Como fazer Controle de Clientes de forma eficiente e segura?

O controle de clientes vai muito além de entender a quantidade de consumidores ativos no negócio. Ele é vital para entender comportamentos, preferências e necessidades de clientes, estudando as melhores formas de oferecer uma experiência completa e encantadora.

Apesar de ser feito por diversas empresas, esse controle não é utilizado da melhor maneira. Em geral, deixa a desejar quando o assunto é identificar novas oportunidades de negócio e estabelecer processos comerciais que foquem 100% no público-alvo.

Para que isso aconteça, é necessário adotar práticas que tornem o banco de dados de clientes algo valioso e estratégico para a companhia.

Mas como fazer isso? Continue a leitura e aprenda neste texto! Confira ainda o que é controle de clientes e vendas, seus maiores benefícios e dicas para montar uma planilha de cadastro.

O que é controle de clientes e vendas?

O controle de clientes e vendas é uma prática corporativa da equipe comercial que envolve coletar, armazenar, integrar e analisar dados de seus consumidores. Aqui, a finalidade é entender os comportamentos e as dores para realizar melhorias que potencializam sua experiência com a marca.

Em outras palavras, ele é a ponte para o estudo de toda a jornada de compra do cliente e as etapas do funil de vendas da empresa.

Isso se deve ao fato de que o controle de clientes armazena dados relevantes, que norteiam a prospecção de novos consumidores. A partir da análise de informações, entende-se o perfil do cliente ideal.

O controle de vendas pode ser usado com outras finalidades também, como: antecipação de demandas dos clientes, personalização no atendimento e na oferta de soluções e criação de um relacionamento mais estreito e sólido.

Benefícios de fazer o controle de clientes

Existem diversas vantagens ao adotar um controle de clientes organizado e funcional. Algumas delas são a melhora da prospecção, o aumento da fidelização e satisfação de clientes, a identificação de tendências e demandas e a maior assertividade no planejamento de ações e estratégias para equipes de vendas, marketing e atendimento.

Além desses, citamos mais benefícios de investir em um controle de clientes:

• aumento da vantagem competitiva da empresa no mercado;
• melhora da experiência do cliente;
• impacto positivo na reputação da marca;
• aumento da base de clientes e do faturamento;
• maior assertividade nas abordagens e nos argumentos durante a negociação;
• melhor precisão na utilização das estratégias de upsell e cross-sell.

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Como fazer controle de clientes?

Para fazer um controle de vendas eficiente, é necessário reorganizar processos e formas de utilizar o banco de dados de clientes. O primeiro passo para otimizar essa prática é implementar um sistema de CRM que realiza todas as tarefas de coletar, armazenar, integrar e analisar dados rapidamente.

Mas, além disso, é preciso adotar algumas medidas. Veja a seguir quais são elas.

1. Segmente sua base de clientes

Para fazer um controle de clientes excepcional, é fundamental segmentar sua base em grupos menores, separando os contatos por características em comum, que serão selecionadas de acordo com o objetivo da equipe comercial.

Essa segmentação pode seguir as etapas da jornada de compra ou do funil de vendas, localização geográfica, idade, produtos/serviços comprados etc. O ideal é mesclar as segmentações para obter um melhor resultado das campanhas e ações realizadas.

Essa prática potencializa o relacionamento com o cliente, deixando-o mais personalizado. Consequentemente, há uma maior identificação da pessoa com a marca e, assim, maiores chances de fechar negócio.

2. Crie processos para cadastrar clientes

Outro fator primordial é criar processos bem-estruturados para a equipe entender a importância de atualizar regularmente o cadastro de clientes.

No sistema de CRM, grande parte dos cadastros é feita automaticamente, mas, caso você utilize planilhas ou organizador de fichas de clientes, é necessário fazer esse processo manualmente.

O que queremos dizer é: o controle de clientes e vendas só vai funcionar se houver um cadastro constante dos dados dos contatos.

3. Lembre-se dos clientes inativos

Ao analisar o banco de dados de clientes, você pode se deparar com consumidores inativos, ou seja, que não compram e nem interagem com a marca há algum tempo. Mas, antes de descartá-los e eliminá-los da sua base de contatos, que tal pensar em estratégias de recuperação?

Pode-se estudar se eles realmente atendem aos critérios que os classificam como cliente ideal e, caso não, descartá-los. Contudo, se as afinidades aparecerem, entre em contato e pergunte o motivo do afastamento.

Isso pode revelar gargalos nos processos e necessidades de treinamento dos colaboradores, iniciativas que possibilitam as melhorias internas.

4. Reúna os dados em um só local

Não adianta fazer o controle de clientes, mas espalhá-lo por diversos sistemas ou várias planilhas e fichas de papel. Isso não é funcional e nem ajuda a promover a produtividade da equipe.

E-mais: abre espaço para erros, falhas e esquecimentos.

Portanto, use uma planilha, um sistema de CRM ou um organizador de fichas de clientes para centralizar todas as informações em um só local.

A vantagem de contar com a ajuda da tecnologia é potencializar a gestão de clientes e automatizar tarefas, como o armazenamento de novos cadastros e interações realizadas entre cliente-empresa, além de analisar em tempo real indicadores e métricas de vendas e atendimento.

Como montar uma planilha de cadastro de clientes?

Para montar uma planilha de cadastro de clientes, basta entender quais campos precisam ser criados e, claro, alocar um colaborador que entenda como atualizar e desenvolver planilhas robustas e inteligentes.

Na coluna de dados cadastrais, por exemplo, pode-se incluir o nome da empresa e do seu cliente, CPF ou CNPJ, endereço, canais de contato, site, redes sociais, blog, pequena apresentação da empresa, status da negociação etc.

Crie também uma aba de acompanhamento, que deve conter o nome da empresa e dos seus contatos dentro dela, datas agendadas de reuniões, informações sobre reuniões realizadas, entre outros.

Nessa aba, você também pode inserir um espaço para atualizar a situação do lead ou do cliente, incluindo opções como: retorno, envio de proposta, follow-up, negociação, fechamento e pós-venda.

Ressaltamos que, se a sua empresa for média e grande, a planilha de controle de clientes pode não ser eficiente pela alta quantidade de dados. Logo, invista em um sistema de CRM completo e moderno, que utilize a inteligência artificial para facilitar o trabalho da gestão e da equipe de vendas.

Dados precisos e em tempo real nunca são demais. Boas vendas!

Este artigo foi escrito por Júlio Paulillo, Co-founder e CRO do Agendor, uma plataforma de CRM que atua como um assistente pessoal para equipes de vendas, dando visibilidade e controle na gestão desde o primeiro dia de uso.

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