Por que utilizar um prontuário eletrônico do paciente e como escolher um PEP?

O dia a dia dos médicos e profissionais da saúde não é fácil, e todos já sabem disso. Mas, uma ferramenta que faz toda a diferença na rotina e na gestão de tarefas dessas pessoas é o prontuário eletrônico.

A substituição do prontuário médico tradicional pelo uso do prontuário eletrônico do paciente (PEP) foi fundamental para a otimização e facilidade no atendimento dos pacientes.

Por isso, e sabendo que ainda existem muitas dúvidas referentes à informações sobre esse assunto, iremos explicar neste texto tudo o que você precisa saber sobre o prontuário eletrônico do paciente e como escolher um seguindo os tópicos:

• O que é um prontuário?
• O que deve constar no prontuário do paciente?
• O que é um prontuário eletrônico?
• Tipos de prontuário eletrônico
• Principais recursos do prontuário eletrônico
• Vantagens do prontuário eletrônico
• Desvantagens do prontuário eletrônico
• Como utilizar o prontuário eletrônico
• 9 critérios de análise para a escolha de um prontuário eletrônico
• Softwares de prontuário eletrônico do paciente.

O que é um prontuário?

No quesito médico, o prontuário tem como objetivo concentrar os registros e dados da saúde, onde constam informações do paciente, como data de nascimento, doenças, registro de exames e outros pontos, até a sua morte.

Segundo a Resolução 1639 do Conselho Federal de Medicina (CFM), os dados do paciente que estão presentes no prontuário médico devem estar permanentemente disponíveis para que sejam fornecidas informações autênticas quando forem solicitadas.

Considerando isso, o prontuário médico de papel apresenta uma série de dificuldades e desvantagens, como:

• Disponibilidade do prontuário (pois os médicos conseguem só conseguem acessá-lo quando estão na clínica ou hospital)
• Riscos de extravio, perda ou quebra de sigilo, uma vez que é um documento que pode ser acessado mais facilmente por pessoas que normalmente não deveriam acessá-lo
• Necessidade de refazer o prontuário a cada médico diferente que o paciente frequenta, o que pode tornar as informações incompletas ou omitidas.

Para solucionar esses problemas, é possível substituir o prontuário de papel por um prontuário eletrônico do paciente, ou PEP. No próximo tópico vamos explicar melhor o seu funcionamento.

Mas, antes disso, vale a pena ressaltar que só a utilização de um prontuário eletrônico não garante o controle e organização da clínica ou consultório médico. É essencial que o médico conheça as melhores práticas de gestão para a área de saúde.

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O prontuário eletrônico é uma ferramenta digital utilizada por instituições de saúde com o objetivo de registrar e armazenar informações dos pacientes. Por meio dele, pode ser acessado todo o histórico de saúde do paciente que foi registrado.

Uma das principais vantagens no uso do prontuário eletrônico relaciona-se à otimização de tempo e melhoria no atendimento, uma vez que é um sistema muito mais prático de ser ser acessado.

Quando foi criado o prontuário eletrônico?

Os primeiros prontuários eletrônicos começaram a surgir nos Estados Unidos na década de 60, em hospitais que tinham parceria com a Universidade de Harvard. Em 1991, foi publicado pelo Institute of Medicine (IOM), um relatório solicitando a eliminação do uso de registros de pacientes em papel em um período de até 10 anos.

Já no Brasil, a regulamentação do PEP ocorreu em 2002 por meio da Resolução 1639, na qual foram definidas, pelo CFM, as características gerais de um prontuário eletrônico.

Aspectos legais do prontuário eletrônico

Apesar de sua praticidade e de todas as vantagens que apresenta, existe uma série de aspectos legais que devem ser respeitados na implementação de um prontuário eletrônico. Confira as principais normas a seguir:

• o sistema de prontuário eletrônico deve ter controle de vulnerabilidade e métodos eficazes de autenticação
• Cópia de Segurança: é obrigatório que seja feita uma cópia de segurança de todos os dados de saúde dos pacientes a cada 24 horas, no mínimo
• o sistema de informações utilizado nos prontuários necessita de mecanismos que tornem o acesso restrito e limitado a cada usuário, a fim de garantir a privacidade do paciente e o sigilo profissional

Ainda na Resolução 1639 você pode conferir outras determinações e aspectos éticos e legais que devem ser seguidos para garantir a segurança dos pacientes.

O que deve constar no prontuário do paciente?

Existem algumas informações que devem obrigatoriamente estar presentes no prontuário médico, são elas:

• Identificação do paciente
• Anamnese
• Hipóteses de diagnóstico
• Diagnósticos definitivos
• Tratamentos efetuados.

Entretanto, o PEP pode ser personalizado e seu modelo pode variar de acordo com cada prontuário e sistema relacionado, podendo ser feitas anotações relacionadas à prescrição de medicamentos, sensibilidades e alergias e outras informações relevantes.

Recursos do prontuário eletrônico

Considerando o que deve constar no prontuário do paciente, alguns dos principais recursos disponíveis no PEP para cumprir as exigências e facilitar seu preenchimento são:

• Interligação de áreas em policlínicas, o que facilita a realização de tratamentos mais complexos
• Padronização de preenchimento de campos para digitação com pontos específicos cadastrados nos prontuários
• Personalização do prontuário
• Integração entre a agenda e o prontuário médico.

De acordo com o tipo de prontuário escolhido, os recursos podem variar, sendo mais ou menos completos a depender das preferências do profissional. A seguir vamos apresentar os três tipos mais utilizados de PEP.

Tipos de prontuário eletrônico

Existem 3 tipos de prontuários eletrônicos do paciente disponíveis, e cada um possui suas vantagens e desvantagens. Veja abaixo os tipos de PEP existentes:

Prontuário eletrônico com base de dados local

Neste modelo, é utilizado um servidor local que distribui os acessos em rede local. Sua principal vantagem é não depender da internet, mas o backup pode oferecer riscos quanto ao armazenamento dos dados além de precisar de uma estrutura mais complexa para manutenção.

Prontuário eletrônico híbrido

Por meio deste tipo de prontuário, o cliente utiliza uma base local que irá alimentar outra base na nuvem. Dessa forma, o sistema não para, sendo possível trabalhar mesmo sem internet. Além disso, não é necessário um servidor ou rede, pois os dados ficam em cada máquina com acesso a internet.

Prontuário eletrônico em nuvem

É o tipo de prontuário mais utilizado, pois a base de dados fica na internet e não existe o risco de perda de dados ou necessidade de fazer backups frequentemente. Entretanto, uma internet instável torna o uso do serviço desvantajoso, impedindo o acesso dos dados do paciente e dificultando o atendimento.

Vantagens do prontuário eletrônico

Agora que você já conhece os principais aspectos relevantes sobre os prontuários médicos, pode estar se perguntando quais são, de forma definitiva, as principais vantagens na sua utilização. Por isso, listamos a seguir algumas dessas vantagens:

• Otimização no agendamento de consultas
• Melhora a gestão financeira do consultório
• Economia de tempo
• Melhor qualidade e agilidade no atendimento
• Utilização de modelos de laudos, receitas e atestados médicos
• Acesso remoto
• Integração entre clínicas e entre o médico e o paciente
• Facilidade no acesso.

Existem ainda outros benefícios na utilização do prontuário eletrônico, uma vez que ele é capaz, inclusive, de servir uma estratégia de marketing para atrair clientes para as clínicas e consultórios médicos.

Desvantagens do Prontuário eletrônico

Apesar das inúmeras vantagens, existem também alguns pontos negativos que o prontuário eletrônico do paciente pode trazer:

• Custo fixo com o software
• Necessidade constante de internet
• Riscos de roubo e acesso dos dados na internet
• Necessidade de treinamento dos funcionários para o correto preenchimento das informações
• Risco de rejeição dos pacientes crônicos de alto custo.

Entretanto, muitos dos PEP disponíveis atualmente garantem a segurança e confiabilidade do pacientes. O mais importante é analisar o sistema de informação a ser utilizado para que seja contratado um com garantia de privacidade para a clínica e para os pacientes.

Como utilizar o prontuário eletrônico?

A substituição do prontuário médico tradicional pelo uso do prontuário eletrônico do paciente (PEP) foi fundamental para a otimização e facilidade no atendimento dos pacientes. Ter um consultório online é um passo à frente para todo profissional da saúde que deseja se destacar.

Para a utilização do prontuário eletrônico é necessário que seja feito o cadastro do médico e do paciente no sistema de informação utilizado.

Após isso, é possível inserir informações específicas relativas à consulta. A depender do sistema, o PEP poderá ser integrado e acessado de maneira remotapor mais de uma clínica e profissionais e pode também enviar notificações aos pacientes examinados.

Mas, como escolher o melhor prontuário eletrônico? O que deve ser analisado? Para responder essas dúvidas, selecionamos nove critérios que devem ser considerados na hora de escolher um prontuário eletrônico do paciente.

9 critérios para escolher um prontuário eletrônico

É necessário que seja feita uma análise completa para que ocorra a melhor escolha do prontuário eletrônico, devido à quantidade de opções disponíveis atualmente. Confira logo abaixo os principais pontos a serem observados para tal decisão:

1. Segurança

A segurança é primordial na escolha do PEP. Isso porque, como dito anteriormente, o prontuário médico pode ser acessado de maneira remota por mais de um profissional, então o sistema deve garantir que os dados e a privacidade do paciente estarão seguros e garantidos dentro do software.

2. Suporte

Mesmo sendo um sistema de fácil utilização, dúvidas sempre podem surgir por parte dos médicos ou demais funcionários. Dessa forma, é importante que o software escolhido possua um suporte técnico acessível e rápido, a fim de facilitar o atendimento dos profissionais envolvidos.

3. Acesso a dispositivos

Uma das grandes vantagens do PEP é a possibilidade de ser acessado em mais de um dispositivo ao mesmo tempo. Por isso, na hora de escolher o sistema, opte por um que seja capaz de ser integrado em mais de um local, permitindo que mais pessoas o acessem remotamente.

4. Personalização

Em um mundo cada vez mais tecnológico, a personalização do PEP é fundamental para que o prontuário seja exibido e preenchido de acordo com cada profissional que o acessa, permitindo um atendimento mais ágil e eficaz.

5. Inclusão de documentos e anexos

Alguns sistemas de informação permite que exames, prescrições e laudos médicos sejam anexados ao prontuário do paciente. Isso representa um ponto muito positivo, facilitando o acesso a tais documentos e permitindo, novamente, um melhor atendimento ao paciente.

6. Integração com outros serviços

Ao pesquisar os principais sistema, observe aqueles que permitem a integração entre o prontuário e a agenda e outras ferramentas do profissional da saúde e do paciente. Isso representa uma facilidade na marcação de horários e evita atrasos nas consultas e exames.

7. Interação com o paciente

Um ponto bastante positivo presente em alguns sistemas é a possibilidade de interagir diretamente com os pacientes, enviando, por exemplo, notificações relacionadas a exames e consultas e envio de e-mails e mensagens de fim de ano e de aniversário. Essas interações de marketing e telemedicina, podem ser responsáveis pela fidelização do paciente no local.

8. Opinião de outras pessoas

Esse é um dos pontos primordiais na escolha de um PEP. Por isso, analise muito bem as avaliações de outros clientes sobre um sistema de informação a ser escolhido, garantindo uma decisão mais assertiva para o seu consultório ou clínica.

9. Possibilidade de teste

Como dito, o prontuário de saúde é muito importante em um ambiente médico. Por isso, para que seja feita a escolha correta do PEP, é interessante quando o sistema permite um período de teste. Dessa forma, o software poderá ser observado na prática para que seja definida a opção mais eficaz para o local.

Softwares de prontuário eletrônico do paciente

Existe uma grande variedade de empresas que oferecem softwares para prontuários eletrônicos. Entretanto, alguns deles se destacam perante outros a depender das necessidades de cada profissional. Veja a seguir dois dos principais tipos de PEP existentes:

Tasy

O software Tasy foi desenvolvido pela Philips e é um sistema com certificação pela SBIS, sendo utilizado por mais de 950 instituições de saúde no país. Seus principais diferenciais estão relacionados a recomendação de programas de medicina preventiva, além de ser um sistema que possui um forte sistema de segurança dos dados confidenciais do paciente.

OnMed

O OnMed permite, além das funções comuns, a realização do upload de arquivos e geração de relatórios e de gráficos comparativos. Além disso, está disponível para negócios de todos os portes e também para redes com mais de uma unidade, podendo ser geridas em conjunto.

Estes são alguns dos principais prontuários eletrônicos presentes no mercado brasileiro atualmente, mas existem outros que, como dito anteriormente, possuem diferentes recursos e funcionalidades de acordo com os seus clientes.

Como organizar os dados de pacientes e da clínica?

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