Você sabe o que é a Lei de Parkinson? Descubra a importância dela neste artigo!

A Lei de Parkinson afirma que “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”.

Você pode até não conhecê-la diretamente, mas com certeza você é bem familiarizado com os efeitos da Lei de Parkinson, afinal parece que quanto mais tempo se tem, mas atividades vão surgindo, certo?

É justamente sobre esse fenômeno social que trata a Lei de Parkinson, que se torna cada vez mais relevante conforme a escassez do tempo aumenta progressivamente na sociedade.

Nesse sentido, é comum que muitos indivíduos se sintam sobrecarregados, tendo que travar batalhas internas diárias para superar a procrastinação, ou tentar aumentar a produtividade.

Por isso, ter consciência e utilizar as aplicações da Lei de Parkinson para saber lidar com essa enchente de informações e tarefas é crucial. Então, acompanhe os tópicos abaixo para entender tudo sobre a Lei de Parkinson:        

• O que é a Lei de Parkinson e como auxilia na gestão de tempo?
• Como utilizar estratégia de gestão de tempo?
• Como aplicar a Lei de Parkinson nos projetos?
• Coeficiente de Ineficência;
• Como a Lei de Parkinson minimiza desperdícios?
• Como aproveitar melhor o tempo durante o trabalho?
• Softwares para melhorar a gestão de tempo.

O que é a Lei de Parkinson e como auxilia na gestão de tempo?

A Lei de Parkinson é um fenômeno empírico que retrata que quanto mais se aumenta o tempo planejado para a realização de um trabalho, mais este trabalho ocupará tempo, ou seja:

“O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização.”

Trazido à tona pela primeira vez em 1955 , em um artigo da revista “The Economist”, no qual o historiador Cyril Northcote Parkinson explica o fato de que se você tem uma tarefa que pode ser feita em 30 minutos mas lhe é dado o dia inteiro ela provavelmente vai demorar um dia inteiro para concluí-las.

O artigo foi reimpresso em 1958 por John Murray no livro “Parkinson's Law: The Pursuit of Progress”, o qual está cheio de citações importantes que nos trazem insights valiosos.

Ademais, a Lei de Parkinson pode nos auxiliar com uma gestão eficiente do tempo justamente no que se refere à melhor alocação de tempo. Dessa forma, o ideal é tentar não oferecer mais tempo do que o necessário para se resolver uma tarefa.

Como utilizar estratégias de gestão de tempo?

Assim, utilizando estratégias  para organizar essa gestão tempo, como time blocking, é possível se alcançar o melhor resultado possível apenas por entender a tendência humana de querer utilizar todos os recursos disponíveis.

A partir de tudo isso, é preciso uma equipe qualificada para que, diante de prazos e orçamentos mais curtos, a motivação seja elevada perante o desafio: uma equipe de alta performance.

Nesse sentido, o livro "Pense Grande" de Alex Bonifácio explica bem como deve ser a mentalidade para o sucesso. Se imaginarmos essa mentalidade aplicada em larga escala em sua empresa, com certeza os funcionários se sentirão mais aptos a resolver desafios.

Como aplicar a Lei de Parkinson nos projetos?

Por tratar de um aspecto comportamental inerente ao ser humano, a Lei de Parkinson pode ser aplicada em qualquer tipo de projeto (em todo projeto que se beneficia de um aumento na produtividade e eficiência).

No estudo da Gestão de Projetos, o gerenciamento de tempo e recursos são dois pilares essenciais. Assim, entender as implicações da Lei de Parkinson contribuiu com o controle desses dois fatores.

Entende-se, portanto, que a demanda de um recurso sempre se expande para adequar-se à sua oferta.  Sendo o inverso geralmente falso.

Dessa forma, se no orçamento de um projeto for estabelecido um valor muito acima do necessário, provavelmente a equipe encontrará recursos extras que aumentem os custos desnecessariamente.

Coeficiente de Ineficiência

Outro estudo feito por Parkinson, de forma semi-humorística, foi o seu “Coeficiente de Ineficiência” que  é  uma tentativa de definir o tamanho de qualquer órgão que toma decisões (como um governo ou um comitê).

A partir de dados empíricos de diversos gabinetes governamentais, Parkinson chegou em uma fórmula empírica que indica que ultrapassar algo em torno de 19.9 e 22.4 membros leva um comitê à ineficiência.

Ele conjectura ainda que o melhor número deve estar entre 3 e 20 membros. Com isso, a ideia não é levar os seus cálculos ao pé da letra, mas sim entender que há uma correlação entre o excesso de membros e a falta de produtividade.

Com isso em mente, mesmo havendo necessidade de se montar uma equipe demasiadamente grande, os esforços corretos podem ser feitos para minimizar a improdutividade.

Como a Lei de Parkinson minimiza desperdícios?

Com tudo o que foi dito neste artigo, fica claro que a Lei de Parkinson ajuda a minimizar os desperdícios pela própria essência de sua definição.

Afinal, ela nos aponta que, dado mais recursos, haverá mais gastos. Entendendo corretamente esse princípio, é possível diminuir o uso de recursos desnecessários.

Por ser apenas uma lei (com caráter descritivo), a Lei de Parkinson por si só não faz muita coisa para minimizar os desperdícios. Porém ao aliá-la com estratégias de otimização como o Lean Manufacturing e o Seis Sigma, é possível obter resultados poderosos.

Mais além, podemos unir as duas estratégias citadas para gerar a metodologia Lean Seis Sigma, que tem como objetivo melhorar os resultados por meio da redução da variabilidade nos seus processos e por meio da eliminação dos desperdícios e de atividades que não agregam valor

Assim, o Lean e o Seis Sigma andam em conjunto para garantir a diminuição do desperdício (“muda” na língua oficial do Sistema Toyota de Produção) ao mesmo tempo que se diminui os custos e se aumenta o foco no cliente.

Dessa forma, o Lean Seis Sigma se baseia em uma metodologia objetiva (quantitativa, estruturada e disciplinada) que, a partir de uma filosofia de uso eficiente dos recursos, visa alcançar o melhor resultado operacional possível.

Portanto, o que não faltam são razões para adotar a estratégia Lean Seis Sigma, e, nesse sentido, você pode aplicar todos os princípios abordados neste artigo por meio desta metodologia.

Desenvolver seu projeto com a metodologia Lean Seis Sigma, por exemplo, ajuda a acompanhar e controlar os gastos desnecessários para alcançar uma gestão eficiente.

Como aproveitar melhor o tempo durante o trabalho?

Aproveitar melhor o tempo durante o trabalho é essencial para aumentar a produtividade e alcançar resultados mais satisfatórios. Aqui estão algumas dicas para aproveitar ao máximo o tempo no ambiente de trabalho:

1. Defina metas claras

Estabeleça metas diárias ou semanais que sejam específicas, mensuráveis e realistas. Isso ajudará a direcionar seu foco e esforço para as tarefas mais importantes.

2. Priorize as tarefas

Identifique as tarefas mais importantes e urgentes e concentre-se nelas primeiro. Use técnicas como a matriz de Eisenhower para categorizar as tarefas em termos de importância e urgência.

3. Organize seu espaço de trabalho

Mantenha seu espaço de trabalho limpo, organizado e livre de distrações. Isso ajudará a reduzir o tempo desperdiçado procurando por itens ou lidando com bagunça.

4. Planeje seu dia

Reserve alguns minutos todas as manhãs para planejar suas atividades e prioridades. Liste as tarefas que precisam ser concluídas e defina um cronograma realista para cada uma delas.

5. Use técnicas de gestão do tempo

Experimente técnicas como a técnica Pomodoro, em que você trabalha em períodos de tempo focados seguidos por breves intervalos de descanso. Isso pode ajudar a manter a concentração e evitar a fadiga mental.

6. Evite multitarefa

Embora pareça eficiente, a multitarefa pode diminuir a produtividade e aumentar os erros. Concentre-se em uma tarefa de cada vez e termine antes de passar para a próxima.

7. Elimine distrações

Desligue notificações desnecessárias, feche abas não relacionadas ao trabalho e informe seus colegas de trabalho sobre seu horário de foco. Isso reduzirá as interrupções e aumentará sua capacidade de concentração.

8. Faça pausas regulares

Tire breves pausas durante o dia para descansar e recarregar as energias. Faça pequenos alongamentos, dê uma volta ou simplesmente descanse a mente por alguns minutos.

9. Automatize e delegue tarefas

Identifique tarefas repetitivas ou que possam ser automatizadas e use ferramentas ou softwares para ajudar nesse processo. Além disso, delegue tarefas que possam ser realizadas por outras pessoas da equipe.

10. Cuide de si mesmo

Mantenha uma boa saúde física e mental. Durma o suficiente, alimente-se bem, faça exercícios regularmente e reserve tempo para atividades de lazer. Um corpo e mente saudáveis são fundamentais para o desempenho eficiente no trabalho.

Dica: Experimente diferentes estratégias e descubra o que funciona melhor para você em termos de otimização do tempo e produtividade.

Softwares para melhorar a gestão de tempo

Existem diversos softwares disponíveis que podem ajudar a melhorar a gestão de tempo e aumentar a produtividade.

Alguns exemplos populares são:

Trello

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em quadros, que permite criar listas, adicionar tarefas e acompanhar o progresso de forma visual.

Todoist

O Todoist é um aplicativo de gerenciamento de tarefas que permite criar listas, definir prazos, adicionar lembretes e colaborar com equipes.

RescueTime

O RescueTime é um software que rastreia o tempo gasto em aplicativos e sites, fornecendo insights sobre os hábitos de uso do computador e ajudando a identificar oportunidades de otimização.

Focus@Will

O Focus@Will é um serviço de streaming de música projetado para melhorar o foco e a produtividade, oferecendo uma seleção de músicas que ajudam a manter a concentração durante as atividades.

Pomodoro Timer

O Pomodoro Timer é um aplicativo que usa a técnica Pomodoro, dividindo o trabalho em períodos de 25 minutos de concentração seguidos por breves intervalos de descanso, para aumentar a eficiência e evitar a fadiga mental.

Esses são apenas alguns exemplos de softwares que podem ajudar na gestão de tempo. É importante avaliar suas necessidades e preferências pessoais ao escolher a melhor opção para você.

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