5W2H: o que é, quais são exemplos, finalidades e como pode ajudar a tirar os planos do papel?

Você sabe o que é 5W2H?

5W2H é uma ferramenta criada no Japão que engloba 7 questões essenciais na composição de planos de ação. As empresas que a utilizam buscam vantagem competitiva, já que parte da premissa de que "não existe nada tão bom que não possa ser melhorado".

Assim, utilizá-la, junto a outras estratégias, é um ótimo meio de promover uma cultura de melhoria contínua e tornar a tomada de decisão mais assertiva.

Além disso, o 5W2H também é uma ótima opção para empresas que desejam melhorar o planejamento de ações voltadas para o alcance de metas.

Então, vamos ver o que é exatamente o 5W2H e como usar essa metodologia. Neste artigo, você aprenderá:

• O que é 5W2H?
• Quem criou o 5W2H?
• Qual a finalidade do 5W2H?
• Como usar a ferramenta 5W2H?
• Exemplos de 5W2H;
• Como fazer planejamento estratégico com 5W2H?
• Para que serve o 5W2H no dia a dia?
• Outras ferramentas para resolução de problemas.

O que é 5W2H?

5W2H é a ferramenta usada para compreender um problema ou oportunidade de melhoria sob diferentes perspectivas através de sete perguntas:

Portanto, o conceito de 5W2H é relativo a sete perguntas, através das quais, o problema pode ser visualizado de forma clara e objetiva, favorecendo uma tomada de decisão mais eficaz pelos profissionais envolvidos.

Dessa forma, essa ferramenta permite facilitar a interpretação objetiva e transparente do problema e do ambiente pelo qual ele está inserido.

O que significa cada uma das letras que compõem a metodologia 5W2H?

O significado do termo 5W2H faz referência a sete perguntas, em inglês, que começam com a letra "W" e a duas perguntas iniciadas com a letra "H", como você pode perceber na imagem abaixo:

• What? (O quê?);
• Where? (Onde?);
• When? (Quando?);
• Why? (Por quê?);
• Who? (Quem?);
• How? (Como?);
• How much? (Quanto?).
  

Quem criou o 5W2H?

Há várias atribuições no que concerne à criação da ferramenta 5W2H. A mais aceita diz que o 5W2H tem origem na indústria automobilística japonesa. Dessa forma, o 5W2H foi criado, inicialmente, para projetos de gestão por profissionais que realizavam estudos de qualidade, e, atualmente, é empregada nos mais variados projetos empresariais, como em projetos Lean Seis Sigma, independentemente do seu contexto e cenário de atuação.

Qual a finalidade do 5W2H?

A metodologia 5W2H tem como objetivo facilitar a compreensão do problema e a importância de propor uma melhoria/solução.

Com o problema sendo compreendido sob os diferentes pontos de vista, os gestores podem analisar quais as decisões mais rentáveis que deverão ser tomadas. Exemplo disto é como encaminhar para uma equipe técnica especializada, de forma que o resultado ao final seja o melhor e mais coerente possível com o objetivo declarado no escopo do projeto.

É só compreendendo o problema de forma eficiente que podemos atuar sobre ele e resolver todas as dúvidas que possam surgir durante o processo, para obter como consequência um resultado eficaz.

E, agora que você já sabe da importância e do valor que essa ferramenta pode agregar ao seu projeto, vamos ver como utilizá-la respondendo a cada uma das sete perguntas do 5W2H!

Como usar a ferramenta 5W2H?

O 5W2H pode ser aplicado em uma simples planilha de excel como meio de facilitar aos envolvidos a compreensão clara e precisa do problema que estão buscando resolver.

Como exemplo, na imagem a seguir você pode ver uma sugestão de montagem de uma tabela para as perguntas:

Agora, vamos conferir o que cada etapa significa. Vamos lá saber quais as perguntas-chaves para a aplicação da metodologia 5W2H?

Primeiro, cinco ww do 5W2H:

1º W: What? (O quê?)

Aqui, deverá ser anotada a descrição do que se trata o problema, qual o objetivo do projeto e/ou mesmo a meta de melhoria que está sendo proposta para alcançar.

2º W: Where? (Onde?)

Neste espaço, deverá ser registrada a informação do local envolvido pelo problema, ou seja, onde ele está inserido, seja um setor específico ou até mesmo em qual operação ou máquina de produção ele atua.

3º W: When? (Quando?)

A informação aqui é ligada a tempo, isto é, desde quando o problema ocorre e qual o prazo para resolução, assim como também as datas de entrega e o cronograma para cumprir o objetivo do projeto.

4º W: Why? (Por quê?)

Nesta fase, deverá ser inserido o motivo pelo qual resolver este problema ou atingir a meta proposta é importante, ou seja, sob quais aspectos financeiros e qualitativos vale a pena seguir com a resolução deste problema e/ou com o alcance desta meta.

5º W: Who? (Quem?)

Quem é ou são os responsáveis pela solução deste problema ou oportunidade de melhoria, qual a equipe designada para resolvê-lo e quem são os clientes internos ou externos são algumas das formas de responder este campo.

Agora, vamos para os dois hh do 5W2H!

1º H: How? (Como?)

Como funciona o processo pelo qual o problema faz parte é a pergunta a ser respondida, ou seja, quais as etapas, atividades e variáveis pertinentes que podem afetá-lo. Uma dica aqui é usar um fluxograma para melhor representá-lo.

2º H: How much? (Quanto?)

Aqui, a informação pode ser ligada a quantidade e a custo, ou seja, quanto este problema já gerou de gastos para a área envolvida e/ou para toda a empresa, de quanto é o investimento necessário para resolvê-lo, assim como também qual a quantidade de processos e produtos que ele já afetou.

Já conseguiu entender como adaptar as perguntas a qualquer projeto?

Bem, com exemplos isso vai ficar ainda mais fácil!

Exemplos de 5W2H

Se você está interessado em saber como fazer um 5W2H, está no lugar certo. A seguir, você vai conferir três exemplos dessa ferramenta em diferentes projetos.

Esses são alguns exemplos simples de matriz 5W2H, mas que vão te ajudar a compreender completamente a aplicação dessa ferramenta incrível!

Como você pôde perceber, com o preenchimento de uma tabela, utilizando essa ferramenta, os processos ficam muito mais definidos, aumentando a eficiência das ações e a identificação de problemas, o que pode gerar um impacto positivo na produtividade e auxiliar no planejamento estratégico. Mas como ele auxilia nisso? A seguir vou explicar um pouco mais sobre o assunto.

Como fazer Planejamento Estratégico com 5W2H?

Além de resolver problemas, o 5W2H também é uma ótima ferramenta para criar um planejamento estratégico. Isso porque ela define exatamente o que a empresa deve fazer para alcançar as metas estipuladas.

Afinal, não basta saber onde se deseja chegar, é preciso definir o caminho que será seguido para chegar até lá. É exatamente isso que o 5W2H propicia: a definição dos meios para os objetivos.

Como exemplo, temos que um dos fundamentos do Lean Seis Sigma é tomar decisões baseado em fatos e dados que indiquem com exatidão e precisão o melhor caminho a ser percorrido.

E, para cumprir com este objetivo, é essencial conhecer muito bem todas as mais diferentes perspectivas do contexto envolvido em cada decisão, não é verdade?

Pois, muitas vezes nos deparamos com problemas complexos e difíceis de serem eliminados. Assim, é necessário investigar as causas do problema e eliminá-las para que os processos voltem a funcionar da melhor forma possível, e uma ferramenta que pode ser utilizada com esse intuito é o 5W2H.

Para que serve o 5W2H no dia a dia?

O 5W2H permite melhorar o planejamento não apenas de empresas ou de projetos complexos, como também nossas atividades diárias. Muitas vezes, nos deparamos com tantas tarefas que é difícil saber por onde começar, não é mesmo?

Assim, podemos usar o 5W2H para direcionar processos e ações de forma organizada, sem deixar nenhuma "ponta solta".

Afinal, fica muito mais fácil dar conta de fazer tudo, quando criamos um bom planejamento, seja na vida profissional ou, até mesmo, na pessoal.

3 ferramentas para resolução de problemas

A ferramenta 5W2H pode ser utilizada em conjunto com outras ferramentas com o objetivo de estar sempre melhorando os processos. Assim, aumenta a precisão da estruturação de ações e da identificação de problemas.

Algumas dessas ferramentas são:

1. Brainstorming 

Técnica que reúne uma equipe para formar uma "chuva de ideias" acerca de um tema. Quando se deseja resolver um problema, é interessante considerar diferentes pontos de vista com todos os envolvidos na situação.

Dessa forma, o brainstormingsurge como uma oportunidade de obter justamente isso. A partir dele, diversas ideias sobre o que pode estar causando o problema são levantadas, o que facilita o processo de solução.

É uma ótima opção, pois fornece com rapidez um grande número de ideias, estimula a criatividade, promove o engajamento dos participantes e gera "input" para outras ferramentas.

2. Diagrama de Ishikawa (Causa e Efeito)

É uma ferramenta utilizada para apresentar a relação existente entre um resultado de um processo (efeito) e os fatores (causas) do processo que, por razões técnicas, possam afetar o resultado considerado.

Frequentemente, o resultado de interesse do processo constitui um problema a ser solucionado.

Leia mais sobre o Diagrama de Ishikawa!

3. 5 porquês

Trata-se de uma método simples de resolução de problemas, que consiste em formular a pergunta "Por quê" cinco vezes para compreender a causa-raiz. Essa técnica é muito utilizada para problemas mais simples, com causas diretas.

Pode ser aplicada a qualquer momento, sem necessidade de análises estatísticas e a própria equipe responsável pelo processo é capaz de utilizá-la, gerando resultados muito positivos.

Mas, você sabe quais são as 7 ferramentas da qualidade? O fluxograma, histograma e as cartas de controle estão incluídas entre estas ferramentas, e, assim como o 5W2H ,elas têm importante aplicação no gerenciamento de projetos.

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