O controle de clientes vai muito além de entender a quantidade de consumidores ativos no negócio. Ele é vital para entender comportamentos, preferências e necessidades de clientes, estudando as melhores formas de oferecer uma experiência completa e encantadora.
Apesar de ser feito por diversas empresas, esse controle não é utilizado da melhor maneira. Em geral, deixa a desejar quando o assunto é identificar novas oportunidades de negócio e estabelecer processos comerciais que foquem 100% no público-alvo.
Para que isso aconteça, é necessário adotar práticas que tornem o banco de dados de clientes algo valioso e estratégico para a companhia.
Mas como fazer isso? Continue a leitura e aprenda neste texto! Confira ainda o que é controle de clientes e vendas, seus maiores benefícios e dicas para montar uma planilha de cadastro.
O controle de clientes e vendas é uma prática corporativa da equipe comercial que envolve coletar, armazenar, integrar e analisar dados de seus consumidores. Aqui, a finalidade é entender os comportamentos e as dores para realizar melhorias que potencializam sua experiência com a marca.
Em outras palavras, ele é a ponte para o estudo de toda a jornada de compra do cliente e as etapas do funil de vendas da empresa.
Isso se deve ao fato de que o controle de clientes armazena dados relevantes, que norteiam a prospecção de novos consumidores. A partir da análise de informações, entende-se o perfil do cliente ideal.
O controle de vendas pode ser usado com outras finalidades também, como: antecipação de demandas dos clientes, personalização no atendimento e na oferta de soluções e criação de um relacionamento mais estreito e sólido.
Existem diversas vantagens ao adotar um controle de clientes organizado e funcional. Algumas delas são a melhora da prospecção, o aumento da fidelização e satisfação de clientes, a identificação de tendências e demandas e a maior assertividade no planejamento de ações e estratégias para equipes de vendas, marketing e atendimento.
Além desses, citamos mais benefícios de investir em um controle de clientes:
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Para fazer um controle de vendas eficiente, é necessário reorganizar processos e formas de utilizar o banco de dados de clientes. O primeiro passo para otimizar essa prática é implementar um sistema de CRM que realiza todas as tarefas de coletar, armazenar, integrar e analisar dados rapidamente.
Mas, além disso, é preciso adotar algumas medidas. Veja a seguir quais são elas.
Para fazer um controle de clientes excepcional, é fundamental segmentar sua base em grupos menores, separando os contatos por características em comum, que serão selecionadas de acordo com o objetivo da equipe comercial.
Essa segmentação pode seguir as etapas da jornada de compra ou do funil de vendas, localização geográfica, idade, produtos/serviços comprados etc. O ideal é mesclar as segmentações para obter um melhor resultado das campanhas e ações realizadas.
Essa prática potencializa o relacionamento com o cliente, deixando-o mais personalizado. Consequentemente, há uma maior identificação da pessoa com a marca e, assim, maiores chances de fechar negócio.
Outro fator primordial é criar processos bem-estruturados para a equipe entender a importância de atualizar regularmente o cadastro de clientes.
No sistema de CRM, grande parte dos cadastros é feita automaticamente, mas, caso você utilize planilhas ou organizador de fichas de clientes, é necessário fazer esse processo manualmente.
O que queremos dizer é: o controle de clientes e vendas só vai funcionar se houver um cadastro constante dos dados dos contatos.
Ao analisar o banco de dados de clientes, você pode se deparar com consumidores inativos, ou seja, que não compram e nem interagem com a marca há algum tempo. Mas, antes de descartá-los e eliminá-los da sua base de contatos, que tal pensar em estratégias de recuperação?
Pode-se estudar se eles realmente atendem aos critérios que os classificam como cliente ideal e, caso não, descartá-los. Contudo, se as afinidades aparecerem, entre em contato e pergunte o motivo do afastamento.
Isso pode revelar gargalos nos processos e necessidades de treinamento dos colaboradores, iniciativas que possibilitam as melhorias internas.
Não adianta fazer o controle de clientes, mas espalhá-lo por diversos sistemas ou várias planilhas e fichas de papel. Isso não é funcional e nem ajuda a promover a produtividade da equipe.
E-mais: abre espaço para erros, falhas e esquecimentos.
Portanto, use uma planilha, um sistema de CRM ou um organizador de fichas de clientes para centralizar todas as informações em um só local.
A vantagem de contar com a ajuda da tecnologia é potencializar a gestão de clientes e automatizar tarefas, como o armazenamento de novos cadastros e interações realizadas entre cliente-empresa, além de analisar em tempo real indicadores e métricas de vendas e atendimento.
Para montar uma planilha de cadastro de clientes, basta entender quais campos precisam ser criados e, claro, alocar um colaborador que entenda como atualizar e desenvolver planilhas robustas e inteligentes.
Na coluna de dados cadastrais, por exemplo, pode-se incluir o nome da empresa e do seu cliente, CPF ou CNPJ, endereço, canais de contato, site, redes sociais, blog, pequena apresentação da empresa, status da negociação etc.
Crie também uma aba de acompanhamento, que deve conter o nome da empresa e dos seus contatos dentro dela, datas agendadas de reuniões, informações sobre reuniões realizadas, entre outros.
Nessa aba, você também pode inserir um espaço para atualizar a situação do lead ou do cliente, incluindo opções como: retorno, envio de proposta, follow-up, negociação, fechamento e pós-venda.
Ressaltamos que, se a sua empresa for média e grande, a planilha de controle de clientes pode não ser eficiente pela alta quantidade de dados. Logo, invista em um sistema de CRM completo e moderno, que utilize a inteligência artificial para facilitar o trabalho da gestão e da equipe de vendas.
Dados precisos e em tempo real nunca são demais. Boas vendas!
Este artigo foi escrito por Júlio Paulillo, Co-founder e CRO do Agendor, uma plataforma de CRM que atua como um assistente pessoal para equipes de vendas, dando visibilidade e controle na gestão desde o primeiro dia de uso.
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