O que é onboarding online e qual a sua importância? Como fazer?

Com a popularização de modalidades de trabalho remoto, o método de contratação de novos talentos também está sendo digitalizado. Um dos processos trazidos por essa nova tendência é o onboarding online. Ele já faz parte do recrutamento de empresas de renome há anos, como a Dell e Marriott.

De acordo com uma pesquisa da Boston Consulting Group (BCG), dentre 22 práticas de recursos humanos observadas, o onboarding é a segunda mais impactante (atrás somente do processo seletivo). Ele permite que os funcionários atinjam sua capacidade produtiva total no menor tempo possível.

Por isso, organizamos os seguintes tópicos para te ajudar a entender sobre o assunto:

• O que é onboarding online?
• Qual a importância do onboarding online?
• Como realizar um onboarding online?

Vamos lá!

O que é onboarding online?

O onboarding online é um procedimento digital de integração de novos trabalhadores à empresa. Ele é utilizado principalmente quando os novos funcionários são recrutados por meios virtuais e trabalharão em home office.

Sua principal função é recepcionar o novo integrante da equipe, informando-o sobre a estrutura corporativa, os procedimentos padrão da empresa e apresentando os principais contatos, líderes de departamentos e colegas de trabalho.

Além disso, aspectos da identidade da companhia (como a história, missão, visão e valores) também são apresentados para familiarizar o colaborador com a cultura da empresa, auxiliando a adaptação.

Qual a importância do onboarding online?

O onboarding online bem estruturado traz uma série de benefícios para as relações de trabalho, impactando positivamente a gestão remota. Eleprepara o colaborador para as dinâmicas da empresa e evita várias situações indesejadas que o empregador poderia passar.

De acordo com uma pesquisa da PwC, jovens que estabelecem uma forte conexão com os propósitos da empresa têm 5x mais chance de continuar na companhia. Ou seja, problemas relacionados à insatisfação e a turnover são bastante reduzidos quando a mensagem do onboarding online é clara e convidativa.

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Como realizar um onboarding online?

Diferentemente do onboarding tradicional, não é possível fazer visitas às instalações da companhia ou reuniões presenciais. Por isso, é essencial planejar o onboarding online com atenção a fim de contornar os desafios do trabalho remoto.

O processo de onboarding não ocorre de uma vez só e pode até durar algumas semanas. No caso do onboarding digital, você pode marcar diversas reuniões online e disponibilizar materiais gráficos.

Por isso, vamos conferir 5 passos para te ajudar a estruturar o onboarding online da melhor maneira possível:

1. Envie e-mail de boas vindas

É importante que nessa primeira semana o colaborador se sinta acolhido.

Depois da nova contratação, mande um e-mail leve e descontraído, desejando boas vindas à empresa e convidando o integrante para uma reunião virtual no primeiro dia - de preferência com as câmeras dos participantes ligadas.

Certifique-se de que o trabalhador tem disponibilidade de equipamento como notebook, tablet ou celular. Caso a empresa fique encarregada de fornecê-los, confirme se o profissional já recebeu os itens necessários.

Peça ou envie todas as informações, os documentos importantes (como o contrato), e forneça alguns materiais para que os recém contratados comecem a se familiarizar com a empresa e produto.

Envie também o cronograma de reuniões do processo de onboarding, contendo as datas, as pessoas presentes em cada uma delas e o assunto a ser tratado.

2. Realize uma vídeo-chamada de boas vindas

Faça um encontro com a ferramenta de reuniões online, utilizada pela empresa, para que o colaborador já comece a se acostumar com o software. Prepare materiais como apresentações de slides ou vídeos com os principais aspectos da empresa.

É importante estar com a câmera ligada. Isso personifica o processo, ao invés de parecer somente uma voz emitindo informações de um computador. Também é necessário manter contato visual, pois isso demonstra atenção e receptividade.

Lembre-se de incluir algumas pausas. Como a reunião não é presencial, pode ser mais difícil acompanhar longos períodos sem uma parada para encher a xícara de café ou buscar um copo d’água.

3. Apresente a empresa

Comece com as características que estabelecem conexão e geram empatia como a história da companhia, visão, missão, valores, sua posição no mercado, suas qualidades e benefícios que o colaborador terá ao trabalhar com a empresa.

Mostre também o produto ou o serviço fornecidos pela companhia e suas especificações. Depois, passe para as questões mais procedimentais como as políticas internas e procedimentos padrão.

Uma das vantagens de uma boa apresentação da empresa é que, além decativar os novatos, valoriza a história da equipe e eleva sua moral. Destacar os feitos da companhia é uma boa forma de tornar mais forte o senso de pertencimento e união.

4. Apresente a equipe e suas tarefas

Defina algum tutor para auxiliar o novo integrante no dia a dia desse momento de adaptação. Ele será o responsável imediato por intermediar a relação com os outros membros da equipe e tirar dúvidas sobre as atividades desempenhadas.

Essa pessoa deve estar presente em algumas das reuniões iniciais e, principalmente, na hora de apresentar toda a equipe. Prepare os integrantes mais antigos, explicando quem é o novo colega de trabalho e dando algumas informações básicas.

Um dos objetivos do onboarding é criar um vínculo de comprometimento com o novo colaborador. Portanto, demonstre a importância da função executada e os impactos que ela gera na cadeia produtiva da companhia.

Se a empresa utiliza uma intranet ou ferramentas de produtividade específicas, também pode ser interessante marcar algumas reuniões para fornecer treinamentos breves.

5. Peça feedback

Peça a opinião do novo integrante, tire dúvidas e coloque a si mesmo e a equipe à disposição para o esclarecimento de qualquer questão. É importante mostrar que a comunicação é clara, fácil e permanente.

Ao final do processo, envie um e-mail recapitulando os principais eventos da integração e outro e-mail solicitando um feedback.

Se possível, peça para que o colaborador responda uma pesquisa rápida que aborde os principais pontos do processo de integração. A partir das respostas, modifique etapas do onboarding caso seja necessário.

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Neste artigo, você aprendeu um pouco mais sobre a importância do onboarding online e também como você pode realizá-lo na sua empresa. Um bom onboarding é a chave para colaboradores mais satisfeitos!

Entretanto, não basta somente um bom onboarding digital, é preciso que os colaboradores também estejam devidamente capacitados durante o trabalho remoto. Pensando nisso, trouxemos para você o curso Home Office de Alta Performance!

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