Conheça a importância do lado visual no gerenciamento de projetos!

O uso apropriado de recursos visuais para gerenciar e comunicar de maneira eficaz pode ter um impacto importante nos resultados finais do seu projeto.

Isso porque os recursos visuais ajudam a sua equipe a se concentrar em metas específicas, e com eles é mais fácil ajustar pontos importantes no momento necessário. Eles podem ser essenciais para manter um projeto no caminho certo e manter a sua equipe focada, independente e adaptável!

Comunicação eficaz

Mas o que é de fato uma comunicação visual eficaz?

Uma informação visual pode ser de fácil compreensão, mas ser incompleta ou pouco útil, como o ícone de espera ao carregar um vídeo em algum site.

Esse é um símbolo praticamente universal, e qualquer pessoa que já usou a Internet entende instantaneamente o que ele significa. Mas ele não diz se algo está funcionando ou não. Não importa se a conexão caiu ou se o problema é com o website, a roda continua girando. É um visual simples, mas não muito útil.

Por outro lado, a barra de progresso que exibe o tempo restante para a conclusão de um download nos diz muito mais.

Conforme a barra de progresso é preenchida e o tempo restante diminui, sabemos que o progresso está sendo feito. Se o tempo permanecer o mesmo por muito tempo ou aumentar drasticamente, sabemos que algo está errado.

A barra de progresso é útil porque ela fornece informações de que precisamos para fazer ajustes e manter o progresso e é facilmente entendida. Essa é a essência da comunicação visual eficaz.

Por que os recursos visuais são tão importantes para a comunicação?

O fato é que conteúdos visuais captam a nossa atenção, nos mantém engajados e nos ajudam a reter informação por mais tempo, e isso tem muito a ver com a forma com que nossos cérebros são estruturados.

O entendimento dos dados contidos em um gráfico é muito mais rápido do que poderia ser a leitura das informações contidas nele ao longo de um texto.

A vantagem é que criar esse tipo de conteúdo hoje é algo simples e acessível a todos. Na internet estão disponíveis ferramentas de design, modelos personalizáveis e dicas que tornam simples criar um conteúdo visual profissional e impactante.

Iniciando na visualização de projetos e metas

Enquanto gerenciamos projetos e acompanhamos progressos, devemos ser ágeis e adaptáveis. Precisamos saber quando algo requer mais atenção, investigação, recursos e direção.

Mas você vai precisar mais do que uma barra de progresso para gerenciar um projeto.

Felizmente os recursos são bastante variados, e neste artigo vamos detalhar quais são adequados para cada finalidade, além de trazer dicas e exemplos. Assim, você já pode dar o primeiro passo para otimizar o gerenciamento dos seus projetos.

Alguns tipos de conteúdos visuais que abordaremos aqui são:

•      Infográficos

•      Mapas mentais

•      Roadmaps

•      Organogramas

•      Fluxogramas

•      Gráficos de Gantt

Infográficos ajudam a compartilhar informações e atualizações importantes

Infográficos são ótimos para compartilhar informação de forma atrativa e fácil de memorizar. Com eles você pode transformar atualizações corriqueiras em conteúdos interessantes para o seu público.

Os infográficos também são uma ótima alternativa aos relatórios de projetos mais formais. Você comunica a mesma informação, mas com o uso de recursos visuais você cria algo muito mais atrativo e fácil de compreender.

Este é o tipo de recurso visual mais flexível, e serve também para coisas como comparar opções, exibir dados ou simplificar um processo complexo, entre diversas possibilidades de uso.

Para obter os melhores resultados, tenha em mente essas dicas:

•   Defina os objetivos do seu infográfico antes de começar a fazer um

•   Escolha duas ou três fontes fáceis de ler

•   Use pouco conteúdo escrito,

•   Deixe bastante espaço para evitar poluição visual

•   Aposte em modelos personalizáveis

Mapas mentais estimulam o processo de planejamento colaborativo

A proposta por trás dos mapas mentais é explorar uma ideia em todos os seus aspectos. Quando se trata de planejamento, é uma grande ferramenta para explorar diferentes possibilidades para alcançar um objetivo específico.

É uma grande oportunidade para compilar insights e experiências da sua equipe, além de ideias que eles tiveram antes e nunca compartilharam.

Os mapas mentais também são uma boa ferramenta para organizar e priorizar projetos.

Quando você tiver um número considerável de projetos que valem a pena ser explorados, você pode usar os mapas mentais para entender mais facilmente quais devem ser iniciados no momento, levando em conta viabilidade, urgência, importância e os recursos necessários, por exemplo.

Roadmaps ajudam a alcançar metas de curto e médio prazo

Os objetivos principais de um roadmap são basicamente determinar um destino e detalhar como você vai chegar até ele. Eles servem para mapear cada projeto e meta baseado em objetivos específicos que você espera atingir com eles.

É importante criar roadmaps para metas de curto e de longo prazo, porque todo grande objetivo pode ser dividido em outros menores, que também podem ser divididos em outras tarefas específicas

Roadmaps de longo prazo ajudam a mostrar um panorama geral de forma clara para a sua equipe. Com isso, todos entendem o objetivo principal do projeto, os objetivos parciais que precisam ser atingidos e fica claro como ambos estão conectados.

Digamos que você quer aumentar as vendas em 30% em relação ao semestre anterior. Cada projeto que pode ajudá-lo a atingir esse objetivo tem um lugar no seu mapa. Para cada projeto adiado ou mal executado o seu crescimento de 30% nas vendas é diretamente impactado.

Quando você ajusta alguns objetivos, realoca recursos ou faz mudanças na equipe, ela entenderá que é devido a um objetivo maior e ao andamento dos projetos atuais.

Organogramas esclarecem funções individuais e responsabilidades

Com certos projetos, você vai ter pessoas com diversos níveis de experiência e conhecimentos. De qualquer forma, com múltiplos projetos em andamento é importante saber quem está fazendo o que e quem está supervisionando cada projeto.

Os organogramas podem ser envolventes e fáceis de entender, quando elaborados da maneira adequada.

Compartilhá-los durante uma apresentação cria um visual interessante e permite que você forneça uma imagem completa de todos os envolvidos nas atividades. Isso também ajuda nas comunicações entre equipes, e assim os membros sabem a quem dirigir perguntas ou com quem seus próprios projetos se relacionam.

Há diversos tipos de organogramas, e conhecer quais são e qual é o mais adequado para cada finalidade é um ótimo primeiro passo para fazer apresentações vencedoras e comunicar a funcionários, investidores e clientes como uma instituição se organiza.

Fluxogramas mantém os membros da sua equipe informados e independentes

Fluxogramas ajudam a tirar as dúvidas de todos os interessados em determinado projeto ou processo, reduzindo as perguntas e economizando o tempo de todos. Eles permitem a visualização de um processo ou fluxo de trabalho

Eles também servem para dividir processos em várias etapas. Se você gostaria de fazer um experimento para testar hipóteses, quem precisa estar envolvido?

Além de proporcionar uma comunicação eficaz com clientes e stakeholders, um fluxograma também serve para focar em pontos individuais e explicar porque eles existem e como ajudam a equipe.

Os fluxogramas geralmente são compostos por caixas e formas usadas para representar etapas de um processo, que se conectam com o uso de linhas ou setas. Para criar um, o primeiro passo é planejar.

Pense quantas etapas ele deve ter, o quão complexo deve ser e para quem ele vai ser feito. Você também deve levar em consideração o uso de cores contrastantes e complementares para destacar as informações.

Outra possibilidade é adicionar uma única cor a um design em preto e branco para destacar uma informação específica. Pense também na psicologia das cores, e escolha as que melhor refletem o tom das suas informações.

Gráficos de Gantt ajudam a acompanhar o progresso de projetos e superar obstáculos

Os Gráficos de Gantt servem para comunicar visualmente o cronograma do seu projeto de maneira fácil de entender. Eles ajudam os responsáveis por cada tarefa a visualizarem rapidamente prazos e atividades a serem concluídas em cada etapa do projeto.

Usar os Gráficos de Gantt torna fácil destacar responsabilidades e projetos menores que compõem um projeto principal, assim o escopo do projeto pode ser facilmente assimilado por todos. Eles são úteis para líderes de equipe, gerentes, consultores e CEOs, entre outras funções.

Comunicação visual como um sinal de liderança

Comunicar usando recursos visuais e de maneira clara transmite foco e determinação aos membros da sua equipe, que conseguem ver os projetos de maneira abrangente.

Ajudar o seu time a entender os objetivos e como eles estão inseridos no panorama geral de um projeto é essencial, e líderes que não sabem comunicar metas, falhas e progressos de maneira clara não conseguem extrair o melhor das suas equipes.

Em um nível mais superficial, recursos visuais profissionais impressionam equipes, clientes e stakeholders, mas o mais importante é que isso os ajuda a entender as coisas quase instantaneamente e faz a sua mensagem chegar até eles.

Felizmente você não precisa ser um designer para criar conteúdos visuais atrativos. Com todos os recursos disponíveis, é apenas uma questão de querer melhorar a sua comunicação como líder.