Saiba o que é Project Management e entenda mais sobre os processos dessa metodologia!

Project Management (ou Gerenciamento de Projetos) é a aplicação de conhecimentos, técnicas, habilidades e ferramentas para a execução de projetos das mais diversas áreas.

O gerenciamento de projetos é essencial em empresas que utilizam a metodologia ágil, contribuindo para o alcance dos objetivos de maneira efetiva e eficaz.

Continue neste artigo e saiba mais sobre o Gerenciamento de Projetos por meio dos seguintes tópicos:

• O que é Project Management?
• Quais são os pilares do Project Management?
• Quais são as etapas do Project Management?
• 5 ferramentas para utilizar no Gerenciamento de Projetos
• Dica de ouro! 

O que é Project Management?

Project Management (ou gerenciamento de projetos) é o processo de liderar uma equipe a alcançar os objetivos e os resultados em um projeto.

Conta com a utilização de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas para entregar algo de valor às pessoas, podendo ser um serviço, um produto ou um resultado.

O gerente de projetos deve estar a par de todos os processos para a realização do projeto, estando apto a supervisionar sua equipe e a monitorar suas ações seguindo o plano inicial.

O principal guia para gerenciamento de projetos é o Guia para o Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos (PMBOK Guide), elaborado e publicado pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI).

O PMI é uma instituição sem fins lucrativos que dissemina as melhores práticas para a gestão de projetos. No Brasil, é dividida em 14 subdivisões regionais.

O Scrum é uma das metodologias utilizadas para alcançar a agilidade nos projetos. Baixe agora o nosso eBook Scrum para Gestão Ágil de Projetos e obtenha eficiência no gerenciamento de seus projetos!

Quais são os pilares do Project Management?

Os pilares do Project Management são Tempo, Qualidade e Orçamento. Projetos de sucesso são completos nos seus prazos, dentro do orçamento e de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos.

Os gerentes de projeto desenvolvem e utilizam templates que são específicos para cada área, aumentando a qualidade, reduzindo os custos da entrega e apresentando os resultados em menor tempo.

O sucesso de um projeto depende de quatro aspectos: plano, processo, pessoas e poder (4Ps).

O planejamento das atividades, a forma como elas são administradas pelo gerente de projetos, a tomada de decisão nos processos e a comunicação e a colaboração das pessoas são responsáveis por esse sucesso.

Além disso, dez áreas de conhecimento (Integração, Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, Recursos, Aquisições, Comunicação, Riscos e Stakeholders) estão internamente conectadas para a boa realização desses projetos.

Continue neste artigo e confira a seguir quais são as principais etapas do gerenciamento de projetos!

Quais são as etapas do Project Management?

O ciclo de um projeto é formado por cinco fases: iniciação, planejamento, execução, controle e fechamento.

Iniciação

Na iniciação, são pensadas as primeiras ideias sobre o projeto. Uma das primeiras etapas é a definição dos objetivos do projeto, seguida da criação de um plano de negócio, da produção do termo de abertura e da definição dos stakeholders.

O termo de abertura conta com informações essenciais como restrições, objetivos, orçamento, cronograma e gerente do projeto.

Em seguida, deve ser feito o mapeamento dos stakeholders, que são as principais partes interessadas e envolvidas no projeto, com suas funções e meios de contato.

Outro passo importante da iniciação é a análise SWOT, que nada mais é do que a identificação de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças para o negócio.

Planejamento

No planejamento, será produzido um roteiro completo do projeto, com a criação de um plano de comunicação e o estabelecimento de objetivos e de resultados finais.

O método mais utilizado é a meta SMART - específica, mensurável, alcançável, relevante e temporal - permitindo uma análise mais completa do contexto do projeto.

Na busca de mais flexibilidade e resultados imediatos, pode ser utilizada a meta CLEAR - colaborativa, limitada, emocional, apreciável e refinável.

Após a definição das metas, é definido um cronograma detalhado com prazos e entregas do projeto, além do orçamento financeiro.

Por fim, um plano de riscos e a definição de papéis e de responsabilidades para cada etapa do projeto. O gerente deve estar ciente de que alterações podem ser necessárias.

Essa etapa geralmente leva quase metade do prazo do projeto, com exceção de projetos que contam com Agile Project Management (metodologia ágil de projetos, como o Scrum).

Execução

Na execução, o trabalho é realizado de fato pela equipe de projetos. O gerente deve estabelecer rotinas de trabalho eficientes e monitorar o progresso do time, além de manter contato frequente com os stakeholders.

O gerente de projetos deve alocar e gerenciar os recursos, além de realizar reuniões periódicas para identificação e resolução de gargalos nos processos.

Vale ressaltar a importância da documentação de todas as fases do projeto para realizações futuras.

Controle e Monitoramento

O controle e o monitoramento acontecem juntamente com a execução do projeto, permitindo o alinhamento entre os seus objetivos e entregas.

O gerente de projetos pode estabelecer Fatores Críticos de Sucesso (CSFs) e Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) para controle dos processos e dos resultados.

Os esforços e custos do projeto também devem ser monitorados e comparados com o plano do projeto, prevenindo qualquer ruptura ou interrupção e garantindo a aderência dos planos.

Fechamento 

O fechamento consiste nos últimos toques após a entrega final do projeto.

É nessa etapa que são realizadas a entrega das demandas e a sua revisão, avaliando os resultados do projeto e produzindo um documento sobre a aprendizagem do projeto.

Em algumas equipes, uma reunião também é realizada para contemplar e analisar os sucessos e as falhas do projeto.

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5 ferramentas para utilizar no Gerenciamento de Projetos

As ferramentas são fundamentais para o Gerenciamento de Projetos. Isso porque, com o trabalho remoto, as pessoas podem trabalhar de qualquer lugar do mundo e esse trabalho deve ser acompanhado de alguma forma.

Ter um software de gerenciamento de projetos possibilita a gestão do conhecimento pela equipe, além do acesso a históricos de desempenho e a dados importantes para as tomadas de decisão.

Confira a seguir cinco ferramentas para gerenciar os seus projetos:

Trello

O Trello é a melhor opção para gerenciamento de projetos que contam com grandes e variadas equipes.

Conta com uma interface simples formada por quadros, listas e cartões para o acompanhamento de tarefas.

Também apresenta opções para compartilhamento de arquivos e comentários nos cartões.

A plataforma é gratuita, mas conta com planos pagos com recursos personalizados.

Kissflow

O Kissflow conta com uma interface simples e intuitiva. Também apresenta um conjunto variado de recursos como formulários e quadros personalizados.

A plataforma é paga e conta com três planos: o Starter, que custa $7 dólares por mês e permite três projetos, o Pro, que custa $12 dólares por mês e permite cinco projetos e o Enterprise, que conta com preços e recursos personalizados.

Asana

O Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos SAAS (Software as a Service) com foco na colaboração. Permite convites ilimitados a usuários e conta com campos e formulários personalizados.

A plataforma é gratuita para times com até 15 usuários. Apresenta recursos como listas, calendário de atividades e quadro Kanban.

Também apresenta dois planos pagos: o Premium, que custa $10,99 por mês e oferece cronogramas, relatórios personalizados e ferramentas de automação, e o Business, que custa $24,99 por mês e conta com recursos mais sofisticados.

Kanban Tool

A Kanban Tool é uma das ferramentas mais simples e intuitivas para o desenvolvimento ágil. Sua interface limpa permite a fácil visualização do seu fluxo de trabalho e conta com recursos personalizados.

Possui um plano gratuito destinado a até dois usuários e dois planos pagos, um de $5 dólares por mês com suporte a quadros ilimitados e o outro de $9 dólares com recursos avançados de controle de tempo e relatórios.

Notion

O Notion é um aplicativo completo para gestão de projetos. Conta com uma infinidade de templates com quadro kanban, lista de tarefas e páginas personalizadas.

A plataforma é gratuita para uso individual compartilhado com até cinco usuários. Para equipes, o plano Team custa $10 dólares por mês e o plano Enterprise é personalizável de acordo com as necessidades de sua empresa.

Dica de ouro! 

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Sendo assim, se você é gestor, engenheiro, gerente ou qualquer profissional que seja responsável pelo planejamento, execução ou controle de uma série de atividades que se relacionam precisa de ferramentas e métodos para gerenciar projetos com eficiência para alcançar o objetivo planejado.

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