais imprevistos.

10. Gerenciamento das Aquisições

O gerente do projeto, juntamente com a sua equipe, já fez o escopo, a detalhamento das atividades e listou a necessidade dos recursos necessários para a condução e execução desse projeto. Agora chegou o momento de fazer o Gerenciamento das Aquisições.

Os processos de gerenciamento das aquisições englobam contratos, documentos legais entre um comprador e um fornecedor.

O contrato representa um acordo que gera obrigações entre as partes e que obriga o fornecedor a oferecer produtos serviços ou resultados específicos. Esse documento também obriga o comprador a fornecer um contraprestação monetária ou de outro tipo.

Em suma, é função dessa área do gerenciamento de projetos planejar, conduzir, controlar e encerrar aquisições.

Gerenciamento de Projetos: pronto para administrar o seu?

Como você gerencia projetos? A tendência é a utilização cada vez maior de softwares que auxiliam no controle e planejamento de atividades em todos os âmbitos. E, dentro de nossas rotinas, executamos diversos projetos, sem mesmo nos dar conta.

Pensando nisso, a Voitto preparou o Fundamentos de MS Project para Gerenciamento de Projetos.

Com ele, você será capaz de identificar as áreas de Gerenciamento de Projetos, reconhecer os grupos de processos, avaliar e gerenciar riscos e, assim, gerenciar projetos de forma mais rápida, ágil e produtiva.

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