O que é o Método DMAIC? Entenda a sua importância para o Lean Seis Sigma!

O método DMAIC é uma das principais ferramentas do Lean Six Sigma e tem como principal objetivo estruturar a resolução de problemas com foco na melhoria contínua dos processos de uma determinada área da empresa.

Neste artigo, quero te apresentar o método DMAIC, aspecto chave para todo o sucesso da aplicação do Lean Seis Sigma. Em posts anteriores, já pude te explicar detalhadamente a essência da metodologia, como também alguns benefícios em se tornar Green Belt e Black Belt. Agora vamos aprender como executar?

Bom, ao implementar o Lean Seis Sigma, precisamos ter em mente seu grande objetivo: otimizar a forma como os processos acontecem. Para que o caminho seja convicto, temos um roteiro e é o método DMAIC que nos apontará o rumo certo.

Com nitidez, fica bem mais fácil entender como devemos conduzir nossos projetos, não é mesmo?

Para que você compreenda o funcionamento do DMAIC, neste artigo, vou te ensinar o conceito dessa metodologia e explicar detalhadamente os 5 passos necessários nos seguintes tópicos:

• O que é DMAIC?
• A etapa de DEFINIÇÃO no método DMAIC
• A etapa de MEDIÇÃO no método DMAIC
• A etapa de ANÁLISE no método DMAIC
• A etapa de MELHORIA (Improve) no método DMAIC
• A etapa de CONTROLE no método DMAIC

Vamos juntos?

O que é DMAIC?

O DMAIC é uma metodologia com passos bem definidos para a resolução estruturada de problemas com foco na melhoria contínua. Ela indica o que alcançar em cada etapa do projeto e como fazer isso por meio do uso de uma sequência típica de ferramentas gráficas, práticas e analíticas.

Então, a sequência se divide em 5 passos de execução: Definir, Medir, Analisar, Melhorar (Improve, em inglês) e Controlar. Das iniciais de cada etapa surge a nomenclatura DMAIC. A linha de raciocínio permite uma análise técnica e precisa de todo o problema. Isso evita conclusões precipitadas e permite a atuação direta na causa raiz.

Além do foco no resultado financeiro, o pulo do gato do método DMAIC é desdobrar a etapa do planejamento. A sacada é a percepção de que quanto maior a dedicação nesta fase, menor o tempo de implementação e a probabilidade de erros.

A importância desse momento de planejamento pode ser vista no fato desse método ser dividido em 5 etapas, sendo que 3 delas são voltadas para essa fase crucial do projeto.

Para ser bem claro, abaixo vou te explicar como acontece cada etapa. Além disso, separei também algumas perguntas que podem te guiar, assim como exemplos e conceitos das principais ferramentas utilizadas, fase por fase.

Voltando à nossa leitura…

As 5 etapas que compõe o método DMAIC

Agora que você entendeu o que é o método DMAIC e conseguiu compreender a sua importância em projetos de melhoria contínua, vamos analisar detalhadamente cada uma de suas etapas.

1. Etapa de DEFINIÇÃO no método DMAIC

O passo inicial não poderia ser outro: aqui, você define o que espera do projeto. Quando avaliamos o histórico do problema, é necessário estabelecer seus processos com clareza.

Uma dica importante é não deixar a ansiedade atrapalhar este momento, pois ao passar por cima deste ciclo, muitas frustrações podem aparecer no decorrer de seu desenvolvimento.

Rodar o método DMAIC pode levar alguns meses, pois é necessário passar por todas as etapas. Então, para garantir o comprometimento de todos os envolvidos durante o processo, e também para formalizar todas as informações definidas nessa etapa, é fundamental a elaboração do contrato do projeto, que é uma ferramenta que falaremos mais abaixo.

Nesse contrato irá conter onde o problema acontece, qual indicador você vai utilizar, quem será sua equipe de projeto, qual será o cronogramae qual vai ser a base de dados utilizada. Assim, toda sua equipe de projeto e seus patrocinadores vão estar por dentro do escopo.

Para que você encontre seus objetivos mais facilmente, algumas perguntas podem te nortear:

• Qual é o problema a ser resolvido no projeto?
  
• Quem são os clientes e fornecedores afetados pelo processo?
  
• Qual meta pretendo atingir e qual o ganho financeiro correspondente?
  
• Qual processo está relacionado com meu problema?

É hora de agir! As etapas contam com processos já estabelecidos, isto colabora para um trabalho eficiente. Existem algumas ferramentas que podem auxiliar suas tarefas.

Para facilitar, separei algumas dessas técnicas e suas definições para que você já se habitue com estes recursos. Confira:

• Mapa de Raciocínio: é o documento que registra o raciocínio de condução do projeto Lean Seis Sigma.
• Voz do Cliente (definição de CTQs): ferramenta que descreve as necessidades dos clientes internos ou externos sobre o produto/serviço entregue.
• Escopo do Projeto: é o dimensionamento do projeto. No escopo, você define quais elementos farão parte ou não do seu plano.
• SIPOC: diagrama utilizado para definir o principal processo envolvido no projeto de forma macro, facilitando a visualização do escopo do projeto.
• Contrato de Projeto - ou Project Charter: documento que formaliza o projeto Lean Seis Sigma e firma um acordo entre a equipe que o executa - o Belt e os gestores da empresa.

Compreendida a fase de definição, avancemos para a fase de medição.

2. Etapa de MEDIÇÃO no método DMAIC

Na medição, conhecemos e observamos como andam as coisas no atual momento. Nesta etapa, você precisa levantar as causas potenciais do problema e analisar a base de dados.

Isso será feito seguindo dois caminhos: um caminho mais quantitativo e outro mais qualitativo.

No caminho quantitativo, vamos pegar a base de dados, selecionar um indicador e estudar seu comportamento por meio de algumas ferramentas estatísticas que serão citadas mais à frente.

Já no caminho qualitativo, iremos estudar mais a fundo o processo, descobrir onde o problema definido na etapa anterior ocorre. Vamos mapear as informações que são importantes e que vão nos auxiliar a identificar as causas potenciais do projeto.

Seu objetivo principal nessa etapa deve ser identificar as causas potenciais, filtrando as mais importantes, ou seja, aquelas que são prioritárias, que geram mais impacto nos resultados finais.

Mas atenção: escolha bem os números para análise, afinal, as metas já estão definidas, a ideia é estabelecer o tamanho do problema - de nada adianta analisar muitos dados se eles não te levam ao seu objetivo.

Essas perguntas podem te ajudar:

• Qual é o estado atual do processo?
• Quais as fontes de variabilidade do processo?
• Os dados são confiáveis?
• Qual o comportamento dos dados históricos levantados?

As principais ferramentas da qualidade que podem ser utilizadas na fase de MEDIÇÃO são:

• Mapa de Processo: é uma ilustração gráfica mais detalhada do processo. Nela devem estar documentadas todas suas etapas, incluindo as que agregam ou não valor.
• Espinha de Peixe: também conhecido como Diagrama de Ishikawa. Essa ferramenta permite uma análise de causas para um determinado efeito por meio de um brainstorming.
• Matriz Causa e Efeito: é uma matriz utilizada para a priorizar as entradas de um processo de acordo com o impacto que elas provocam em cada uma das saídas ou requisitos do cliente.
• Matriz Esforço x Impacto: complementa a matriz de causa e efeito. Essa ferramenta avalia suas variáveis de entrada sob a ótica das variáveis esforço para suas análises, e mudanças e impacto na variável de saída.
• Estatística descritiva: análise utilizada para descrever e resumir uma base de dados.
• Histograma: também conhecido como Diagrama de Distribuição de Frequências, o histograma é uma representação gráfica de um conjunto de dados divididos em classes uniformes.
• Boxplot: representação gráfica construída utilizando as referências de valor mínimo e máximo, primeiro e terceiro quartil, mediana e outliers.
• Pareto: ferramenta estatística que auxilia na tomada de decisões, permitindo a priorização de problemas, classificando-os como pouco vitais e muitos triviais.

Após a fase de medição, entraremos na fase de análise.

3. Etapa de ANÁLISE no método DMAIC

Aqui, analisamos os dados medidos para que nos permitam conhecer o comportamento atual.

Devemos identificar as causas raízes (também chamadas de X's vitais), que afetam o processo de forma significativa e geram variabilidade no resultado de interesse (também denominado variável Y). Assim, você pode comprová-las com fatos e dados, utilizando gráficos, análises estatísticas e ferramentas qualitativas.

Essa etapa é de extrema importância para o método DMAIC, pois é nela que você garante que a causa escolhida na etapa anterior, que você priorizou, de fato perturba o seu processo, comprometendo o resultado do seu indicador. Responda estas perguntas:

• Quais são as causas raízes que devemos atacar para melhorar o resultado de interesse?
• Quais são as causas raízes que podemos identificar e comprovar com os gráficos básicos? E com a análise estatística?
• Quais são as causas raízes que podemos identificar por meio de uma análise de risco?

As principais ferramentas da fase de ANÁLISE são:

• FMEA (Análise de Modos de Falhas e seus Efeitos): ferramenta que tem como objetivo identificar, hierarquizar e prevenir as falhas em potencial de um produto ou processo
• Diagrama de Dispersão: utilizado para comprovar a relação entre uma causa e um efeito
• Regressão Linear: modelo matemático que pode explicar a dependência entre as variáveis de entrada (x) e a variável de saída.
• Testes de Hipóteses: teste estatístico utilizado para determinar se existe evidência suficiente em uma amostra de dados para se dizer que uma determinada condição é verdadeira para toda a população.

Ao fim da fase de análise, daremos início à fase de melhoria.

4. Etapa de MELHORIA (Improve) no método DMAIC

Nesta etapa, vamos propor, priorizar, testar e executar as soluções para o problema.

Para cada causa raiz estudada e comprovada na Fase de Análise, identificamos uma solução adequada que será implementada por meio de um Plano de Ação. Além disso, verificamos o impacto e os resultados obtidos com as melhorias implementadas.

Como você pode imaginar, um plano de ação não é executado do dia para a noite. Por isso, essa é provavelmente a etapa mais demorada do método DMAIC, levando de 30 a 40 dias de um projeto de Green Belt, ou de 40 a 60 dias num projeto de Black Belt.

Durante essa fase de melhoria, a equipe Seis Sigma deverá apresentar a nova versão do mapa de processo, procurando eliminar tudo aquilo que não agrega valor. Para chegar a conclusões de maneira mais fácil, responda as perguntas:

• Quais são as possíveis ações de melhoria?
• Todas as melhorias propostas podem ser transformadas em soluções com possibilidade de implementação?
• Como testar as soluções escolhidas a fim de garantir o alcance da meta sem efeitos colaterais indesejáveis?
• Como medir os resultados financeiros quando o plano de ação for implementado?

As principais ferramentas da fase de MELHORIA são:

• Diagrama de Árvore: ferramenta utilizada para mapear os caminhos a serem percorridos para se alcançar um objetivo global, no caso da etapa, para executar as ações de melhoria.
• Matriz de Priorização: matriz que auxilia na priorização das soluções levantadas com base no custo, facilidade de implementação e impacto positivo sobre a causa.
• Plano de Ação - 5W2H: ferramenta que desdobra as oportunidades de melhoria em ações mais tangíveis.
• 5S: programa de qualidade que visa melhorar o ambiente de trabalho e a produtividade, tomando por base cinco sensos: utilização, organização, limpeza, bem estar e autodisciplina.
• SMED: ferramenta que tem como objetivo reduzir o tempo de preparação ou setup de equipamentos, aumentando assim sua capacidade produtiva.
• Kaizen: é uma metodologia que permite baixar os custos e melhorar a produtividade por meio do senso de melhoria contínua

Após a implementação de todas as ações de melhorias propostas na fase de improve, entraremos na última fase do método DMAIC: a fase de controle.

5. Etapa de CONTROLE no método DMAIC

Controle é a última etapa do DMAIC. Neste momento, é importante monitorar os resultados alcançados após a implementação das melhorias e estabelecer controles que garantam a sustentabilidade dos resultados.

Para isto, existem desde as mais simples técnicas, como a elaboração de procedimentos e de checklists, como técnicas mais complexas, como o uso de dispositivos à provas de erros e controle estatístico de processos.

É muito importante frisar nessa etapa a questão da sustentabilidade do que foi conquistado. Muitas pessoas pensam só na demonstração e valorização dos resultados obtidos, e se esquecem de estabelecer meios para mantê-los.

Assim, é importante estabelecer um Plano de Controle, onde você vai pensar em formas de garantir que esses resultados obtidos não se percam.

Algumas escolhas eficazes são: efetuar treinamentos de padronização, de revisão de procedimentos e definir como vai ser feita a medição dos resultados a partir desse momento.

Para ver esses resultados mais claramente, a análise dos retornos e benefícios econômicos alcançados também deve ser realizada. Para perceber seus resultados, responda as perguntas:

• A meta e os resultados financeiros foram alcançados?
• Quais controles foram estabelecidos para garantir a sustentabilidade das melhorias feitas?
• Quem será o gerente do processo e como ele fará o acompanhamento?
• Será necessário criar ou atualizar padrões e procedimentos?
• Quem são os envolvidos que serão treinados?

As principais ferramentas da fase de CONTROLE são:

• Cartas de Controle: é uma ferramenta gráfica de monitoramento da variabilidade e avaliação da estabilidade do processo.
• OCAP: é uma ferramenta utilizada para identificação de anomalias crônicas que devem ser atacadas para a melhoria de processos.
• Procedimento Operacional Padrão (POP): são documentos que registram e padronizam as operações nas empresas.
• Poka Yoke: são dispositivos à prova de erros que garantem a variabilidade controlada de um processo.

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