Como implementar a metodologia 5S em uma organização? Confira essa dinâmica simples!

A metodologia 5S foi concebida por Kaoru Ishikawa no início dos anos 50, no Japão do pós segunda guerra mundial. Com o apoio desse programa, os japoneses conseguiram reerguer seu país e torná-lo a potência econômica que é hoje.

Desde então, diversas empresas ao redor do mundo começaram a se interessar nessa metodologia de gestão estratégica e buscar entender quais são os seus segredos, de forma que o método se tornou amplamente utilizado no mundo corporativo.

Se você ainda não sabe o que é o programa 5S, entenda que estamos falando sobre a união de cinco práticas japonesas que visam transformar o ambiente de trabalho em um local mais produtivo e organizado.

Nesta leitura, vamos entender a fundo como funciona essa metodologia e trazer uma dinâmica prática para engajar os colaboradores em prol da ideia. Para isso, acompanhe o assunto por meio dos seguintes tópicos:

• Como funciona a metodologia 5S?
• Dinâmica em grupo para implementar a metodologia 5S!
• Qual o maior obstáculo durante a implementação da metodologia 5S?

Vamos começar!

Como funciona a metodologia 5S?

A metodologia 5S funciona com base em cinco princípios: senso de utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina.

O nome 5S tem sua origem em cinco palavras japonesas que começam com a letra S e que se relacionam com cada um destes princípios, sendo:

SEIRI

O primeiro S refere-se ao senso de utilização ou de descarte e que tem como ação descartar o que não tem utilidade. Agindo assim, é possível liberar espaço para o que é realmente necessário.

Imagine que você precisa organizar alguns documentos, mas seu computador está com o armazenamento quase lotado. Com certeza descartar aqueles comprovantes antigos que não tem mais utilidade poderia te ajudar a conseguir organizar os novos documentos, certo? Isso é seiri aplicado na prática!

SEITON

Representa o senso de organização e arrumação, ou seja, cada coisa em seu lugar e um lugar para cada coisa. Assim, sempre que você precisar encontrar algo saberá exatamente onde procurá-lo.

Essa ordenação evita desperdício de tempo na procura de alguma coisa, um princípio muito utilizado dentro do sistema de gestão Lean Manufacturing.

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SEISO

Traduz o senso de limpeza ou conservação. Um ambiente limpo nos lembra qualidade e segurança. Este senso é caracterizado por ações simples como arrumar sua mesa de trabalho antes e depois do expediente, mantendo a limpeza.

Aqui a importância não está no ato em si, mas na consciência que ele provoca. Em escolas japonesas, é comum que os estudantes se dividam para manter as salas de aula em ordem. Assim, eles desenvolvem mais respeito pelo ambiente de estudo.

Os três sensos apresentados até agora trabalham juntos para realizar uma verdadeira faxina no local de trabalho. Os próximos dois sensos referem-se a modos de agir para impulsionar a produtividade, continue com a gente!

SEIKETSU

Diz respeito ao senso de padronização e saúde. O foco é produzir um ambiente harmonioso e produtivo por meio da atenção ao bem estar comum e relações no ambiente de trabalho.

Deste modo, são reduzidas as possibilidades de danos e acidentes com a padronização de ações preventivas, como práticas ergonômicas e ginástica laboral.

SHITSUKE

Por fim, temos o senso de disciplina. Significa tornar uma rotina todas as melhorias alcançadas por intermédio do programa. Para isso, é preciso agir de forma consciente no ambiente de trabalho.

A disciplina permitirá colocar em prática a cultura de melhoria contínuadentro da organização, mas para sua manutenção é essencial que a gerência da empresa esteja comprometida com a implementação do programa 5S.

Agora que você entendeu a fundo como funciona esse modelo de gestão, a questão é: você está pronto para aplicar o 5S em uma organização? Acompanhe o próximo tópico e veja como fazer isso!

Dinâmica em grupo para implementar a metodologia 5S!

A chave para colocar em ação as boas práticas da metodologia 5S é engajar os colaboradores em favor dessa implementação. Para isso, trazer uma dinâmica em grupo é uma ótima forma de começar essa transformação.

Durante essa dinâmica será possível ver na prática a aplicação de cada um dos 5S:

• Seiri: senso de utilização,
• Seiton: senso de organização,
• Seiso: senso de limpeza,
• Seiketsu: senso de padronização,
• Shitsuke: senso de disciplina.

Quem deverá aplicar a dinâmica?

A dinâmica deverá ser aplicada por uma pessoa, não havendo necessidade de uma equipe para desenvolver essa atividade.

Assim, é responsabilidade do gestor aplicar a dinâmica em seu grupo de funcionários. A empresa pode inclusive desenvolver uma comissão para a implantar o programa 5S na empresa, conforme a quantidade de colaboradores.

Quais serão os materiais necessários?

Para essa dinâmica, é necessário somente apresentar imagens ao grupo de pessoas, podendo ser utilizada a tela de um computador ou projetor, por exemplo.

Dinâmica: jogo dos números

O grupo deve estar reunido e, na sequência, serão apresentadas algumas imagens, propondo às pessoas uma atividade de raciocínio bem simples.

Pronto para começar? Vamos lá!

1º passo: a imagem a seguir contém vários números misturados e você tem 30 segundos para encontrar, em sequência, os números a partir do número 1 até o número 49. 

Até qual número você foi? Muito provavelmente a maioria não conseguiu cumprir toda a tarefa. Vamos seguir para a próxima etapa!

2º passo: agora vamos retirar da figura os números acima de 49, afinal eles não estão sendo utilizados nessa tarefa (seiri). Os demais números serão mantidos na mesma posição e você terá mais 30 segundos para, novamente, encontrar, em sequência, os números do número 1 até o número 49.

Agora ficou bem mais fácil, certo? Mas ainda assim, provavelmente terão várias pessoas que não conseguiram cumprir toda tarefa.

3º passo: vamos organizar os números (seiton) em nove quadrantes, de forma que cada quadrante tem um número e o seguinte vai estar no próximo quadrante. Em outras palavras, não teremos números sucessivos em um mesmo quadrante, entendeu? A tarefa é a mesma, você terá 30 segundos para encontrar, em sequência, os números de 1 a 49!

4º passo: no quarto e último passo podemos garantir que todos encontrarão os números de 1 a 49 na sequência e em menos de 30 segundos.

Percebeu que em um ambiente com mais limpeza e organização realizar a tarefa se torna bem mais simples? Por isso, aplicar esse conceito de qualidade total ao dia a dia da empresa significa tornar o local de trabalho mais produtivo!

Qual o maior obstáculo durante a implementação da metodologia 5S?

O maior obstáculo durante a implementação da metodologia 5S é a falta de profissionais capacitados para aplicar o programa de maneira eficiente dentro da empresa.

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