Entenda o que é, quais são seus benefícios e aprenda como criar um Mapa de Processos!

Um mapa de processo é uma ferramenta utilizada para representar graficamente os passos de um processo, desde o início até o fim.

Mas o que é um processo?

Um processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam as entradas (inputs) em saídas (outputs), através do acréscimo de valor ao produto ou serviço.

Hoje, a abordagem por processos é amplamente recomendada, pois facilita a identificação de melhorias, permite entender como funciona a produção e permite eliminar desperdíciosao sinalizar etapas que não agregam valor ao que está sendo produzido.

Mas calma, ainda que não tenha entendido muito bem como deve ser um mapa de processos, te garanto que ao terminar de ler esse artigo todas as suas dúvidas estarão perfeitamente esclarecidas!

Aqui, você encontra não apenas o que significa um mapa de processos, mas também exemplos para se inspirar e montar o seu!

Quer sentir um gostinho do que vem por aí? Então se prepare pois hoje você irá aprender:

• O que é o Mapa de Processos?
• Tipos de Mapa de Processos;
• Mas como o Mapa de Processos pode ajudar?
• Quando usar o Mapa de Processos?
• Benefícios do Mapa de Processos;
• Qual a diferença entre Mapa de Processo, Modelo de Processo e Diagrama de Processo?

Vamos lá?

O que é o Mapa de Processos?

O Mapa de Processos é uma ilustração gráfica de um processo. Ele deve documentar como o processo realmente opera, incluindo as etapas que agregam valore também aquelas que não agregam. Simples, não é? Mas poderoso!

O mapa de processos é simples e de grande valia para documentar tudo que está ocorrendo durante as etapas de fabricação. Fazendo um mapeamento, é possível identificar pontos importantes, como:

• Etapas que agregam e não agregam valor;
• As principais saídas de cada etapa (produto em processo);
• Principais entradas/parâmetros de processo (X's);
• Principais requisitos das saídas/entregas do processo (Y's).

Tipos de Mapa de Processos

Existem diferentes tipos de mapa de processos que podem ser utilizados, dependendo do objetivo e do nível de detalhamento necessário. Alguns dos tipos mais comuns incluem:

Mapa de Processos de Alto Nível

Também conhecido como mapa de processos de nível estratégico, este tipo de mapa é utilizado para identificar e visualizar os principais processos de negócio de forma simples e direta.

Mapa de Processos Detalhado

Este tipo de mapa de processos é mais detalhado e inclui informações sobre cada atividade, decisão e interação em um processo específico. É útil para entender os detalhes de um processo e identificar possíveis gargalos ou problemas.

Mapa de Processos de Fluxograma

Este tipo de mapa de processos usa símbolos e diagramas para representar graficamente cada etapa do processo e como elas se relacionam. É uma forma visual de entender como um processo funciona.

Mapa de Processos de Cadeia de Valor

Este tipo de mapa de processos é utilizado para identificar e analisar todos os processos envolvidos na criação de um produto ou serviço, desde a concepção até a entrega.

Mapa de Processos de Gestão

Este tipo de mapa de processos é utilizado para visualizar os processos de gestão organizacional, como gestão de recursos humanos, gestão financeira, gestão de projetos, entre outros.

Cada tipo de mapa de processos tem suas próprias características e benefícios, e pode ser utilizado de acordo com as necessidades específicas da empresa ou do projeto em questão.

Mas como o Mapa de Processos pode ajudar?

Um processo de negócio é composto por várias etapas, assim como entradas e saídas diversas. Em meio a tanta informação, se não houver uma documentação formal de tudo isso, você pode se perder, e com isso cometer erros.

Quem nunca esqueceu de fazer algo por que estava com a cabeça cheia? Funciona de forma similar num processo!

Ao colocar todas as informações num documento, como o mapa de processos, você deixa sua mente mais tranquila para trabalhar e focar naquilo que é importante. Outro ponto importante, é que muitas das vezes imaginamos o processo de uma forma, e na verdade ele funciona de outra.

Além disso, o mapa de processos informa qual é a forma correta de executá-lo, o que facilita a comunicação entre os envolvidos, facilita o planejamento de novos projetos e a otimização dos que já existem.

Essa imagem ilustra bem o que estou dizendo. Muitas vezes o responsável acha que as coisas estão ocorrendo de uma maneira, mas na realidade, nada está funcionando como desejado.

Quando usar o Mapa de Processos?

Ele é utilizado sempre que se precisa de uma visualização rápida e maior nível de detalhe das etapas do processo.

Ao contrário do SIPOC, o mapa de processos é feito a partir de um detalhamento maior, onde você pode tomar decisões a respeito de cada fase e das pessoas envolvidas.

O mapa de processos deve descrever os seus limites (onde começa e onde termina) e as principais atividades/tarefas. Vamos ver uma ilustração para facilitar:

O mapa de processos deve conter também o resultado da etapa do processo (Produto/Serviço em processo (PP) e produto/serviço final (PF)).

Parâmetros Importantes

Para elaborar um Mapa de Processos bem feito, é necessário avaliar 4 parâmetros extremamente importantes do fluxo de trabalho, que são:

• Parâmetro de produto/serviço final (Y maiúsculo): Uma variável que caracteriza o produto/serviço no estágio final;
• Parâmetro de produto/serviço em processo (y minúsculo): Uma variável que caracteriza o produto/serviço nos estágios intermediários do processo;
• Parâmetro de processo (x): Uma variável do processo, considerado uma entrada da etapa do processo que pode afetar o resultado, ou seja, o desempenho do produto/serviço que está sendo produzido;
• Classificação do parâmetro de processo (x): classificar cada variável como controlável ou ruído.

Montando então o Mapa de Processos por completo, obtemos:

Dessa forma, é possível perceber o processo detalhado como um todo, facilitando no entendimento das entradas e saídas, quais processos podem ser controlados ou não e onde pode-se pensar em melhorias.

Entendeu melhor agora como construir um mapa de processos? Caso você ainda tenha dúvidas sobre a diferença entre processos e projetos, te convido a dar uma olhada em outro artigo sobre a diferença entre projeto e processo.

Nele você entenderá a importância de estimular a gestão de projetos na sua empresa e controlar os seus processos produtivos.

Benefícios do Mapa de Processos

O mapa de processos traz diversos benefícios para as empresas, tais como:

• Visualização e entendimento claro dos processos organizacionais;
• Identificação de pontos de melhoria e oportunidades de otimização;
• Padronização e documentação dos processos, facilitando a comunicação e treinamento de equipes;
• Maior eficiência e eficácia nas atividades realizadas;
• Melhoria na gestão de riscos e controle de qualidade;
• Facilidade na identificação de gargalos e pontos críticos;
• Possibilidade de monitoramento e medição do desempenho dos processos.

Qual a diferença entre Mapa de Processo, Modelo de Processo e Diagrama de Processo?

Embora possam ser usados para documentar e analisar processos, há diferenças importantes entre mapa de processo, modelo de processo e diagrama de processo.

Mapa de Processo

É uma representação gráfica que descreve as atividades de um processo, as entradas e saídas, as decisões tomadas e as interações entre as partes envolvidas.

Geralmente é usado para descrever processos existentes, identificar gargalos e oportunidades de melhoria, e visualizar como as atividades estão conectadas.

Modelo de Processo

É uma representação abstrata de como um processo deve funcionar idealmente, sem se ater a detalhes específicos.

É frequentemente usado como um guia para projetar novos processos ou melhorar processos existentes, ajudando a definir padrões e práticas recomendadas.

Diagrama de processo

É uma representação gráfica que mostra a sequência de atividades em um processo, geralmente usando símbolos padronizados para indicar as diferentes etapas.

É útil para visualizar o fluxo do processo e para identificar onde ocorrem decisões ou bifurcações.

Cada um desses tipos de representação pode ser útil em diferentes fases de análise e melhoria de processos.

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